3 Gebruiken, afstemmen en toezicht houden

Woord vooraf: 

Op 31 oktober 1991 bracht de Algemene Rekenkamer het rapport ’Machineleesbare gegevensbestanden; archivering en beheer bij het Rijk’ uit. Hierin wordt onder meer aanbevolen dat de AlgemeneRijksarchivaris een standpuntformuleert over het vraagstuk van het beheer van gearchiveerde machineleesbaregegevensbestanden. Dit standpunt zal een bijdrage moetenleveren aan de politieke meningsvorming over de mate waarin en de wijze waarop machineleesbaregegevensbestandenvoor het cultuur-historisch erfgoed van belang zijn. Deze aanbevelingsloot aan bij wat daarover geschreven staat in het Informatieplanvan de Rijksarchiefdienst (april 1991).

De eerste stap is deze probleemstellingdie de basisvormt voor fase 2. In die, reeds begonnen, fase zal een beleidsplanworden ontwikkeldvoor het beheer en beschikbaar stellen van machine-leesbare gegevensbestandendie langdurig.bewaard dienen te worden. Naar verwachting zal dit beleidsplanover ongeveer tweejaargereed zijn.
Een niet onbelangrijk aspectvormt de (her)definiëring vanbegrippen. In dit rapport is m.b.t. begrippen die binnenhet kader van dezestudiegebruikt worden, een eerste aanzet daartoe als afzonderlijkebijlageopgenomen. Daarop voortbordurend vindt afstemming plaats methet Project Invoering Verkorting Overbrengingstermìjn (PIVOT), waar men in het kadervan de ontwikkelingvan een methodevoor institutioneel onderzoek eveneenswerkt aan een Gwr)definiëringvan begrippen.