Informatiebeheer - vernietiging

Archief als afval

webmaster — Mon, 24 Dec 2018 10:26:30 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Gemeente Groningen - Afvalbrengstation Vinkhuizen Zuid

Album:

Vernietiging

Levenscyclus:

4 Bewaren

Informatiemodel:

Labels:

Beschikbaarheid backup

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:26:51 +0000

Na vernietiging van een origineel mag de backupversie niet teruggezet worden. Deze is ook te vernietigen.

Nr.:

107

Informatiemodel:

Feitelijk vernietigen

webmaster — Sat, 25 Feb 2017 21:43:09 +0000

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

Proces NEN 15489:

Verwijderen (en overbrengen)

Uitgangspunt:

Goed beheer

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 8

Overig:

Wetboek van Strafrecht art. 361
Wetboek van strafvordering art. 162
Zie ook onderdeel over datalekken
Vernietiging bij overheden moet plaatsvinden op basis van vastgestelde in de Staatscourant gepubliceerde selectielijsten, zie hiervoor
- Site Nationaal Archief over waardering en selectie
- Selectielijsten ter inzage
- Vastgestelde selectielijsten
- Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 4:00pm

Selectielijst

webmaster — Mon, 20 Feb 2017 15:33:13 +0000

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Het valt aan te tonen

Gegevensbeheer archiefsysteem

Archiefwet:

art. 5 en 9

Archiefbesluit:

art. 2, 3, 4, 5 en 8

Overig:

Bewaarlijst - Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden.
Vernietigingslijst - Een lijst die uitgaat van de bewaring van alles wat er niet in wordt genoemd.
Proces vaststelling selectielijsten
Site Nationaal Archief over waardering en selectie
Selectielijsten ter inzage
Vastgestelde selectielijsten
Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 4:15pm

Vernietigen, bewaren en datalekken

webmaster — Mon, 16 May 2016 17:09:38 +0000

Inleiding

De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van informatie de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.

Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen het onderdeel datalekken van de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan.

Op deze stellingen volgen de conclusies dat zowel in het geval van bepaalde vormen van vernietiging als van te lange bewaring sprake kan zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.

Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.

Stellingen

Vernietigen

Vernietigen van informatie is het zodanig bewerken van informatie dat reconstructie daarvan niet mogelijk is3.
Vernietiging bij organisaties die vallen in het domein van de AW95 is alleen toegestaan wanneer de te vernietigen informatie in een vastgestelde selectielijst is opgenomen4.
Vernietiging is uit te voeren overeenkomstig het Archiefbesluit 1995 (AB95) en de beheersregels van een overheidsorganisatie op basis van de Archiefwet.
1. het AB95 schrijft een verklaring van vernietiging voor5.
2. in de beheersregels zijn de verantwoordelijkheden voor vernietiging vastgelegd.
Vernietiging van informatie is op grond van de AW verplicht6.
Vernietigen van persoonsgegevens is volgens de WBP verplicht op het moment dat de doelbinding is vervallen7.
De Archiefwet wordt ten opzichte van de WBP beschouwd als een speciale wet8.
Archiefwet en WBP vullen elkaar ook deels aan9.
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een selectielijst is verstreken.
De WBP geeft een aantal uitzonderingen op de verplichting tot vernietiging van persoonsgegevens waaronder historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek10.
Vernietigen van bepaalde informatie kan op grond van uitzonderingscriteria die zijn opgenomen in een selectielijst achterwege blijven11.
Vernietigen is een vorm van verwerking van gegevens12.
Vernietigen van persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens13.
Vernietiging buiten vastgestelde beheersregels en selectielijsten om is illegaal.
Illegale vernietiging is een ambtsmisdrijf14 .
Een datalek is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens15.
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen illegale vernietiging 16 .
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een datalek.

Bewaren

Bewaren van informatie is het op aantoonbare manier beschikbaar houden van informatie gedurende wettelijke bewaartermijnen17.
De te bewaren informatie bevindt zich in een goede, geordende en toegankelijke staat18.
Bewaren vindt plaats tot de wettelijke bewaartermijnen verstreken zijn18.
Bewaren van informatie is een vorm van verwerking van gegevens12.
Bewaren van persoonsgegevens is een vorm van verwerking van persoonsgegevens13.
Bewaring van eigenlijk te vernietigen persoonsgegevens is op grond van een van de uitzonderingscriteria van de selectielijst een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens19.
Te lang bewaren, te weten het bewaren van persoonsgegevens nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen te lange bewaring16.
Te lang bewaren van persoonsgegevens is een datalek.

En dus

Zorg dat vernietiging van persoonsgegevens aantoonbaar plaatsvindt
1. op tijd
2. regelmatig / jaarlijks
3. op basis van
  1. een vastgestelde selectielijst20 en
  2. interne procedures en afspraken
4. door daartoe bevoegde functionarissen
Digitale systemen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt moeten beschikken over functionaliteiten voor vernietiging conform de NEN 2082 21 .
Zorg dat vernietiging aantoonbaar is, dus met vastlegging van de nodige documentatie
1. Verklaring van vernietiging conform AB955.
2. Overzicht van vernietigde informatie (bijlage bij de verklaring van vernietiging).

1. WBP, artikel 34a
2. Bijvoorbeeld op basis van intern vastgelegde afspraken, procedures en processen
3. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl), paragraaf 3.25
4. AW95, artikel 5
5. a. b. AB95, artikel 8
6. AW95, artikel 3
7. WBP, artikel 10
8. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. Het lijkt er op dat de Archiefwet ten opzichte van de WBP als bijzondere wet wordt beschouwd. De regel is dat een bijzondere wet boven een algemene wet gaat.
9. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-25892-3.html)
10. WBP, artikel 9 lid 3 en 10 lid 2.
11. Archiefbesluit 1995 artikel 5 lid 1 sub e.
12. a. b. Kan gedefinieerd worden in de interne afspraken.
13. a. b. WBP, artikel 1 sub b.
14. Wetboek van Strafrecht, artikel 361 en Wetboek van strafvordering, artikel 162.
15. WBP, artikel 34a en artikel 13.
16. a. b. WBP, artikel 13.
17. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer, (ISO 15489-1:2001,IDT), Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2001. Paragraaf 3.14 termen en begrippen.
18. a. b. AW95, artikel 3.
19. Zie bijvoorbeeld de uitzonderingscriteria uit de gemeentelijke selectielijst van 2012.
20. Zie ook grondslag - datalek
21. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl).

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 mei 2016 - 7:15pm

Behoud

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 21:18:05 +0000

Time and accident are committing daily havoc on the originals deposited in our public offices. The late war has done the work of centuries in this business. The lost cannot be recovered, but let us save what remains: not by vaults and locks which fence them from the public eye and use in consigning them to the waste of time, but by such a multiplication of copies, as shall place them beyond the reach of accident.

Auteur:

Robert Darnton

Herkomst:

Burn a Country's Past and You Torch Its Future, The Washington Post 20 april 2003

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 20 januari 2005 - 12:30am

Archiefvernietiging

webmaster — Tue, 08 Mar 2016 15:40:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Container wordt verwerkt.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Selectielijsten en vaststelling

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:47:48 +0000

Formeel proces

Vernietigen is een onomkeerbaar proces, Het vernietigen van informatie conform de Archiefwet maakt het vernietigingsproces zowel voor de eigen organisatie als ook voor externen transparant. Op die manier is namelijk aantoonbaar welke informatie is vernietigd, wanneer die informatie is vernietigd, waarom de informatie is vernietigd en dat zij daarom terecht is vernietigd. Redenen waarom de wetgever hoge eisen stelt aan de grondslag, het instrument en de toepassing daarvan.

Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'.

Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. De vaststellingsperiode is nog steeds twintig jaar (Archiefbesluit artikel 2 lid 2). In het geval van gemeenten betekent dat de huidige in 2012 vastgestelde lijst eerst in 2032 vervangen hoeft te worden. De lijst uit 2005 is namelijk volgens het besluit uit 2012 ingetrokken.

Wanneer een zorgdrager voldoet aan de hem opgelegde verplichting om een ontwerp selectielijst te maken zal hij daarbij tenminste de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer bijvoorbeeld in het geval van gemeente een gemeentesecretaris en (indien benoemd) de beheerder van de archiefbewaarplaats moeten betrekken. Op dat moment moet hij ook de extern deskundige aanstellen. De eis is dat deze deskundige als onafhankelijk persoon op geen enkele wijze in een relatie met de opdrachtgever mag zijn. In het geval dat zorgdragers gezamenlijk een ontwerp maken, zoals bij gemeenten, mogen de verantwoordelijke voor het beheer en de beheerder van de archiefbewaarplaats door een enkele collega worden vervangen. In het geval van een extern deskundige zal deze nog steeds door de individuele zorgdragers benoemd moeten worden.

Overigens is het zo dat in dit deel van het gewijzigde Archiefbesluit een strategisch informatieoverleg (SIO) niet wordt genoemd. De naam komt voor in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit. Daaruit kan de conclusie uitgetrokken worden dat het instellen van een SIO niet verplicht is maar wel dringend wordt aangeraden, wat overigens ook door de VNG in 2013 via een ledenbrief is gedaan.

Presentatie

Bijgaande presentatie is gemaakt in verband met een bijeenkomst van collega's van Friese gemeenten in Franeker naar aanleiding van het concept ontwerp gemeentelijke selectielijst 2016 die eind januari 2015 door de VNG voor commentaar aan haar leden is verzonden. In deze presentatie ligt de nadruk op het formele proces.

Wat methode, vorm en inhoud aangaat is deze lijst een complete breuk met haar voorganger de actualisatie uit 2012 (en de voorganger uit 2005). Reden te meer om dit concept voor het ter vaststelling aanbieden aan de minister een aantal aspecten aan de hand van bijvoorbeeld de volgende vragen goed te toetsen:

Is het proces conform de wettelijke vereisten verlopen (van belang ivm de Algemene wet bestuursrecht en de rechtsgrond voor vernietiging)
Voldoet het resultaat aan de vormvereisten van het Archiefbesluit 1995 (art. 2-5)
Zijn de afgegeven mandaten correct
1. Mandaat voor het laten vaststellen van de lijst door de Minister
2. Mandaat namens de deelnemende Colleges voor de aanstelling van de onafhankelijk extern deskundige (Archiefbesluit 1995, art. 3 en 3a)
Is de gekozen vorm van de lijst geschikt om in te zetten in de praktijk
Dekt de lijst alle taken van de organisatie volledig
Is de lijst wat opzet betreft evenwichting
Zijn opgenomen bewaartermijnen en momenten waarop vernietiging plaats moet vinden correct.

Daarbij kan ook de vraag gesteld worden welk doel een selectielijst dient. Is het bedoeld om, zoals de wet eigenlijk ook voorschrijft, een wettelijke basis (grondslag) te bieden voor vernietiging. Of is daarnaast ook het doel dat de lijst als product direct een gestandaardiseerd, in digitale systemen te implementeren instrument is.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
201503006FranekerSite.pptx	6.22 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 9 maart 2015 - 12:00am

Verzameladvies BCA 2007-2008

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:30:07 +0000

Verzameladvies over selectielijsten uit de periode augustus 2007 tot en met december 2008. nummer BCA-2010.05817/1 van 17 juni 2010

Aan de verschijning van het laatste verzameladvies van de Bijzondere Commissie Archieven (BCA) van de Raad voor Cultuur is op zijn zachtst gezegd niet veel aandacht besteed.

In principe geeft de BCA adviezen over individuele selectielijsten. Bij de beoordeling worden in de loop van de tijd algemene zaken gedestilleerd waarop periodiek in verzameladviezen ingegaan wordt. Hier is in 2008 mee begonnen. Deze verzameladviezen worden door de BCA ook gebruikt om meer in algemene zin aandacht te besteden aan actuele aspecten van waardering, selectie en vernietiging.

Zo is in het verzameladvies, dat in juli 2010 op de site van de Raad is gepubliceerd, op de pagina's 9 - 13 de door het Nationaal Archief voorgestelde selectiemethodiek aan de orde geweest. Dit was vooruitlopend op het in juli 2009 aangekondigde en in oktober 2010 ingediende adviesverzoek.

Gezien de recente gebeurtenissen, waarbij de leden van de BCA zich uit de commissie terugtrokken, leek het mij daarom wel aardig de tekst over de selectiemethodiek hieronder op te nemen:

----- uit het advies --------------------

(blz. 9)

4 Vooruitlopend op nieuwe ontwikkelingen...

Kanttekeningen bij de nieuwe setectiemethode

In de brief van de minister van OCW en de staatsecretaris van BZK over de ‘Modernisering informatiehuishouding Rijk’ (7 juli 2009) wordt aangekondigd dat de Raad voor Cultuur om advies zal worden gevraagd over de nieuwe selectiemethode zoals voorgesteld in het rapport

(blz 10)

‘Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingspraktijk’ van de Commissie Waardering en Selectie. Zonder op deze adviesaanvraag te willen vooruitlopen vestigt de Raad nu de aandacht op een aantal ontwikkelingen die, zijns inziens, om snelle en gepaste bijsturing vragen.

In 2007 is het genoemde rapport verschenen. De Commissie Waardering en Selectie had de opdracht gekregen een nieuwe inhoudelijke visie op waardering en selectie uit te werken op basis van het advies van de Raad voor Cultuur ‘Het tekort van het teveel’ (2005) en de kabinetsvisie ‘Informatie op orde’ (2006). Het eindproduct moest een publicatie zijn waarin inzichtelijk werd gemaakt welke selectiedoelen en -criteria gehanteerd kunnen worden en op welke wijze deze in de praktijk kunnen worden toegepast. De nieuwe aanpak moest een oplossing bieden voor de knelpunten op het gebied van selectie: bestaande procedures en regels zijn niet toegesneden op de veranderde digitale omgeving, ministeries hebben hun informatie niet op orde, de verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk belegd, de methodiek en procedures zijn stroperig, er wordt te weinig gedacht in werkprocessen en de procedures voor vaststelling zijn lang en complex.
Na de publicatie van dit rapport heeft het Nationaal Archief een aantal pilots in werking gezet en onderzoek uitgevoerd om de nieuwe methodiek handen en voeten te geven. Er is een aantal artikelen verschenen in het Archievenbiad en er ligt een rapportage van het project Archiefselectie op Orde11.
Het rapport, de artikelen en de rapportage roepen vragen op over haalbaarheid, draagvlak, realiteitszin en nut van deze methodiek. Maar het is nog te vroeg om tot een oordeel te komen en de Raad ziet met veel interesse de eerste resultaten van de pilots tegemoet.

Methodiek wordt in betrekkelijke stilte en beslotenheid uitgewerkt

Na het verschijnen van het rapport hebben zowel het onderzoek als de pilots, net als bij de introductie van de PIVOT-methode, in betrekkelijke stilte en in de beslotenheid van het Nationaal Archief plaatsgevonden. Het verwachte publieke debat is uitgebleven en de kans op inbreng vanuit het veld is hiermee verkleind. Dit alles stelt niet gerust. De snel toenemende digitalisering van de werkprocessen van de overheid maakt dat de scheidslijn tussen administratie en erfgoed, en daarmee samenhangend tussen verantwoordelijkheden en kosten, niet goed meer te trekken is. Deze ontwikkeling waagt daarom om een nauwe samenwerking en afstemming tussen ministeries, projecten op het gebied van e-overheid, andere overheden, Nationaal Archief en andere archiefinstellingen. Door het uitblijven van het publieke debat en bij onvoldoende of ontijdige afstemming is het risico aanwezig dat er straks een volledig uitgewerkte methodiek klaar ligt die, te zeer geleid door erfgoedbelangen, niet alleen onvoldoende aansluit bij de werkwijze en wensen van de ministeries maar ook bij de methoden en technieken die zijn ontwikkeld vanuit de concepten van e-overheid en dienstverlening.

11 Overheidsinformatie waarderen. Voorstel voor een nieuwe systematiek voor waardering en selectie van (digitale) informatie van de rijksoverheid, 7 mei 2009.

(blz. 11)

Een andere reden om de betrokken partijen in een vroeg stadium te betrekken, is dat er van vele actoren een actieve inzet wordt gevraagd. De betrokkenheid van zowel archiefbeheerders als van archiefvormers en van zowel de centrale overheid als de decentrale overheden is van belang om te komen tot een gedragen en werkbare methodiek. Zo wordt er vanuit gegaan dat de regionale-historische centra, streek- en gemeente archiçven zich zullen voegen in deze nieuwe methode en werkwijze. De vraag is echter gerechtvaardigd of het ‘probleem’ zoals dat bij de rijksoverheid wordt gevoeld ook door deze overheden zo wordt ervaren. Zowel provincies als gemeenten hebben immers al jaren een gezamenlijke selectielijst die naar behoren werkt.

Advies

De Raad adviseert om te onderzoeken of alle archiefketenpartners12 inderdaad een gemeenschappelijk probleem hebben, de archiefketenpartners vroegtijdig bij het ontwikkelingsproces te betrekken en hun medewerking zeker te stellen en voorts over de in ontwikkeling zijnde methodiek het publieke debat op te weken en te bevorderen.

Uitdijende hoeveelheid actoren en instrumenten.

Het instrumentarium wordt volgens de opstellers sterk vereenvoudigd. De oude instrumenten, het Rapport Institutioneel Onderzoek, de beleidsterreinen, het Basisselectiedocument op basis van wet- en regelgeving en de zes algemene selectiecriteria verdwijnen. De archiefanalyse en de steekproef blijven in stand en de HMA wordt ‘opgeplust’.
Daarnaast en daarvoor in de plaats komen er nieuwe instrumenten bij: er zijn vier bewaarcriteria geformuleerd om te bepalen of neerslag van archiefvormers enlofactoren behoudenswaardig is. Ook zijn er vijftien criteria opgesteld voor werkprocessen en archiefbescheiden, waarvan drie op basis van representativiteit, vier op basis van bijzonderheid en acht voor werkprocessen die niet integraal worden bewaard. Andere nieuwe instrumenten zijn de generieke waarderingslijst, de op maat gemaakte (generieke) selectielijst en de bewaarbesluìteri,de institutionele verkenningen en de hotspotanalyse. In het afgelopen jaar zijn daar de systeemanalyse, de trendanalyse, de maatschappelijke domeinen en functierollen bijgekomen. Het is de Raad niet duidelijk hoe in dat hele proces zijn toetsende rol - en daarmee die van een onafhankelijke derde partij - wordt gedefinieerd. Als het aan de Commissie Waardering en Selectie ligt, wordt een permanente inspraak voor burgers en belanghebbenden (organisaties) op de voorgenomen waardering, selectie en verwijdering van archiefbescheiden ingevoerd. De ministeries moeten risicoanalyses maken om te bepalen of de minimale bewaarterrnijnen voldoende zijn voor hun proces . Daarnaast moeten incidenten worden geregistreerd.
De Raad is bezorgd dat het oorspronkelijke doel van een vloeiender en eenvoudiger ontwikkeling- en vaststellingsproces uit beeld raakt. Voorkomen moet worden, dat de ene ingewikkelde methodiek wordt vervangen door een andere ingewikkelde methodiek.

12 Hiermee wordt bedoeld: alle betrokkenen bij het opstellen en vaststellen van selectielijsten, zoals ministeries, archiefdiensten, Centrale ArchiefSelectiedienst, Erfgoedirispectie, Raad voor Cultuur etc.

(blz. 12)

Voordelen nieuwe methodiek niet onderbouwd

In de tot nu toe gepubliceerde documenten worden de vele voordelen van deze nieuwe werkwijze genoemd. Zo is er sprake van besparingen bij zowel de overheidsorganen als het Nationaal Archief op kosten van bijvoorbeeld het ontwerp en invoering en procedure. Ook wordt er verwacht dat door de eenduidige interpretatie en herkenbaarheid van de selectiemethodiek de invoering soepel zal verlopen. Deze beweringen zijn echter vooralsnog niet onderbouwd. De aandacht voor de dagelijkse bedrijfsvoering en selectiepraktijk ontbreekt. Er wordt immers niets gezegd over de nieuwe vaststellingsprocedure, hoe een en ander geimplementeerd moet worden, wat de kosten zijn en waar bijvoorbeeld die vermindering van de ambtelijke last nu behaald wordt.

----

Het advies is als volgt te vinden.

De brief is ook aan deze pagina toegevoegd

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
9278.pdf	827.67 KB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 december 2010 - 10:30pm

Niet archiefwaardig maar zaakwaardig

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:18:32 +0000

Een boodschap overbrengen wordt moeilijk gemaakt wanneer de zender woorden gebruikt die de ontvangers in verwarring kunnen brengen. Een van die woorden is archiefwaardig. Op deze site heb ik daar al aandacht aan besteed.

Dat heeft vooral te maken met de beelden die zowel leken als ook DIVvers en archivarissen hebben bij de reikwijdte van het woord archief en de lading die aan dat woord wordt gegeven. Om met Kordes, de oud-president van de Rekenkamer, te spreken "archief = administratie1

Met andere woorden zo'n 95% of meer van een (overheids)informatiehuishouding is archief. De bewaartermijn varieert van een fractie van een seconde tot altijd. Alleen een zeer beperkte hoeveelheid van deze informatie (< 10%?) komt echt voor permanente bewaring in aanmerking. De rest kan/moet weg, maar dan wel gedocumenteerd. Zolang het bestaat is een vorm van goed beheer noodzakelijk.

Terug naar archiefwaardig. Ik kwam in een interne notitie een mooi woord tegen dat in ieder geval de rol van het woord archiefwaardig in het zaakgericht/zaaksgewijs werken kan overnemen: zaakwaardig.

Dit woord geeft als bijvoeglijk naamwoord precies aan wat de bedoeling is. Een zaakwaardig gegeven, een zaakwaardig document, een gegeven en document dat bij een zaak hoort en dus in een zaaksysteem kan worden opgenomen. Zodra deze een rol hebben bij een zaak zijn het als 'procesgebonden informatie' direct archiefbescheiden.

Dus hier een omschrijving:

Een gegeven is zaakwaardig wanneer het op basis van criteria geschikt is als onderdeel van een zaak in het zaaksysteem opgenomen te worden.

1. Kordes, F. G., Van archief naar informatievoorziening. Een omslag ?, Lezing voor de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland op 14 mei 1992 in Lelystad, issue Nederlands Archievenblad, no. Jaargang 96: Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, 1992.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

woensdag, 18 mei 2011 - 6:45am

Informatiebeheer - vernietiging

Archief als afval

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Beschikbaarheid backup

Informatiemodel:

Feitelijk vernietigen

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Selectielijst

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Vernietigen, bewaren en datalekken

Inleiding

Stellingen

Vernietigen

Bewaren

En dus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Behoud

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiefvernietiging

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Selectielijsten en vaststelling

Formeel proces

Presentatie

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Verzameladvies BCA 2007-2008

Verzameladvies over selectielijsten uit de periode augustus 2007 tot en met december 2008. nummer BCA-2010.05817/1 van 17 juni 2010

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Niet archiefwaardig maar zaakwaardig

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: