Informatiebeheer - document

Preservation in the Future Tense

webmaster — Thu, 30 Mar 2023 08:03:46 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 30 maart 2023 - 9:55am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10689.pdf	90.67 KB

Venster op gegevens

webmaster — Wed, 22 Jun 2022 21:17:43 +0000

Een informatieobject (document) geeft binnen een context via functionaliteiten (gedrag) als venster een gestructureerde toegang tot gegevens die zijn opgenomen in een of meer dataobjecten (bestanden).

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 22 juni 2022 - 11:13pm

Ex officio beginsel

webmaster — Mon, 26 Oct 2020 11:32:29 +0000

Het beginsel dat bij een verwerking van gegevens, zoals ontvangen en verzenden van berichten, alleen de publiekrechtelijke functie van de functionaris die de informatie verwerkt en de context van die verwerking bepalend zijn voor de toepassing van wetgeving zoals de Wet open overheid (WOO) en de Archiefwet.

Ex officio = uit hoofde van een functie, ambtshalve;
Principe is van toepassing op berichtenverkeer zoals chats en (ook) e-mail die worden uitgewisseld via toepassingen van de eigen organisatie, via privé e-mailaccounts of via externe chatdiensten en sociale media;
Een bericht is een document;
Een bericht kan bestaan uit tekst, afbeeldingen, foto's, bewegend beeld en geluidsopnames. (eender welke inhoud);
Dit type berichten zijn documenten (archiefbescheiden) in de zin van de Archiefwet en de Wet open overheid;
Het is een bestuursrechtelijk beginsel

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

maandag, 26 oktober 2020 - 12:29pm

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Documentum

webmaster — Wed, 01 Apr 2020 12:57:24 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Stukje uit het Beknopt Latijns-Nederlands woordenboek, Twaalfde druk, bewerkt door dr. A.D. Leeman, Wolters Noordhoff NV, Groningen 1970. blz 274.

Alles wat tot lering dienen kan

Het woord documentum komt van het Latijnse werkwoord doceo. Dit betekent niet alleen leren en onderichten maar ook in kennis stellen, inlichten, iets uiteenzetten en meedelen.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Over documenten en bestandsformaten

webmaster — Sat, 14 Jul 2018 22:06:24 +0000

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

De belangrijkste oorzaak voor de complexiteit van het beheer van digitale informatie is dat zij zich aan de buitenkant anders voordoet dan dat ze in de technische werkelijkheid is. Dat zou niet zo erg zijn ware het niet dat in de meeste gevallen de bewaartermijnen van informatie de levensduur van de technische systemen en bestandsformaten waarin de informatie is ontstaan en vastgelegd overstijgt.

Voor overheden bestaan er echter wettelijke verplichtingen om de integriteit en het voortbestaan van informatie en dus ook documenten te verzekeren. Bij (her)gebruik, verantwoording en bewijs mag er geen twijfel zijn aan de kwaliteit van een document.

Daarom zijn er maatregelen nodig om het ongestoorde voortbestaan van de documenten (ook e–mails) op toetsbare manier in goede banen te leiden. Met dit onderdeel van deze site wordt een achtergrond geboden een beeld te vomen voor de problematiek rond het in standhouden van de integriteit van digitale documenten.

Complexiteit

Volledig digitaal werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de digitale documenten, bestandsformaten, de functionaliteiten van de systemen waarbinnen de digitale documenten worden verwerkt en de manier waarop het voortbestaan daarvan op aantoonbare wijze wordt verzekerd. Verwerkingen als creëren, wijzigen, registreren, opslaan, converteren, migreren en beheren zullen op zorgvuldige manier moeten gebeuren om elke mogelijke twijfel over de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de documenten weg te kunnen nemen.

Een probleem is dat digitale documenten zich aan de buitenkant anders voordoen dan dat ze in de technische werkelijkheid zijn. Ook overstijgt de bewaartermijn van de informatie en documenten in de meeste gevallen de levensduur van de technische systemen en de gebruikte bestandsformaten.

Integriteit

Bij het beheer van digitale documenten moet de integriteit van het oorspronkelijke document gerespecteerd en in stand gehouden worden1. Het oorspronkelijke document bevat een intentie en boodschap van de opsteller die op verschillend technische manieren tot uiting komen. Wanneer er veranderingen plaatsvinden aan een document op wat voor manier dan ook kan dat leiden tot verminking van de boodschap en het teniet doen van de oorspronkelijke intentie van de opsteller.

Standaarden

Het moet voorop staan dat een digitaal document gedurende zijn bestaan, van ontstaan tot vernietiging, integraal en zonder verstoring door de daartoe geautoriseerde gebruiker kan worden gevonden, gebruikt en bewaard2. Wanneer dit technisch niet meer mogelijk is zullen conversies of migraties moeten plaatsvinden. Die moeten op een dusdanige manier uitgevoerd worden dat aangetoond kan worden dat het resultaat van de conversie of de migratie van dezelfde kwaliteit is als het oorspronkelijke origineel en dus beschouwd mag worden als een nieuw origineel3In eerste instantie zijn voor de digitale documenten open bestandsformaten4te gebruiken die worden gepropageerd door het Forum Standaardisatie.5 en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in de BASIS6.

Ten aanzien van veel soorten documenten is het toepassen van de open formaten geen groot probleem. Het is echter van belang om uit te zoeken op welke manier en wanneer grootschalige conversies van bijvoorbeeld office documenten uit gevoerd moeten worden. Het toepassen van open formaten is wel een probleem in het geval van MS-Access en vooral Outlook (Exchange).

Zoals bekend wordt vooral het bestandsformaat PDF/A beschouwd als de gedroomde oplossing voor het langdurig kunnen bewaren van digitale documenten. Dat is een niet terechte aanname omdat ook hier de nodige adders onder het gras liggen.

1. De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. Zie uitgangspunt nr. 101
2. Voor overheden zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling de formele basis.
3. Hiervoor bieden de Archiefwet 1995 (art. 2a, 7), het Archiefbesluit 1995 (art. 6 en 8) en de Archiefregeling (art. 25) ook de formele basis.
4. Archiefregeling artikel 26 lid 1:
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
5. Het Forum Standaardisatie beheert een lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit', zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijst/verplicht
De Tweede Kamer heeft op 11 oktober 2016 een motie aangenomen om het gebruik van open standaarden bij wet te verplichten. (Gewijzigde motie van het lid Oosenbrug over het bij wet verplichten van het gebruik van opensourcesoftware (t.v.v. 32802, nr. 31) https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2016Z18418&did=2016D37878 (Geraadpleegd 14 juli 2018)
6. Het acroniem DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van DEN. Zie: http://www.den.nl/standaarden?sl=all&q=&std-status[]=DE+BASIS&std-status[]=NEN%2FISO+Norm&std-status[]=Europeana&formfill=&formaction=posted (Geraadpleegd 14 juli 2018)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 14 juli 2018 - 11:56pm

PDF

webmaster — Thu, 23 Feb 2017 21:17:52 +0000

Papermindset document format.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Twitter @fbvf

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 september 2016 - 10:30am

Documentair en record

webmaster — Tue, 14 Feb 2017 10:23:16 +0000

Het bijvoeglijke naamwoord documentair slaat niet op het zelfstandige naamwoord document maar op het werkwoord documenteren, wat vastleggen (to record) betekent, vastleggen voor gebruik en hergebruik.

Met andere woorden documentaire informatievoorziening en records management zijn twee begrippen met dezelfde strekking en lading namelijk het beheren van van vastgelegde informatie.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 14 februari 2017 - 11:15am

Waarschuwing!

webmaster — Wed, 16 Nov 2016 20:54:36 +0000

Tekst voor een bijsluiter bij ICT-projecten en in acht te nemen bij besluiten/uitspraken:

De volgende woorden kunnen bij onjuiste interpretatie, verkeerde toepassing, domweg negeren van de strekking daarvan of vastzitten in het ‘papieren denkraam’ leiden tot levensbedreigende situaties, financiële schade, bestuurlijke schade, imagoschade met soms onherstelbare gevolgen en ernstige hoofdpijn.

Archief,
Archiefwaardig,
Archiefwet,
Archiveren,
Bericht,
Dik zaaksysteem,
Dun zaaksysteem,
Documentaire informatievoorziening (DIV),
Document,
Document Management Systeem (DMS),
Dossier,
Records management
Records management applicatie (RMA),
Vernietigen,
Vervangen,
Zaaksysteem

Consulteer voor gebruik altijd uw records manager cq archivaris

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Archiefwet? Informatiewet! Presentatie voor Platform Keteninformatisering van 15 november 2016

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 november 2016 - 9:45pm

Geen stukken maar zaken

webmaster — Tue, 18 Oct 2016 16:44:03 +0000

Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.

Het wezen van de administratie (het bestuur), haar (zijn) handelingen en organisatie moeten aldus blijken.

Herkomst:

De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie (blz. 4-5)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 18 oktober 2016 - 6:45pm

Informatiebeheer - document

Preservation in the Future Tense

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Venster op gegevens

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Ex officio beginsel

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Documentum

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Complexiteit

Integriteit

Standaarden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

PDF

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Documentair en record

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Waarschuwing!

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Geen stukken maar zaken

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: