Informatiebeheer - doelbinding

Verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

webmaster — Sat, 28 Apr 2018 11:24:33 +0000

Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

1.   De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt.

2.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

3.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

4.   Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden.

Herkomst:

Artikel 89 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 28 april 2018 - 1:22pm

Grondslag:

Je hebt wél iets te verbergen; Over het levensbelang van privacy

webmaster — Wed, 11 Apr 2018 22:19:02 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 12 april 2018 - 12:04am

Archiveren by design

webmaster — Fri, 08 Dec 2017 12:19:00 +0000

Opstellen, uitvoeren en toetsen van een ordeningsplan opdat de informatie goed, geordend en toegankelijk is.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Tweet van 2 december 2017

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 8 december 2017 - 1:15pm

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

Archiveren

webmaster — Sat, 15 Oct 2016 20:56:49 +0000

Archiveren = duurzame toegankelijkheid by design

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Tweet (13 oktober 2016)

Informatiemodel:

Handeling

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 15 oktober 2016 - 11:00pm

Vernietigen, bewaren en datalekken

webmaster — Mon, 16 May 2016 17:09:38 +0000

Inleiding

De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van informatie de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.

Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen het onderdeel datalekken van de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan.

Op deze stellingen volgen de conclusies dat zowel in het geval van bepaalde vormen van vernietiging als van te lange bewaring sprake kan zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.

Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.

Stellingen

Vernietigen

Vernietigen van informatie is het zodanig bewerken van informatie dat reconstructie daarvan niet mogelijk is3.
Vernietiging bij organisaties die vallen in het domein van de AW95 is alleen toegestaan wanneer de te vernietigen informatie in een vastgestelde selectielijst is opgenomen4.
Vernietiging is uit te voeren overeenkomstig het Archiefbesluit 1995 (AB95) en de beheersregels van een overheidsorganisatie op basis van de Archiefwet.
1. het AB95 schrijft een verklaring van vernietiging voor5.
2. in de beheersregels zijn de verantwoordelijkheden voor vernietiging vastgelegd.
Vernietiging van informatie is op grond van de AW verplicht6.
Vernietigen van persoonsgegevens is volgens de WBP verplicht op het moment dat de doelbinding is vervallen7.
De Archiefwet wordt ten opzichte van de WBP beschouwd als een speciale wet8.
Archiefwet en WBP vullen elkaar ook deels aan9.
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een selectielijst is verstreken.
De WBP geeft een aantal uitzonderingen op de verplichting tot vernietiging van persoonsgegevens waaronder historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek10.
Vernietigen van bepaalde informatie kan op grond van uitzonderingscriteria die zijn opgenomen in een selectielijst achterwege blijven11.
Vernietigen is een vorm van verwerking van gegevens12.
Vernietigen van persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens13.
Vernietiging buiten vastgestelde beheersregels en selectielijsten om is illegaal.
Illegale vernietiging is een ambtsmisdrijf14 .
Een datalek is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens15.
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen illegale vernietiging 16 .
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een datalek.

Bewaren

Bewaren van informatie is het op aantoonbare manier beschikbaar houden van informatie gedurende wettelijke bewaartermijnen17.
De te bewaren informatie bevindt zich in een goede, geordende en toegankelijke staat18.
Bewaren vindt plaats tot de wettelijke bewaartermijnen verstreken zijn18.
Bewaren van informatie is een vorm van verwerking van gegevens12.
Bewaren van persoonsgegevens is een vorm van verwerking van persoonsgegevens13.
Bewaring van eigenlijk te vernietigen persoonsgegevens is op grond van een van de uitzonderingscriteria van de selectielijst een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens19.
Te lang bewaren, te weten het bewaren van persoonsgegevens nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen te lange bewaring16.
Te lang bewaren van persoonsgegevens is een datalek.

En dus

Zorg dat vernietiging van persoonsgegevens aantoonbaar plaatsvindt
1. op tijd
2. regelmatig / jaarlijks
3. op basis van
  1. een vastgestelde selectielijst20 en
  2. interne procedures en afspraken
4. door daartoe bevoegde functionarissen
Digitale systemen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt moeten beschikken over functionaliteiten voor vernietiging conform de NEN 2082 21 .
Zorg dat vernietiging aantoonbaar is, dus met vastlegging van de nodige documentatie
1. Verklaring van vernietiging conform AB955.
2. Overzicht van vernietigde informatie (bijlage bij de verklaring van vernietiging).

1. WBP, artikel 34a
2. Bijvoorbeeld op basis van intern vastgelegde afspraken, procedures en processen
3. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl), paragraaf 3.25
4. AW95, artikel 5
5. a. b. AB95, artikel 8
6. AW95, artikel 3
7. WBP, artikel 10
8. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. Het lijkt er op dat de Archiefwet ten opzichte van de WBP als bijzondere wet wordt beschouwd. De regel is dat een bijzondere wet boven een algemene wet gaat.
9. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-25892-3.html)
10. WBP, artikel 9 lid 3 en 10 lid 2.
11. Archiefbesluit 1995 artikel 5 lid 1 sub e.
12. a. b. Kan gedefinieerd worden in de interne afspraken.
13. a. b. WBP, artikel 1 sub b.
14. Wetboek van Strafrecht, artikel 361 en Wetboek van strafvordering, artikel 162.
15. WBP, artikel 34a en artikel 13.
16. a. b. WBP, artikel 13.
17. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer, (ISO 15489-1:2001,IDT), Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2001. Paragraaf 3.14 termen en begrippen.
18. a. b. AW95, artikel 3.
19. Zie bijvoorbeeld de uitzonderingscriteria uit de gemeentelijke selectielijst van 2012.
20. Zie ook grondslag - datalek
21. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl).

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 mei 2016 - 7:15pm

Zijn basisregistraties te bewaren?

webmaster — Sun, 15 Nov 2015 19:20:22 +0000

Waar hebben we het over

Elke organisatie heeft ze wel een of meer centrale systemen waar gegevens in worden opgenomen die voor allerlei doeleinden worden gebruikt. Deze registraties worden vaak aangeduid als basisregistratie of basisadministratie, een begrip als kernadministratie wordt ook wel gebruikt. Voorbeelden zijn adresbestanden, klantenbestanden, gebouwenregisters, bedrijvenregisters, dag- en nachtrapporten van polite en brandweer etc. Een heel bekend voorbeeld is van een basisadminstratie is het GBA, het digitale bevolkingsregister.

Definitie

Een basisregistratie bevat elementaire gegevens die voor de eigen organisatie of voor andere organisaties in de rol van afnemer voor de uitoefening van hun taken essentieel zijn. Gegevens uit basisregistraties worden gebruikt als basis voor het handelen. Veelal zijn de onderdelen van de organisatie die gebruik maken van de gegevens niet dezelfde die de gegevens verzameld en geregistreerd hebben.

Authenticiteit

Omdat de gegevens als basis gebruikt worden en ze door afnemers als authentiek worden beschouwd is het voor een organisatie van groot belang dat ze betrouwbaar zijn in de zin van juist, volledig, tijdig beschikbaar en controleerbaar.

Betrouwbaarheid wordt in veel gevallen door interne procedures en regelingen gegarandeerd. Interne procedures zijn geënt op afwegingen van de risico's die een organisatie kan lopen bij het in stand houden van niet betrouwbare gegevens en op externe regelgeving. In sommige gevallen is het mogelijk dat andere factoren er voor zorgen dat de gegevens een redelijk correcte weergave zijn van de werkelijkheid. Hierbij kan gedacht worden aan aanpassingen van gegevens naar aanleiding van beroep- en bezwaarschriften en rechterlijke procedures.

Zichtbaarheid

Kenmerk van deze registraties is dat ze wel tot stand komen op basis van een eigen wens of een opdracht danwel een wettelijke grondslag. Het opzetten en onderhouden daarvan is een proces op zich. Dit onderhoud en beheer is niet altijd goed zichtbaar vanuit de processen die gebruik maken van de basisgegevens. Ze zullen daarom bijvoorbeeld ook apart in een structuurplan informatiebeheer (DSP) (of ZTC) opgenomen moeten worden.

Waardering

Er zijn tenminste drie argumenten om gegevens uit basisregistraties voor permanente bewaring aan te wijzen:

de gegevens zijn te (her)gebruiken voor onderzoek ter verificatie van het beeld dat vanuit een organisatie of de samenleving bestaat op het terrein van ontwikkelingen, kwesties, trends, hotspots, hypes heeft zoals dat wordt geschetst door meer globale vaak gekleurde bronnen (zoals verslagen, overzichten, nota's etc) en externe publicaties (zoals kranten, radio en tv, sociale media, externe rapporten en onderzoeken);
de gegevens zijn te gebruiken voor overige vormen van onderzoek (demografisch, sociaal-economisch, sociologisch etc.)
de gegevens zijn geschikt als sets voor open data en big data (Toegevoegd op 27 juli 2015)

Beelden en feiten

Onze samenleving kent meestal van gebeurtenissen niet de feiten maar heeft wel een bepaald beeld daarvan. Deze beelden hoeven niet altijd correct te zijn. Met feiten kunnen beelden worden geverifieerd en als het nodig is aangepast. Wanneer de feiten worden vernietigd wordt dat onmogelijk. In een tijd waar heel makkelijk via pers en internet soms zelfs emotionele beelden worden opgeworpen, is de mogelijkheid tot verificatie en correctie van steeds groter belang. Dit moet kunnen via diverse manieren van (wetenschappelijk) onderzoek ook op grond van basisregistraties. Dit onderzoek moet kunnen plaatsvinden op het moment dat de gegevens nog bij de archiefvormer in beheer zijn en maar ook later wanneer ze zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, natuurlijk met inachtneming van de privacy- en andere belangen.

Wat te doen

Overheden hebben wat bewaring en vernietiging betreft te maken met de Archiefwet 1995 en de in dat kader uit te voeren vernietigingsbeleid. Echter met uitzondering van de wettelijke basisadministraties en registraties die betrekking hebben op archiefvorming blijft op dit moment bij het opstellen van selectielijsten aan dit soort informatie niet of nauwelijks aandacht besteed, De onlangs vastegestelde gemeentelijke selectielijst 2017 bijvoorbeeld spreekt in het kader van hulpadminsitraties over bewaartermijnen van 5 tot 7 jaar. Voor een deel van de informatie zijn deze termijnen beslist te lang, voor een ander deel zijn ze onverstandig en misschien wel onverantwoord kort. Maar via de uitzonderingscriteria valt nu al wel een en ander te repareren. Een dergelijke benadering heeft vrijwel zekere nog te maken met het papieren paradigma, terwijl in deze digitale tijden de vormen van benadering van en omgaan met grote hoeveelheden data totaal anders is. Zowel de ontwikkelingen rond big data als distant reading maken duidelijk dat het andere type gebruik van informatie ook andere criteria van waardering, selectie en vernietiging nodig heeft. Criteria die los staan van juridische concepten maar wel te maken hebben met interpretatie en transparantie. Vanuit het papieren paradigma wordt nog steed gesproken over steekproefsgewijze selectie. Een methode die, behalve dat er methodoligische bezwaren tegen zijn, vanuit het perspectief van big data simpelweg not done is. Lijkt mij in ieder geval zinvol wanneer op korte termijn de selectiesystematieken verrijkt gaan worden te komen met ideeen hoe om te gaan met deze data. Ideeen die als beleid verwerkt kunnen worden in de diverse selectielijsten.

Overheden en niet overheden hebben ook te maken met veranderingen op het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Europese Verordening Gegevensbescherming (AVG) is met ingang van mei 2018 van kracht. Vanuit het perspectief van die regeling maar ook al vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens moet privacygevoelige informatie na verval van de doelbinding direct worden vernietigd. Uitzonderingen op die regel zijn mogelijk bijvoorbeeld wanneer de informatie van belang is voor statistisch onderzoek of andere vormen van wetenschappelijk onderzoek of wanneer de informatie een cultuur historisch belang raakt. In feite gaat het dan om verandering van de primaire doelbinding naar een secundaire doelbinding. Of te wel de informatie is niet alleen primair van belang maar kent ook secundaire bewaarbelangen. Ook in relatie daarmee zal over de bewaring van de verschillende vormen van basis- en kernadministraties een uitspraak moeten komen. En weer voor de overheden kunnen deze verwerkt worden in de diverse selectielijsten.

Ze zijn het zich misschien nog niet bewust maar vanuit de wetenschap en ook het bedrijfsleven zal wat overheidsdata betreft actie moeten ondernemen en zich vanuit hun eigenbelang moeten gaan bemoeien met de totstandkominig van selectielijsten. Doen ze dat niet dan vissen ze achter het net. Nu nog niet voor actuele data maar wel op het moment dat zij zich gaan realisereren dat historische data ook relevant kapitaalgoed is. Maar dan kan vanwege de vernietigingsplicht het memoricidiaal werk al zijn uitgevoerd.

Dus wat te doen?

zoek de stakeholders
breng de urgentie onder de aandacht
bepaal met deze stakeholders
1. wat van belang is (herziening selectiecriteria),
2. wie wat bewaard en op welke manier
verwerken dit geheel in uitvoerbaar gemeenschappelijk gedragen beleid (eventueel verwerkt in wetgeving).

[Op 26 augustus 2017 onderdeel Wat te doen toegevoegd]

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 10 november 2005 - 10:45pm

Informatiebeheer - doelbinding

Verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Je hebt wél iets te verbergen; Over het levensbelang van privacy

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Archiveren by design

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Doelbinding

Informatiemodel:

Archiveren

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Vernietigen, bewaren en datalekken

Inleiding

Stellingen

Vernietigen

Bewaren

En dus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Zijn basisregistraties te bewaren?

Waar hebben we het over

Definitie

Authenticiteit

Zichtbaarheid

Waardering

Beelden en feiten

Wat te doen

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: