3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Een ander dan de beheerder van de archiefbewaarplaats kan verantwoordelijk zijn voor het beheer van het documentaire historisch erfgoed.

De beheerder van de archiefbewaarplaats is verantwoordelijk voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

De verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie ligt binnen een organisatie bij diverse functionarissen en op diverse niveaus, de organisatiedomeinen. 

Een deel van de informatie hoort niet tot de categorie archiefbescheiden, maar is wel onderdeel van het documentaire historisch erfgoed van de samenleving.

Het kan daarbij gaan om

1. de kunstcollectie,
2. de audiovisuele collectie (Films, foto’s, geluidsbestanden),
3. de bibliotheek met boeken, tijdschriften, brochures
4. etc.

Het beheer hiervan vindt op overeenkomstige wijze plaats.

De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn.

De eigenaren van processen en/of projecten of andere activiteiten zijn en blijven in het kader van het integrale management verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens en documenten.

Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager.

De organisatie onderkent de volgende typen van beheer:

De organisatie zorgt er voor dat vertrouwelijke informatie op de juiste en legitieme manier wordt behandeld.

De organisatie maakt gebruik van methoden, technieken en instrumenten die voldoen aan wettelijke normen. Als basis dient het archiefsysteem overeenkomstig NEN‑ISO15489. 

Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer

Zolang het niet in strijd is met de hier geformuleerde uitgangspunten staan gebruikers, afnemers, processen en projecten bij de inrichting van het informatiebeheer centraal.

Het informatiebeheer voldoet op aantoonbare wijze aan wetgeving, interne regels en afspraken, het informatiebeleid, normen, standaarden en (referentie)kaders. Dit vindt plaats binnen de records managementfunctie.