Informatiebeheer - project

Business cases

webmaster — Sun, 08 May 2016 19:00:02 +0000

Een gestructureerd voorstel voor verbetering van een bedrijfsactiviteit of -proces dat dient als behandelvoorstel voor de verantwoordelijke leidinggevenden. Het bevat een analyse van het te verbeteren activiteit of proces en verbindt daar aan de gewenste aanpassingen en/of problemen, geeft alternatieve oplossingen, beschrijft aannames, de restricties of beperkingen en bevat tevens een kosten-baten analyse gerelateerd aan de risico’s.
De rechtvaardiging voor een activiteit van de organisatie (project), die meestal de kosten, benefits, risico’s en doorlooptijden bevat, en waaraan de voortdurende levensvatbaarheid wordt getoetst.

Proces NEN 15489:

Documenteren

Archiefregeling:

art. 17, 19, 20, 22 en 26

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 8:45pm

Samenwerking en archiefvorming

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 22:11:44 +0000

Inleiding

In steeds meer organisaties wordt gebruik gemaakt van systemen als Sharepoint, Alfresco, O3 spaces of cloudtoepassingen als Google Docs, ZOHO en dergelijke. Stuk voor stuk systemen of omgevingen waarmee collaboration (samenwerken) en delen van bestanden technisch een stuk eenvoudiger wordt. Niet alleen samenwerken en delen van informatie binnen een organisatie, maar ook tussen organisaties.

De vraag die dan opkomt is of dit soort samenwerkingsomgevingen gevolgen hebben voor de manier waarop we moeten kijken naar verantwoordelijkheden, de manier van archiefvorming, de context en het bewaarniveau.

Samenwerken

Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.

Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen.

Context en bewaarbelang

De verzameling gegevens van een samenwerkingsverband, de administratie, het archief of archiefblok, bevat ook de samenhang en context waarin die informatie is gebruikt. Samen met die informatie is de context nodig om de activiteiten van een samenwerkingsverband te kunnen reconstrueren en de informatie te kunnen interpreteren. In die zin is het geheel meer dan de optelsom der delen. Daarnaast beschikt elke deelnemende partij voor eigen doeleinden natuurlijk ook nog over het eigen gedeelte van die informatie. Maar die heeft een andere, een eigen en vaak beperkte context .

Wanneer het onderdeel van de omgeving waarin zich die samenhang bevindt, wordt verwijderd, verdwijnt naast de informatie en documenten ook de context. Dit kan eigenlijk alleen na instemming van de eigenaar van die gegevens.

Afstemming en bewaarniveau

In dit soort omgevingen kan afstemming op niveau van informatie plaats vinden. Dit is een methode waarmee gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar worden vergeleken en waarbij één van deze verzamelingen als bewaarniveau wordt aangemerkt. Op het bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op het onderwerp of taak van toepassing. Op de andere niveaus wordt gekeken welke bewaarbelangen daar nog op van toepassing zijn. Vaak zijn de bewaartermijn van die niveaus behoorlijk korter.

In het geval van samenwerking zijn de informatieverzamelingen van projectgroepen commissies en gremia het bewaarniveau. De informatie die de verschillende deelnemers zelf onder zich hebben kent een eigen bewaartermijn.

Techniek

Het toepassen van technische faciliteiten, digitale samenwerkingsomgevingen als Alfresco, SharePoint, of cloudtoepassingen maakt het samenwerken en delen van informatie behoorlijk eenvoudiger en biedt een hoop extra handige functionaliteiten. Alleen de manier waarop hier informatie- en archieftechnisch tegen aangekeken moet worden is niet anders dan in bijvoorbeeld de analoge papieren omgevingen. Ook in de digitale omgeving is de informatie, al dan niet met bijbehorende papieren documenten, de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gegevens. En ook hier kan afstemming plaatsvinden. De digitale omgeving is 'slechts' het vehikel waarmee de informatie en samenhang in stand kunnen blijven.

Het wordt technisch en organisatorisch wel iets lastiger wanneer de eigenaar van de toepassing niet dezelfde is als de eigenaar van de informatie.

Daarom zijn er altijd inhoudelijke afspraken te maken over de inrichting en structurering, het gebruik en beheer, de verantwoordelijkheden, de toepassing van beheersregels, afstemming en het bepalen van bewaartermijnen voordat een samenwerkingsomgeving ingezet kan worden bij een project, een commissie of een gremium. Afspraken die leiden tot een keuze voor een systeem, een bepaalde duurzame vorm van technische inrichting.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 5 maart 2011 - 10:45pm

De vormen van vervanging

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 23:04:37 +0000

Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging.

Incidenteel (eenmalig)
Met incidenteel wordt bedoeld dat de operatie eenmalig is. Deze activiteit wordt meestal in de vorm van een project uitgevoerd. Er is dan sprake van retrospectieve vervanging. In zo'n geval komt een afgesloten blok gegevens voor vervanging in aanmerking. In gemeentelijke omgeving valt te denken aan conversietrajecten maar ook aan het scannen van bijvoorbeeld de persoonskaarten van het Bevolkingsregister . Ook het kopieren van een afgesloten archiefblokken in het semistatisch archief, bijvoorbeeld een bouwarchief, of van onderdelen vanwege technische kwaliteit zoals op slecht kringlooppapier naar genormeerd goed papier valt hieronder.

Ook conversie- en migratietrajecten zijn als eenmalig te beschouwen.

Structureel
Met een structureel traject wordt bedoeld dat de vervanging een onderdeel wordt van een bestaand of nieuw opgezet proces. Deze vorm heeft een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld het scannen van ingekomen post, verzoeken om vergunningen, inkomensverklaringen, belastingaangiftes, facturen en dergelijke.

Ook combinaties zijn mogelijk. Een lopend proces wordt aangepakt en de bestaande documenten (als een vorm van achterstand) worden gesubstitueerd.

Gevolgen
Beide vormen kennen hun eigen methode van aanpak. In het geval van incidenteel zal na de eindtest de zaak grotendeels afgerond zijn. Terwijl bij een structurele traject constant zowel op reguliere en als op onregelmatige basis controles op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren op de betrouwbaarheid moeten worden uitgevoerd.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm

Archief is

webmaster — Thu, 22 Oct 2015 16:45:45 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).

Legenda:

Activiteiten uitgevoerd binnen een bepaalde context laten zich vastleggen in de vorm van informatie over subjecten of objecten met een bewaarbelang opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten die onderdeel zijn van de administratie (archief) van een actor.
Voorbeelden van handelingen die overigens een nauwe relatie hebben met functies of taken van een actor zijn het onderzoeken, het controleren, het toewijzen, het gunnen, het betalen, het gebruiken, het hergebruiken etc
Voorbeelden van subjecten en objecten zijn personen,gebouwen, geld, gebeurtenissen, kunstwerken (letterlijk en figuurlijk), onderzoeken. Deze worden ook wel procesobjecten genoemd. Eigenlijk alles waarover iets vastgelegd kan worden (informatie = informatie_over)
De context, eigenlijk gebruikscontext, een papaplu voor vele vormen waarin de context kan voorkomen, is het onderdeel dat informatie levert over het waarom van een handeling. Persoonlijke context (een persoonlijke bias), het resultaat van de invloed van opvoeding en cultuur op de actor, de positie die een actor in zijn eigen context inneemt, inclusief andere vormen van context gaan samen op en werken op elkaar in.
Informatie is vanwege haar context betekenisvol.
Een bewaarbelang, afgeleid van de context en de objecten of subjecten waar de handelingen betrekking op hebben, wordt vertaald in bewuste of onbewuste bewaartemijnen van de informatieobjecten.
Op hoog abstractieniveau zijn documenten of registers, informatieobjecten. Iets meer gedetailleerd wordt gesproken van documenttypen. Een ander woord dat gebruikt mag worden is redactionele vorm.
De belangrijkste elementen van informatieobjecten zijn inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.
Informatieobjecten kennen altijd een eigenaar, ook al zijn in veel gevallen de eigenaren en de gebruikers, beide actoren, zich daar niet van bewust. Het geheel van deze informatieobjecten is de administratie, de neerslag of de manifestatie van het handelen van een actor, iets wat ter 'verduidelijking' ook wel archief wordt genoemd.

Zie ook

de pagina Tafelgesprek: Archief is,
de pagina Informatie - een conceptueel labyrinth,
de pagina van administratie naar collectie
omschrijving van het begrip archiveren,
overzicht uitgangspunten en
het citaat Omdat het om mensen gaat uit 2011.

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

The archival bond

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:17:20 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Op de juiste manier registreren

webmaster — Mon, 17 Aug 2015 14:24:33 +0000

Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat

ze vindbaar zijn
ze tijdig beschikbaar zijn en
altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren.

Nr.:

Informatiemodel:

Alles begint een keer en houdt weer op

webmaster — Sun, 16 Aug 2015 21:03:13 +0000

De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).

Kenmerkend is dat dit alles een begin en eind kent, waarbinnen het werk wordt uitgevoerd en informatie wordt verwerkt.
Dit alles gedraagt zich als een proces en wordt ook zo behandeld en vastgelegd.

Nr.:

Informatiebeheer - project

Business cases

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Samenwerking en archiefvorming

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

De vormen van vervanging

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Archief is

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

The archival bond

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Op de juiste manier registreren

Informatiemodel:

Alles begint een keer en houdt weer op

Informatiemodel: