Informatiebeheer - Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

webmaster — Wed, 09 Mar 2022 20:37:38 +0000

Niets nieuws

Het bijgevoegde PDF-bestand bevat, om een idee te geven, een overzicht van wat de afgelopen decennia aan programma's, projecten en dergelijke van vooral de rijksoverheid voorbij zijn gekomen die ook effecten hadden op andere overheden. Wat hier opvalt is dat van project naar project wordt gerend zonder dat het eigenlijke probleem (onderstroom) wordt geraakt laat staan opgelost.

Zoals het veel projecten betaamt valt het ook hier op dat de resultaten meestal niet structureel zijn is maar van voorbijgaande aard. Het inzetten van incidelntele middelen leidt ook vaak tot het motto ‘er is tijdelijk geld en dat moet op’.

Dit is een verhaal van 'er is niets nieuws onder de zon' van Prediker en 'die Ewige Wiederkehr'. Alle inhoudelijke en technische mogelijkheden zijn bekend en komen steeds (als waren zij nieuw) terug. Ook op dit terrein mankeert het eigen geheugen van de overheden in ernstige mate.

Er is een ook een terugkerend thema waar steeds omheen gelopen wordt. Dat betreft niet de bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers (ook niet onbelangrijk), maar de bestuurscultuur in de overheidsinstellingen en de manier waarop de volksvertegenwoordiging daarmee omgaat.

Probleem is dat van veel projecten en dergelijke de informatie van veel sites verdwenen is (Link Rot). Het verschil tussen actueel en courant is niet bij alle overheidswebsitebeheerders goed tussen de oren. Als gevolg daarvan is het lastig te achterhalen wat er in het verleden allemaal is gebeurd. Daarom kan ook ik iedereen aanraden om bij een eigen onderzoek de bronnen zelf in digitale vorm vast te houden met natuurlijk ook de herkomstgegevens.

NB! Dit overzicht is niet compleet en wordt af en toe aangevuld. Het start met de oprichting van de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten in 1979, nu onderdeel van DocDirect .

Huidige versie 6/03/2023 vorige versie was van 31/01/2023.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
20230306_8751.pdf	1.11 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 5 januari 2022 - 10:41am

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

Verwijderen is niet vernietigen

webmaster — Mon, 24 Sep 2018 16:18:18 +0000

Tot de methoden ter beperking van de verwerking van persoonsgegevens zou kunnen behoren dat de geselecteerde persoonsgegevens tijdelijk naar een ander verwerkingssysteem worden overgebracht, dat de geselecteerde gegevens voor gebruikers niet beschikbaar worden gemaakt of dat gepubliceerde gegevens tijdelijk van een website worden gehaald. In geautomatiseerde bestanden moet in beginsel met technische middelen worden gezorgd voor een zodanige beperking van de verwerking van persoonsgegevens dat de persoonsgegevens niet verder kunnen worden verwerkt en niet kunnen worden gewijzigd. Het feit dat de verwerking van persoonsgegevens beperkt is, moet duidelijk in het bestand zijn aangegeven.

Herkomst:

Overweging 67 uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)

Beschikbaarheid backup

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:26:51 +0000

Na vernietiging van een origineel mag de backupversie niet teruggezet worden. Deze is ook te vernietigen.

Nr.:

107

Informatiemodel:

Verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

webmaster — Sat, 28 Apr 2018 11:24:33 +0000

Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

1.   De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt.

2.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

3.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

4.   Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden.

Herkomst:

Artikel 89 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 28 april 2018 - 1:22pm

Grondslag:

