Informatiebeheer - materialiteit

Onzichtbare materialiteit

webmaster — Wed, 12 Feb 2020 17:19:03 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Wat je normaliter niet ziet en waar je vermoedelijk ook niet van bewust bent is de materialiteit die nodig is om informatie van diverse locaties (servers en dergelijke) op bruikbare manier op je scherm te krijgen.

Een patchkast in het HCL.

Album:

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Informatiemodel:

Techniek

Labels:

Een uitdaging

webmaster — Sun, 26 May 2019 21:29:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een document van meer dan 500 jaar oud, aan te treffen in de charterberging in een van de depots van het Historisch Centrum Leeuwarden HCL). Een document, een charter, dat ondanks zijn hoge leeftijd gewoon in perfecte staat is. Goed leesbaar met twee waarmerken in de vorm van uithangende zegels.

Dit document heeft dus een lange reis door de tijd achter de rug. En het is zeker de bedoeling dat deze reis op zo veilig mogelijke manier wordt voortgezet..

Deze foto gebruik ik tegenwoordig om te laten zien wat naast het instand houden van de toegankelijkheid een bijna materiele uitdaging is op het digitale terrein.

Mijn vraag is dan altijd op welke manier we van huidige gelijksoortige digitale documenten en informatie het voortbestaan kunnen verzekeren, gebruik makend van de op dit moment beschikbare bestandsformaten en technieken. Niet dat we nu weten hoe zoiets er over de komende jaren zal zal uitzien. Wel om aan te geven dat we het digitale geheel (informatieobject) met een goed gevuld rugzakje (waaronder metadata) op reis door de tijd moeten sturen. Daarbij gebruik ik een overzichtje van gangbare en herkenbare iconen voor bestandsformaten en toepassingen, zoals:

Van de technieken achter deze formaten is een ding zeker, ze blijven niet. Alles verandert vanwege de technologische turbulentie in hoog tempo. Probleem is dat de halfwaardetijd daarvan niet te voorspellen is. Van belang is dan in te zien dat in het geval van digitale gegevens de inhoud, structuur, context, gedrag en functionaliteit van gegevens als abstractieniveau1 los te zien is van de techniek waarbinnen zij functioneren. Dtt in tegenstelling tot bijvoobeeld dit charter waarin deze elementen schijnbaar onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Zie ook

Beschrijving van het charter op de foto:

Toegang 1001 Archief van de stad Leeuwarden, 1426-1811

Intentarisnummer 97 - Akte van kwijting door Doeke en Hessel Martena ten behoeve van de stad Leeuwarden vanwege de verkoop van drie stukken grond aan de Tuinen in verband met de aanleg van de nieuwe wal en gracht aldaar, 1494.

Betreft een verklaring dat een schuld is afgelost: een schuldenaar heeft voldaan aan zijn verplichtingen.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

De materialiteit van data

webmaster — Mon, 22 Apr 2019 20:31:53 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een onderschatte realiteit van digitale informatievoorziening is de materialiteit van de ICT. Deze tekst komt op het scherm van een pc, werkstation of mobiel. Zoals die wordt getoond op het scherm is hij niet op een schijf opgeslagen. Tussen scherm en opslag zitten veel schakels1, vaak apparaten met de nodige eigen software voor verwerking van de bitstreams en met een stekker in een stopcontact.2 Tot het moment van presentatie zijn de data ook niet zichtbaar.

Op deze foto een stukje hardware in de vorm van SSD opslag (250gb) op het moederbord. Dus een opslagmedium voor de bits en bytes zonder bewegende delen van waaraf in dit geval de computer wordt opgestart en dat ook veel gegevens bevat, die deels ook als veiligheidskopie ergens in een cloud staat..

..... The first is, that there is a misconception about the non-materiality of the digital. It is a dangerous misconception that we are still endorsing these days. It is dangerous because we are relying so much, and increasingly so, on the digital to record our present and future. It is crucial not to forget that the digital resides somewhere. It is usable according to a particular technology and subject to an enormous amount of risks, like a virus or a wrong click of the mouse. The materiality of digital information is not immediately clear and obvious, as is the case with printed information. The materiality of the digital is more remote and hence less visible. So it is not immediately clear how to take care of the materiality, the physicality of the digital. ....

Floridi, 2017 (bz. 308-309),3

1. Kirschenbaum, M. G., Ovenden R., Redwine G., & Donahue R.
(2010). Digital Forensics and Born-Digital Content in Cultural Heritage Collections.
101.
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2017). Documents, Archives and Hyperhistorical Societies:; An Interview with Luciano Floridi.

Album:

Levenscyclus:

4.1 Voortbestaan

Informatiemodel:

Labels:

Een tweetal paradoxen

webmaster — Wed, 19 Sep 2018 16:33:02 +0000

Eenvoud versus materialiteit

In het digitaal werken zitten een aantal paradoxen. Een daarvan is de schijnbare eenvoud. Met een applicatie wordt voor alle gebruikers het digitale als iets ‘eenvoudigs’ op het scherm op papier gepresenteerd. En dat op een manier dat hij of zij geen weet hoeft te hebben van de omvang van de materialiteit, de ICT voorzieningen, hardware, software, ruimtes en mensen, die op de achtergrond functioneert om dit eenvoudige mogelijk te maken1. Deze materialiteit is het domein van de functionarissen die zich bezighouden met informatiemanagement, ict, documentaire informatievoorziening en archiefbeheer. Voor de gebruikers die in hun dagelijkse werk met applicaties te maken hebben worden systemen idealiter zo ingericht dat zij zich wat betreft bewaring, toegankelijk en beschikbaar houden van informatie niet druk hoeven te maken, zij kunnen zich concentreren op de essentie van hun taken.

Nadeel is wel dat bij een doorsnee gebruiker het idee kan postvatten dat het digitaal werken wel erg eenvoudig is, terwijl hij geen weet heeft van wat onder de motorkap is geregeld en wat in de ondersteuning wordt gedaan ten aanzien van inrichting, onderhoud en beheer van het systemen en gegevens.

Snelheid versus zorgvuldigheid

Een andere paradox is dat de huidige informatietechnologie zich voordoet als snel, het hier en nu presenteert en vrij direct is. Dit is een gegeven dat vaak op gespannen voet staat met formele en organisatorische vereisten waar tijd, samenhang en zorgvuldigheid de belangrijke factoren zijn.

Voor de meeste doorsnee gebruikers is de beschikbare informatie een gegeven. Of het nu intern via de eigen systemen of extern via websites en dergelijke beschikbaar komt. De aangetroffen informatie is er om te gebruiken. Zodra het nut vervallen is hoeft, wat de meeste gebruikers betreft, deze informatie er ook niet meer te zijn. Dat vanuit het perspectief van de organisatie en de samenleving misschien anders tegen informatie moet worden aangekeken staat hier haaks op. Het andere gaat dan om de belangen die de informatie vertegenwoordigt en de beantwoording van de vraag of de informatie betrouwbaar, bruikbaar en herbruikbaar is en of de kwaliteit goed is.

Om voor deze paradoxen meer begrip te krijgen zou het goed zijn om deze tegenstellingen zichtbaar te krijgen, zodat gebruikers ook kunnen zien en begrijpen dat de informatie die zij gebruiken vaak een onderdeel is van een groter geheel en vaak ook in andere contexten (bv. ketens, data gestuurd werken, open data) goed herbruikbaar kan zijn en dat sommige informatie met reden langere tijd of permanent te bewaren is dan wel vrijwel direct te vernietigen is. Op die manier zou ook begrip kunnen ontstaan waarom sommige vragen niet direct met ICT op te lossen zijn.

1. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2017). Documents, Archives and Hyperhistorical Societies:; An Interview with Luciano Floridi.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 september 2018 - 6:31pm

Obsolete technology

webmaster — Sun, 19 Mar 2017 16:13:49 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Electriciteitsleidingen (bovengronds), niet meer in gebruik, in de buurt van Suwâld aan de Monnikeweg aan de Wijde Ee. (Foto van 16 oktober 2016)

Album:

Van dingen die voorbijkomen

Levenscyclus:

4 Bewaren

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 10:13:49 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Wat je ziet

De presentatiekant van de gewelven in het koor van de Martinikerk in Groningen. De schilderingen zijn uit ongeveer 1540.

De toeschouwer ziet als waarnemer (gebruiker/hergebruiker) de boodschap die de makers van dit kunstwerk willen overbrengen, maar dan wel vanuit het eigen gezichtspunt en (culurele) achtergrond. De ontstaanscontext is alleen te achterhalen uit de tijd van ontstaan en de plaats, het koor van een kerk waar het is aangetroffen. De techniek die dit in stand houdt ontrekt zich aan zijn waarneming.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk - Techniek

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 09:51:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Wat je niet ziet

Gewelven onder de kap van het koor in de Martinikerk in Groningen, in feite de technische laag, die de presentatiekant, het gebruik mogelijk maakt. Een laag waarvan de doorsnee gebruiker geen weet heeft omdat hij het niet ziet.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Onthechting en omslag

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:24:04 +0000

De positie en rol die papier in het informatiebeheer een zeer lange tijd heeft gehad verdient een korte nadere beschouwing. Was het alleen maar omdat archief en archiefbescheiden tot zelfs in deze tijd geassocieerd worden met (oud) papier.

Papier (de gegevensdrager) en tekst en/of afbeelding (het gegeven) waren in het vakgebied van de informatiebeheerder in alles een onlosmakelijke eenheid. Het papieren document is een eenheid die onaangetast haar rol vervuld in de diverse stadia van de levensloop van een document. De eenheid wordt door gebruik of opslag niet anders. Dit goldt voor de ontwikkeling en uitvoering van concepten, ideeen, beleid, werkzaamheden en regelgeving. De opkomst van digitalisering van de administraties maakt het noodzakelijk de relatie tussen drager en gegeven anders te benaderen. De digitale wereld verplicht ons tot andere concepten. Immers de gegevens die door een zoekactie gepresenteerd worden als een document kunnen in verschillende systemen en op diverse gegevensdragers zijn opgeslagen. Deze systemen zijn in deze tijd van internet, intranet, thin clients, webservices en dergelijke vaak niet meer op een fysieke plaats gelocaliseerd.

De presentatie is een verwerking van een query. Het resultaat bestaat slechts korte tijd, of wordt voor verdere verwerkingopgeslagen. Bij de opslag wordt, zeker bij kantoorautomatiseringsapplicaties, ter vereenvoudiging gebruik gemaakt van bekende metaforen als map en document. Hoe het echt aan de achterkant toegaat ziet de gebruiker niet. De stapeling van applicatie(s), servers, besturingssystemen en netwerkprogrammatuur regelen de opslag en locatie van de gegevens. Uiteindelijk staat er op een digitale gegevensdrager niet meer dan een lange reeks nullen en enen die zonder hulpmiddelen geen enkele betekenis hebben. Hier komt ook direct het grote voordeel van papier naar voren er zijn geen technisch hulpmiddelen nodig om de informatie leesbaar te krijgen.

In deze tijd vindt er binnen de administratie een duidelijke omslag in het werken plaats. Een verschuiving waar digitale systemen vrijwel zeker de rol van het op papier gebaseerde informatiesysteem (het traditionele archief) zullen overnemen. Deze overgang is in volle gang. Een fraai voorbeeld van de afgelopen 10 jaar is het digitale bevolkingsregister, het GBA. Sinds 1994 vormen niet meer registers in de vorm van kaartsystemen de kern maar het digitale GBA-systeem. Het GBA systeem is te beschouwen als een technische vervolmaking van de oude bevolkingsboekhouding. Het is begonnen in het begin van de 19de eeuw in de Napoleontische tijd. In die tijd werden er registers (vastbladige boeken) aangelegd voor een periode van 10 jaar. Vanwege de voortdurende mutaties werden eens per 10 jaar nieuwe registers aangelegd. In de jaren 30 is door de introductie van het losbladige kaartsysteem de bevolkingsregistratie naar de stand van de techniek van die tijd geperfectioneerd. Door de komst van de computer kon de registratie verder verbeterd worden tot de huidige basisregistratie. Op dit moment wordt zelfs weer verder gewerkt naar een centraal systeem (GBA2).

Het GBA is een mooi voorbeeld van een administratieve evolutie waarbij tijdens elke periode de mogelijkheden van de techniek voor het registreren van gegevens optimaal worden gebruikt, terwijl de te registreren basisgegevens in essentie nauwelijks veranderen.

Rol

Tegenwoordig worden in veel gevallen (bestuurlijke) beslissingen niet meer genomen op basis van informatie op papier maar op basis van informatie afkomstig uit digitale systemen gepresenteerd op het beeldscherm. De gegevens zijn veelal wel afkomstig van papier (brondocument) maar worden in een systeem opgenomen en verder verwerkt gebruik maken van interne bedrijfsregels. Het papier had de functie van primaire drager van informatie en bezat op dat terrein vrijwel een monopoliepositie. Door de opkomst van relatief goedkope en flexibele concurrentie wordt deze functie nu enigszinsteruggedrongen naar een meer beperkte rol als de drager van juridisch relevante informatie met bewijskracht. Dat wil niet zeggen dat de functie van papier als drager van alle soorten informatie is afgelopen. Het zogenaamde papierloze kantoor is nog steeds een fictie

Een duidelijk voorbeeld van de gewijzigde rol van papier is te vinden bij de financiele systemen. De financiele medewerkers gaan uit van de gegevens die gepresenteerd worden door het digitale systeem.Het papier, de facturen, bank- en giroafschriften, wordt tot het moment van vernietiging in de archiefruimte opgeslagen. Alleen in het geval dat het gaat om verificatie, de bewijsfunctie, heeft het papieren document nog een doorslaggevende rol. Vooral als het gaat om authenticatie en waarmerken (handtekening). Digitale verwerkte gegevens waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen op het terrein van de elektronische handtekening en versiebeheer zullen vermoedelijk alleen een vrije bewijskracht hebben, waarbij dus de zorgvuldigheid en de te volgen procedures een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de betrouwbaarheid. Niet het document op zich levert de betrouwbaarheid maar het stelsel van afspraken en controles eromheen.In essentie gaat het erom dat een persoon of een organisatie moet kunnen aantonen dat de door hem geleverde informatie redelijkerwijs betrouwbaar is en dat hij op dat punt aantoonbaar zijn best heeft gedaan.

Betrouwbaarheid

Een essentiele vraag die we steeds moeten beantwoorden is: hoe zijn wij in staat aan te tonen dat informatie betrouwbaar is en dat de informatie kan bijdragen aan de verantwoordingsplicht van een persoon of een organisatie. Bij alle discussies hierover is het is goed te beseffen dat het de nodige tijd gekost heeft voordat geaccepteerd werd dat informatie op papier een bewijsfunctie kon hebben. Voorheen was het mondeling getuigenis van betrouwbare mannen voldoende. Papier (ook perkament) werd in de beginperiode beschouwd als een medium dat te makkelijk de mogelijkheid bood tot verandering en uiteindelijk vervalsing van informatie. Het werd als onbetrouwbaar ervaren.Voordeel van papier was dat daarmee informatie relatief goedkoop en makkelijk kon worden vastgelegd. Het papier werd een vorm van extern geheugen. In de loop der tijd (sinds de Middeleeuwen is door een stelsel van normen en afspraken geregeld dat de status van papier werd opgewaardeerd en algemeen werd geaccepteerd. Een positie die nu als normaal wordt aanvaard maar in de beginfase dus absoluut niet normaal was.

De huidige positie van de digitale systemen en gegevensdragers komt hiermee overeen. De informatiesystemen hebben zoveel succes dat deze in feite zo langzamerhand de rol van het papier aan het overnemen zijn. Voor velen heeft bijvoorbeeld informatie op Internet dezelfde waarde als informatie in de krant, terwijl we bij eerste niet altijd weten wie als bron optreden en in het geval van een krant meestal nog een vorm van verificatie plaatsvind. Informatie is makkelijk op te slaan met als extra groot voordeel dat zij via verschillende gezichtspunten te benaderen is.Maar voor de betrouwbaarheid zal toch nog een en ander geregeld moeten worden.

Onthechting

Het ons zo bekende concept van papier waarbij de gegevens en drager als eenheid optreden moeten we lostlaten. Dit gezichtspunt belemmert het zoeken naar eenvoudige oplossingen. De metaforen van document en map mogen alleen maar als metaforen ervaren worden, er valt niets achter te zoeken. De hechting van gegeven en drager is lost te laten. We moeten onthechten, ook tussen de oren. Gegevens en een drager horen wel bijelkaar maar alleen op een bepaald moment. De keuze van de drager heeft te maken met een verhouding tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten en de afwegingen die daarover gemaakt worden.

Een gekozen drager moet zodanig zijn dat de gegevens met bijbehorende context altijd op elk moment eraf kan worden gemigreerd naar een andere drager. Hetzelfde geldt voor de systemen en de software die de gegevens verwerken. Discussies over houdbaarheid van schijven of CD-Roms zijn eigenlijk zinloos. Zodra voor een bepaalde techniek is gekozen zal in de beheersituatie constant migraties en controles op de leesbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens moeten plaatsvinden. Het beheer is eigenlijk niet meer als goed systeembeheer. Het is niet meer een kwestie van leg het maar in dekast wij kijken er over twintig jaar wel weer naar.

Niet de drager moet langdurig of permanent bewaard blijven maar de gegevens met de context.

Uitgaande van dat concept kan een model gehanteerd worden dat uitgaat van de scheiding tussen logisch en fysiek niveau.

''Hemelse monniken aardse mensen'', Ludo J.R. Milis, Ambo/Hadewijch, 1995. Hoofdstuk 1 Onze schriftelijke bronnen: van vastleggen van het uitzonderlijke tot vastleggen van het gebruikelijke.

Zie onder andere het artikel van Richard E. Barry van Barry Associates "Best Practices for Document Management in an Emerging Electronic Environment", in the journal of the U. K. Records Management Society, Records Management Bulletin, August, 1994, p. 11.

Zie onder andere de bijdrage van Luciana Duranti ''The preservation of the integrity of electronic records'' in ''The proceedings of the DLM-Forum on Electronic Records van de Europese Commissie, Luxemburg, 1997''.

Inleiding tot de archivistiek'', J.L. van der Gouw in de serie Archivistica, publicaties van de Archiefschool, Zwolle 1955. Hoofdstuk II De analyse en de beschrijving van het archiefstuk.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Taak

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 5 februari 2006 - 5:45pm

Informatiebeheer - materialiteit

Onzichtbare materialiteit

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Een uitdaging

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

De materialiteit van data

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Een tweetal paradoxen

Eenvoud versus materialiteit

Snelheid versus zorgvuldigheid

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Obsolete technology

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk - Techniek

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Onthechting en omslag

Rol

Betrouwbaarheid

Onthechting

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: