Mijn schema's

De relatie tussen administratie, archief, collectie en records continuum in een schema verenigd

De positionering van een centraal systeem ten opzichte van andere systemen is een kwestie van afstemmen en architectuur. Het centrale systeem bestaat uit functionaliteiten voor de ondersteuning van processen, projecten en andere activiteiten, een centrale catalogus en een kwalitatief goede voorziening voor de opslag van de bijbehorende gegevens en documenten (digitale bewaarplaats).

Elk ding valt te beschrijven en is zelfbeschrijvend. Elk ding staat niet op zich zelf maar is een schakel in een keten van dingen. Ook deze keten valt weer te beschrijven.

De kern, het iets een ding, somenthing. Het begint op een bepaald moment, het houdt op een gegeven moment weer op. Er wordt in die periode informatie verwerkt en er zijn actoren, in de zin van mensen en/of machines bij betrokken. En het levert al dan niet een resultaat op. 

Omdat het iets een ding is, valt het te beschrijven. Over de waarde van dat iets kan een oordeel geveld worden. Die waarde is afhankelijk van de context waarin het iets voorkomt. 

Versie 2 februari 2017

Om discussies over begrippen als archief en archiefwaardig te voorkomen kan als uitgangspunt gelden dat alle informatie die verwerkt wordt in een proces, project of andere activiteit van een organisatie in de context van de overheid (overheidsorgaan, bestuursorgaan) valt binnen de reikwijdte van de Archiefwet 1995.

De elementen van het contextmodel in de vlakken van het negenvlaksmodel.

Echte keteninformatisering ziet er zo uit.

Een ketendossier blijkt na inzoomen echter uit verschillende delen te bestaan. De verschillen worden bepaald door de procescontext van de eigenaren. In het geval van overheden is aan elke eigenaar een bestuurlijk verantwoordelijke te koppelen, dit is volgens de Archiefwet de zorgdrager.

Een keten binnen de overheid kan bestaan uit een of meer zorgdragers die als partners onderling afspraken moeten maken over zaken als bewaartermijnen (ketenselectie), vervanging, overbrenging, toezicht, technische kwaliteit, uitwisselbaarheid en voortbestaan (duurzame toegankelijkheid). 

Voor de toeschouwer, in de rol van gebruiker of hergebruiker, ziet een ketendossier als een eenheid uit. De deelnemende ketenpartners treden naar buiten toe als een eenheid op.

Invulling (confrontatie) van de relatie tussen het generieke proces en de lagen van het contextmodel

Vertikaal in de tabel de lagen van het contextmodel en horizontaal de onderdelen van het generieke proces.

Het idee is dat een informatieobject dankzij techniek bestaat uit gegevens (in eender welke vorm) afkomstig uit een of meer bestanden (dataobjecten).

Versie 17 december 2021

Communiceren (overdragen, beschikbaarstellen, verzenden) is alleen mogelijk wanneer door zender en ontvangen per laag afspraken zijn gemaakt.

In dit schema staat het proces centraal. Een proces dat is beschreven in de catalogus. En dat ook wordt 'gestuurd' door die catalogus. Dezelfde catalogus beschrijft verder de kanalen waarlangs de informatie in de vorm van informatieobjecten aan het proces beschikbaar wordt gesteld en die het proces weer aflevert.

De catalogus kent als basiselementen1

Een (digitale) omgeving bestaat ten alle tijde uit 4 componenten: