Informatiebeheer - Actor

Over de rollen van een archivaris

webmaster — Sun, 09 Jul 2023 10:24:19 +0000

Rol

Over die rol van de archivaris is natuurlijk van belang te weten hoe tegen zo’n functionaris aangekeken wordt. Van belang is te beseffen dat een archief veel meer is dan wat DIV onder zich heeft en bijvoorbeeld de inhoud van een DMS of hoe je het ook noemen wilt. Als regel kan gehanteerd worden dat het gaat om alle informatie die wordt verwerkt in de context van de processen, projecten en andere activiteiten van een overheidsorganisatie of onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

Kort gezegd de hele administratie. In dat geval is de de Archiefwet van toepassing. Alleen niet alles is even belangrijk. Wat niet belangrijk is, is te vernietigen op basis van de geldende selectielijsten. Vooraf bepalen wat wel of niet tot dit geheel hoort is alleen ethisch gezien al uit den boze. De Archiefwet is nadrukkelijk een wet op de overheidsinformatie of overheidsadministratie. Archief is administratie en administratie is archief. Eenmaal afgesloten en overgebracht is een archief een collectie die onderdeel is van een geheel van collecties van een archiefbeherende instelling.

Paradigma's

Ondertussen is wel duidelijk dat het digitale voor de archivaris al belangrijk was, maar nu steeds belangrijker wordt. Als functionaris moet zij goed begrijpen wat zowel in de eigen organisatie gebeurt als wat eventueel (digitaal) aangeleverd kan worden vanuit particuliere organisaties of samenwerkingsverbanden waar een instelling volgens de wet archiefbewaarplaats voor is. Iedereen zal de moeilijke stap moeten zetten van het papieren paradigma (denkraam) naar een digitaal denkraam (paradigma).

Een papieren paradigma kan beschouwd worden als een paradigma dat ongeacht de toegepaste technieken grotendeels uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op het werken met papier. Een digitaal paradigma daarentegen is dan een paradigma dat uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op werken met gegevens op basis van digitale technieken, daarbij wel gebruikmakend van toepasbare in het papieren paradigma ontwikkelde concepten en basisprincipes.

Ethiek en betekenis

Ethisch gezien valt het werk van een archivaris binnen de kaders van fundamentele waarden en de Universele verklaring over archieven van de ICA.1

Gesteld kan worden dat het doel van de functie is

de mogelijkheid van het vergeten van het verleden tegen te gaan
de mogelijkheid van het verminken van het verleden tegen te gaan.

Volgens een theoloog is “een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoed in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.”2

De rollen

Een tijdje geleden heb ik voor mezelf een vijftal rollen voor een archivaris beschreven:

Beheerder

De beheerder, zowel aan de administratieve kant als aan de kant van de bewaarplaats, zorgt voor de vernietiging, toegankelijkheid, beschikbaarheid en het voortbestaan van zowel de gegevens als de bijbehorende context.
Beschikbaarsteller

De beschikbaarsteller is degene die met kennis van zaken de (her)gebruikers steunt bij het vinden van de juiste gegevens en ondersteuning verleent bij de gebruiksmogelijkheden.
Kwaliteitsadviseur

De kwaliteitsadviseur zorgt voor het inbedden van de archieffunctie in de primaire processen en digitale systemen waarin de gegevens van die processen worden verwerkt.
Toetser
De toetser waakt vanuit het perspectief van wetgeving (en interne afspraken) over de afgesproken kwaliteiten tijdens de uitvoering van de processen en projecten.
Waardeerder
De waardeerder bemoeit zich met de bewaar- en vernietigingsbelangen van de gegevens, bepaalt op grond van geldende selectielijsten en criteria de uiteindelijke bewaartermijne

Kennis

Ons vak is lastig omdat het vele verwante vakgebieden raakt. Een archivaris moet beschikken over

Vakkennis waaronder
- Archivistiek en dan vooral als gezichtspunt (level of abstraction) op zaken als informatie, gegevens, documenten en informatieobjecten.
- Een gedegen kennis over waarderen, selecteren en vernietigen.
- het kunnen begrijpen en doorzien van verwerkingen als vervangen, migreren en converteren
- Een gedegen kennis over het ordenen en beschrijven.
- Kennis over standaarden en referentiekaders als NEN 15489 en MDTO en deze ook kunnen toepassen in de eigen organisatie.
Juridische kennis (wetgeving, privacy, auteursrecht, toepassen openbaarheidsregels etc.)
- Zie voor relevante regels deze pagina https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/regelgeving-landelijk-en-europees
Kennis over ICT (informatica) in relatie tot de eigen vakkennis
Informatiemodellen (metagegevensschema)
Informatie- en ICT-architectuur,
Kennis over fundamentele waarden en de rol van archieven in de samenleving
De principes van common ground,
Gegevensmanagement,
Datagestuurd werken,
Artificiële intelligentie,
Werken in ketens (ketenprocessen, leerstuk keteninformatisering, samenwerken en archiveren)
Robotic proces automation (RPA)
De maatschappelijke, politieke en bestuurlijke omgeving
Inzicht in rol en positie van de eigen organisatie
- Inwoners
- Samenwerkingspartners
- Andere overheden
Huidige samenleving
(lokale) geschiedenis
de mogelijkheden om beschikbare bronnen te kunnen gebruiken (beschikbaarstellen) en bronnenkritiek (oorkondenleer)

En verder kan een archivaris

Relevante wetgeving toepassen
Kennis overdragen
Beargumenteerd besluiten nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van waarderen, bewaren en vernietigen)
Overtuigen zonder drammen
Pragmatische oplossingen aandragen of daarover meedenken
De tijd en rust nemen om aan grondslagonderzoek te doen
optreden als gelijkwaardige partner van
- een chief information officer (CIO)
- een chief information and security officer (CISO)
- een functionaris gegevensbescherming (FG)
- Controlers en auditors

Dit is veel, maar een deel kan in de loop van de tijd ook geleerd worden. En ik denk dat het belangrijk te beseffen is dat een archivaris veel kan leren en bereiken door kennisdeling en samenwerking te zoeken met collega’s in de buurt. Iedereen staat tenslotte voor dezelfde uitdagingen.

1. Universele verklaring over archieven: https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/universele-verklaring-over-arch...
2. https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/hermeneut

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Actor

Typemachine (Remington Portable)

webmaster — Sun, 21 Aug 2022 19:28:30 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Typemachine met brief van Hans Fallada uit 1938 aan zijn uitgever.

Album:

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Informatiemodel:

Labels:

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

The written record

webmaster — Sat, 09 Sep 2017 16:05:17 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Citaat uit Hymn to Haia for Rim-Sim (regeringsperiode:1822-1763 v.Chr),

Lord, perfect in august wisdom and recognised for his mighty counsel, Haia, who holds the great tablets, who enriches wisdom with wisdom! Accountant of Hal-an-kug, having the final overview of the arts of Nisaba's house of wisdom; palace archivist of heaven and earth, who keeps count of every single assignment, who holds a holy reed-stylus and covers the great tablets of destiny with writing! Wise one, who prompts holy An with words and attention at the appropriate times; seal-holder of Father Enlil! He who brings forth the holy objects from the treasure-house of E-kur; ornament of the abzu shrine, wearing his hair loose for lord Nudimmud!

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Actor

Labels:

Beheerder archiefbewaarplaats

webmaster — Sat, 07 May 2016 11:54:22 +0000

In de meeste gevallen is dat de door de zorgdrager aangestelde archivaris.

Uitgangspunt:

Archivaris

Archiefwet:

art. 13, 15, 17, 18, 20.25, 26, 29, 32, 37

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 7 mei 2016 - 1:45pm

Autorisatie

webmaster — Sat, 07 May 2016 07:41:59 +0000

Verlening van machtiging voor toegang en gebruik van informatie.

Proces NEN 15489:

Toegang

Uitgangspunt:

Informatiebeveiliging

Vertrouwelijk behandelen

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Actor

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 7 mei 2016 - 9:45am

Monnik

webmaster — Sat, 16 Apr 2016 23:55:19 +0000

Afbeelding:

Soort:

Tekening

De monnik als schrijver

Album:

Van dingen die voorbijkomen

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Actor

Labels:

Kernexpertise

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 20:12:16 +0000

Als gevolg van de opkomst van elektronische media, wordt het archivistisch vakgebied gedwongen zich te richten op haar kernexpertise: het bepalen van de waarde van informatie.

Auteur:

J.J.M. Uijlenbroek

Herkomst:

Designing electronic document infrastructures, 's Gravenhage, 1997. (Stelling III)

Informatiemodel:

Actor

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 6 december 2007 - 10:15pm

Creativiteit

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 19:34:01 +0000

De mens die zich omringt met feiten, niet toestaat dat hij verrast wordt, geen flits van intuïtie kent, geen veronderstellingen maakt, geen risico neemt, leeft in een afgesloten cel.

Auteur:

Albert Einstein

Informatiemodel:

Actor

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 20 januari 2005 - 12:30am

Onderzoek vs onderzoeker

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:41:25 +0000

In de uitspraak: 'Onderzoek heeft voor opdrachtgevers ervan de betekenis die een lantaarnpaal heeft voor de beschonkene: hem gaat het niet om het licht dat de blik kan verhelderen, hij zoekt alleen wat houvast...' (bron onbekend), staat de onderzoeker voor paal.

Auteur:

G.H. Kuper

Herkomst:

Zogezegd Stelling - Rijksuniversiteit Groningen, Trouw 28 april 1995

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 20 januari 2005 - 12:30am

Informatiebeheer - Actor

Over de rollen van een archivaris

Rol

Paradigma's

Ethiek en betekenis

De rollen

Kennis

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Typemachine (Remington Portable)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Samenwerken en verantwoordelijkheden

Inleiding

Uitgangspunten schema

Uitleg schema

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

The written record

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Beheerder archiefbewaarplaats

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Autorisatie

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Monnik

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Kernexpertise

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Creativiteit

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Onderzoek vs onderzoeker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: