Informatiebeheer - archiveren by design

Archiveren by design

webmaster — Fri, 08 Dec 2017 12:19:00 +0000

Opstellen, uitvoeren en toetsen van een ordeningsplan opdat de informatie goed, geordend en toegankelijk is.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Tweet van 2 december 2017

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 8 december 2017 - 1:15pm

Archiveren

webmaster — Sat, 15 Oct 2016 20:56:49 +0000

Archiveren = duurzame toegankelijkheid by design

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Tweet (13 oktober 2016)

Informatiemodel:

Handeling

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 15 oktober 2016 - 11:00pm

In plaats van archiveren

webmaster — Wed, 11 May 2016 16:07:45 +0000

Afbeelding:

Soort:

Screenshot

We hebben het niet meer over archiveren maar over by design toegankelijk houden, preserveren of bewaren van informatie tot het weg mag.

Afbeelding komt van synoniemen.net. Het bijzondere en eigenlijk ook wel het mooie is dat in deze grafische weergave het woord archiveren niet voorkomt.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

4 Bewaren

Informatiemodel:

Taak

Labels:

Ordeningsstructuur en selectielijsten

webmaster — Sat, 31 Oct 2015 16:31:14 +0000

Ordeningsstructuur

Een selectielijst moet volgens het Archiefbesluit 1995 aansluiten op de ordeningsstructuur van een organisatie. Volledig digitaal procesgeoriënteerd werken maakt het nodig nog eens naar het begrip ordeningstructuur te kijken. De fysieke functionele barrières van het papier vallen door het digitaal werken immers weg. Dat kan tot gevolg hebben dat er misschien een aangepast ordeningsmodel nodig is.

Het woord ordeningsstructuur wordt in de huidige wetgeving niet expliciet gedefinieerd. In de Archiefregeling, die alleen van toepassing is op permanent te bewaren informatie, wordt het woord structuur beschreven als "logisch verband tussen de elementen van een document of van een archief" (art 1 sub p). De nadruk ligt dan op de samenstelling 'logisch verband'. Dit is een indeling waarbij ordeningskenmerken de basis zijn voor het groeperen en in een bepaalde logische volgorde plaatsen van informatie. Dit betreft niet de individuele informatieobjecten in de vorm van documenten maar aggregaties van informatieobjecten zoals series en dossiers (zaken).

Dat houdt ook in dat om technische redenen niet perse een fysieke ordening nodig is. Zo kent papier inherent de nodige technische beperkingen. Als gevolg daarvan kan bijvoorbeeld een papieren document slechts eenmalig volgens één gezichtspunt in een daarvoor geschikt dossier of serie worden opgenomen. Wanneer er sprake is van meer gezichtspunten wordt er gebruik gemaakt van kopieën of schriftelijke verwijzingen in dossiers en/of (kaart)systemen. Gevolg daarvan is dat verbanden tussen verschillende gezichtspunten, wanneer ze niet expliciet zijn vastgelegd, lastig te leggen zullen zijn. Een voorbeeld daarvan zou kunnen zijn het 'bonnetje van Teeven'. Mogelijkerwijs was tussen de zaak die het regelen van de afspraken met Cees H. betrof en de financiële administratie van het ministerie en/of het openbaar ministerie, waar de boekhoudkundige verantwoording centraal staat, geen directe verbinding gelegd. (Hoewel deze met enige kennis van zaken wel te beredeneren was).

Voorwaarden

Een goede ordeningsstructuur, een ordening die dat logische verband weergeeft, moet aan een vijftal voorwaarden voldoen.

Het moet alomvattend zijn in de zin dat alle informatie plaatsbaar moet zijn.
De structuur moet exclusief zijn, elk informatieobject kent in eerste instantie slechts één logische plaats.
Er is een inwendige cohesie. Hiermee wordt bedoeld dat de indeling van de thema's in hoofd- en bijzaken evenwichtig is.
Verder moet de structuur zo zijn dat de systematiek als geheel en in zijn onderdelen functioneel is in relatie tot het aantal informatieobjecten en de hervindbaarheid van elk daarvan.
Als laatste moet de structuur zo expliciet zijn dat ingrepen en veranderingen herkenbaar en zichtbaar zijn.

De ordening van papieren dossiers vindt in gemeenteland in de meeste gevallen plaats op basis van de basisarchiefcode (BAC), dit is een ordeningsstructuur die voldoet aan deze voorwaarden. Deze ordening is de primaire ordening in eerste instantie gericht op de functies of taken vanuit het gezichtspunt van de organisatie.

Secundair kan er in analoge situaties in een dossier op verschillende manieren aanvullend worden geordend, bijvoorbeeld primair chronologisch of alfabetisch op trefwoord, persoonsnaam of subjectnaam of objectnaam en vervolgens chronologisch. De inhoud van een dossier wordt vervolgens aan de hand van bepaalde ordeningsprincipes en kenmerken gedetailleerder ingedeeld. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld chronologisch of (via tabbladen met) onderwerpen, personen, objecten en dan chronologisch.

Digitaal

Conceptueel is digitaal werken anders. Echt digitaal werken is meer dan het automatiseren van de papieren situatie. Het is het inzetten van beschikbare digitale functionaliteiten die de manier van werken fundamenteel gaat veranderen. Dit geldt ook voor de manier waarop invulling is te geven aan de vereiste van ordeningsstructuur. Er blijft natuurlijk altijd sprake van groepering op bepaalde kenmerken. Een groot verschil is al dat de controle over plaatsing en zoeken en vinden van informatie is overgegeven aan software en hardware in de vorm van storagevoorzieningen (e-depot) en cloud. In die zin heeft de techniek het roer overgenomen. Op logisch wat abstracter niveau is het deels echt anders en is het deels hetzelfde gebleven. Het gaat vermoedelijk de kant op van services (API's) in combinatie met linked data gebaseerd op de eigenschappen van het semantisch web.

Eigenlijk zou bij digitaal werken als een van de uitgangspunten moeten gelden dat alles zich gedraagt als een proces dus ook projecten en andere activiteiten. Gemeenschappelijk kenmerk van dat generieke proces is dat het start vanwege een gebeurtenis, dat daarbinnen informatie wordt verwerkt, dat het resultaten oplevert en dat het vervolgens wordt beëindigd. De processen, projecten en andere activiteiten die volgens het principe van dit generieke proces uitgevoerd worden zijn op type niveau te beschrijven en op te nemen in een catalogus. Deze beschrijvingen zijn in diverse logische volgordes op te vragen. De indeling en volgorde wordt afgedwongen door de vastgelegde functionele (ordenings)kenmerken die een directe relatie hebben met de taken van de betreffende actor. Bij gemeenten zijn thema's en indelingen die komen uit de basisarchiefcode (BAC), IV3, OWMS etc. voorbeelden van deze kenmerken.

Ordening

De primaire ordening is komen te liggen op het niveau van het generieke proces en dan eigenlijk het feitelijke proces in de zin van het proces, project en ander activiteiten zoals die worden uitgevoerd. Dit wordt in het schema Iets genoemd. Overigens passen ook een organisaties zelf, organisatieonderdelen, medewerkers en vergadergremia in dit stramien van generiek proces.

De primaire ordening is te beschouwen als resultaat van de ontstaanscontext. De informatie binnen dit geheel kan altijd chronologisch en alfabetisch worden gesorteerd op beschikbare kenmerken. Dezelfde kenmerken maken het ook mogelijk door middel van filteren selecties te maken binnen dat geheel. Voor een proces zijn veel begrippen in omloop zoals werkproces, bedrijfsproces, primair proces etc. De catalogus, waarvan DSP en ZTC in beperkte zin voorbeelden zijn, is dan te beschouwen als het ordeningsplan.

Secundaire ordening vindt digitaal anders plaats die ontstaat in de gebruikers- en gebruikscontext. Het gaat dan functioneel gezien om het al dan niet tijdelijk groeperen van informatie uit lopende en afgeronde processen, projecten en andere activiteiten rond een persoon, een object, een subject, een gebeurtenis van resultaten van zoekopdrachten. Het gevonden resultaat is een tijdelijk 'dossier' dat chronologisch en alfabetisch kan worden gesorteerd op beschikbare kenmerken. Dezelfde kenmerken maken het ook mogelijk door middel van filteren selecties te maken binnen dit geheel. Een dergelijk resultaat kan een persoonsdossier, cliëntdossier, objectdossier, panddossier etc. genoemd worden. Mooi zou zijn wanneer een zoekopdracht dat dergelijke resultaten levert opgeslagen kan worden. Nog mooier ook wanneer in sommige gevallen ook het resultaat als snapshot gefixeerd kan worden. Dit laatste is van belang omdat zoeken plaatsvindt in dynamische omgevingen waardoor dezelfde zoekopdracht op een ander tijdstip niet perse hetzelfde resultaat hoeft op te leveren.

De voorwaarden voor een goede ordeningsstructuur komen uit:

dr. H.M Brokken en dr J.P. Sigmond, drs J.E.A. Boomgaard, drs. H.H Jongbloed, J. Meinema, drs H. Spijkerman, Rapport Normering van primaire toegankelijkheid, Rijksarchiefdienst, 's Gravenhage, 1991. Reeks studies en rapporten 2, (blz 17-18) (ReffMan 322)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefbesluit 1995 (AB95)

Datum eerste publicatie:

donderdag, 26 maart 2015 - 10:15pm

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

webmaster — Sat, 03 Oct 2015 21:07:59 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een recept

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving lijkt op het eerste gezicht en zeker vanaf de buitenkant moeilijker dan het in feite is.

Waar het om gaat is dat in de voorbereiding het kunnen vernietigen in een digitale omgving de noodzakelijke uitgangspunten al bekend en geformuleerd zijn en ook de juiste ingrediënten aanwezig zijn. Technisch en functioneel moet het natuurlijk wel mogelijk zijn bepaalde handelingen uit te kunnen (laten) voeren. Wanneer dat alles beschikbaar is wordt de uitvoering, het verzamelen en vastleggen van gegevens, het beoordelen van de waarde van de informatie en de uitvoering feitelijke vernietiging relatief eenvoudig. Relatief omdat het bepalen van de echte waarde van informatie veel kennis en inzicht vergt over de organisatie, haar taken en werk en haar rol in de maatschappelijke omgeving allemaal in relatie tot gewoontes, gebeurtenissen en bijzonderheden. En dit is een activiteit die los staat van de toegepaste technieken.

Uitgangspunten

Als eerste zijn uitgangspunten voor het selecteren en vernietigen in een digitale omgeving te formuleren. Deze uitgangspunten zijn niet uniek voor dit onderdeel, maar hebben wel hun uitwerking op de inrichting en architectuur van de informatiehuishouding en de bedrijfs- en beheersprocessen. De uitgangspunten zullen leiden tot het benoemen van functionaliteiten die het proces van waarderen,selecteren en vernietigen feitelijk mogelijk maken.

Hieronder staan een opsomming als voorbeeld.

alle informatie is van waarde, maar niet alles is even belangrijk. Dit betekent dat in het geval van overheden de Archiefwet 1995 op alle informatie betrekking heeft, maar dat deze wet afhankelijk van bewaartermijnen en risico-afwegingen niet perse in alle gevallen even zwaar in te zetten is. Het woord archiefwaardig kan dan ook achterwege worden gelaten of genegeerd.
alle handelingen, werkzaamheden, vergadergremia en ook organisaties en organisatie-onderdelen gedragen zich als een proces. Ze kennen een moment van starten, er wordt informatie verwerkt, er worden resultaten of producten gegenereerd en op een zeker moment is het 'proces' weer afgerond of opgeheven.
Voor processen en projecten spreekt dit vanzelf, maar ook een organisatieonderdeel kent een begin, moment van oprichting en een einde het moment van opheffing. Ook op dat niveau wordt informatie verwerkt en worden resultaten geleverd. Op die manier kan zelfs naar de informatie van de medewerkers in het persoonlijke domein gekeken worden. Ze komen immers in dienst, ze doen hun werk en ze vertrekken weer. De belangrijkste aspecten van deze groepen zijn in de vorm van kenmerken op typeniveau te beschrijven, waaronder de bewaartermijnen.
het bedrijfsproces is het vertrekpunt van de ordeningsstructuur. Het is de basis voor de primaire ordening.
op typeniveau is alle informatie over een proces vastgelegd in een catalogus (zoals een ZTC of een DSP)
de catalogus fungeert als centraal register (overzicht cq kernregistratie) waarin informatie over grondslagen, taken, actoren, het domeinen in de zin van processen, resultaten, de benodigde functionaliteiten, soorten informatie, typen informatieobjecten en toe te passen technieken wordt vastgelegd .
de catalogus levert aan de systemen op procesniveau en eventueel documentniveau informatie in de vorm van parameters die noodzakelijk is om vernietiging (en ook andere handelingen) mogelijk te maken
er mag alleen informatie in digitale systemen worden opgenomen die op typeniveau is beschreven in de catalogus (verweesde informatie is uit den boze)
de bewaartermijn van informatie is afhankelijk van de context waarin zij wordt verwerkt (termijn doelbindig is gelijk aan (wettelijke) bewaartermijn)
het vernietigingsproces is een in de catalogus op te nemen proces
de beslissing tot vernietiging blijft mensenwerk, de uitvoering kan geautomatiseerd plaatsvinden
de digitale systemen zijn functioneel in staat de te vernietigen informatie daadwerkelijk op gecontroleerde manier te vernietigen

Model

Zoals gezegd waardering, selectie en vernietiging in een digitale vereist een grondige voorbereiding. De benodigdheden zijn in het schema modelmatig weergegeven. In dit schema zijn de benodigde ingrediënten als concepten en objecten genoemd en met nummers geïdentificeerd.

De hoofdingrediënten

De belangrijkste ingrediënten zijn een centrale catalogus (10), het werkproces (8), de systemen (11) die het proces ondersteunen en waarin de informatie wordt verwerkt. In de catalogus (10) zijn op typeniveau kenmerken over processen (3) vastgelegd. Functioneel gezien moet deze catalogus (10) de basis zijn voor de uitvoering van een proces (8). Een deel van deze kenmerken worden gebruikt als parameters voor een digitaal systeem (11) dat technisch en functioneel 'weet' wat de betekenis is. Ook beschrijft de catalogus (10) op typeniveau de informatie (12) die in een proces (8) wordt verwerkt bijvoorbeeld de documenttypen.

De overige toe te voegen ingrediënten

Om welke gegevens gaat het dan? Daarvoor kan begonnen worden bij de grondslagen (1) die de basis zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2). Dit geheel wordt vertaald naar een proces (3) op hoofdlijnen. Te gelijkertijd komen er (maatschappelijke) ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen voor, kort gezegd trends (4) die ook de basis kunnen zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2).

Over het proces (3) zijn kenmerkende gegevens (5) in de catalogus (10) vast te leggen. Deze hebben betrekking op de grondslag, de taak, de betrokken actoren, het domein waarin de taak wordt uitgevoerd, de mogelijke resultaten, de benodigde functionaliteiten, de soorten informatie, de minimaal voorkomende informatieobjecten en de toe te passen technieken.1

Wanneer gewenst kan aan het proces (3) ook een risiconiveau (6) toegevoegd worden. Ook dit is een kenmerk (5) dat ook in de catalogus (10) opgenomen kan worden. Op die manier kan inzicht verkregen worden in de risicovolle processen.

Waardering inclusief selectie en vernietiging van informatie vindt in principe zoveel mogelijk plaats op procesniveau. De waarderingsbeslissing die haar formele grondslag vindt in een selectielijst (9) wordt ook als kenmerk in de catalogus (10) opgenomen.

Een trend (4) kan als bijzonderheid gevolgen hebben voor de ideeën over de waardering van informatie die een relatie met de trend heeft. In dat geval kan op basis van de uitzonderingscriteria (7) die in een selectielijst (9) worden genoemd de bewaartermijn van vernietigen in permanent bewaren worden veranderd. Ook dit gegeven kan als kenmerk in de catalogus (10) worden opgenomen.

Op basis van de informatie uit de catalogus (10) komen voor de systemen (11) parameters beschikbaar op basis waarvan overzichten kunnen worden gemaakt met informatie over datgene wat voor vernietiging in aanmerking komt, wat betrekking heeft op trends (4). Functioneel moeten de systemen geschikt zijn om na een gegeven opdracht op basis van de parameters de transactie van vernietiging uit te voeren op een manier dat reconstructie niet meer mogelijk is. Van deze vernietiging moet een logverslag beschikbaar blijven als bewijs.

In deze constructie is een selectielijst niet meer dan een formele basis voor vernietiging. Voor de toepassing en vertaling van de lijst naar de informatie die in de uitvoering wordt verwerkt is de catalogus het centrale instrument.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Informatiebeheer - archiveren by design

Archiveren by design

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiveren

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

In plaats van archiveren

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Ordeningsstructuur en selectielijsten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: