Informatiebeheer - archiving by design

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

webmaster — Wed, 09 Mar 2022 20:37:38 +0000

Niets nieuws

Het bijgevoegde PDF-bestand bevat, om een idee te geven, een overzicht van wat de afgelopen decennia aan programma's, projecten en dergelijke van vooral de rijksoverheid voorbij zijn gekomen die ook effecten hadden op andere overheden. Wat hier opvalt is dat van project naar project wordt gerend zonder dat het eigenlijke probleem (onderstroom) wordt geraakt laat staan opgelost.

Zoals het veel projecten betaamt valt het ook hier op dat de resultaten meestal niet structureel zijn is maar van voorbijgaande aard. Het inzetten van incidelntele middelen leidt ook vaak tot het motto ‘er is tijdelijk geld en dat moet op’.

Dit is een verhaal van 'er is niets nieuws onder de zon' van Prediker en 'die Ewige Wiederkehr'. Alle inhoudelijke en technische mogelijkheden zijn bekend en komen steeds (als waren zij nieuw) terug. Ook op dit terrein mankeert het eigen geheugen van de overheden in ernstige mate.

Er is een ook een terugkerend thema waar steeds omheen gelopen wordt. Dat betreft niet de bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers (ook niet onbelangrijk), maar de bestuurscultuur in de overheidsinstellingen en de manier waarop de volksvertegenwoordiging daarmee omgaat.

Probleem is dat van veel projecten en dergelijke de informatie van veel sites verdwenen is (Link Rot). Het verschil tussen actueel en courant is niet bij alle overheidswebsitebeheerders goed tussen de oren. Als gevolg daarvan is het lastig te achterhalen wat er in het verleden allemaal is gebeurd. Daarom kan ook ik iedereen aanraden om bij een eigen onderzoek de bronnen zelf in digitale vorm vast te houden met natuurlijk ook de herkomstgegevens.

NB! Dit overzicht is niet compleet en wordt af en toe aangevuld. Het start met de oprichting van de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten in 1979, nu onderdeel van DocDirect .

Huidige versie 6/03/2023 vorige versie was van 31/01/2023.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
20230306_8751.pdf	1.11 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 5 januari 2022 - 10:41am

Over de rollen van een archivaris

webmaster — Sun, 09 Jul 2023 10:24:19 +0000

Rol

Over die rol van de archivaris is natuurlijk van belang te weten hoe tegen zo’n functionaris aangekeken wordt. Van belang is te beseffen dat een archief veel meer is dan wat DIV onder zich heeft en bijvoorbeeld de inhoud van een DMS of hoe je het ook noemen wilt. Als regel kan gehanteerd worden dat het gaat om alle informatie die wordt verwerkt in de context van de processen, projecten en andere activiteiten van een overheidsorganisatie of onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

Kort gezegd de hele administratie. In dat geval is de de Archiefwet van toepassing. Alleen niet alles is even belangrijk. Wat niet belangrijk is, is te vernietigen op basis van de geldende selectielijsten. Vooraf bepalen wat wel of niet tot dit geheel hoort is alleen ethisch gezien al uit den boze. De Archiefwet is nadrukkelijk een wet op de overheidsinformatie of overheidsadministratie. Archief is administratie en administratie is archief. Eenmaal afgesloten en overgebracht is een archief een collectie die onderdeel is van een geheel van collecties van een archiefbeherende instelling.

Paradigma's

Ondertussen is wel duidelijk dat het digitale voor de archivaris al belangrijk was, maar nu steeds belangrijker wordt. Als functionaris moet zij goed begrijpen wat zowel in de eigen organisatie gebeurt als wat eventueel (digitaal) aangeleverd kan worden vanuit particuliere organisaties of samenwerkingsverbanden waar een instelling volgens de wet archiefbewaarplaats voor is. Iedereen zal de moeilijke stap moeten zetten van het papieren paradigma (denkraam) naar een digitaal denkraam (paradigma).

Een papieren paradigma kan beschouwd worden als een paradigma dat ongeacht de toegepaste technieken grotendeels uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op het werken met papier. Een digitaal paradigma daarentegen is dan een paradigma dat uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op werken met gegevens op basis van digitale technieken, daarbij wel gebruikmakend van toepasbare in het papieren paradigma ontwikkelde concepten en basisprincipes.

Ethiek en betekenis

Ethisch gezien valt het werk van een archivaris binnen de kaders van fundamentele waarden en de Universele verklaring over archieven van de ICA.1

Gesteld kan worden dat het doel van de functie is

de mogelijkheid van het vergeten van het verleden tegen te gaan
de mogelijkheid van het verminken van het verleden tegen te gaan.

Volgens een theoloog is “een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoed in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.”2

De rollen

Een tijdje geleden heb ik voor mezelf een vijftal rollen voor een archivaris beschreven:

Beheerder

De beheerder, zowel aan de administratieve kant als aan de kant van de bewaarplaats, zorgt voor de vernietiging, toegankelijkheid, beschikbaarheid en het voortbestaan van zowel de gegevens als de bijbehorende context.
Beschikbaarsteller

De beschikbaarsteller is degene die met kennis van zaken de (her)gebruikers steunt bij het vinden van de juiste gegevens en ondersteuning verleent bij de gebruiksmogelijkheden.
Kwaliteitsadviseur

De kwaliteitsadviseur zorgt voor het inbedden van de archieffunctie in de primaire processen en digitale systemen waarin de gegevens van die processen worden verwerkt.
Toetser
De toetser waakt vanuit het perspectief van wetgeving (en interne afspraken) over de afgesproken kwaliteiten tijdens de uitvoering van de processen en projecten.
Waardeerder
De waardeerder bemoeit zich met de bewaar- en vernietigingsbelangen van de gegevens, bepaalt op grond van geldende selectielijsten en criteria de uiteindelijke bewaartermijne

Kennis

Ons vak is lastig omdat het vele verwante vakgebieden raakt. Een archivaris moet beschikken over

Vakkennis waaronder
- Archivistiek en dan vooral als gezichtspunt (level of abstraction) op zaken als informatie, gegevens, documenten en informatieobjecten.
- Een gedegen kennis over waarderen, selecteren en vernietigen.
- het kunnen begrijpen en doorzien van verwerkingen als vervangen, migreren en converteren
- Een gedegen kennis over het ordenen en beschrijven.
- Kennis over standaarden en referentiekaders als NEN 15489 en MDTO en deze ook kunnen toepassen in de eigen organisatie.
Juridische kennis (wetgeving, privacy, auteursrecht, toepassen openbaarheidsregels etc.)
- Zie voor relevante regels deze pagina https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/regelgeving-landelijk-en-europees
Kennis over ICT (informatica) in relatie tot de eigen vakkennis
Informatiemodellen (metagegevensschema)
Informatie- en ICT-architectuur,
Kennis over fundamentele waarden en de rol van archieven in de samenleving
De principes van common ground,
Gegevensmanagement,
Datagestuurd werken,
Artificiële intelligentie,
Werken in ketens (ketenprocessen, leerstuk keteninformatisering, samenwerken en archiveren)
Robotic proces automation (RPA)
De maatschappelijke, politieke en bestuurlijke omgeving
Inzicht in rol en positie van de eigen organisatie
- Inwoners
- Samenwerkingspartners
- Andere overheden
Huidige samenleving
(lokale) geschiedenis
de mogelijkheden om beschikbare bronnen te kunnen gebruiken (beschikbaarstellen) en bronnenkritiek (oorkondenleer)

En verder kan een archivaris

Relevante wetgeving toepassen
Kennis overdragen
Beargumenteerd besluiten nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van waarderen, bewaren en vernietigen)
Overtuigen zonder drammen
Pragmatische oplossingen aandragen of daarover meedenken
De tijd en rust nemen om aan grondslagonderzoek te doen
optreden als gelijkwaardige partner van
- een chief information officer (CIO)
- een chief information and security officer (CISO)
- een functionaris gegevensbescherming (FG)
- Controlers en auditors

Dit is veel, maar een deel kan in de loop van de tijd ook geleerd worden. En ik denk dat het belangrijk te beseffen is dat een archivaris veel kan leren en bereiken door kennisdeling en samenwerking te zoeken met collega’s in de buurt. Iedereen staat tenslotte voor dezelfde uitdagingen.

1. Universele verklaring over archieven: https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/universele-verklaring-over-arch...
2. https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/hermeneut

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Actor

Information - A conceptual labyrinth

webmaster — Fri, 08 Jan 2021 12:45:39 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 8 januari 2021 - 1:40pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20160608_DLM_InformationAConceptualLabyrinth.pdf	4.12 MB

Archief - organisch construct

webmaster — Sun, 05 Apr 2020 12:22:59 +0000

Een archief is een organisch geheel in die zin dat, hoewel de inrichting een construct of ontwerp is, wat opgenomen wordt en de manier van gebruik volledig vrij is.

Auteur:

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 5 april 2020 - 2:20pm

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

webmaster — Wed, 25 Mar 2020 11:41:58 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

Zoals bij informatiebeveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is ook vanuit het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) een impact assessment op processen, projecten of andere activiteiten uit te voeren. Doel van de dit assessment is er voor te zorgen dat afgewogen keuzes worden gemaakt over de kwaliteit van de informatievoorziening van het geanalyseerde proces, project of andere activiteit en dat het geheel compliant is aan regelgeving, normen, standaarden.

In dit model staat niet een enkel specialisme als zelfstandige zuil centraal, maar de stappen die logischerwijs te doorlopen zijn bij de analyse van een proces, project of andere activiteit. Elke stap is een zelfstandige onderdeel. Desondanks heeft de volgorde wel een zekere logica. De specialismen zoals architectuur, records management, privacy, informatiebeveiliging en gegevensmanagement komen als natuurlijke onderdelen van deze stappen aan de orde. Door deze kanteling van gezichtspunten wordt de onderlinge relatie en samenhang tussen de specialismen duidelijk en wordt voorkomen dat (te veel) dubbel werk plaatsvindt.

De resultaten van een assessment zijn in een een registratie of catalogus vast te leggen. Deze zijn als geheel te beschouwen als een kernadministratie waarmee de informatiehuishouding en informatievoorziening van een organisatie is beschreven. Het is een eenduidig overzicht van het totaal aan processen, de bijbehorende gegevens, de toegepaste technieken en de vormen van beheer. Uit deze kernadministratie kan het door de AVG verplicht gestelde verwerkingsregister geëxtraheerd worden. Een dergelijke kernadministratie is, mits goed beheerd en onderhouden, geschikt voor referentie, bewijs en verantwoording.

De stappen in het kort

Elke stap bevat een uit te werken aandachtspunt. De analyse levert de informatie die nodig is in om te bepalen aan welke kwaliteiten het verwerken van de informatie moet voldoen, wat moet kunnen en wat niet is toegestaan, welke digitale hulpmiddelen daarvoor nodig zijn en hoe het beheer nu en in de toekomst eruit moet zien.

De te volgen stappen waar het om gaat zijn:

Activiteit bepaald
Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Type informatie bekend
Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken.
Informatieobjecten bepaald
Stel vast welke informatieobjecten (soorten documenten en registraties) ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Gegevensstromen in kaart
Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Waarde bepaald
Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Metadata vastgesteld
Stel vast welke informatie over de informatie van belang is en daarom vast te leggen is.
Beheer processen opgenomen

Betreft in ieder geval de in de NEN-ISO 15489 vermelde (beheer)activiteiten.
1. Ontstaan van informatie (creëren of ontvangen);
2. Opnemen van informatie (in de systemen);
3. Classificeren en registreren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling en vastleggen van (primaire) kenmerken);
4. Toegangscontrole (autorisaties);
5. Opslag (in een bestand op een gegevensdrager);
6. Gebruik en hergebruik mogelijk maken;
7. Migratie en conversie (in standhouden met behoud van integriteit);
8. Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Beheer functionaliteiten opgenomen
Welke functies van bijvoorbeeld het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Bestaande data op orde
Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van gegevens waarvan de bewaartermijnen nog niet zal zijn verstreken. De kans is dan vrij groot dat die gegevens te transformer, converteren of te migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren, de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande gegevens door eventuele veranderingen niet in gevaar komen.
Technieken voldoen

Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De te beantwoorden vraag is daarbij of de technieken voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voortbestaan van de data.
Documentatie op orde
Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.

Het schema verder uitgewerkt

Deze impact assessment is een geactualiseerde en uitgebreidere versie van de Records Management Beslisboom (versie 2009/2017). In deze versie zijn behalve het concept van impact assessment twee extra elementen verwerkt, te weten:

Het Leeuwarder Informatiemodel (LIM)1
Het eenvoudig schematisch model, een aanzet voor een metadataschema, met acht objecten van belang voor het Informatiebeheer (IB) of Informatie- en Archiefmanagement (IAM).

Per onderdeel is aangegeven waar het om gaat, wat uit te zoeken is, waar het onderdeel in de beide modellen past, waar informatie uit te destilleren is, waar het resultaat van de analyse in opgenomen kan worden. Ook zijn per onderdeel aanvullende of toelichtende opmerkingen geplaatst.

1) Activiteit bepaald

Gaat om:	Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Te doen:	Stel een beschrijving van het proces, project ed. op en laat deze vaststellen door de proceseigenaar
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) Handeling 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een actor kan in dit verband zowel een mens als een algoritme of machine zijn. Het is van belang te bezien wat de direct gerelateerde ketens en processen en degelijke zijn om te bepalen welke informatie te delen is. Standaard zijn dat overheden meestal de processen van besluitvorming, bekendmaking en bezwaar en beroep.

2) Type informatie bekend

Gaat om:	Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken. Voorbeelden zijn: persoonsgegevens / bijzondere categorie persoonsgegevens objectgegevens geografische gegevens subjectgegevens financiële gegevens etc.
Te doen:	De benodigde informatie zal onder andere te vinden zijn in de grondslagen en de procesbeschrijving
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 7 Informatie (typering) 9 Techniek	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeemarchitectuur IB-Checklist Catalogus (kernadministratie) Verwerkingsregister
Opmerking(en):	De mate van openbaarheid zal ook afhankelijk zijn van de context waarin de informatie wordt verwerkt.

3) Informatieobjecten bepaald

Gaat om:	Stel vast welke informatieobjecten ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Te doen:	Bepaal en beschrijf de (minimaal) verplichte informatieobjecten
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 8 Informatieobject Informatieobject Inhoud Structuur Context Gedrag Techniek	Definiërend 2 Documenttype Uitvoerend 4 Informatieobject (document)
Referentie:	Nen 2084, Documenttypen Archiefterminologie (ANV) (redactionele vormen) Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, § 37.
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een proces, project of andere activiteit kan dan worden afgesloten wanneer alle verplicht gestelde informatieobjecten aanwezig zijn. Een informatieobject is een geheel van gegevens met een eigen identiteit. Een informatieobject kan bestaan uit meerdere informatieobjecten. Zowel documenten als registers zijn informatieobjecten. Een informatieobject kan op typeniveau beschreven zijn in een documenttypen catalogus. Het archivistische begrip redactionele vorm heeft betrekking op documenttypen. Een algoritme is ook te beschouwen als informatieobject dat onlosmakelijk onderdeel is van het proces, project of andere activiteit waarbinnen het gebruikt wordt. Dit is een (stuk) software / script geschreven voor een bepaald doel in een bepaalde computertaal.

4) Gegevensstromen bepaald

Gaat om:	Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Te doen:	Analyseer welke informatie(pakketten) tussen de verschillende processen, ketens en bijbehorende systemen worden uitgewisseld. Dit kan gaan om uitwisseling tussen interne processen en uitwisseling met externe processen (zenden/ontvangen). Stel vast waar het uiteindelijke origineel zich moet bevinden en waar het uiteindelijke bewaarniveau is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Activiteit 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3 Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen	Definiërend 1 Zaaktype Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Procesbeschrijving Geldende selectielijst(en) Hotspotmonitor Data protection impact privacy Impact assessment (DPIA) Systeemanalyse (gegevensstromen) Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Catalogus Verwerkingsovereenkomst (AVG) Beheerovereenkomst (Archiefwet)
Opmerking(en):	Een applicatielandschap met netwerken zijn feitelijk een infrastructuur waarbinnen niet alleen sprake is van inkomend en uitgaand dataverkeer maar er ook sprake is van dataverkeer tussen de systemen. In die zin stroomt de data tussen en door de systemen. In alle gevallen is er sprake van zenden en ontvangen van data. Dit kan zijn in de vorm van kopiëren maar ook in de vorm van verplaatsen. In beide gevallen is vast te stellen wat het bewaarniveau van informatieobjecten met data is en dus ook om af te spreken welke informatieobjecten met data als origineel te beschouwen zijn. In dit geheel kan de systematiek van afstemmen gebruikt worden. Dit is methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie. De eerste groep is onderworpen aan de normale (wettelijke) bewaartermijnen die te maken hebben met het proces, project of andere activiteit. De tweede groep kan als totale dataset eerder vernietigd worden. Wanneer informatie wordt gedeeld of beschikbaar gesteld in het kader van procesketens of keteninformatisering zullen er verwerkingsovereenkomsten (AVG) en beheerovereenkomsten opgesteld moeten worden. De laatste is op basis van de Archiefwet om de bestuurlijke verantwoordelijkheden te regelen.

5) Waarde bepaald

Gaat om:	Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Te doen:	Voer met de belangrijkste verantwoordelijken, waaronder tenminste de proceseigenaar, de functionaris gegevensbescherming en de functionaris in de rol van archivaris, de waardering uit.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	*Context* 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering)	Definiërend 1) Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Geldende selectielijsten Trends en hotspots Acquisitieplan Informatiearchitectuur Systeem- of ICT architectuur DPIA / BIO Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Interne selectielijst Hotspotmonitor Acquisitieplan Data protection impact assessment (DPIA)
Opmerking(en):	Waardering gaat uit van de belangen van de informatie, zoals Maatschappelijk belang - Dit betreft de mogelijkheid tot democratische verantwoording en controle. Dit omvat elementen als openbaarheid, formele besluitvorming, rechtmatigheidstoetsingen, controle door de volksvertegenwoordiging, good governance en in relatie daarmee de algemene beginselen voor behoorlijk bestuur (ABBB). Juridisch belang - Dit betreft de mogelijkheid tot juridische verantwoording en bewijsvoering. Economisch belang - Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Een wanprestatie van de kant van de organisatie kan leiden tot een financiële claim. Administratief belang - Betrouwbare informatie is een productiemiddel (semantisch kapitaalgoed) en is nodig voor de dagelijkse gang van zaken. Privacy belang - Een organisatie moet de persoonlijke levenssfeer van (groepen) klanten, bezoekers, medewerkers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de databestanden beschermen. Historisch belang - Een deel van de informatie heeft een historische waarde omdat zij bruikbaar is voor het kennen en begrijpen van de samenleving op een bepaald moment. Voor dit (latere) hergebruik is het wel noodzakelijk dat de beschikbare informatie authentiek en betrouwbaar is. Door de maatregelen die worden getroffen om aan de eerder genoemde belangen recht te doen wordt dit gegarandeerd. Delen van deze belangen kunnen het enkele belang van bedrijfsvoering en bescherming van de persoonlijke levenssfeer overstijgen. Deze belangen komen voort uit maatschappelijke ethische waarden zoals de menselijke waardigheid, vrijheid, autonomie, solidariteit, gelijkheid, democratie, rechtvaardigheid en vertrouwen. 2

6) Metadata vastgesteld

Gaat om:	Stel vast welke informatie over de informatie van belang is.
Te doen:	Bepaal per object of entiteit welke metadata is vast te leggen is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	(Eigen) Metadataschema NEN ISO 20381 ISO 15836 Dublin Core Metadata Element Set OWMS (Overheid Web Metadata Standaard) Toepassingsprofielen TMLO MDTO ISAD(g) ISAAR(cpf)
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem of ICT architectuur RM Checklist Catalogus
Opmerking(en):	Metadata is een ruim te interpreteren begrip: Metadata die informatie identificeren: o.a. uniek registratienummer, datum opmaak, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; Metadata die juiste interpretatie van informatie mogelijk maken: o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; Metadata die de authenticiteit van informatie aantonen: o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authentificatie (elektronische handtekening); Metadata die het vinden van informatie vergemakkelijken: onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; Metadata die de beschikbaarheid en openbaarheid van de informatie ondersteunen: rubricering, openbaarheid, uitzonderingscriteria, intellectueel eigendom, autorisatie Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken: o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; Metadata die beheershandelingen cq verwerkingen sturen of mogelijk maken: o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kunnen ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); Metadata die uitgevoerde beheershandelingen vastleggen (aantoonbaarheid): o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, vernietiging Metadata noodzakelijk voor beheer en behoud (preservering): o.a. informatie over applicaties, datamodellen, metadatamodellen, bestandsformaten etc. Metadata is op diverse plekken aan te treffen: In registraties van zaken en documenten. Metadata die is opgenomen in documenten (eigenschappen van een document, header van een e-mailbericht en dergelijke). Ook documentatie in de vorm van bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, gebruikershandleidingen, release notes zijn als metadata te beschouwen. (Zie punt 11 over documentatie) Metadata is als onlosmakelijk onderdeel van de objecten en gegevens die daarmee worden beschreven. Als gevolg daarvan is de bewaartermijn tenminste even lang als de bewaartermijn van de objecten en gegevens.

7) Informatiebeheer processen opgenomen

Gaat om:	Volgens de NEN-ISO 15489 betreft het (beheer)activiteiten rond het Ontstaan (creëren) Opnemen Classificeren en registreren Toegangscontrole (autorisaties) Opslag Gebruik en hergebruik Zoeken en vinden Migratie en conversie Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Te doen:	Bepaal welke activiteiten van belang zijn voor het proces, project of andere activiteit, beschrijf en implementeer deze.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN ISO 15489 NPR-ISO/TR 26122
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur RM Checklist
Opmerking(en):	Deze activiteiten worden worden ook wel records management processen genoemd. Maar het gaat ook om technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer en gegevensbeheer. Voor deze activiteiten kunnen de volgende indicatoren gelden Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat ze vindbaar zijn ze tijdig beschikbaar zijn en altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren. Van gegevens en documenten is altijd bekend waar ze zijn in het proces; wie daarvoor verantwoordelijk is; waar ze zijn opgeslagen; wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft. Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer dat aan authenticiteit en betrouwbaarheid niet hoeft te worden getwijfeld. dat het voortbestaan daarvan gedurende wettelijke bewaartermijnen is gegarandeerd. dat deze kwaliteiten aantoonbaar zijn via het proces, de toegepaste applicatie, de toegelaten bestandsformaten, het autorisatiemodel, de manier van beheer, testen de documentatie en de toetsingen daarop.

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

Gaat om:	Welke functies van het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Te doen:	Bepaal de toe te passen functionaliteiten die horen bij de IB-activiteiten (nr. 7)
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN 2082 NEN ISO 16175 Moreq2010
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur ICT-architectuur Systeem- of ICT-architectuur RM Checklist Inkoopvoorwaarden Aanbesteding
Opmerking(en):	Volgens de in 2020 ingetrokken NEN 2082 gaat het dan om de volgende functionaliteiten: Opnemen [NEN2082 6.1] Het onder beheer brengen van documenten/dossiers Ordenen, klasseren, beschrijven [NEN2082 6.2] Het toekennen van een classificatiecode (klasseren) aan en het ordenen van, alsook het nader (inhoudelijk) beschrijven van documenten/dossiers om ze beter toegankelijk en interpreteerbaar te maken. Dit gebeurt op basis van een classificatieschema of ordeningsplan. Classificatiecode kan zijn, de basisarchiefcode, maar ook de ZTC of DSP-code Beheren, onderhouden, volgen [NEN2082 6.3] Het bewaren en instandhouden van archiefbestanddelen (ongeacht de vorm) alsook het bijhouden van hun verblijfplaats. Beschikbaarstellen [NEN2082 6.4] Op basis van toegangscontrole en informatiebeveiliging ondersteunen van het zoeken naar, beschikbaar stellen en (re)presenteren van archiefbestanddelen Selecteren en verwijderen [NEN2082 6.5] Selecteren - Op basis van het bewaarschema worden archiefstukken vernietigd of overgebracht. Daarnaast zullen in het geval van vervanging van een systeem de archiefstukken en hun metadata moeten worden geëxporteerd naar een nieuw systeem. Verwijderen - reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietigen, overbrengen of exporteren, die zijn vastgelegd in bevoegdheden of andere instrumenten. Documenteren [NEN2082 6.6] Het vastleggen van alle beheeractiviteiten en van informatie over de systemen waarmee de archiefbestanddelen worden beheerd en bewaard. Ondersteunende functionaliteiten [NEN2082 6.7] Alle functies die bijdragen tot de goede uitvoering van de hierboven genoemde eigenlijke processen voor informatie- en archiefmanagement, zoals het beheren van autorisaties voor de toegang tot en de beveiligingsniveaus van archiefbestanddelen, het registreren van authenticatiekenmerken, het maken van een workflow voor archiveringsprocessen en het exporteren van archiefbestanddelen dan wel van de gekoppelde metadata. Beheer instrumenten en sjablonen [NEN2082 6.8] Een selectie-instrument is o.a. een overzicht van criteria op basis waarvan de waardering wordt vormgegeven (vaak selectiecriteria genoemd), leidend tot een selectiebeslissing. D.w.z de keuze welke archiefstukken voor blijvende bewaring en dus overbrenging, dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarbij dan ook die termijn is vastgesteld. De neerslag van het proces van waardering is terug te vinden in bewaarschema’s. Deze bewaarschema’s kunnen de vorm hebben van basisselectiedocumenten of BSD’s, selectielijsten of vernietigingslijsten, bewaarschema’s of bewaartermijnlijsten. Overheidsorganen moeten bij het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van bewaarschema’s rekening houden met in wet- en regelgeving gestelde richtlijnen daaromtrent Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen

9) Bestaande data op orde

Gaat om:	Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van data waarvan de bewaartermijnen nog niet zijn verstreken zal die te converteren of migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren en de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande data door eventuele veranderingen niet in gevaar komt.
Te doen:	Bepaal of de kwaliteit van de data op orde is en bepaal of bij inrichting of wijziging van de systemen sprake is van dataverlies (vernietiging) en/ of conversie/migratie (vervanging).
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving Audit-, control- en toezichtsrapportages Projectplannen Installatiehandleidingen Releasenotes Datamodel / Gegevensmodel Vervanging
Resultaat verwerken in:	Projectplannen Wijzigingsvoorstellen
Opmerking(en):	Dit hoort bij onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen (nr. 7) conversie en migratie Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen Dit is onderdeel van de preserveringsprocessen.

10) Technieken voldoen

Gaat om:	Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De vraag is daarbij of zij voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voorbestaan van de data. Met andere woorden: Zijn de systemen, instrumenten voor beveiliging en autorisatie zodanig dat er geen problemen met de integriteit en het voortbestaan ontstaan. Geven de gekozen bestandsformaten en tekensets voldoende garanties voor het instandhouden van de integriteit en het voortbestaan van de data en het bijbehorende gedrag
Te doen:	Controleer aan de hand van wetgeving, standaarden, normeringen en interne afspraken of de toegepaste of toe te passen technieken voldoen.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Archiefregeling Architectuur Forum Standaardisatie DEN – de BASIS PRONOM Beleid informatiebeveiliging Autorisatiemodel (Eigen) overzicht toegelaten bestandsformaten
Resultaat verwerken in:	Projectplan IB-Checklist Architectuur
Opmerking(en):	Uitgangspunt is dat het belang van gegevens altijd het belang van de techniek overstijgt

11) Documentatie op orde

Gaat om:	Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.
Te doen:	Bepaal welke documentatie van belang is voor inzicht in de context en het beheer.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving NEN ISO 15489 NEN ISO 23081
Resultaat verwerken in:	Catalogus Procesbeschrijving(en) IB-Checklist
Opmerking(en):	Te documenteren zijn: De processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen de betrokken informatie verwerkt wordt. De resultaten van toetsingen (intern en extern) waarmee de integriteit kan worden aangetoond. Die verwerkingen die leiden of kunnen leiden tot onherroepelijke aantasting van de integriteit van originele gegevens op het niveau van dataobject, presentatie, verwerking, gedrag, functionaliteit of opslag. Informatie over architectuur en systemen die werden gebruikt om de informatie te kunnen verwerken De toegepaste algoritmes (zoals beschrijving doel, totstandkoming, gebruikte taal en testresultaten) Documentatie is een onderdeel van de metadata. Het Informatie die nodig is voor inzicht in de context, voor het huidige en voor het toekomstige beheer. De bewaartermijnen van deze documentatie zijn gerelateerd aan de bewaartermijnen van het proces, project of andere activiteit waar ze onderdeel van zijn. Ook hier geldt de regel de bewaartermijn van de documentatie is tenminste gelijk aan de bewaartermijn van de objecten en gegevens die in de documentatie beschreven zijn. Niet bekend is welke documentatie in geval van blijvend te bewaren informatie ook blijvend te bewaren is, met uitzondering van ordeningsplannen, verklaringen die betrekking hebben op het beheer zoals vernietiging en vervanging.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. J. Burgess, P., Floridi L., Pols A., & van den Hoven J.
(2018). Towards a digital ethics.
32.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Ordening

webmaster — Thu, 07 Apr 2016 22:53:18 +0000

Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of zijne ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §20

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 25 januari 2012 - 7:00pm

De eischen eener goede registratuur

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 15:54:40 +0000

De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:

a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);

b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;

c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;

d. Het is wenschelijk, dat snel een dossier kan gevormd worden, door, met het oog op een of ander gezichtspunt, de verschillende stukken, die over verschillende dossiers verspreid zijn, en die op dat gezichtspunt betrekking hebben, bijeen te zamelen;

e. Het is wenschelijk, dat elk stuk kan dragen zijn klassificatie-nummer, zijn nummer van volgorde, en het onderwerp, waaronder het is geklassificeerd, zoodat het gemakkelijk weer op zijn plaats kan worden teruggebracht, indien het daarvan is verwijderd; men dient zulks desnoods aan iemand, die met den inhoud dor stukken niet bekend is, veilig te kunnen toevertrouwen.

f. Het is wenschelijk, dat hetzelfde registratuur-stelsel worde aangenomen door alle administratiën, die met elkander in dienstbetrekking staan. Bij overplaatsing van ambtenaren kan dan de nieuwe ambtenaar gemakkelijk den arbeid van zijn voorganger voortzetten;

g. Het is wenschelijk, dat, bij een moeilijk onderzoek, met een enkelen oogopslag, de geheele verzameling dossiers, die het archief vormen, kan worden overzien;

h. De klassificatie der dossiers moet tot in het oneindige uitzetbaar zijn, en te zijner tijd alle aanvullingen en wijzigingen kunnen ondergaan. Het aantal dossiers groeit voortdurend aan; het is dus van veel belang, dat van af den aanvang een methode worde aangenomen, die latere omwerkingen onnoodig maakt;

i. Het vergelijken van den periodieken inventaris met de daarop vermelde dossiers moet gemakkelijk kunnen geschieden, opdat het verloren raken van dossiers worde voorkomen.

Naar Paul Otlet

Auteur:

Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (blz 7-8)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 11:15pm

Systematische indeling

webmaster — Thu, 17 Mar 2016 22:37:03 +0000

Een archief moet systematisch worden ingedeeld.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §15

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 25 januari 2012 - 6:00pm

Organisatiebeginsel

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 14:46:09 +0000

Het systeem van indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het archief, die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waarvan het afkomstig is.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §16

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 25 januari 2012 - 6:15pm

Eisen archiefvorming - nut en noodzaak - toen en nu

webmaster — Sat, 27 Feb 2016 12:56:14 +0000

Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn.

Auteur:

Gemeente Groningen

Herkomst:

Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916, blz. 77, 78

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

Informatiebeheer - archiving by design

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

Niets nieuws

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Over de rollen van een archivaris

Rol

Paradigma's

Ethiek en betekenis

De rollen

Kennis

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Information - A conceptual labyrinth

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Archief - organisch construct

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

Inleiding

De stappen in het kort

Het schema verder uitgewerkt

1) Activiteit bepaald

2) Type informatie bekend

3) Informatieobjecten bepaald

4) Gegevensstromen bepaald

5) Waarde bepaald

6) Metadata vastgesteld

7) Informatiebeheer processen opgenomen

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

9) Bestaande data op orde

10) Technieken voldoen

11) Documentatie op orde

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Ordening

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De eischen eener goede registratuur

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Systematische indeling

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Organisatiebeginsel

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Eisen archiefvorming - nut en noodzaak - toen en nu

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: