Informatiebeheer - informatieobject

Venster op gegevens

webmaster — Wed, 22 Jun 2022 21:17:43 +0000

Een informatieobject (document) geeft binnen een context via functionaliteiten (gedrag) als venster een gestructureerde toegang tot gegevens die zijn opgenomen in een of meer dataobjecten (bestanden).

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 22 juni 2022 - 11:13pm

Componenten in schema

webmaster — Mon, 14 Sep 2020 19:30:05 +0000

Overzicht elementen voor een catalogus

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd.

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

De tabel

Component	Informatieobject als object van zorg
niveau	logisch				fysiek
elementen	context	structuur	inhoud	gedrag		techniek analoog, digitaal
beschrijving van	taak aard van de gegevens, gezichtspunt, gebruik, eigendom, functie en waarde, proces, project, activiteit handeling zaak	vorm van de gegevens, redactionele vorm, documentypen, uiterlijke vorm, ontwikkelingsstadium, (versie), formulier sjabloon	handeling, object / subject, plaats, tijd	functionaliteiten		hardware, software, gegevensdragers, media, infrastructuur opslagruimte, (archief)bestanddelen, schrijfmiddelen, verpakkingsmateriaal
informatie uit	wet- en regelgeving, beleidsveld, taak, levenscyclus, waarderen, beschrijving organisatie en proces, procedures, selectielijst(en), rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), hotspot monitor, informatieplan, beveiligingsplan, architectuur register van verwerkingen	informatieplan, metadataschema, documentypecatalogus, standaarden, productencatalogus, proces(beschrijving), gegevensstructuur, huisstijl, architectuur	documenten, registraties	specificaties, functioneel ontwerp, programma van eisen		standaarden, referentiekaders programma’s van eisen, functionele specificaties, technische documentatie, automatiseringsplan, informatieplan, licenties, contracten, ict-architectuur
te vertalen naar	handelingenbank, beveiligingsplan, selectielijst(en), handboek AO met (proces)schema's, zaaktype, organogram, rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), Hotspot monitor ordeningskenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen	standaarden, referentiekaders metadataschema, gegevenswoordenboek, datamodel, formulieren, documenttype, -soort, schermopmaak, metataal (SGML, XML) RM-specificaties voor digitale systemen	archivistische kenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen trefwoorden thesaurus toegang index	programma van eisen, RM-specificaties voor digitale systemen, handleidingen,		technische documentatie, programma van eisen, handleidingen, functioneel-, applicatie- en systeembeheer, RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in	architectuur overzicht (informatiehuishouding) catalogus (zaaktypen of anderszins) structuurplan informatiebeheer register van verwerkingen (documentair structuurplan) (zaaktypecatalogus)
uiteindelijk totaal beschrijving van	Informatiehuishouding Archief ECMS Archiefsysteem Record keeping system

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm

Documentum

webmaster — Wed, 01 Apr 2020 12:57:24 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Stukje uit het Beknopt Latijns-Nederlands woordenboek, Twaalfde druk, bewerkt door dr. A.D. Leeman, Wolters Noordhoff NV, Groningen 1970. blz 274.

Alles wat tot lering dienen kan

Het woord documentum komt van het Latijnse werkwoord doceo. Dit betekent niet alleen leren en onderichten maar ook in kennis stellen, inlichten, iets uiteenzetten en meedelen.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Een uitdaging

webmaster — Sun, 26 May 2019 21:29:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een document van meer dan 500 jaar oud, aan te treffen in de charterberging in een van de depots van het Historisch Centrum Leeuwarden HCL). Een document, een charter, dat ondanks zijn hoge leeftijd gewoon in perfecte staat is. Goed leesbaar met twee waarmerken in de vorm van uithangende zegels.

Dit document heeft dus een lange reis door de tijd achter de rug. En het is zeker de bedoeling dat deze reis op zo veilig mogelijke manier wordt voortgezet..

Deze foto gebruik ik tegenwoordig om te laten zien wat naast het instand houden van de toegankelijkheid een bijna materiele uitdaging is op het digitale terrein.

Mijn vraag is dan altijd op welke manier we van huidige gelijksoortige digitale documenten en informatie het voortbestaan kunnen verzekeren, gebruik makend van de op dit moment beschikbare bestandsformaten en technieken. Niet dat we nu weten hoe zoiets er over de komende jaren zal zal uitzien. Wel om aan te geven dat we het digitale geheel (informatieobject) met een goed gevuld rugzakje (waaronder metadata) op reis door de tijd moeten sturen. Daarbij gebruik ik een overzichtje van gangbare en herkenbare iconen voor bestandsformaten en toepassingen, zoals:

Van de technieken achter deze formaten is een ding zeker, ze blijven niet. Alles verandert vanwege de technologische turbulentie in hoog tempo. Probleem is dat de halfwaardetijd daarvan niet te voorspellen is. Van belang is dan in te zien dat in het geval van digitale gegevens de inhoud, structuur, context, gedrag en functionaliteit van gegevens als abstractieniveau1 los te zien is van de techniek waarbinnen zij functioneren. Dtt in tegenstelling tot bijvoobeeld dit charter waarin deze elementen schijnbaar onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Zie ook

Beschrijving van het charter op de foto:

Toegang 1001 Archief van de stad Leeuwarden, 1426-1811

Intentarisnummer 97 - Akte van kwijting door Doeke en Hessel Martena ten behoeve van de stad Leeuwarden vanwege de verkoop van drie stukken grond aan de Tuinen in verband met de aanleg van de nieuwe wal en gracht aldaar, 1494.

Betreft een verklaring dat een schuld is afgelost: een schuldenaar heeft voldaan aan zijn verplichtingen.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Datasets, Wat gezichtspunten

webmaster — Sat, 10 Nov 2018 22:38:15 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 november 2018 - 11:30pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20181101DatasetsTresoar.pptx	1.13 MB

Dataset

webmaster — Sat, 03 Nov 2018 21:39:55 +0000

Een dataset is een geheel van gestructureerde digitale gegevens bijeengebracht vanuit een of meer gegevensverzamelingen ten behoeve van intern of extern (her)gebruik.

Een dataset is een informatieobject van het type register.

Een dataset is machine leesbaar

Gegevens in een dataset kunnen

zowel uit primaire bronnen (processystemen ed.) als uit secundaire bronnen (andere datasets) komen

zowel uit eigen bronnen als uit bronnen van derden komen

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

@FBVF Tweet van 25 oktober 2018

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 3 november 2018 - 10:34pm

Archief vind je ook op straat .. .. .., Beelden, taal en voorbeelden

webmaster — Mon, 17 Sep 2018 12:14:25 +0000

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

maandag, 17 september 2018 - 2:07pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
9651.pptx	7.94 MB

Over documenten en bestandsformaten

webmaster — Sat, 14 Jul 2018 22:06:24 +0000

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

De belangrijkste oorzaak voor de complexiteit van het beheer van digitale informatie is dat zij zich aan de buitenkant anders voordoet dan dat ze in de technische werkelijkheid is. Dat zou niet zo erg zijn ware het niet dat in de meeste gevallen de bewaartermijnen van informatie de levensduur van de technische systemen en bestandsformaten waarin de informatie is ontstaan en vastgelegd overstijgt.

Voor overheden bestaan er echter wettelijke verplichtingen om de integriteit en het voortbestaan van informatie en dus ook documenten te verzekeren. Bij (her)gebruik, verantwoording en bewijs mag er geen twijfel zijn aan de kwaliteit van een document.

Daarom zijn er maatregelen nodig om het ongestoorde voortbestaan van de documenten (ook e–mails) op toetsbare manier in goede banen te leiden. Met dit onderdeel van deze site wordt een achtergrond geboden een beeld te vomen voor de problematiek rond het in standhouden van de integriteit van digitale documenten.

Complexiteit

Volledig digitaal werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de digitale documenten, bestandsformaten, de functionaliteiten van de systemen waarbinnen de digitale documenten worden verwerkt en de manier waarop het voortbestaan daarvan op aantoonbare wijze wordt verzekerd. Verwerkingen als creëren, wijzigen, registreren, opslaan, converteren, migreren en beheren zullen op zorgvuldige manier moeten gebeuren om elke mogelijke twijfel over de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de documenten weg te kunnen nemen.

Een probleem is dat digitale documenten zich aan de buitenkant anders voordoen dan dat ze in de technische werkelijkheid zijn. Ook overstijgt de bewaartermijn van de informatie en documenten in de meeste gevallen de levensduur van de technische systemen en de gebruikte bestandsformaten.

Integriteit

Bij het beheer van digitale documenten moet de integriteit van het oorspronkelijke document gerespecteerd en in stand gehouden worden1. Het oorspronkelijke document bevat een intentie en boodschap van de opsteller die op verschillend technische manieren tot uiting komen. Wanneer er veranderingen plaatsvinden aan een document op wat voor manier dan ook kan dat leiden tot verminking van de boodschap en het teniet doen van de oorspronkelijke intentie van de opsteller.

Standaarden

Het moet voorop staan dat een digitaal document gedurende zijn bestaan, van ontstaan tot vernietiging, integraal en zonder verstoring door de daartoe geautoriseerde gebruiker kan worden gevonden, gebruikt en bewaard2. Wanneer dit technisch niet meer mogelijk is zullen conversies of migraties moeten plaatsvinden. Die moeten op een dusdanige manier uitgevoerd worden dat aangetoond kan worden dat het resultaat van de conversie of de migratie van dezelfde kwaliteit is als het oorspronkelijke origineel en dus beschouwd mag worden als een nieuw origineel3In eerste instantie zijn voor de digitale documenten open bestandsformaten4te gebruiken die worden gepropageerd door het Forum Standaardisatie.5 en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in de BASIS6.

Ten aanzien van veel soorten documenten is het toepassen van de open formaten geen groot probleem. Het is echter van belang om uit te zoeken op welke manier en wanneer grootschalige conversies van bijvoorbeeld office documenten uit gevoerd moeten worden. Het toepassen van open formaten is wel een probleem in het geval van MS-Access en vooral Outlook (Exchange).

Zoals bekend wordt vooral het bestandsformaat PDF/A beschouwd als de gedroomde oplossing voor het langdurig kunnen bewaren van digitale documenten. Dat is een niet terechte aanname omdat ook hier de nodige adders onder het gras liggen.

1. De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. Zie uitgangspunt nr. 101
2. Voor overheden zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling de formele basis.
3. Hiervoor bieden de Archiefwet 1995 (art. 2a, 7), het Archiefbesluit 1995 (art. 6 en 8) en de Archiefregeling (art. 25) ook de formele basis.
4. Archiefregeling artikel 26 lid 1:
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
5. Het Forum Standaardisatie beheert een lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit', zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijst/verplicht
De Tweede Kamer heeft op 11 oktober 2016 een motie aangenomen om het gebruik van open standaarden bij wet te verplichten. (Gewijzigde motie van het lid Oosenbrug over het bij wet verplichten van het gebruik van opensourcesoftware (t.v.v. 32802, nr. 31) https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2016Z18418&did=2016D37878 (Geraadpleegd 14 juli 2018)
6. Het acroniem DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van DEN. Zie: http://www.den.nl/standaarden?sl=all&q=&std-status[]=DE+BASIS&std-status[]=NEN%2FISO+Norm&std-status[]=Europeana&formfill=&formaction=posted (Geraadpleegd 14 juli 2018)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 14 juli 2018 - 11:56pm

Versiebeheer

webmaster — Mon, 25 Jun 2018 20:18:41 +0000

Elke wijziging van een zaaktype, documenttype, zaak en informatieobject leidt tot een nieuwe versie daarvan

Nr.:

106

Informatiemodel:

Ook hybride archief

webmaster — Mon, 02 Oct 2017 19:33:38 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Gegevensdragers met informatie in digitale en andersoortige technische vorm. Het zijn bijlage bij papieren documenten (brieven, rapporten en dergelijke) en als gevolg daarvan onderdeel van analoge dossiers.

Informatiebeheer - informatieobject

Venster op gegevens

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Documentum

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Een uitdaging

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Datasets, Wat gezichtspunten

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Dataset

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archief vind je ook op straat .. .. .., Beelden, taal en voorbeelden

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Complexiteit

Integriteit

Standaarden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Versiebeheer

Informatiemodel:

Ook hybride archief

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: