Informatiebeheer - vernietigingsbelang

Belang gegevens en techniek

webmaster — Wed, 13 Nov 2019 17:28:28 +0000

Het belang van gegevens overstijgt altijd het belang van de techniek

Nr.:

Informatiemodel:

Datasets, Wat gezichtspunten

webmaster — Sat, 10 Nov 2018 22:38:15 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 november 2018 - 11:30pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20181101DatasetsTresoar.pptx	1.13 MB

Datasets allemaal en voor altijd bewaren? Expertmeeting Bewaarbelangen en Datasets

webmaster — Tue, 04 Sep 2018 21:50:03 +0000

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 4 september 2018 - 11:43pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10218.pdf	352.6 KB
DWHBI_Uitnodigingstekst def3.docx	85.05 KB

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

Waardeloos

webmaster — Fri, 12 Aug 2016 06:00:13 +0000

Waardeloze stukken moeten worden vernietigd.

Auteur:

J.A. Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën (blz. 25)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

2 Waarderen

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 12 augustus 2016 - 8:00am

Vernietigen, bewaren en datalekken

webmaster — Mon, 16 May 2016 17:09:38 +0000

Inleiding

De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van informatie de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.

Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen het onderdeel datalekken van de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan.

Op deze stellingen volgen de conclusies dat zowel in het geval van bepaalde vormen van vernietiging als van te lange bewaring sprake kan zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.

Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.

Stellingen

Vernietigen

Vernietigen van informatie is het zodanig bewerken van informatie dat reconstructie daarvan niet mogelijk is3.
Vernietiging bij organisaties die vallen in het domein van de AW95 is alleen toegestaan wanneer de te vernietigen informatie in een vastgestelde selectielijst is opgenomen4.
Vernietiging is uit te voeren overeenkomstig het Archiefbesluit 1995 (AB95) en de beheersregels van een overheidsorganisatie op basis van de Archiefwet.
1. het AB95 schrijft een verklaring van vernietiging voor5.
2. in de beheersregels zijn de verantwoordelijkheden voor vernietiging vastgelegd.
Vernietiging van informatie is op grond van de AW verplicht6.
Vernietigen van persoonsgegevens is volgens de WBP verplicht op het moment dat de doelbinding is vervallen7.
De Archiefwet wordt ten opzichte van de WBP beschouwd als een speciale wet8.
Archiefwet en WBP vullen elkaar ook deels aan9.
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een selectielijst is verstreken.
De WBP geeft een aantal uitzonderingen op de verplichting tot vernietiging van persoonsgegevens waaronder historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek10.
Vernietigen van bepaalde informatie kan op grond van uitzonderingscriteria die zijn opgenomen in een selectielijst achterwege blijven11.
Vernietigen is een vorm van verwerking van gegevens12.
Vernietigen van persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens13.
Vernietiging buiten vastgestelde beheersregels en selectielijsten om is illegaal.
Illegale vernietiging is een ambtsmisdrijf14 .
Een datalek is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens15.
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen illegale vernietiging 16 .
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een datalek.

Bewaren

Bewaren van informatie is het op aantoonbare manier beschikbaar houden van informatie gedurende wettelijke bewaartermijnen17.
De te bewaren informatie bevindt zich in een goede, geordende en toegankelijke staat18.
Bewaren vindt plaats tot de wettelijke bewaartermijnen verstreken zijn18.
Bewaren van informatie is een vorm van verwerking van gegevens12.
Bewaren van persoonsgegevens is een vorm van verwerking van persoonsgegevens13.
Bewaring van eigenlijk te vernietigen persoonsgegevens is op grond van een van de uitzonderingscriteria van de selectielijst een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens19.
Te lang bewaren, te weten het bewaren van persoonsgegevens nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen te lange bewaring16.
Te lang bewaren van persoonsgegevens is een datalek.

En dus

Zorg dat vernietiging van persoonsgegevens aantoonbaar plaatsvindt
1. op tijd
2. regelmatig / jaarlijks
3. op basis van
  1. een vastgestelde selectielijst20 en
  2. interne procedures en afspraken
4. door daartoe bevoegde functionarissen
Digitale systemen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt moeten beschikken over functionaliteiten voor vernietiging conform de NEN 2082 21 .
Zorg dat vernietiging aantoonbaar is, dus met vastlegging van de nodige documentatie
1. Verklaring van vernietiging conform AB955.
2. Overzicht van vernietigde informatie (bijlage bij de verklaring van vernietiging).

1. WBP, artikel 34a
2. Bijvoorbeeld op basis van intern vastgelegde afspraken, procedures en processen
3. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl), paragraaf 3.25
4. AW95, artikel 5
5. a. b. AB95, artikel 8
6. AW95, artikel 3
7. WBP, artikel 10
8. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. Het lijkt er op dat de Archiefwet ten opzichte van de WBP als bijzondere wet wordt beschouwd. De regel is dat een bijzondere wet boven een algemene wet gaat.
9. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-25892-3.html)
10. WBP, artikel 9 lid 3 en 10 lid 2.
11. Archiefbesluit 1995 artikel 5 lid 1 sub e.
12. a. b. Kan gedefinieerd worden in de interne afspraken.
13. a. b. WBP, artikel 1 sub b.
14. Wetboek van Strafrecht, artikel 361 en Wetboek van strafvordering, artikel 162.
15. WBP, artikel 34a en artikel 13.
16. a. b. WBP, artikel 13.
17. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer, (ISO 15489-1:2001,IDT), Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2001. Paragraaf 3.14 termen en begrippen.
18. a. b. AW95, artikel 3.
19. Zie bijvoorbeeld de uitzonderingscriteria uit de gemeentelijke selectielijst van 2012.
20. Zie ook grondslag - datalek
21. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl).

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 mei 2016 - 7:15pm

E-mail duurzaamheid

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 21:22:22 +0000

Stuck in a cycle of naïveté and seduction, we keep trying to believe email is somehow impermanent.

Auteur:

David S. Bennahum

Herkomst:

Old e-mail never dies, Wired 7.05, May 1999.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 11 april 2016 - 11:15pm

Privacy en terughoudendheid

webmaster — Sat, 02 Apr 2016 14:16:08 +0000

"Privacy is the claim of individuals, groups or institutions to determine for themselves when, how and to what extend information about them is communicated to others.

Auteur:

Alan F. Westin

Herkomst:

Eric P.J. Myjer, Sollicitant, privacy en psychologische test, Ars Aequi - juridisch studentenblad XXIV-3-maart 1975, themanummer Privacy. (blz 222-270)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 7 oktober 2012 - 3:00pm

Amateurisme

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 20:20:56 +0000

Een overheid die als amateur bestuurt zal ook als amateur registreren en archiveren. En vooral vergeten, veel vergeten.

Auteur:

Roger Vleugels

Herkomst:

Transparant bestuur; De Bijlmerwaarheid, Binnenlands Bestuur van 26 maart 1999

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 20 januari 2005 - 12:30am

Panopticon - de docu over jouw privacy

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 13:30:50 +0000

”IK HEB NIKS TE VERBERGEN HOOR!!"

Ja, dat zeggen wij Nederlanders opvallend vaak.
Maar klopt dat wel?
Filmmaker Peter Vlemmix gaat op zoek naar de staat van privacy in Nederland.
PANOPTICON is een docu van 60 min, die laat zien hoe en waarom jouw privacy onder druk staat.

Zie http://panopticondefilm.nl/

Wat gedachten van mijn kant

De eerste gedachte is natuurlijk dat de Wet bescherming persoonsgegevens op deze informatie van toepassing is. Dat klopt, alleen overheden hebben daarnaast nog te maken met de Archiefwet ca. die regels geeft over het beheer en bewaring (of wissen) van informatie.

Camerabeelden, registraties, al het soort informatie beschreven in deze documentaire zijn zolang ze van overheidsorganisaties zijn als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 aan te merken. De informatie wordt immers verzameld ten behoeve van de uitvoering van taken en ondersteuning van de (bedrijfsprocessen). Eigenlijk valt bijna 100% van de overheidsinformatie onder deze wet.

Deze wet verplicht onder andere om op grond van bewaar- en vernietigingsbelangen aan te geven wat op termijn met informatie moet gebeuren. Als wettelijk instrument worden hiervoor selectielijsten opgesteld. Selectielijsten zijn documenten waarin wordt aangegeven welke informatie na verloop van een zo kort mogelijke bewaartermijn vernietigd moet worden en welke informatie nooit weg mag.

De vraag is of dit soort informatie in de selectielijsten van de respectievelijke verzamelende overheidsorganisaties zijn opgenomen. De vraag stellen is bijna het antwoord al geven. Uit oogpunt van zorgvuldigheid en transparantie is dat wel aan te raden. Het niet doen is misschien te beschouwen als taakverwaarlozing.

Voordeel is dan dat

openbaar wordt gemeld wat op hopelijk zo kort mogelijke termijn met de informatie gaat gebeuren en
vervolgens (als het goed is) via verklaringen van vernietiging wordt gemeld dat de informatie op geen enkele manier meer is te reconstrueren.

Het openbaar melden gebeurt in de Staatscourant, de verklaringen zijn al dan niet met een beroep op de WOB bij de overheden op te vragen.

Dit soort verplichtingen kennen particuliere organisaties zoals vervoersbedrijven, winkelbedrijven en verzekeringsmaatschappijen laat staan bedrijven als Google etc niet.

Panopticon - de docu over jouw privacy from Peter Vlemmix on Vimeo.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 27 oktober 2012 - 10:30pm

Informatiebeheer - vernietigingsbelang

Belang gegevens en techniek

Informatiemodel:

Datasets, Wat gezichtspunten

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datasets allemaal en voor altijd bewaren? Expertmeeting Bewaarbelangen en Datasets

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Doelbinding

Informatiemodel:

Waardeloos

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Vernietigen, bewaren en datalekken

Inleiding

Stellingen

Vernietigen

Bewaren

En dus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

E-mail duurzaamheid

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Privacy en terughoudendheid

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Amateurisme

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Panopticon - de docu over jouw privacy

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: