Informatiebeheer - Mijn schema's

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

webmaster — Wed, 25 Mar 2020 11:41:58 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

Zoals bij informatiebeveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is ook vanuit het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) een impact assessment op processen, projecten of andere activiteiten uit te voeren. Doel van de dit assessment is er voor te zorgen dat afgewogen keuzes worden gemaakt over de kwaliteit van de informatievoorziening van het geanalyseerde proces, project of andere activiteit en dat het geheel compliant is aan regelgeving, normen, standaarden.

In dit model staat niet een enkel specialisme als zelfstandige zuil centraal, maar de stappen die logischerwijs te doorlopen zijn bij de analyse van een proces, project of andere activiteit. Elke stap is een zelfstandige onderdeel. Desondanks heeft de volgorde wel een zekere logica. De specialismen zoals architectuur, records management, privacy, informatiebeveiliging en gegevensmanagement komen als natuurlijke onderdelen van deze stappen aan de orde. Door deze kanteling van gezichtspunten wordt de onderlinge relatie en samenhang tussen de specialismen duidelijk en wordt voorkomen dat (te veel) dubbel werk plaatsvindt.

De resultaten van een assessment zijn in een een registratie of catalogus vast te leggen. Deze zijn als geheel te beschouwen als een kernadministratie waarmee de informatiehuishouding en informatievoorziening van een organisatie is beschreven. Het is een eenduidig overzicht van het totaal aan processen, de bijbehorende gegevens, de toegepaste technieken en de vormen van beheer. Uit deze kernadministratie kan het door de AVG verplicht gestelde verwerkingsregister geëxtraheerd worden. Een dergelijke kernadministratie is, mits goed beheerd en onderhouden, geschikt voor referentie, bewijs en verantwoording.

De stappen in het kort

Elke stap bevat een uit te werken aandachtspunt. De analyse levert de informatie die nodig is in om te bepalen aan welke kwaliteiten het verwerken van de informatie moet voldoen, wat moet kunnen en wat niet is toegestaan, welke digitale hulpmiddelen daarvoor nodig zijn en hoe het beheer nu en in de toekomst eruit moet zien.

De te volgen stappen waar het om gaat zijn:

Activiteit bepaald
Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Type informatie bekend
Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken.
Informatieobjecten bepaald
Stel vast welke informatieobjecten (soorten documenten en registraties) ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Gegevensstromen in kaart
Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Waarde bepaald
Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Metadata vastgesteld
Stel vast welke informatie over de informatie van belang is en daarom vast te leggen is.
Beheer processen opgenomen

Betreft in ieder geval de in de NEN-ISO 15489 vermelde (beheer)activiteiten.
1. Ontstaan van informatie (creëren of ontvangen);
2. Opnemen van informatie (in de systemen);
3. Classificeren en registreren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling en vastleggen van (primaire) kenmerken);
4. Toegangscontrole (autorisaties);
5. Opslag (in een bestand op een gegevensdrager);
6. Gebruik en hergebruik mogelijk maken;
7. Migratie en conversie (in standhouden met behoud van integriteit);
8. Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Beheer functionaliteiten opgenomen
Welke functies van bijvoorbeeld het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Bestaande data op orde
Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van gegevens waarvan de bewaartermijnen nog niet zal zijn verstreken. De kans is dan vrij groot dat die gegevens te transformer, converteren of te migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren, de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande gegevens door eventuele veranderingen niet in gevaar komen.
Technieken voldoen

Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De te beantwoorden vraag is daarbij of de technieken voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voortbestaan van de data.
Documentatie op orde
Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.

Het schema verder uitgewerkt

Deze impact assessment is een geactualiseerde en uitgebreidere versie van de Records Management Beslisboom (versie 2009/2017). In deze versie zijn behalve het concept van impact assessment twee extra elementen verwerkt, te weten:

Het Leeuwarder Informatiemodel (LIM)1
Het eenvoudig schematisch model, een aanzet voor een metadataschema, met acht objecten van belang voor het Informatiebeheer (IB) of Informatie- en Archiefmanagement (IAM).

Per onderdeel is aangegeven waar het om gaat, wat uit te zoeken is, waar het onderdeel in de beide modellen past, waar informatie uit te destilleren is, waar het resultaat van de analyse in opgenomen kan worden. Ook zijn per onderdeel aanvullende of toelichtende opmerkingen geplaatst.

1) Activiteit bepaald

Gaat om:	Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Te doen:	Stel een beschrijving van het proces, project ed. op en laat deze vaststellen door de proceseigenaar
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) Handeling 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een actor kan in dit verband zowel een mens als een algoritme of machine zijn. Het is van belang te bezien wat de direct gerelateerde ketens en processen en degelijke zijn om te bepalen welke informatie te delen is. Standaard zijn dat overheden meestal de processen van besluitvorming, bekendmaking en bezwaar en beroep.

2) Type informatie bekend

Gaat om:	Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken. Voorbeelden zijn: persoonsgegevens / bijzondere categorie persoonsgegevens objectgegevens geografische gegevens subjectgegevens financiële gegevens etc.
Te doen:	De benodigde informatie zal onder andere te vinden zijn in de grondslagen en de procesbeschrijving
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 7 Informatie (typering) 9 Techniek	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeemarchitectuur IB-Checklist Catalogus (kernadministratie) Verwerkingsregister
Opmerking(en):	De mate van openbaarheid zal ook afhankelijk zijn van de context waarin de informatie wordt verwerkt.

3) Informatieobjecten bepaald

Gaat om:	Stel vast welke informatieobjecten ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Te doen:	Bepaal en beschrijf de (minimaal) verplichte informatieobjecten
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 8 Informatieobject Informatieobject Inhoud Structuur Context Gedrag Techniek	Definiërend 2 Documenttype Uitvoerend 4 Informatieobject (document)
Referentie:	Nen 2084, Documenttypen Archiefterminologie (ANV) (redactionele vormen) Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, § 37.
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een proces, project of andere activiteit kan dan worden afgesloten wanneer alle verplicht gestelde informatieobjecten aanwezig zijn. Een informatieobject is een geheel van gegevens met een eigen identiteit. Een informatieobject kan bestaan uit meerdere informatieobjecten. Zowel documenten als registers zijn informatieobjecten. Een informatieobject kan op typeniveau beschreven zijn in een documenttypen catalogus. Het archivistische begrip redactionele vorm heeft betrekking op documenttypen. Een algoritme is ook te beschouwen als informatieobject dat onlosmakelijk onderdeel is van het proces, project of andere activiteit waarbinnen het gebruikt wordt. Dit is een (stuk) software / script geschreven voor een bepaald doel in een bepaalde computertaal.

4) Gegevensstromen bepaald

Gaat om:	Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Te doen:	Analyseer welke informatie(pakketten) tussen de verschillende processen, ketens en bijbehorende systemen worden uitgewisseld. Dit kan gaan om uitwisseling tussen interne processen en uitwisseling met externe processen (zenden/ontvangen). Stel vast waar het uiteindelijke origineel zich moet bevinden en waar het uiteindelijke bewaarniveau is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Activiteit 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3 Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen	Definiërend 1 Zaaktype Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Procesbeschrijving Geldende selectielijst(en) Hotspotmonitor Data protection impact privacy Impact assessment (DPIA) Systeemanalyse (gegevensstromen) Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Catalogus Verwerkingsovereenkomst (AVG) Beheerovereenkomst (Archiefwet)
Opmerking(en):	Een applicatielandschap met netwerken zijn feitelijk een infrastructuur waarbinnen niet alleen sprake is van inkomend en uitgaand dataverkeer maar er ook sprake is van dataverkeer tussen de systemen. In die zin stroomt de data tussen en door de systemen. In alle gevallen is er sprake van zenden en ontvangen van data. Dit kan zijn in de vorm van kopiëren maar ook in de vorm van verplaatsen. In beide gevallen is vast te stellen wat het bewaarniveau van informatieobjecten met data is en dus ook om af te spreken welke informatieobjecten met data als origineel te beschouwen zijn. In dit geheel kan de systematiek van afstemmen gebruikt worden. Dit is methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie. De eerste groep is onderworpen aan de normale (wettelijke) bewaartermijnen die te maken hebben met het proces, project of andere activiteit. De tweede groep kan als totale dataset eerder vernietigd worden. Wanneer informatie wordt gedeeld of beschikbaar gesteld in het kader van procesketens of keteninformatisering zullen er verwerkingsovereenkomsten (AVG) en beheerovereenkomsten opgesteld moeten worden. De laatste is op basis van de Archiefwet om de bestuurlijke verantwoordelijkheden te regelen.

5) Waarde bepaald

Gaat om:	Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Te doen:	Voer met de belangrijkste verantwoordelijken, waaronder tenminste de proceseigenaar, de functionaris gegevensbescherming en de functionaris in de rol van archivaris, de waardering uit.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	*Context* 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering)	Definiërend 1) Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Geldende selectielijsten Trends en hotspots Acquisitieplan Informatiearchitectuur Systeem- of ICT architectuur DPIA / BIO Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Interne selectielijst Hotspotmonitor Acquisitieplan Data protection impact assessment (DPIA)
Opmerking(en):	Waardering gaat uit van de belangen van de informatie, zoals Maatschappelijk belang - Dit betreft de mogelijkheid tot democratische verantwoording en controle. Dit omvat elementen als openbaarheid, formele besluitvorming, rechtmatigheidstoetsingen, controle door de volksvertegenwoordiging, good governance en in relatie daarmee de algemene beginselen voor behoorlijk bestuur (ABBB). Juridisch belang - Dit betreft de mogelijkheid tot juridische verantwoording en bewijsvoering. Economisch belang - Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Een wanprestatie van de kant van de organisatie kan leiden tot een financiële claim. Administratief belang - Betrouwbare informatie is een productiemiddel (semantisch kapitaalgoed) en is nodig voor de dagelijkse gang van zaken. Privacy belang - Een organisatie moet de persoonlijke levenssfeer van (groepen) klanten, bezoekers, medewerkers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de databestanden beschermen. Historisch belang - Een deel van de informatie heeft een historische waarde omdat zij bruikbaar is voor het kennen en begrijpen van de samenleving op een bepaald moment. Voor dit (latere) hergebruik is het wel noodzakelijk dat de beschikbare informatie authentiek en betrouwbaar is. Door de maatregelen die worden getroffen om aan de eerder genoemde belangen recht te doen wordt dit gegarandeerd. Delen van deze belangen kunnen het enkele belang van bedrijfsvoering en bescherming van de persoonlijke levenssfeer overstijgen. Deze belangen komen voort uit maatschappelijke ethische waarden zoals de menselijke waardigheid, vrijheid, autonomie, solidariteit, gelijkheid, democratie, rechtvaardigheid en vertrouwen. 2

6) Metadata vastgesteld

Gaat om:	Stel vast welke informatie over de informatie van belang is.
Te doen:	Bepaal per object of entiteit welke metadata is vast te leggen is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	(Eigen) Metadataschema NEN ISO 20381 ISO 15836 Dublin Core Metadata Element Set OWMS (Overheid Web Metadata Standaard) Toepassingsprofielen TMLO MDTO ISAD(g) ISAAR(cpf)
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem of ICT architectuur RM Checklist Catalogus
Opmerking(en):	Metadata is een ruim te interpreteren begrip: Metadata die informatie identificeren: o.a. uniek registratienummer, datum opmaak, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; Metadata die juiste interpretatie van informatie mogelijk maken: o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; Metadata die de authenticiteit van informatie aantonen: o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authentificatie (elektronische handtekening); Metadata die het vinden van informatie vergemakkelijken: onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; Metadata die de beschikbaarheid en openbaarheid van de informatie ondersteunen: rubricering, openbaarheid, uitzonderingscriteria, intellectueel eigendom, autorisatie Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken: o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; Metadata die beheershandelingen cq verwerkingen sturen of mogelijk maken: o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kunnen ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); Metadata die uitgevoerde beheershandelingen vastleggen (aantoonbaarheid): o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, vernietiging Metadata noodzakelijk voor beheer en behoud (preservering): o.a. informatie over applicaties, datamodellen, metadatamodellen, bestandsformaten etc. Metadata is op diverse plekken aan te treffen: In registraties van zaken en documenten. Metadata die is opgenomen in documenten (eigenschappen van een document, header van een e-mailbericht en dergelijke). Ook documentatie in de vorm van bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, gebruikershandleidingen, release notes zijn als metadata te beschouwen. (Zie punt 11 over documentatie) Metadata is als onlosmakelijk onderdeel van de objecten en gegevens die daarmee worden beschreven. Als gevolg daarvan is de bewaartermijn tenminste even lang als de bewaartermijn van de objecten en gegevens.

7) Informatiebeheer processen opgenomen

Gaat om:	Volgens de NEN-ISO 15489 betreft het (beheer)activiteiten rond het Ontstaan (creëren) Opnemen Classificeren en registreren Toegangscontrole (autorisaties) Opslag Gebruik en hergebruik Zoeken en vinden Migratie en conversie Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Te doen:	Bepaal welke activiteiten van belang zijn voor het proces, project of andere activiteit, beschrijf en implementeer deze.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN ISO 15489 NPR-ISO/TR 26122
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur RM Checklist
Opmerking(en):	Deze activiteiten worden worden ook wel records management processen genoemd. Maar het gaat ook om technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer en gegevensbeheer. Voor deze activiteiten kunnen de volgende indicatoren gelden Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat ze vindbaar zijn ze tijdig beschikbaar zijn en altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren. Van gegevens en documenten is altijd bekend waar ze zijn in het proces; wie daarvoor verantwoordelijk is; waar ze zijn opgeslagen; wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft. Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer dat aan authenticiteit en betrouwbaarheid niet hoeft te worden getwijfeld. dat het voortbestaan daarvan gedurende wettelijke bewaartermijnen is gegarandeerd. dat deze kwaliteiten aantoonbaar zijn via het proces, de toegepaste applicatie, de toegelaten bestandsformaten, het autorisatiemodel, de manier van beheer, testen de documentatie en de toetsingen daarop.

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

Gaat om:	Welke functies van het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Te doen:	Bepaal de toe te passen functionaliteiten die horen bij de IB-activiteiten (nr. 7)
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN 2082 NEN ISO 16175 Moreq2010
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur ICT-architectuur Systeem- of ICT-architectuur RM Checklist Inkoopvoorwaarden Aanbesteding
Opmerking(en):	Volgens de in 2020 ingetrokken NEN 2082 gaat het dan om de volgende functionaliteiten: Opnemen [NEN2082 6.1] Het onder beheer brengen van documenten/dossiers Ordenen, klasseren, beschrijven [NEN2082 6.2] Het toekennen van een classificatiecode (klasseren) aan en het ordenen van, alsook het nader (inhoudelijk) beschrijven van documenten/dossiers om ze beter toegankelijk en interpreteerbaar te maken. Dit gebeurt op basis van een classificatieschema of ordeningsplan. Classificatiecode kan zijn, de basisarchiefcode, maar ook de ZTC of DSP-code Beheren, onderhouden, volgen [NEN2082 6.3] Het bewaren en instandhouden van archiefbestanddelen (ongeacht de vorm) alsook het bijhouden van hun verblijfplaats. Beschikbaarstellen [NEN2082 6.4] Op basis van toegangscontrole en informatiebeveiliging ondersteunen van het zoeken naar, beschikbaar stellen en (re)presenteren van archiefbestanddelen Selecteren en verwijderen [NEN2082 6.5] Selecteren - Op basis van het bewaarschema worden archiefstukken vernietigd of overgebracht. Daarnaast zullen in het geval van vervanging van een systeem de archiefstukken en hun metadata moeten worden geëxporteerd naar een nieuw systeem. Verwijderen - reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietigen, overbrengen of exporteren, die zijn vastgelegd in bevoegdheden of andere instrumenten. Documenteren [NEN2082 6.6] Het vastleggen van alle beheeractiviteiten en van informatie over de systemen waarmee de archiefbestanddelen worden beheerd en bewaard. Ondersteunende functionaliteiten [NEN2082 6.7] Alle functies die bijdragen tot de goede uitvoering van de hierboven genoemde eigenlijke processen voor informatie- en archiefmanagement, zoals het beheren van autorisaties voor de toegang tot en de beveiligingsniveaus van archiefbestanddelen, het registreren van authenticatiekenmerken, het maken van een workflow voor archiveringsprocessen en het exporteren van archiefbestanddelen dan wel van de gekoppelde metadata. Beheer instrumenten en sjablonen [NEN2082 6.8] Een selectie-instrument is o.a. een overzicht van criteria op basis waarvan de waardering wordt vormgegeven (vaak selectiecriteria genoemd), leidend tot een selectiebeslissing. D.w.z de keuze welke archiefstukken voor blijvende bewaring en dus overbrenging, dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarbij dan ook die termijn is vastgesteld. De neerslag van het proces van waardering is terug te vinden in bewaarschema’s. Deze bewaarschema’s kunnen de vorm hebben van basisselectiedocumenten of BSD’s, selectielijsten of vernietigingslijsten, bewaarschema’s of bewaartermijnlijsten. Overheidsorganen moeten bij het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van bewaarschema’s rekening houden met in wet- en regelgeving gestelde richtlijnen daaromtrent Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen

9) Bestaande data op orde

Gaat om:	Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van data waarvan de bewaartermijnen nog niet zijn verstreken zal die te converteren of migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren en de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande data door eventuele veranderingen niet in gevaar komt.
Te doen:	Bepaal of de kwaliteit van de data op orde is en bepaal of bij inrichting of wijziging van de systemen sprake is van dataverlies (vernietiging) en/ of conversie/migratie (vervanging).
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving Audit-, control- en toezichtsrapportages Projectplannen Installatiehandleidingen Releasenotes Datamodel / Gegevensmodel Vervanging
Resultaat verwerken in:	Projectplannen Wijzigingsvoorstellen
Opmerking(en):	Dit hoort bij onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen (nr. 7) conversie en migratie Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen Dit is onderdeel van de preserveringsprocessen.

10) Technieken voldoen

Gaat om:	Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De vraag is daarbij of zij voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voorbestaan van de data. Met andere woorden: Zijn de systemen, instrumenten voor beveiliging en autorisatie zodanig dat er geen problemen met de integriteit en het voortbestaan ontstaan. Geven de gekozen bestandsformaten en tekensets voldoende garanties voor het instandhouden van de integriteit en het voortbestaan van de data en het bijbehorende gedrag
Te doen:	Controleer aan de hand van wetgeving, standaarden, normeringen en interne afspraken of de toegepaste of toe te passen technieken voldoen.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Archiefregeling Architectuur Forum Standaardisatie DEN – de BASIS PRONOM Beleid informatiebeveiliging Autorisatiemodel (Eigen) overzicht toegelaten bestandsformaten
Resultaat verwerken in:	Projectplan IB-Checklist Architectuur
Opmerking(en):	Uitgangspunt is dat het belang van gegevens altijd het belang van de techniek overstijgt

11) Documentatie op orde

Gaat om:	Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.
Te doen:	Bepaal welke documentatie van belang is voor inzicht in de context en het beheer.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving NEN ISO 15489 NEN ISO 23081
Resultaat verwerken in:	Catalogus Procesbeschrijving(en) IB-Checklist
Opmerking(en):	Te documenteren zijn: De processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen de betrokken informatie verwerkt wordt. De resultaten van toetsingen (intern en extern) waarmee de integriteit kan worden aangetoond. Die verwerkingen die leiden of kunnen leiden tot onherroepelijke aantasting van de integriteit van originele gegevens op het niveau van dataobject, presentatie, verwerking, gedrag, functionaliteit of opslag. Informatie over architectuur en systemen die werden gebruikt om de informatie te kunnen verwerken De toegepaste algoritmes (zoals beschrijving doel, totstandkoming, gebruikte taal en testresultaten) Documentatie is een onderdeel van de metadata. Het Informatie die nodig is voor inzicht in de context, voor het huidige en voor het toekomstige beheer. De bewaartermijnen van deze documentatie zijn gerelateerd aan de bewaartermijnen van het proces, project of andere activiteit waar ze onderdeel van zijn. Ook hier geldt de regel de bewaartermijn van de documentatie is tenminste gelijk aan de bewaartermijn van de objecten en gegevens die in de documentatie beschreven zijn. Niet bekend is welke documentatie in geval van blijvend te bewaren informatie ook blijvend te bewaren is, met uitzondering van ordeningsplannen, verklaringen die betrekking hebben op het beheer zoals vernietiging en vervanging.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. J. Burgess, P., Floridi L., Pols A., & van den Hoven J.
(2018). Towards a digital ethics.
32.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Information model - Three elements - EN - version 2

webmaster — Thu, 27 Apr 2017 19:28:25 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

A piece of Semantic Information (SI) consists of three constant elements

a context (C),
an activity (A) and
an information object (Io)

SI is not self contained communicates through inbound and outbound connectors with other pieces of SI.

The contect (C) defines the activity (A) and the information object (Io).
An information object (Io) is part of a activity (A) whithin a context (C)
An activity (A) uses an information object (Io) whitin a context (C)

Schema is onderdeel van / Scheme is part of

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,

In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Zie ook de pagina's

Informatiemodel - De drie elementen - NL versie 1 (preceding first Dutch version without connectors)
Informatie - een conceptueel labyrinth
Semantic information
Informatiemodel - Context
Record vs semantic information
Records Management Communicatiemodel

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Records Management Uitwisselingsmodel

webmaster — Mon, 24 Apr 2017 18:55:25 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

De inhoud van deze bijdrage is in een iets aangepaste en geactualiseerde vorm opgenomen in het onderstaande Engelstalige essay

The content of this contribution is in adapted and updated form included in the following English-language essay :

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,
In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Dit Engelstalige schema geeft weer hoe vanuit het perspectief van het records management het uitwisselen (zenden en ontvangen) van informatie er uitziet. Het is een heel algemeen model. Heel kort gezegd wordt vanuit elk proces, procect of andere activiteit, als context, informatie gefixeerd in een informatieobject. Dit geheel wordt ingepakt in een eveloppe (wrapper) verzonden. De ontvangende kant neemt het pakketje in ontvangst, pakt het object uit en neemt het met de benodigde metadata,bijvoorbeeld ook afkomstig uit de enveloppe, op bij het project, proces of andere activiteit in zijn eigen context. Deze vorm van uitwisseling vindt op elke plek en op elk abstractieniveau plaats.

Dit vindt in feite plaats op het moment dat bijvoorbeeld

informatie direct wordt uitgewisseld tussen of in processen, projecten of andere activiteiten
informatie wordt uitgewisseld via berichtenverkeer, chat, briefwisseling,
informatie op websites wordt gepubliceerd, open datasets beschikbaar worden gesteld,
informatie door de ene partij aan de andere wordt overgedragen, een actie die een verplaatsing of migratie inhoudt waarbij het origineel na geslaagde overdracht wordt verwijderd (gewist, vernietigd).

In tabelvorm ziet het er als volg uit::

Proces zender (context)	Proces ontvanger (context)
*Uitwisselen (uitgaand)* zenden beschikbaarstellen	*Uitwisselen (inkomend)* ontvangen opnemen
*Berichten zenden* geauthenticeerde gelijkluidende kopie heeft een eigen bewaartermijn documenteren	*Berichten ontvangen* te gebruiken origineel heeft een eigen bewaartermijn documenteren
*Informatie publiceren* beschikbaarstellen beschikbaar houden tot ... heeft een eigen bewaartermijn documenteren	Informatie halen downloaden en opnemen raadplegen / gebruiken / verwerken heeft een eigen bewaartermijn documenteren
*Informatie overdragen* 'knippen' verplaatsen verwijderd documenteren	Informatie opnemen 'plakken' ontvangen en opnemen heeft een eigen bewaartermijn documenteren

Proces zender (context)

Proces ontvanger (context)

Uitwisselen (uitgaand)

zenden
beschikbaarstellen

Uitwisselen (inkomend)

ontvangen
opnemen

Berichten zenden

geauthenticeerde gelijkluidende kopie
heeft een eigen bewaartermijn
documenteren

Berichten ontvangen

te gebruiken origineel
heeft een eigen bewaartermijn
documenteren

Informatie publiceren

beschikbaarstellen
beschikbaar houden tot ...
heeft een eigen bewaartermijn
documenteren

Informatie halen

downloaden en opnemen
raadplegen / gebruiken / verwerken
heeft een eigen bewaartermijn
documenteren

Informatie overdragen

'knippen'
verplaatsen
verwijderd
documenteren

Informatie opnemen

'plakken'
ontvangen en opnemen
heeft een eigen bewaartermijn
documenteren

(een eerdere versie van deze tabel staat hier)

Er bestaan meerdere communicatiemodellen, dit zijn modellen waarmee aangegeven wordt op welke manier informatie en gegevens worden overgedragen. Op technisch vlak is de bekendste het model van Shannon/Weaver uit 1948 1. Dit model gaat over de manier waarop informatie in haar geheel vanaf de zender bij ontvanger terecht kan komen. De zender zet het bericht om in een te verzenden signaal (encode), de ontvanger maakt van dit signaal weer een bericht (decode). De context van dit model is de telecommunicatie.

Een ander communicatiemodel is afkomstig uit de taalkunde. Dit is het zogenaamde organonmodel van Karl Bühler. Een model dat ook terug te vinden is in het werk van de linguïst Roman Jacobson 2.

Een zender codeert een boodschap in een code. Hij stuurt die intentioneel via een medium naar een ontvanger die de boodschap decodeert. De boodschap moet een context hebben waarnaar verwezen kan worden en die begrijpelijk is voor de ontvanger.

Met dit linguïstische model wordt aangegeven wat nodig is om de inhoud van een bericht met behoud van interpreteerbaarheid van zender naar ontvanger te krijgen.

Bij alle modellen gaat het erom dat een boodschap integraal zonder verlies wordt overgedragen, in technische, taalkundige en archivistische zin. Het aardige is dat voor alle drie de kern hetzelfde is, er is bijvoorbeeld altijd een sprake van een zender en een ontvanger, ook wordt in alle drie de gevallen een bericht omgezet (ingepakt, gecodeerd, uitgepakt, gedecodeerd) en in alle gevallen wordt gebruik gemaakt van kanalen. Het verschil is de oorsprong van de modellen die ieder ook hun eigen karakteristieken hebben.

En er is altijd sprake van een tijdsverschil tussen het moment van zenden en het moment van ontvangen. In veel gevallen zal dat tijdsverschil gezien de stand van de techniek miniem en vrijwel verwaarloosbaar zijn. Maar er kunnen gevallen zijn waar het nodig is om te weten of iemand op een bepaald moment van een bepaalde situatie op de hoogte had kunnen zijn. Een vraag die onder andere beantwoord kan worden met het bepalen van het moment dat informatie via een kanaal ter beschikking is gekomen.

Zie ook deze pagina's

1. Shannon, C.
(1948). A Mathematical Theory of Communication.
pp. 379-423, 623-656.
2. Jacobson, R.
(1960). Closing Statements, Linguistics and Poetics.
27.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Record vs semantic information

webmaster — Tue, 14 Mar 2017 20:53:02 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Er zijn relaties te leggen tussen informatiefilosofie en informatie- en archiefbeheer. Dit biedt de mogelijkheid en vooral de basis om het vakgebied van de archivaris met filosofische methoden en gedachten een aangepast gedegen fundament te geven die een antwoord kan zijn op de digitale ontwikkelingen. Een fundament dat het papieren paradigma kan overstijgen.

Vanuit de informatiefilosofie wordt gesproken over verschillende soorten informatie1. Het wordt fascinerend wanneer er gesproken wordt over semantische informatie en de kenmerken die informatie semantisch maken. Het gaat dan om kenmerken als 'meaningful', 'well formed' en 'trustworthy'2. Drie kenmerken die te relateren zijn aan bepaalde kenmerken van een archiefstuk (record). Te denken valt dan aan de context waarmee informatie betekenis krijgt (=meaningful) , het informatieobject waarin op gestructureerde wijze informatie al dan niet met gedrag is opgenomen. Als laatste gaat het om de betrouwbaarheid of mooier de vertrouwenswaardigheid van het informatieobject. Vanuit de informatiefilosofie wordt de nadruk gelegd op de juistheid van de informatie (truthful), van het record kunnen alleen garanties over de betrouwbaarheid en integriteit van het informatieobject worden gegeven (trustworthyness).

In ieder geval kan op deze manier de connectie worden gelegd tussen de ideeën van de informatiefilosofie en het vakgebied van de archivaris, een type functionaris die volgens sommige informatiefilosofen in de huidige turbulente infosphere als curator en kenner van de waarde van informatie een belangrijke rol hebben3.

1. Zie de pagina Semantic Information
2. Floridi, L.
(2010). Information: A Very Short Introduction.
152.
3. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi.
9-18.

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Stekkerdoos

webmaster — Tue, 14 Mar 2017 01:34:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Dit lijkt op een soort wereldstekker, centraal het proces, project of activiteit waarin informatie wordt verwerkt, Er om heen de plekken waar informatie in komt (O) en weer uitgaat (Z).

Per proces, project of andere activiteit is altijd sprake van

Een context in de vorm van informatie over
1. grondslag,
2. taak,
3. actoren,
4. domein,
5. resultaat,
6. functionaliteit,
7. informatie,
8. informatieobject en
9. techniek.
De verwerkte of te verwerken informatie in de vorm van informatieobjecten met
1. een inhoud
2. structuur
3. (objectspecifieke) context,
4. gedrag,
5. techniek voor
  1. weergave (en gedrag),
  2. verwerking en
  3. opslag
Handelingen die leiden tot het verwerken van informatie binnen de gegeven context waaronder
1. Creëren, verrijken, wijzigen en bewaren) en
2. Zenden en ontvangen van informatie(objecten)
  1. Zenden (Z) = beschikbaarstellen, sturen
  2. Ontvangen (O) = ophalen, overnemen, opnemen

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel - Context in lagen

webmaster — Wed, 08 Mar 2017 07:20:48 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
Om welke activiteit gaat het precies
Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
Welke resultaten horen bii de activiteit
Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. Het is onderdeel van het Leeuwarder informatiemodel (LIM) uit mijn essay A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.1

Gebruik

De negen elementen bevatten de kern van de aandachtsgebieden van een archivaris in welke rol dan ook, als records manager, als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder. Het voordeel van een dergelijk model is dat de aandachtsgebieden in een logische samenhang zijn gebracht. Dat levert inzicht, overzicht en als gevolg daarvan is grip op het informatie- en archiefbeheer binnen handbereik. Als model bevat het de context en het referentiekader van die voor die rollen en kan gebruikt worden bij diverse onderdelen, kwesties, vragen, op te stellen beleid en dergelijke. Hieronder staan in willekeurige volgorde wat voorbeelden.

Het is te gebuiken

bij de waardering van informatie verwerkt in een proces, project of andere activiteit,
bij advisering over informatiearchitectuur, ict-architectuur, informatiebeveiliging, ict-projecten, kwesties rond privacy, business cases en dergelijke
bij het opzetten van een metagegevensschema
bij het ondersteunen van het zaakgericht werken
bij het opzetten en vullen van een overzicht en centrale catalogus (waar een ztc onderdeel van is)
met toepassing van het negenvlaksmodel om de rol van een archivaris te bepalen als records manager en als beheerder van een archiefbewaarplaats
bij het bepalen van de benodigde competenties en kennis van een archivaris
bij de beoordeling of er sprake is van vervanging, conversie, migratie
als een hulpmiddel bij het opzetten van
1. een recordsmanagement architectuur (ImRec)
2. een archiefarchitectuur (ArchRec)
bij het opzetten van een checklist voor het wijzigingsproces (BISL)
bij risicowaardering
bij samenwerken in ketens (procesketen en keteninformatisering)
bij het delen van kennis
bij toetsing en handhaving

Semantische relatie

Een grondslag is de basis voor een activiteit
Een activiteit, soms ook wel handeling genoemd, wordt uitgevoerd door een of meer actoren
Een actor voert de activiteit uit in de vorm van een proces of andere activiteit, het domein
Het domein levert een resultaat (of niet)
Vanuit het domein wordt gebruikmakend van functionaliteiten informatie verwerkt
Deze informatie is opgenomen in informatieobjecten
De informatieobjecten worden in standgehouden door analoge of digitalen technieken

De elementen op een rij

In onderstaande tabel zijn de elementen toegelicht.

Onderdeel	Betekenis	Rollen	Opmerkingen
1) Grondslag (waarom)	Reden waarom een activiteit (2) wordt uitgevoerd. Dit kan gebeuren op basis van wetgeving of overeenkomst, opdracht of afspraak.	In het geval van overheden de zorgdrager, in andere gevallen bestuurders of de personen zelf.	Dit betreft zowel specifieke grondslagen waar een activiteit op is geënt zoals regelingen die in algemene zin kaderstellend zijn voor de kwaliteiten van het werk en de informatie als andere wat al dan niet formele constructies. Bijvoorbeeld Landelijke wetgeving Provinciale en andere locale regelingen Besluiten en beschikkingen Overeenkomsten/Contracten Opdrachten
2) Activiteit (wat)	Een verzameling gebeurtenissen die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van een actor.	Proceseigenaar	Vaak een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren. Ander woord kan handeling een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden, dat ter vervulling van een bepaalde taak verricht wordt en dat een product oplevert.2
3) Actor (wie)	Organisatie(onderdeel), functionaris, een persoon of een software-agent die een rol heeft of hebben in de activiteit.	Bestuurders, Procesverantwoordelijke(n) Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Uitvoerders/Deelnemers Ketenpartners Hergebruikers Beheerders	Een software-agent is een software dat als service zonder directe menselijke controle of constante supervisie werkzaamheden uitvoert.
4) Domein (hoe)	Proces, project, activiteit, overlegstructuur etc.	Organisatiedomein, procesdomein, projectdomein, vergaderdomein en persoonlijk domein.	Het domein is tevens het primaire aggregatieniveau voor de gegevens
5) Resultaat	Wat levert het domein als resultaten en producten.	Proceseigenaar	Bijvoorbeeld besluiten en beschikkingen zoals vergunningen. Ook weigeringen zijn besluiten Standaard is er altijd sprake van een driertal resultaten 1) verleend (naam afhankelijk van proces etc.), 2) afgebroken / ingetrokken en 3) niet doorgegaan (waaronder geweigerd, verlopen) Afwijkingen zijn natuurlijk altijd mogelijk
6) Functionaliteit (wat is nodig)	De functies die op de bijbehorende informatie kunnen worden uitgevoerd tbv uitvoering van de activiteit	Proceseigenaar	1. Kanaal 2. Beoordelen 3. Registreren (metadata) 4. Opnemen 5. Behandelen 6. Zoeken/ vinden / rapportage genereren 7. Bewaren (vernietigen) 8. Uitwisselen 9. Beschikbaar stellen
7) Informatie / gegevens (welke is nodig)	De informatie of gegevens in algemene zin die worden verwerkt in een domein.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Typering van informatie of gegevens - Persoonsgegevens - Geografische gegevens - Financiële gegevens - Contractgegevens - Objectgegevens - Subjectgegevens
8) Informatieobject (verschijningsvorm)	Type documenten en registers als medium om informatie over te brengen.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Bestaat uit elementen als (1) inhoud, (2) structuur, (3) context, (4) gedrag en (5) techniek. De techniek zorgt voor presentatie, functionaliteiten en opslag van informatie. Documenttypen zijn een nadere typering van informatie-objecten..
9) Techniek (instrumentarium)	Analoge en/of digitale technieken die nodig zijn om de informatie met de benodigde functionaliteiten te kunnen verwerken en het voortbestaan daarvan te kunnen verzekeren.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Beheerders	Applicatie, RDBMS, bestandsformaat, storage, netwerk, apps, servers, computers, depots, archiefkasten, papieren dossiers etc.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. W.D. Kuller, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen; Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid, Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's Gravenhage, 1992. (blz.17)

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Context

Labels:

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

webmaster — Wed, 23 Nov 2016 23:20:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Uitleg

De invoering van de Omgevingswet en het bijbehorende Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) is te beschouwen als een zeer complexe operatie op het terrein van samenwerken tussen organisaties en het delen van informatie over de openbare ruimte. En dat op een schaal die niet eerder is voorgekomen.

Deze 'praatplaat', waarvan de eerste versie op 15 november 2016 getoond is tijdens een bijeenkomst van het Platform Keteninformatisering in Den Haag, is bedoeld om hoewel enigszins kort door de bocht vanuit het leerstuk keteninformatisering een beeld te geven van die complexiteit.

Dit schema bevat van beneden naar boven vier horizontale lagen,

de processen,
het grondvlak,
het ketenniveau en
de ketenpartners.

1) Processen

De processen, hier behoorlijk generiek weergegeven, vinden plaats binnen het werkterrein van de partners op het grondvlak. Dit zijn de processen die te maken hebben met het maken van beleid, vaststellen van plannen, verlenen van vergunningen, advisering, toetsing en handhaving van beleid en als laatste bezwaar en beroep. Dit zijn de processen waar overheden, bedrijven en particulieren elkaar in verschillende rollen treffen.

2) Grondvlak

Het grondvlak is het niveau waar de bronsystemen van de diverse partijen, overheden en semi-overheden met de voor die partijen relevante ruimtelijke en procesinformatie is opgenomen. Dit is de basis van waaruit de gegevens op het ketenniveau samengebracht moet worden. Op dit niveau is vanuit het perspectief van de Archiefwet sprake van zelfstandige zorgdragers die elk zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatie.

3) Ketenniveau

Het ketenniveau is het niveau waarop de ketenpartners die informatie afkomstig uit het grondvlak delen en uitwisselen die nodig is om het ketenprobleem of maatschappelijk probleem op te lossen. De manier waarop dat kan gebeuren is afhankelijk van de onderlinge afspraken, wettelijke vereisten en beschikbare technieken.

Daarbij is rekening te houden op welke manier het eigendom van de informatie is te regelen. Het ingewikkelde is dat op dit niveau ook de formele bekendmaking van besluiten een plek moet krijgen.

Wettelijk gezien moet van elk stukje informatie op elk moment bekend zijn wie daarvan de eigenaar (verantwoordelijke) is, wat de context daarvan is en als gevolg daarvan welk beheer - en bewaarregime van toepassing is. Ook moet van elk stukje informatie op elk moment de betrouwbaarheid, bruikbaarheid en vindbaarheid door die eigenaar gegarandeerd zijn. En elk stukje informatie moet van een zodanige (technische) kwaliteit zijn dat het voortbestaan (duurzame toegankelijkheid) en langdurige bewaring geen probleem is. Daarbij geldt de regel dat alleen die informatie opgenomen in informatieobjecten voor gebruik, handeling of transactie geschikt is wanneer zij voorzien is van een ontstaans- en gebruikscontext.

Is op het grondvlakniveau wel bekend wie de zorgdragers zijn, op het ketenniveau is dat nog vast te stellen. Maar vooralsnog lijkt de minister van Infrastructuur en Milieu het aangewezen bestuursorgaan te zijn.

4) Ketenpartners

Ketenpartners zijn de partijen die op grond van een erkend gemeenschappelijk belang (het dominante ketenprobleem) bereid zijn informatie te delen, uit te wisselen en te gebruiken. Dit zijn in het DSO deels dezelfde partijen die op het grondvlak de bronsystemen onder zich hebben. In dit geval gaat het om veel verschillende overheidsorganisaties die elk hun eigen zorgdragers kennen. Overigens ook organisaties die onderling in een toezichtsverhouding kunnen staan. Alleen is in het geval van het DSO geen sprake van het oplossen van een dominant ketenprobleem of maatschappelijk probleem. De samenwerking wordt bij wet opgelegd, waardoor de vraag welk probleem eigenlijk opgelost wordt niet wordt beantwoord.

Bewaren en vernietigen

Volgens de Archiefwet moet elke zorgdrager beschikken over een eigen selectielijst. Op het niveau van het grondvlak is dat bij vrijwel alle ketenpartners het geval.

Bij het DSO gaat het om een vorm van gemeenschappelijkheid, op ketenniveau. Dat betekent dat ongeacht de herkomst (het grondvlak) ook het totale ketenniveau in de selectielijsten verwerkt moet worden met als doel de eenheid in informatie en de reconstrueerbaarheid van de processen in stand te houden. En dat op een manier dat het doel en wezen van de keten tot uiting komt. Of dat met aanpassing van bestaande lijsten gaat lukken is de vraag. De beste garantie om dat voor elkaar te krijgen is een gemeenschappelijke selectielijst voor dit domein in de vorm van een ketenselectielijst. Om zover te komen zou binnen het DSO nog een apart dominant ketenprobleem te benoemen zijn die te maken heeft met de vereisten van de Archiefwet.

Bijvoorbeeld positief gefomuleerd: alleen een verantwoord gemeenschappelijk bewaar- en vernietigingsbeleid maakt het mogelijk de eenheid van informatie en de reconstructie van processen in een keten gedurende de wettelijke bewaartermijnen te garanderen. Dit doel is alleen te bereiken door samenwerking van alle ketenpartners in hun rol als zorgdrager.

Tussen ketenniveau en grondvlak zal een vorm van afstemming mogelijk moeten zijn waar of het ketenniveau of het grondvlak als bewaarniveau aan te wijzen is. Op het bewaarniveau blijft de samenhang van de informatie ongeacht de herkomst intact, de mogelijkheid tot gebruik, reconstructie, retrospectief raadplegen en natuurlijk de context (ontstaan en gebruik) blijven daar behouden. Op het afstemmingsniveau, het niveau waar de informatie na het verstrijken van nog te bepalen moment, kan worden vernietigd. Aan een kant zou het logisch zijn het ketenniveau als bewaarniveau aan te wijzen, maar dat is afhankelijk van de gekozen technieken. Gaat het op het ketenniveau om een complete afspiegeling van het totaal van het grondvlak dan zou dat niveau een logische keuze zijn. Wordt er op ketenniveau gebruik gemaakt van een verwijsindex met persistent identifiers zal een combinatie van ketenniveau en grondvlak te behouden zijn. Allemaal een kwestie van keuze die alleen te maken is wanneer duidelijk is welke kant het technisch en qua informatiearchitectuur opgaat.

Om een dergelijke afstemming mogelijk te maken zal een gemeenschappelijke ketenselectielijst ontworpen moeten worden, een lijst die betrekking heeft op de informatie op zowel het ketenniveau als op het grondvlak. Een ketenselectielijst is dan te definieren als een gemeenschappelijke selectielijst van alle ketenpartners in een keten die betrekking heeft op zowel de informatie op ketenniveau als op de informatie op het grondvlakniveau met een opsomming van de categorieën archiefbescheiden met hun bewaartermijnen. Deze lijst zal het karakter moeten hebben van een generieke selectielijst, een generiek selectiedocument (GSD) zoals die bij het Rijk worden ingevoerd. Als basis kan deze lijst per ketenpartner gebruikt worden voor de vele verschillende vormen van implementatie van het DSO. De een kan kiezen voor uitwerking naar processen of handelingen, een ander kan kiezen voor inbedding in een zaaktypecatalogus. In feite hoeft de uitwerking niet gestandaardiseerd te zijn mits de uitkomst dat wel is.

Met de komst van een ketenselectielijst kunnen de onderdelen in de huidige lijsten die betrekking hebben op het DSO worden ingetrokken.

Overigens zal ook nog bepaald moeten worden hoelang informatie op het ketenniveau die niet vernietigd wordt op dat niveau direct beschikbaar en toegankelijk moet blijven.

En verder

Omdat hier sprake is van veel organisaties die verschillen in vorm, uit te voeren taken, informatiebehoefte en grootte ligt de valkuil van niveauvergissing op de loer. Met dit begrip wordt aangegeven dat een oplossing die werkt in één organisatie of binnen één proces niet perse zal werken bij andere organisaties of processen. Om een samenwerking in ketens tot een succes te maken is het dan ook nodig dat deelnemende partijen elkaar als gelijkwaardige partner beschouwen.

Gebruikte termen

Afstemmen	De methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie
Analyseniveau	Beschouwingsniveau dat de wisselwerking zichtbaar maakt tussen ketensarnenwerking en de coördinatie ervan. Keteninformatisering maakt onderscheid tussen grondvlak en ketenniveau .
Bewaarniveau	Bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau waar alle informatie en documenten, die nodig zijn om een zaak te kunnen reconstrueren voor hergebruik, verantwoording en bewijs, beschikbaar zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor de context waarin ze zijn opgemaakt en gebruikt . De gegevensverzamelingen die niet tot het bewaarniveau horen en die gelijksoortige of dubbele informatie bevatten worden aangemerkt als hulpadministratie met eigen bewaartermijnen.
Dominant ketenprobleem	Een hardnekkig ketenbreed probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren.
Grondvlak van een keten	Analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat ketenpartners met elkaar samenwerken en waarop interne bronregisters van ketenpartners zich bevinden.
Hulpadministratie	Een registratie met een tijdelijk karakter al dan niet met een eigen gegevensverzameling die dient ter ondersteuning van primaire processen en - registraties.
Keteninformatisering	Leerstuk dat zich bezighoudt met grootschalige informatie-uitwisseling in maatschappelijke ketens. Het omvat: een ketenvisie, met eigen begrippen en theorieën; een toetsingskader voor ketenprojecten en keteninformatiesystemen een sturingskader voor keteninterventies. Het leerstuk richt zich zowel op het grondvlak van de keten als op het ketenniveau. Beschrijvend gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader en van de interventiemodellen van het sturingskader is gericht op het grondvlak van de keten; het toetsende gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader is speciaal op het ketenniveau gericht.
Ketenniveau	Een analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat zich keteninformatiesystemen bevinden. Die keteninformatiesystemen sturen de ketencommunicatie door de keten heen. Voorbeelden van keteninformatiesystemen zijn verwijsregisters en verificatieregisters. Ze worden gemeenschappelijk beheerd, dat wil zeggen onafhankelijk van ketenpartijen, hun directe belangen en van de op een keteninformatiesysteem aangesloten bronregisters.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

Contextmodel en aspecten

webmaster — Tue, 31 May 2016 06:21:16 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Met dit schema wordt een beeld gegeven waar bepaalde aspecten, zoals rol, bewaarbelang, verantwoordelijkheden, te plaatsen zijn in het contect model. Dit model is gepubliceerd in het S@P-Jaarboek 2017 Archives in Liquid Times.1

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.