Regelgeving (landelijk en europees)

webmaster — Wed, 01 Mar 2017 23:09:39 +0000

Archief en informatie	Openbaarheid	Hergebruik	Privacy	Bestuur	Intellectueel eigendom	Elektronisch verkeer
[Archiefwet 1995]	[Wet open overheid (WOO)]	[Wet hergebruik van overheidsinformatie]	[EU Algemene verordening gegevensbescherming 2016 (AVG / GDPR)]	[Algemene wet bestuursrecht]	[Auteurswet]	[Wet digitale overheid]
[Archiefbesluit 1995]	[Wet openbaarheid van Bestuur] (vervallen per 1/5/2022)		[Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)]		[Databankenwet]
[Archiefregeling]		[EU Richtlijn Hergebruik 2019]	[Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming]	[Wet gemeenschappelijke regelingen]		[EU - eIDAS - verordening]
[Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie]				[Wet algemene regels herindeling]	[Wet op de naburige rechten]	[Wet modernisering elektronisch bestuur]
[Nationaal Archief - selectielijsten]		[EU Richtlijn Hergebruik 2013]	[~~EU Privacyrichtlijn 1995~~]		[EU Auteursrecht rIchtlijn (2001)]
[DocDirect - Selectielijsten]		[EU Richtlijn Hergebruik 2003] (Ingetrokken per 17 juli 2021)	[~~Wet bescherming persoonsgegevens~~ tot 25 mei 2018]	[EU Verordening Elektronische identificatie en vertrouwensdiensten]
[Gemeentewet (IBT)]			[~~Vrijstellingsbesluit Wbp~~ - tot 25 mei 2018]		[EU Richtlijn Verweesde werken]
[Erfgoedwet]					[Besluit zorgvuldig onderzoek verweesde werken]
[Ontwerp Wet Digitale Overheid]				[Ontwerp Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV ]	EU ontwerp richtilijn inzake auteursrechten in de digitale eengemaakte markt DSM]
[Consultatie Archiefwet]				[Ontwerp Wet elektronische publicaties (WEP)]	[KST 35454 - Ontwerp - Implementatiewet richtlijn auteursrecht in de digitale eengemaakte markt]
[Archiefwet 202x - (Wetgevingskalender)] [Archiefwet 202x - Dossiernummer: 35968]		[Wet implementatie Open data richtlijn - wetgevinginskalender]
Wetboek van Strafrecht (ambtsmisdrijf)	[EK KST 33.328 - Wet open overheid - voorstel 2016)]
Wetboek van Strafvordering (ambtsmisdrijf)	[TK KST 35.112 - Wet open overheid (wijziging 2019)

Labels:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Grondslag:

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

Relatie met bestaande wetgeving

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 23:44:05 +0000

Juridische context

Grondslag

Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);
Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);
Archiefregeling (artikel 25 en in samenhang daarmee de artikelen 17, 18, 19 en 20 en artikel 26b en Nota van Toelichting);
Algemene wet bestuursrecht AWB (gedeelte besluiten en bekendmaking)
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bestuursrecht

Een belangrijke punt in het Archiefbesluit is dat de zorgdrager een besluit tot vervanging in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet nemen. Uit artikel 6 lid 2 van het Archiefbesluit en de toelichting daarop valt te op te maken dat een dergelijk besluit bekend gemaakt moet worden. Uit het gebruik van de term bekendmaken volgt dat het bekendmakingsregime van de AWB van toepassing is. (AWB 3:40 ev.). In sommige gevallen zal ook de mogelijkheid aanwezig moeten zijn dat belanghebbenden bezwaar tegen het besluit kunnen indienen bijvoorbeeld in het geval van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Dit alles geldt voor zowel te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden.

Als stelregel voor het openstellen van bezwaar kan het volgende gehanteerd worden:

Bestaat de kans dat door een besluit de rechten of plichten van een belanghebbende wijzigen dan moet hem of haar de mogelijkheid geboden worden daartegen in verweer te komen.

In het geval van permanent te bewaren bescheiden hoeft de de zorgdrager met ingang van 1 januari 2013 vooraf geen machtiging te vragen aan het naast hogere bestuursorgaan. Bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van Gedeputeerde Staten (provinciale archiefinspectie) en in het geval van de provincie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Volgens de AWB treedt een besluit pas in werking als het is bekendgemaakt. Volgens diezelfde wet geldt de stelregel dat een besluit geen besluit is wanneer het niet overeenkomstig de vormvereisten is vastgesteld. Dit geldt dus ook voor het besluit tot vervanging.

Wanneer er tegen een besluit bezwaar mogelijk is, moet dat op grond van artikel 3:45 van de AWB in de bekendmaking staan. Op enkele uitzonderingen na kan tegen elk besluit bezwaar worden aangetekend. Dit zijn uitzonderingen die geen betrekking hebben op vervangingstrajecten. Een belanghebbende kan zelfs nog bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank om een voorlopige voorziening vragen.

Het niet toepassen van artikel 3:45 kan tot gevolg hebben dat een termijnoverschrijding van een bezwaarschrift toegelaten is. Zoals dat heet het is verschoonbaar. In dat geval moet een te laat ingediend bezwaarschrift alsnog in behandeling worden genomen. Het uitgangspunt is dan wel 'niet verschoonbaar, tenzij'. Een belanghebbende moet dus een goede reden hebben voor het te laat indienen van het bezwaar.

Twijfels aan de authenticiteit

Een van de doelen van de procedures in de Archiefwet is de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken informatie blijvend te kunnen garanderen. In dat licht is een vervangingsbesluit ook te zien. De wetgever vondt het nodig dat een overheidsorganisatie er zelfs mee naar buiten moet treden. Je zou kunnen zeggen om te laten zien dat zij ten aanzien van het archiefbeheer haar best doet en zorgt voor betrouwbare informatie(voorziening). Dit is zeker van belang wanneer het om informatie gaat die ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de burgers.

In de nota van toelichting op het Archiefbesluit wordt door de verantwoordelijke staatssecretaris nadrukkelijk gesteld dat zogenaamde 'routinematige conversies' ook onder de vervangingsregel vallen. Dit betekent dat ook bij 'eenvoudige' conversies en migraties van op termijn vernietigbare digitale informatie de term vervanging van toepassing is en eigenlijk ook op permanent te bewaren informatie hoewel Nota van Toelichting van de Archiefregeling iets anders beweerd.

Een vervangingsbesluit bevat als bijlagen een vastgesteld plan van aanpak, de verklaringen van instemming van de toezichthouders, de waardering van de gegevens, indien er er gegevens vernietigd worden een machtiging van de betrokken verantwoordelijken, een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een onafhankelijke derde, de tekst van de te publiceren advertentie. Dit geheel bevat de kern van de informatie die nodig is om het vervangingsproces aantoonbaar te maken en de authenticiteit van de betrokken informatie te waarborgen.

Een keten in de besluitvorming

Punt van aandacht is dat op grond van de vervangen informatie weer besluiten genomen worden. Degene die dergelijke besluiten neemt gaat uit van betrouwbare en authentieke broninformatie. De vraag is dan in hoeverre een vervangingsbesluit onderdeel is van een keten van besluiten, besluitvormingsprocessen en bestuurshandelingen. Wanneer een besluit genomen wordt op basis van informatie die het resultaat is van een vervangingsproces, iets wat niet onwaarschijnlijk is zal aan authenticiteit toch niet getwijfeld mogen worden. (Zie ook de pagina over authenticiteit). Ligt er geen besluit met de benodigde bijlagen dan kan hier onduidelijkheid en zelfs twijfel over ontstaan.

Er zijn gevallen te bedenken waar deze onduidelijkheid en twijfels vervelende consequenties kunnen hebben voor alle betrokkenen. Te denken valt aan het GBA of een clientsysteem van een gemeentelijke sociale dienst, de persoonsgegevens van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), onderzoeksdossiers bij de politie, OM, rechtbankdossiers, gegevens van de Belastingdienst enzovoorts.

Alle afnemers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar (en dus ook authentiek) zijn.

De vraag is dan ook wat er gebeurt wanneer een advocaat in een rechtzaak een beroep doen op het feit dat er twijfels zijn aan de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de gebruikte informatie omdat er geen vervangingsbesluiten kunnen worden overlegd. Hoe sterk staat hij dan? Moet de betrouwbaarheid van overheidsinformatie (archiefbescheiden) wel of niet in rechtszaken met behulp van toeepassing van de de Archiefwet aangetoond worden. Eigenlijk gaat het hier om de beantwoording van een bijna existentiele vraag. Is de Archiefwet 1995, gezien de manier waarop deze (niet) wordt uitgevoerd, überhaupt wel serieus te nemen.

Wanneer dat gebeurt is de vraag welke instrumenten een zorgdrager dan nog ter beschikking staan om achteraf aan te tonen dat zijn (digitale) informatie authentiek etc. is terwijl in veel gevallen de originelen al zijn verwijderd of vernietigd. Welke maatregelen moet hij dan nemen?

De opdracht tot het nemen van vervangingsbesluiten bestaat sinds 1 januari 1996. Het opstellen van verklaringen voor migraties en conversies in het geval van permanent te bewaren gegevens is met het van kracht worden van de Regeling geordende en toegankelijke staat arhiefbescheiden in 2002 verplicht. Deze regeling is in 2010 opgevolgd door de Archiefregeling. Een enkele uitzondering daargelaten is weinig tot niets te merken van het bestaan van dergelijke besluiten laat staan van bekendmakingen. Op zich merkwaardig omdat er toch wel het nodige gebeurd zal zijn. De economische levensduur van een digitaal systeem is toch niet langer dan 3 - 5 jaar? En tussendoor worden vast wel de nodige migraties, updates, upgrades en patches uitgevoerd. Technisch en functioneel veranderen systemen immers ook regelmatig.

Lex inferior derogat legi superiori

(de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet)

Een ander merkwaardig feit is dat de Archiefregeling als ministeriele regeling in haar nota van toelichting zodra er sprake is van conversie, migratie en emulatie de reikwijdte van de Archiefwet en het Archiefbesluit inperkt en eigenlijk een lichter regiem mogelijk maakt. Volgens de Archiefregeling is hier geen sprake van vervanging in de zin van de wet. In die gevallen kan namelijk volstaan worden met een verklaring van de zorgdrager (art 25 van de Regeling). Op zich merkwaardig in het licht van de hierboven geciteerde Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waar elke routinematige conversie omschreven wordt als vervanging.

Vooral bijzonder omdat deze inperking alleen geldt voor conversie, migratie en emulatie wanneer het permanent te bewaren informatie betreft. In het geval van op termijn te vernietigen informatie zijn is voor conversie, migratie en emulatie en wanneer er sprake is van scanning/imaging ('substitutie'), verfilming etc. de zwaardere regels van de Archiefwet van toepassing. Dat lijkt een omgekeerde wereld.

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Meest bedreigende operaties voor digitale gegevens zijn conversies, migraties, updates, patches etc. omdat ze behoorlijk ingrijpend kunnen zijn. Ook het wijzigen van datamodellen of het omzetten van tekensets (ASCII naar UTF8) valt daaronder. In feite zal elke technische verwerking die ingriijpt op de integriteit van een informatieobject (document of registratie) nauwlettend gevolgd moeten worden. Formele aandacht voor dit proces zou zeker vergeleken met de aandacht die er is voor het substitueren van papier op zijn plaats zijn. Een van de mogelijkheden biedt een correcte interpretatie van artikel 7 van de Archiefwet. Echter volgens de toelichting bij de wijziging van de Archiefregeling zijn conversies en migraties echter geen vervanging in de zin van de archiefwet 1995.

Met andere woorden deze processen vallen buiten benodigde wettelijke aandacht. Merkwaardig vooral omdat overheden de route in zetten tot volledig digtaal werken (kabinetsbeleid) en dus met de anderen ook volledig afhankelijk zullen worden van de aantoonbare kwaliteiten van deze informatie.

Opmerkelijk is ook dat in een toelichting op een regeling de strekking van een besluit of een wet buiten werking wordt gesteld.

Verwerking persoonsgegevens

Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een gelijksoortige relatie die ook al met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bestond. Vervanging van persoonsgegevens is een verwerking in de zin van de AVG. Volgens diezelfde AVG (art 9) is de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (lidmaatschap politieke partij, vakbond, sexuele geaardheid, ed.) behoudens enkele uitzonderingen niet toegestaan. Om in lijn te komen met de Archiefwet is daar in artikel 2a opgenomen dat in die gevalllen verwerkingen die vallen onder artikel 7 van de wet wel toegstaan zijn. Nu wordt het interessant. Conversies en migraties zijn ook verwerkingen in de zin van de AVG. Conversies en migraties zijn eigenlijk vormen van vervanging, zie daarvoor ook de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995 en dus toegestaan op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995. Echter de Archiefregeling heeft met de stelling dat conversies en migraties niet onder het vervangingsartikel vallen tegelijkertijd artikel 2a buiten werking gesteld. Met als gevolg dat vanuit deze context conversies en migraties van in ieder geval bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan zijn.

Overigens is ook nog de vraag of in een aantal gevallen het nodig kan zijn expliciet aan betrokkenen te vragen of de verwerking mag. Dat kan nog lastig worden bij projecten die betrekking hebben op afgesloten bestanden.

(Geactualiseerd op 26 januari 2021)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 21 juni 2004 - 8:30pm

Gezichtspunten informatiebeheer

webmaster — Mon, 02 Nov 2015 20:09:57 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Informatie staat centraal, alleen de manier waarop door verschillende gebruikers en beheerders er tegen aangekeken wordt is nogal verschillend. In dit schema gaat het om de ICT'er, de records manager, de eigenaar (en andere gebruikers en de informatiemanagers.

Voor de eigenaars gaat het om het kunnen gebruiken van informatie, zij zijn zich meestal wel van bewust dat de informatie opgenomen is in digitale systemen of in dossiers. Zolang het niet om gadgets gaat wordt de exacte techniiek niet als interessant ervaren. De informatie moet er zijn, moet vindbaar zijn, moet betrouwbaar en (her)bruikbaar zijn.

ICT'ers 'zien' vooral een netwerk, besturingssystemen, servers al dan niet virtueel, opslag (storage) hardware, applicaties, databases, data. Ze zijn vanuit hun vooral technische perspectief wel geïnteresseerd in de informatie maar dan meer dat alles functioneert waarbij de waarde van de informatie voor hun minder aansprekend is.

De records manager en archivaris zien de informatie in samenhang met het proces, project of andere activiteit waarbinnen zijn verwerkt wordt. En dan gaat het om informatie opgenomen in een informatieobject dat bestaat uit de verdere elementen inhoud, structuur, gedrag en de techniek die het object vormt en in stand houdt.

De informatie manager hoort tot de groep die voorzien van informatie vanuit ICT, het records management en de eigenaar diezelfde eigenaar op de juiste manier van advies kan voorzien wanneer er sprake is van beheershandelingen als vernietiging, vervanging en dergelijke.

Wanneer de verschillende partijen dit soort fundamentele verschillen onderkennen is het mogelijk dat er onderling betere afstemming plaats kan vinden.

In het schema is sprake van een drietal onderling afhankelijke stelsels. Twee komen in ieder geval voor in het ontwerp Archiefwet voor de consultatieronde. De derde is een eigen inbreng. De stelsels zijn kort gezegd:

Documentstelsel - Het geheel van te beheren en beschikbaar te stellen documenten met context.

- De dingen (informationele objecten) op logisch niveau. Het perspectief van archiefwetgeving en het informatiebeheer.
- De basis voor het informatiestelsel
- Wordt in stand gehouden door het techniekstelsel
Informatiestelsel - Het geheel van beschikbaar te stellen documenten of onderdelen daarvan.

- De inhoud op logisch niveau, wat iedere gebruiker/verwerker ziet of te zien krijgt. Ook het perspectief van privacybescherming en openbaarheid.
- De informatie is met hulp van het techniekstelsel afkomstig uit het documentstelsel.
Techniekstelsel - Geheel van technieken die het bestaan en voortbestaan van documentstelsels en informatiestelsels mogelijk maken.

- De materialiteit (de dingen op reëel niveau) die de beide andere stelsels mogelijk maakt.

Informatiebeheer - Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

Niets nieuws

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Samenwerken en verantwoordelijkheden

Inleiding

Uitgangspunten schema

Uitleg schema

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Verwijderen is niet vernietigen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Beschikbaarheid backup

Informatiemodel:

Verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Regelgeving (landelijk en europees)

Labels:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Doelbinding

Informatiemodel:

Relatie met bestaande wetgeving

Juridische context

Grondslag

Bestuursrecht

Twijfels aan de authenticiteit

Een keten in de besluitvorming

Lex inferior derogat legi superiori

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Verwerking persoonsgegevens

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Gezichtspunten informatiebeheer

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: