Informatiebeheer - 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

webmaster — Wed, 09 Mar 2022 20:37:38 +0000

Niets nieuws

Het bijgevoegde PDF-bestand bevat, om een idee te geven, een overzicht van wat de afgelopen decennia aan programma's, projecten en dergelijke van vooral de rijksoverheid voorbij zijn gekomen die ook effecten hadden op andere overheden. Wat hier opvalt is dat van project naar project wordt gerend zonder dat het eigenlijke probleem (onderstroom) wordt geraakt laat staan opgelost.

Zoals het veel projecten betaamt valt het ook hier op dat de resultaten meestal niet structureel zijn is maar van voorbijgaande aard. Het inzetten van incidelntele middelen leidt ook vaak tot het motto ‘er is tijdelijk geld en dat moet op’.

Dit is een verhaal van 'er is niets nieuws onder de zon' van Prediker en 'die Ewige Wiederkehr'. Alle inhoudelijke en technische mogelijkheden zijn bekend en komen steeds (als waren zij nieuw) terug. Ook op dit terrein mankeert het eigen geheugen van de overheden in ernstige mate.

Er is een ook een terugkerend thema waar steeds omheen gelopen wordt. Dat betreft niet de bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers (ook niet onbelangrijk), maar de bestuurscultuur in de overheidsinstellingen en de manier waarop de volksvertegenwoordiging daarmee omgaat.

Probleem is dat van veel projecten en dergelijke de informatie van veel sites verdwenen is (Link Rot). Het verschil tussen actueel en courant is niet bij alle overheidswebsitebeheerders goed tussen de oren. Als gevolg daarvan is het lastig te achterhalen wat er in het verleden allemaal is gebeurd. Daarom kan ook ik iedereen aanraden om bij een eigen onderzoek de bronnen zelf in digitale vorm vast te houden met natuurlijk ook de herkomstgegevens.

NB! Dit overzicht is niet compleet en wordt af en toe aangevuld. Het start met de oprichting van de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten in 1979, nu onderdeel van DocDirect .

Huidige versie 6/03/2023 vorige versie was van 31/01/2023.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
20230306_8751.pdf	1.11 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 5 januari 2022 - 10:41am

Hermeneut

webmaster — Sun, 16 May 2021 10:10:21 +0000

Een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoedt in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.

Herkomst:

Observatie van een theoloog (2 mei 2021)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 16 mei 2021 - 12:02pm

Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid

webmaster — Wed, 17 Jan 2024 22:36:23 +0000

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 17 januari 2024 - 11:31pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
acoi-rapport-groundhog-day-def.pdf	1.72 MB

De verlokkingen van data en het maatschappelijke belang

webmaster — Mon, 18 Dec 2023 11:55:01 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

maandag, 18 december 2023 - 12:49pm

Informationele objecten:

Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO)

webmaster — Sat, 07 Oct 2023 15:25:59 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 7 oktober 2023 - 5:11pm

Censuur - Loesje

webmaster — Fri, 06 Oct 2023 21:12:12 +0000

Afbeelding:

Soort:

(onbekend)

Censuur - Zelfs de boeken mogen niet meer uit de kast komen

Bron: https://www.loesje.nl/posters/censuur-zelfs-de-boeken-mogen-niet-meer-ui...

Labels:

Record DNA: reconceptualising digital records as the future evidence base

webmaster — Tue, 11 Jul 2023 14:44:15 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 juli 2023 - 4:39pm

Informationele objecten:

Object van zorg

Over de rollen van een archivaris

webmaster — Sun, 09 Jul 2023 10:24:19 +0000

Rol

Over die rol van de archivaris is natuurlijk van belang te weten hoe tegen zo’n functionaris aangekeken wordt. Van belang is te beseffen dat een archief veel meer is dan wat DIV onder zich heeft en bijvoorbeeld de inhoud van een DMS of hoe je het ook noemen wilt. Als regel kan gehanteerd worden dat het gaat om alle informatie die wordt verwerkt in de context van de processen, projecten en andere activiteiten van een overheidsorganisatie of onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

Kort gezegd de hele administratie. In dat geval is de de Archiefwet van toepassing. Alleen niet alles is even belangrijk. Wat niet belangrijk is, is te vernietigen op basis van de geldende selectielijsten. Vooraf bepalen wat wel of niet tot dit geheel hoort is alleen ethisch gezien al uit den boze. De Archiefwet is nadrukkelijk een wet op de overheidsinformatie of overheidsadministratie. Archief is administratie en administratie is archief. Eenmaal afgesloten en overgebracht is een archief een collectie die onderdeel is van een geheel van collecties van een archiefbeherende instelling.

Paradigma's

Ondertussen is wel duidelijk dat het digitale voor de archivaris al belangrijk was, maar nu steeds belangrijker wordt. Als functionaris moet zij goed begrijpen wat zowel in de eigen organisatie gebeurt als wat eventueel (digitaal) aangeleverd kan worden vanuit particuliere organisaties of samenwerkingsverbanden waar een instelling volgens de wet archiefbewaarplaats voor is. Iedereen zal de moeilijke stap moeten zetten van het papieren paradigma (denkraam) naar een digitaal denkraam (paradigma).

Een papieren paradigma kan beschouwd worden als een paradigma dat ongeacht de toegepaste technieken grotendeels uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op het werken met papier. Een digitaal paradigma daarentegen is dan een paradigma dat uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op werken met gegevens op basis van digitale technieken, daarbij wel gebruikmakend van toepasbare in het papieren paradigma ontwikkelde concepten en basisprincipes.

Ethiek en betekenis

Ethisch gezien valt het werk van een archivaris binnen de kaders van fundamentele waarden en de Universele verklaring over archieven van de ICA.1

Gesteld kan worden dat het doel van de functie is

de mogelijkheid van het vergeten van het verleden tegen te gaan
de mogelijkheid van het verminken van het verleden tegen te gaan.

Volgens een theoloog is “een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoed in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.”2

De rollen

Een tijdje geleden heb ik voor mezelf een vijftal rollen voor een archivaris beschreven:

Beheerder

De beheerder, zowel aan de administratieve kant als aan de kant van de bewaarplaats, zorgt voor de vernietiging, toegankelijkheid, beschikbaarheid en het voortbestaan van zowel de gegevens als de bijbehorende context.
Beschikbaarsteller

De beschikbaarsteller is degene die met kennis van zaken de (her)gebruikers steunt bij het vinden van de juiste gegevens en ondersteuning verleent bij de gebruiksmogelijkheden.
Kwaliteitsadviseur

De kwaliteitsadviseur zorgt voor het inbedden van de archieffunctie in de primaire processen en digitale systemen waarin de gegevens van die processen worden verwerkt.
Toetser
De toetser waakt vanuit het perspectief van wetgeving (en interne afspraken) over de afgesproken kwaliteiten tijdens de uitvoering van de processen en projecten.
Waardeerder
De waardeerder bemoeit zich met de bewaar- en vernietigingsbelangen van de gegevens, bepaalt op grond van geldende selectielijsten en criteria de uiteindelijke bewaartermijne

Kennis

Ons vak is lastig omdat het vele verwante vakgebieden raakt. Een archivaris moet beschikken over

Vakkennis waaronder
- Archivistiek en dan vooral als gezichtspunt (level of abstraction) op zaken als informatie, gegevens, documenten en informatieobjecten.
- Een gedegen kennis over waarderen, selecteren en vernietigen.
- het kunnen begrijpen en doorzien van verwerkingen als vervangen, migreren en converteren
- Een gedegen kennis over het ordenen en beschrijven.
- Kennis over standaarden en referentiekaders als NEN 15489 en MDTO en deze ook kunnen toepassen in de eigen organisatie.
Juridische kennis (wetgeving, privacy, auteursrecht, toepassen openbaarheidsregels etc.)
- Zie voor relevante regels deze pagina https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/regelgeving-landelijk-en-europees
Kennis over ICT (informatica) in relatie tot de eigen vakkennis
Informatiemodellen (metagegevensschema)
Informatie- en ICT-architectuur,
Kennis over fundamentele waarden en de rol van archieven in de samenleving
De principes van common ground,
Gegevensmanagement,
Datagestuurd werken,
Artificiële intelligentie,
Werken in ketens (ketenprocessen, leerstuk keteninformatisering, samenwerken en archiveren)
Robotic proces automation (RPA)
De maatschappelijke, politieke en bestuurlijke omgeving
Inzicht in rol en positie van de eigen organisatie
- Inwoners
- Samenwerkingspartners
- Andere overheden
Huidige samenleving
(lokale) geschiedenis
de mogelijkheden om beschikbare bronnen te kunnen gebruiken (beschikbaarstellen) en bronnenkritiek (oorkondenleer)

En verder kan een archivaris

Relevante wetgeving toepassen
Kennis overdragen
Beargumenteerd besluiten nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van waarderen, bewaren en vernietigen)
Overtuigen zonder drammen
Pragmatische oplossingen aandragen of daarover meedenken
De tijd en rust nemen om aan grondslagonderzoek te doen
optreden als gelijkwaardige partner van
- een chief information officer (CIO)
- een chief information and security officer (CISO)
- een functionaris gegevensbescherming (FG)
- Controlers en auditors

Dit is veel, maar een deel kan in de loop van de tijd ook geleerd worden. En ik denk dat het belangrijk te beseffen is dat een archivaris veel kan leren en bereiken door kennisdeling en samenwerking te zoeken met collega’s in de buurt. Iedereen staat tenslotte voor dezelfde uitdagingen.

1. Universele verklaring over archieven: https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/universele-verklaring-over-arch...
2. https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/hermeneut

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Actor

Toward a Theory of Technological Mediation A program for Postphenomenological Research

webmaster — Sat, 10 Jun 2023 21:30:50 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 juni 2023 - 11:25pm

Participatory data stewardship

webmaster — Tue, 23 May 2023 21:03:05 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 23 mei 2023 - 10:57pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10703.pdf	727.66 KB

Informatiebeheer - 3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

Niets nieuws

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Hermeneut

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

De verlokkingen van data en het maatschappelijke belang

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Informationele objecten:

Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Censuur - Loesje

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Record DNA: reconceptualising digital records as the future evidence base

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Informationele objecten:

Over de rollen van een archivaris

Rol

Paradigma's

Ethiek en betekenis

De rollen

Kennis

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Toward a Theory of Technological Mediation A program for Postphenomenological Research

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Participatory data stewardship

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord: