Informatiebeheer - register

Datasets, Wat gezichtspunten

webmaster — Sat, 10 Nov 2018 22:38:15 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 november 2018 - 11:30pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20181101DatasetsTresoar.pptx	1.13 MB

Dataset

webmaster — Sat, 03 Nov 2018 21:39:55 +0000

Een dataset is een geheel van gestructureerde digitale gegevens bijeengebracht vanuit een of meer gegevensverzamelingen ten behoeve van intern of extern (her)gebruik.

Een dataset is een informatieobject van het type register.

Een dataset is machine leesbaar

Gegevens in een dataset kunnen

zowel uit primaire bronnen (processystemen ed.) als uit secundaire bronnen (andere datasets) komen

zowel uit eigen bronnen als uit bronnen van derden komen

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

@FBVF Tweet van 25 oktober 2018

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 3 november 2018 - 10:34pm

Fichedoorschrijfsysteem

webmaster — Thu, 18 Jan 2018 14:17:30 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Vellen met voorbedrukte formulieren in de vorm van fiches voor het registreren van (ingekomen) documenten.

In dit geval gaat het om vier vellen met voorbedrukte fiches uit het jaar 1986, De registratie vond nog plaats met behulp van typmachines,.Het moedervel (het witte exemplaar) bleef als geheel in stand en had de functie van een chronologische agenda van ingekomen documenten. Dit werd met de andere witte vellen tot een bundel ingebonden in de vorm van een moederboek. Een moederboek kan omschreven worden als een register houdende de bovenste bladen van de fiches van een fichedoorschrijfsysteem.

Van de overige gekleurde vellen werden de fiches losgesneden en als (erg dunne) systeemkaartjes in kaartenbakken geplaats op volgorde van bijvoorbeeld archiefcode, naam afzender of datum rappellering. Wat ook wel voorkwam was dat een fiche aan het document of groep documenten werd gehecht.

Betekenis van de metadata-elementen (voorzover bekend)

Metadata-element	Betekenis
No.	Uniek voorbedrukt registratienummer. Door het unieke volgnummer voor te drukken waren konden daarmee geen vergissingen worden gemaakt.
Dec.nr	Decimaal nummer, classificatie volgens bijvoorbeeld de basisarchiefcode (verwijzing naar een dossier)
Dat. ontv,	Datum waaop het stuk is ontvangen. Het jaar 1986 is voorgedrukt.
Dat. st.	Datum van het stuk zelf.Ook hier is het jaar 1986 voorgedrukt
Nr.	Nummer dat op het ontvangen stuk aangetroffen kan worden
Afzender:	Naam, adres en woonplaats van de afzender
Rappeltermijn	Termijn waarbinnen intern het stuk of zaak afgedaan moet worden
Voorafgaand nr.	Verwijzing naar een voorgaand document (indien aanwezig)
Nr. afdoening	Nummer waaronder het stuk is afgedaan
Afgegeven	?

Het is jammer genoeg onbekend wat de herkomst van dit vel is.

Album:

Archiefstuk

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Register vs document

webmaster — Sat, 02 Apr 2016 12:04:28 +0000

Een register is een informatieobject van het type document.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 augustus 2010 - 10:30pm

Zaaktypecatalogus vs register

webmaster — Tue, 29 Mar 2016 14:23:44 +0000

Een zaaktypecatalogus is een informatieobject van het type register.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 augustus 2010 - 10:15pm

Functioneel

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 15:39:12 +0000

Zorgvuldige registraties op papier zijn overigens per definitie inhoudelijk niet minder functioneel dan ondergebracht in een geautomatiseerd systeem.

Auteur:

Corien Prins

Herkomst:

Heeft digitale jeugdzorg de toekomst? Uit: M. van den Berg ea. In de greep van de technologie. Nieuwe toepassingen en het gedrag van de burger, 2008 (blz 27)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 28 maart 2016 - 5:30pm

Wat is een structuurplan?

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 19:45:21 +0000

Het begrip

Een structuurplan is een registratie, een register, waarmee een organisatie een permanent overzicht en inzicht heeft van het beheer van haar informatie in het heden en het verleden. Een aantal eisen zijn:

doelmatig beheer
doelmatige ordening en registratie
tijdige beschikbaarheid
vindbaarheid

Wat dat aangaat is er niet veel nieuws onder de zon. In 1916 is de gemeente Groningen op een toen compleet nieuwe manier van archiveren overgegaan. Men verliet het verbaalstelsel en introduceerde de methode Zaalberg (zaaksgewijze ordening). Uit het 'Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916' blijkt welke eisen men stelde:

“Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn"

Het begrip structuurplan wordt op deze site gelijkgesteld met het overzicht zoals dat wordt genoemd in artikel 18 van de Archiefregeling (voorheen artikel 3 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).

Actueel

Een structuurplan bevat een actuele weergave van het door een organisatie uitgevoerde informatiebeheer. Daarmee krijgen behalve de afdeling DIV ook bestuurders, leidinggevenden, proceseigenaren, informatieplanners toezichthouders en andere belanghebbenden

inzicht in de reden van het bestaan van de informatie;
overzicht van de belangrijke informatie;
kennis waar de belangrijke informatie is;
inzicht in wie de ‘eigenaar’ van de informatie is;
inzicht waar de informatie voor wordt gebruikt;
inzicht in de waarde van de informatie is;
overzicht van de bewaartermijnen;
inzicht in de risico’s;
overzicht van de relatie met andere informatie;
inzicht in grondslagen, procedures en afspraken

In die zin is een structuurplan te beschouwen als een condensatiepunt waar alle informatie over het informatiebeheer samenkomt en in een bepaalde context wordt geplaatst.Bij het woord structuurplan wordt de indruk gewekt dat het gaat om een beschrijving van voorgenomen activiteiten over een bepaalde periode. Dat is niet het geval. Het gaat hier om een registratie van elementen van het informatiebeheer.

Dit onderdeel bestaat uit teksten die grotendeels in 2004 zijn opgenomen en sindsdien op wat details na redelijk ongewijzigd zijn gebleven.

De basis voor deze teksten komen uit een project bij de gemeente Groningen waarbij de eerste stappen tot het opstellen van een documentair structuurplan (DSP), of zoals dit daar werd genoemd het structuurplan informatiebeheer, zijn gezet en daaropvolgend het lesmateriaal voor de DSP-workshops van de SOD uit de periode 2003-2008.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

maandag, 14 juni 2004 - 9:00pm

Register

webmaster — Wed, 09 Mar 2016 07:15:00 +0000

Document of geheel van documenten waarin geheel of gedeeltelijk informatie over handelingen, personen, objecten of gebeurtenissen of combinaties daarvan in een bepaalde gestructureerde vorm ten behoeve van vooraf gedefinieerd gebruik wordt verwerkt.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 9 maart 2016 - 8:15am

Bedrijfsarchief (2)

webmaster — Mon, 30 Nov 2015 20:54:29 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Registers en brievenboeken in Lanhydrock House

Album:

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Bedrijfsarchief

webmaster — Mon, 23 Nov 2015 22:51:47 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Registers en brievenboeken in Lanhydrock House

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject