Informatiebeheer - archiefstuk

Ex officio beginsel

webmaster — Mon, 26 Oct 2020 11:32:29 +0000

Het beginsel dat bij een verwerking van gegevens, zoals ontvangen en verzenden van berichten, alleen de publiekrechtelijke functie van de functionaris die de informatie verwerkt en de context van die verwerking bepalend zijn voor de toepassing van wetgeving zoals de Wet open overheid (WOO) en de Archiefwet.

Ex officio = uit hoofde van een functie, ambtshalve;
Principe is van toepassing op berichtenverkeer zoals chats en (ook) e-mail die worden uitgewisseld via toepassingen van de eigen organisatie, via privé e-mailaccounts of via externe chatdiensten en sociale media;
Een bericht is een document;
Een bericht kan bestaan uit tekst, afbeeldingen, foto's, bewegend beeld en geluidsopnames. (eender welke inhoud);
Dit type berichten zijn documenten (archiefbescheiden) in de zin van de Archiefwet en de Wet open overheid;
Het is een bestuursrechtelijk beginsel

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

maandag, 26 oktober 2020 - 12:29pm

Documentum

webmaster — Wed, 01 Apr 2020 12:57:24 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Stukje uit het Beknopt Latijns-Nederlands woordenboek, Twaalfde druk, bewerkt door dr. A.D. Leeman, Wolters Noordhoff NV, Groningen 1970. blz 274.

Alles wat tot lering dienen kan

Het woord documentum komt van het Latijnse werkwoord doceo. Dit betekent niet alleen leren en onderichten maar ook in kennis stellen, inlichten, iets uiteenzetten en meedelen.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Concepts of Record (2): Prototypes and Boundary Objects

webmaster — Wed, 06 Sep 2017 23:36:32 +0000

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 7 september 2017 - 1:34am

Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations

webmaster — Wed, 06 Sep 2017 23:33:33 +0000

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 7 september 2017 - 1:29am

Archiefstuk

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 20:34:49 +0000

Een archiefstuk is een manifestatie van een handeling.

Auteur:

Peter Horsman

Herkomst:

Uitspraak 16 december 2009

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 4 januari 2010 - 8:30am

Archiefstuk

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 20:29:41 +0000

Een archiefstuk is een informatieobject dat is opgenomen in een archiefsysteem.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.3 Benoemen bestanddeel

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 8 april 2008 - 9:00am

Panopticon - de docu over jouw privacy

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 13:30:50 +0000

”IK HEB NIKS TE VERBERGEN HOOR!!"

Ja, dat zeggen wij Nederlanders opvallend vaak.
Maar klopt dat wel?
Filmmaker Peter Vlemmix gaat op zoek naar de staat van privacy in Nederland.
PANOPTICON is een docu van 60 min, die laat zien hoe en waarom jouw privacy onder druk staat.

Zie http://panopticondefilm.nl/

Wat gedachten van mijn kant

De eerste gedachte is natuurlijk dat de Wet bescherming persoonsgegevens op deze informatie van toepassing is. Dat klopt, alleen overheden hebben daarnaast nog te maken met de Archiefwet ca. die regels geeft over het beheer en bewaring (of wissen) van informatie.

Camerabeelden, registraties, al het soort informatie beschreven in deze documentaire zijn zolang ze van overheidsorganisaties zijn als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 aan te merken. De informatie wordt immers verzameld ten behoeve van de uitvoering van taken en ondersteuning van de (bedrijfsprocessen). Eigenlijk valt bijna 100% van de overheidsinformatie onder deze wet.

Deze wet verplicht onder andere om op grond van bewaar- en vernietigingsbelangen aan te geven wat op termijn met informatie moet gebeuren. Als wettelijk instrument worden hiervoor selectielijsten opgesteld. Selectielijsten zijn documenten waarin wordt aangegeven welke informatie na verloop van een zo kort mogelijke bewaartermijn vernietigd moet worden en welke informatie nooit weg mag.

De vraag is of dit soort informatie in de selectielijsten van de respectievelijke verzamelende overheidsorganisaties zijn opgenomen. De vraag stellen is bijna het antwoord al geven. Uit oogpunt van zorgvuldigheid en transparantie is dat wel aan te raden. Het niet doen is misschien te beschouwen als taakverwaarlozing.

Voordeel is dan dat

openbaar wordt gemeld wat op hopelijk zo kort mogelijke termijn met de informatie gaat gebeuren en
vervolgens (als het goed is) via verklaringen van vernietiging wordt gemeld dat de informatie op geen enkele manier meer is te reconstrueren.

Het openbaar melden gebeurt in de Staatscourant, de verklaringen zijn al dan niet met een beroep op de WOB bij de overheden op te vragen.

Dit soort verplichtingen kennen particuliere organisaties zoals vervoersbedrijven, winkelbedrijven en verzekeringsmaatschappijen laat staan bedrijven als Google etc niet.

Panopticon - de docu over jouw privacy from Peter Vlemmix on Vimeo.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 27 oktober 2012 - 10:30pm

Beschrijven

webmaster — Fri, 19 Feb 2016 21:49:34 +0000

We beschrijven stukken, geen inhoud.

Herkomst:

Collega van het voormalige gemeentearchief Groningen in 1981

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 24 februari 2011 - 7:45am

Onthechting en omslag

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:24:04 +0000

De positie en rol die papier in het informatiebeheer een zeer lange tijd heeft gehad verdient een korte nadere beschouwing. Was het alleen maar omdat archief en archiefbescheiden tot zelfs in deze tijd geassocieerd worden met (oud) papier.

Papier (de gegevensdrager) en tekst en/of afbeelding (het gegeven) waren in het vakgebied van de informatiebeheerder in alles een onlosmakelijke eenheid. Het papieren document is een eenheid die onaangetast haar rol vervuld in de diverse stadia van de levensloop van een document. De eenheid wordt door gebruik of opslag niet anders. Dit goldt voor de ontwikkeling en uitvoering van concepten, ideeen, beleid, werkzaamheden en regelgeving. De opkomst van digitalisering van de administraties maakt het noodzakelijk de relatie tussen drager en gegeven anders te benaderen. De digitale wereld verplicht ons tot andere concepten. Immers de gegevens die door een zoekactie gepresenteerd worden als een document kunnen in verschillende systemen en op diverse gegevensdragers zijn opgeslagen. Deze systemen zijn in deze tijd van internet, intranet, thin clients, webservices en dergelijke vaak niet meer op een fysieke plaats gelocaliseerd.

De presentatie is een verwerking van een query. Het resultaat bestaat slechts korte tijd, of wordt voor verdere verwerkingopgeslagen. Bij de opslag wordt, zeker bij kantoorautomatiseringsapplicaties, ter vereenvoudiging gebruik gemaakt van bekende metaforen als map en document. Hoe het echt aan de achterkant toegaat ziet de gebruiker niet. De stapeling van applicatie(s), servers, besturingssystemen en netwerkprogrammatuur regelen de opslag en locatie van de gegevens. Uiteindelijk staat er op een digitale gegevensdrager niet meer dan een lange reeks nullen en enen die zonder hulpmiddelen geen enkele betekenis hebben. Hier komt ook direct het grote voordeel van papier naar voren er zijn geen technisch hulpmiddelen nodig om de informatie leesbaar te krijgen.

In deze tijd vindt er binnen de administratie een duidelijke omslag in het werken plaats. Een verschuiving waar digitale systemen vrijwel zeker de rol van het op papier gebaseerde informatiesysteem (het traditionele archief) zullen overnemen. Deze overgang is in volle gang. Een fraai voorbeeld van de afgelopen 10 jaar is het digitale bevolkingsregister, het GBA. Sinds 1994 vormen niet meer registers in de vorm van kaartsystemen de kern maar het digitale GBA-systeem. Het GBA systeem is te beschouwen als een technische vervolmaking van de oude bevolkingsboekhouding. Het is begonnen in het begin van de 19de eeuw in de Napoleontische tijd. In die tijd werden er registers (vastbladige boeken) aangelegd voor een periode van 10 jaar. Vanwege de voortdurende mutaties werden eens per 10 jaar nieuwe registers aangelegd. In de jaren 30 is door de introductie van het losbladige kaartsysteem de bevolkingsregistratie naar de stand van de techniek van die tijd geperfectioneerd. Door de komst van de computer kon de registratie verder verbeterd worden tot de huidige basisregistratie. Op dit moment wordt zelfs weer verder gewerkt naar een centraal systeem (GBA2).

Het GBA is een mooi voorbeeld van een administratieve evolutie waarbij tijdens elke periode de mogelijkheden van de techniek voor het registreren van gegevens optimaal worden gebruikt, terwijl de te registreren basisgegevens in essentie nauwelijks veranderen.

Rol

Tegenwoordig worden in veel gevallen (bestuurlijke) beslissingen niet meer genomen op basis van informatie op papier maar op basis van informatie afkomstig uit digitale systemen gepresenteerd op het beeldscherm. De gegevens zijn veelal wel afkomstig van papier (brondocument) maar worden in een systeem opgenomen en verder verwerkt gebruik maken van interne bedrijfsregels. Het papier had de functie van primaire drager van informatie en bezat op dat terrein vrijwel een monopoliepositie. Door de opkomst van relatief goedkope en flexibele concurrentie wordt deze functie nu enigszinsteruggedrongen naar een meer beperkte rol als de drager van juridisch relevante informatie met bewijskracht. Dat wil niet zeggen dat de functie van papier als drager van alle soorten informatie is afgelopen. Het zogenaamde papierloze kantoor is nog steeds een fictie

Een duidelijk voorbeeld van de gewijzigde rol van papier is te vinden bij de financiele systemen. De financiele medewerkers gaan uit van de gegevens die gepresenteerd worden door het digitale systeem.Het papier, de facturen, bank- en giroafschriften, wordt tot het moment van vernietiging in de archiefruimte opgeslagen. Alleen in het geval dat het gaat om verificatie, de bewijsfunctie, heeft het papieren document nog een doorslaggevende rol. Vooral als het gaat om authenticatie en waarmerken (handtekening). Digitale verwerkte gegevens waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen op het terrein van de elektronische handtekening en versiebeheer zullen vermoedelijk alleen een vrije bewijskracht hebben, waarbij dus de zorgvuldigheid en de te volgen procedures een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de betrouwbaarheid. Niet het document op zich levert de betrouwbaarheid maar het stelsel van afspraken en controles eromheen.In essentie gaat het erom dat een persoon of een organisatie moet kunnen aantonen dat de door hem geleverde informatie redelijkerwijs betrouwbaar is en dat hij op dat punt aantoonbaar zijn best heeft gedaan.

Betrouwbaarheid

Een essentiele vraag die we steeds moeten beantwoorden is: hoe zijn wij in staat aan te tonen dat informatie betrouwbaar is en dat de informatie kan bijdragen aan de verantwoordingsplicht van een persoon of een organisatie. Bij alle discussies hierover is het is goed te beseffen dat het de nodige tijd gekost heeft voordat geaccepteerd werd dat informatie op papier een bewijsfunctie kon hebben. Voorheen was het mondeling getuigenis van betrouwbare mannen voldoende. Papier (ook perkament) werd in de beginperiode beschouwd als een medium dat te makkelijk de mogelijkheid bood tot verandering en uiteindelijk vervalsing van informatie. Het werd als onbetrouwbaar ervaren.Voordeel van papier was dat daarmee informatie relatief goedkoop en makkelijk kon worden vastgelegd. Het papier werd een vorm van extern geheugen. In de loop der tijd (sinds de Middeleeuwen is door een stelsel van normen en afspraken geregeld dat de status van papier werd opgewaardeerd en algemeen werd geaccepteerd. Een positie die nu als normaal wordt aanvaard maar in de beginfase dus absoluut niet normaal was.

De huidige positie van de digitale systemen en gegevensdragers komt hiermee overeen. De informatiesystemen hebben zoveel succes dat deze in feite zo langzamerhand de rol van het papier aan het overnemen zijn. Voor velen heeft bijvoorbeeld informatie op Internet dezelfde waarde als informatie in de krant, terwijl we bij eerste niet altijd weten wie als bron optreden en in het geval van een krant meestal nog een vorm van verificatie plaatsvind. Informatie is makkelijk op te slaan met als extra groot voordeel dat zij via verschillende gezichtspunten te benaderen is.Maar voor de betrouwbaarheid zal toch nog een en ander geregeld moeten worden.

Onthechting

Het ons zo bekende concept van papier waarbij de gegevens en drager als eenheid optreden moeten we lostlaten. Dit gezichtspunt belemmert het zoeken naar eenvoudige oplossingen. De metaforen van document en map mogen alleen maar als metaforen ervaren worden, er valt niets achter te zoeken. De hechting van gegeven en drager is lost te laten. We moeten onthechten, ook tussen de oren. Gegevens en een drager horen wel bijelkaar maar alleen op een bepaald moment. De keuze van de drager heeft te maken met een verhouding tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten en de afwegingen die daarover gemaakt worden.

Een gekozen drager moet zodanig zijn dat de gegevens met bijbehorende context altijd op elk moment eraf kan worden gemigreerd naar een andere drager. Hetzelfde geldt voor de systemen en de software die de gegevens verwerken. Discussies over houdbaarheid van schijven of CD-Roms zijn eigenlijk zinloos. Zodra voor een bepaalde techniek is gekozen zal in de beheersituatie constant migraties en controles op de leesbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens moeten plaatsvinden. Het beheer is eigenlijk niet meer als goed systeembeheer. Het is niet meer een kwestie van leg het maar in dekast wij kijken er over twintig jaar wel weer naar.

Niet de drager moet langdurig of permanent bewaard blijven maar de gegevens met de context.

Uitgaande van dat concept kan een model gehanteerd worden dat uitgaat van de scheiding tussen logisch en fysiek niveau.

''Hemelse monniken aardse mensen'', Ludo J.R. Milis, Ambo/Hadewijch, 1995. Hoofdstuk 1 Onze schriftelijke bronnen: van vastleggen van het uitzonderlijke tot vastleggen van het gebruikelijke.

Zie onder andere het artikel van Richard E. Barry van Barry Associates "Best Practices for Document Management in an Emerging Electronic Environment", in the journal of the U. K. Records Management Society, Records Management Bulletin, August, 1994, p. 11.

Zie onder andere de bijdrage van Luciana Duranti ''The preservation of the integrity of electronic records'' in ''The proceedings of the DLM-Forum on Electronic Records van de Europese Commissie, Luxemburg, 1997''.

Inleiding tot de archivistiek'', J.L. van der Gouw in de serie Archivistica, publicaties van de Archiefschool, Zwolle 1955. Hoofdstuk II De analyse en de beschrijving van het archiefstuk.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Taak

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 5 februari 2006 - 5:45pm

Informatiebeheer - archiefstuk

Ex officio beginsel

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Documentum

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Concepts of Record (2): Prototypes and Boundary Objects

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Concepts of Record (1): Evidence, Information, and Persistent Representations

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Archiefstuk

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiefstuk

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Panopticon - de docu over jouw privacy

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archives

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Beschrijven

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Onthechting en omslag

Rol

Betrouwbaarheid

Onthechting

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: