Informatiebeheer - Grondslag

De digitale rechtsstaat; Beschouwingen over informatiemaatschappij en rechtsstaat

webmaster — Wed, 29 Mar 2023 18:59:24 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 29 maart 2023 - 8:45pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
8933.pdf	66.61 KB

Koninklijk besluit van 4 September 1823, no. 7

webmaster — Wed, 28 Dec 2022 20:10:39 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 december 2022 - 9:04pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10668.pdf	6.9 MB

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

Informatievoorziening openbare sector

webmaster — Sun, 16 Feb 2020 20:45:26 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 16 februari 2020 - 9:42pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
BIOS1_298.pdf	6.33 MB

Consultatie Archiefwet 2021

webmaster — Fri, 29 Nov 2019 22:52:19 +0000

De concepttekst van de Archiefwet 2021 is voor consultatie beschikbaar tot en met 23 januari 2020.

" De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. "

Labels:

grondslag

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Grondslag:

Om de integriteit van het Openbaar Bestuur

webmaster — Tue, 26 Nov 2019 07:24:03 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 26 november 2019 - 8:18am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10010.PDF	24.72 KB

Verwijderen is niet vernietigen

webmaster — Mon, 24 Sep 2018 16:18:18 +0000

Tot de methoden ter beperking van de verwerking van persoonsgegevens zou kunnen behoren dat de geselecteerde persoonsgegevens tijdelijk naar een ander verwerkingssysteem worden overgebracht, dat de geselecteerde gegevens voor gebruikers niet beschikbaar worden gemaakt of dat gepubliceerde gegevens tijdelijk van een website worden gehaald. In geautomatiseerde bestanden moet in beginsel met technische middelen worden gezorgd voor een zodanige beperking van de verwerking van persoonsgegevens dat de persoonsgegevens niet verder kunnen worden verwerkt en niet kunnen worden gewijzigd. Het feit dat de verwerking van persoonsgegevens beperkt is, moet duidelijk in het bestand zijn aangegeven.

Herkomst:

Overweging 67 uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Algemene verordening gegevensverwerking (AVG)

Archiefbescheiden

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:12:08 +0000

.. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

Herkomst:

Archiefwet 1995, artikel 1 lid 1 sub c

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 september 2018 - 4:56pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Geautomatiseerde ketenbesluiten & rechtsbescherming; Een onderzoek naar de praktijkvan geautomatiseerde ketenbesluiten over een financieel belang in relatie tot rechtsbescherming.

webmaster — Wed, 20 Jun 2018 19:10:41 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 20 juni 2018 - 9:04pm

Verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

webmaster — Sat, 28 Apr 2018 11:24:33 +0000

Waarborgen en afwijkingen in verband met verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden

1.   De verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden is onderworpen aan passende waarborgen in overeenstemming met deze verordening voor de rechten en vrijheden van de betrokkene. Die waarborgen zorgen ervoor dat er technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om de inachtneming van het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Deze maatregelen kunnen pseudonimisering omvatten, mits aldus die doeleinden in kwestie kunnen worden verwezenlijkt. Wanneer die doeleinden kunnen worden verwezenlijkt door verdere verwerking die de identificatie van betrokkenen niet of niet langer toelaat, moeten zij aldus worden verwezenlijkt.

2.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten de verwezenlijking van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

3.   Wanneer persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang worden verwerkt, kan in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden voorzien in afwijkingen van de in de artikelen 15, 16, 18, 19, 20 en 21 genoemde rechten, behoudens de in lid 1 van dit artikel bedoelde voorwaarden en waarborgen, voor zover die rechten het verwezenlijken van de specifieke doeleinden onmogelijk dreigen te maken of ernstig dreigen te belemmeren, en dergelijke afwijkingen noodzakelijk zijn om die doeleinden te bereiken.

4.   Wanneer verwerking als bedoeld in de leden 2 en 3 tegelijkertijd ook een ander doel dient, zijn de afwijkingen uitsluitend van toepassing op verwerking voor de in die leden bedoelde doeleinden.

Herkomst:

Artikel 89 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 28 april 2018 - 1:22pm