Informatiebeheer - papieren paradigma

Reinventing archives for electronic records: Alternative service delivery options

webmaster — Fri, 25 Mar 2022 12:08:12 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 25 maart 2022 - 12:55pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
2031_BearmanHedstrom.pdf	791.77 KB

Information - A conceptual labyrinth

webmaster — Fri, 08 Jan 2021 12:45:39 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 8 januari 2021 - 1:40pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20160608_DLM_InformationAConceptualLabyrinth.pdf	4.12 MB

PDF

webmaster — Thu, 23 Feb 2017 21:17:52 +0000

Papermindset document format.

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Twitter @fbvf

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 10 september 2016 - 10:30am

Een wegwijzer in het informatiebeheer

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 20:56:16 +0000

Informatiebeheerders beschikken over een unieke en vaak onbegrepen kennis over methoden en technieken uit het verleden.

Dit is een kennis die, omdat zij geen last heeft van halfwaardetijden, niet is verouderd en voorlopig ook niet zal verouderen. Het is zelfs zo dat deze kennis tegenwoordig hard nodig is om de enorme hoeveelheid informatie efficient te kunnen ontsluiten en beheren. Want hoewel er veel nieuwe ontwikkelingen aan komen is het nieuwe vaak niet meer dan oude wijn in nieuwe zakken.

De afgelopen jaren is er, vooral door de opkomst van automatisering en digitalisering, op vele manieren direct of indirect aandacht besteed aan het vak van de archivaris en de documentaire informatievoorziener (de DIVver). Dit uit zich niet alleen in veel publicaties en artikelen maar ook tijdens bijeenkomsten, congressen en symposia.

Desondanks is er nog geen duidelijke en heldere uitleg geweest wat dat vak nu exact inhoudt en waar een informatiebeheerder zich nou allemaal mee bezig houdt of mag houden. Vandaar deze poging.

Op deze site wordt weinig onderscheid gemaakt tussen een archivaris en een documentair informatievoorziener (records manager). Beide functionarissen hebben tot taak binnen de kaders van de archieffunctie een doelgroep te bedienen. De daarbij uit te voeren basis werkzaamheden verschillen niet zo heel erg.In beide gevallen gaat het om registreren, waarderen, bewaren en beschikbaarstellen.

Het woord informatiespecialist wordt in deze context niet gebruikt. Dit woord wekt de suggestie dat het informatiebeheer alleen door specialisten uitgevoerd kan worden. Niets is minder waar, mijn stelling is dat iedereen, specialist of niet specialist, op een of andere manier activiteiten uitvoert die vallen binnen de termen van het informatiebeheer.

De wereld van de informatiebeheerder van nu, zowel archivaris als documentaire informatievoorziener, is een andere dan die van een jaar of tien geleden. Het werk kan niet meer op een afgelegen plek, in de kelder of op een zolder buiten de dynamiek van de moderne administratie om uitgevoerd worden. Pro-actief, inter-actief en klantgericht werken zijn de begrippen die in het competentieprofiel van de informatiebeheerder van tegenwoordig thuishoren zijn. Al was het alleen maar om de plaats van een ter zake kundig informatiebeheer in de organisatie te verzekeren.

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 4 mei 2004 - 12:15am

Onthechting en omslag

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:24:04 +0000

De positie en rol die papier in het informatiebeheer een zeer lange tijd heeft gehad verdient een korte nadere beschouwing. Was het alleen maar omdat archief en archiefbescheiden tot zelfs in deze tijd geassocieerd worden met (oud) papier.

Papier (de gegevensdrager) en tekst en/of afbeelding (het gegeven) waren in het vakgebied van de informatiebeheerder in alles een onlosmakelijke eenheid. Het papieren document is een eenheid die onaangetast haar rol vervuld in de diverse stadia van de levensloop van een document. De eenheid wordt door gebruik of opslag niet anders. Dit goldt voor de ontwikkeling en uitvoering van concepten, ideeen, beleid, werkzaamheden en regelgeving. De opkomst van digitalisering van de administraties maakt het noodzakelijk de relatie tussen drager en gegeven anders te benaderen. De digitale wereld verplicht ons tot andere concepten. Immers de gegevens die door een zoekactie gepresenteerd worden als een document kunnen in verschillende systemen en op diverse gegevensdragers zijn opgeslagen. Deze systemen zijn in deze tijd van internet, intranet, thin clients, webservices en dergelijke vaak niet meer op een fysieke plaats gelocaliseerd.

De presentatie is een verwerking van een query. Het resultaat bestaat slechts korte tijd, of wordt voor verdere verwerkingopgeslagen. Bij de opslag wordt, zeker bij kantoorautomatiseringsapplicaties, ter vereenvoudiging gebruik gemaakt van bekende metaforen als map en document. Hoe het echt aan de achterkant toegaat ziet de gebruiker niet. De stapeling van applicatie(s), servers, besturingssystemen en netwerkprogrammatuur regelen de opslag en locatie van de gegevens. Uiteindelijk staat er op een digitale gegevensdrager niet meer dan een lange reeks nullen en enen die zonder hulpmiddelen geen enkele betekenis hebben. Hier komt ook direct het grote voordeel van papier naar voren er zijn geen technisch hulpmiddelen nodig om de informatie leesbaar te krijgen.

In deze tijd vindt er binnen de administratie een duidelijke omslag in het werken plaats. Een verschuiving waar digitale systemen vrijwel zeker de rol van het op papier gebaseerde informatiesysteem (het traditionele archief) zullen overnemen. Deze overgang is in volle gang. Een fraai voorbeeld van de afgelopen 10 jaar is het digitale bevolkingsregister, het GBA. Sinds 1994 vormen niet meer registers in de vorm van kaartsystemen de kern maar het digitale GBA-systeem. Het GBA systeem is te beschouwen als een technische vervolmaking van de oude bevolkingsboekhouding. Het is begonnen in het begin van de 19de eeuw in de Napoleontische tijd. In die tijd werden er registers (vastbladige boeken) aangelegd voor een periode van 10 jaar. Vanwege de voortdurende mutaties werden eens per 10 jaar nieuwe registers aangelegd. In de jaren 30 is door de introductie van het losbladige kaartsysteem de bevolkingsregistratie naar de stand van de techniek van die tijd geperfectioneerd. Door de komst van de computer kon de registratie verder verbeterd worden tot de huidige basisregistratie. Op dit moment wordt zelfs weer verder gewerkt naar een centraal systeem (GBA2).

Het GBA is een mooi voorbeeld van een administratieve evolutie waarbij tijdens elke periode de mogelijkheden van de techniek voor het registreren van gegevens optimaal worden gebruikt, terwijl de te registreren basisgegevens in essentie nauwelijks veranderen.

Rol

Tegenwoordig worden in veel gevallen (bestuurlijke) beslissingen niet meer genomen op basis van informatie op papier maar op basis van informatie afkomstig uit digitale systemen gepresenteerd op het beeldscherm. De gegevens zijn veelal wel afkomstig van papier (brondocument) maar worden in een systeem opgenomen en verder verwerkt gebruik maken van interne bedrijfsregels. Het papier had de functie van primaire drager van informatie en bezat op dat terrein vrijwel een monopoliepositie. Door de opkomst van relatief goedkope en flexibele concurrentie wordt deze functie nu enigszinsteruggedrongen naar een meer beperkte rol als de drager van juridisch relevante informatie met bewijskracht. Dat wil niet zeggen dat de functie van papier als drager van alle soorten informatie is afgelopen. Het zogenaamde papierloze kantoor is nog steeds een fictie

Een duidelijk voorbeeld van de gewijzigde rol van papier is te vinden bij de financiele systemen. De financiele medewerkers gaan uit van de gegevens die gepresenteerd worden door het digitale systeem.Het papier, de facturen, bank- en giroafschriften, wordt tot het moment van vernietiging in de archiefruimte opgeslagen. Alleen in het geval dat het gaat om verificatie, de bewijsfunctie, heeft het papieren document nog een doorslaggevende rol. Vooral als het gaat om authenticatie en waarmerken (handtekening). Digitale verwerkte gegevens waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen op het terrein van de elektronische handtekening en versiebeheer zullen vermoedelijk alleen een vrije bewijskracht hebben, waarbij dus de zorgvuldigheid en de te volgen procedures een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de betrouwbaarheid. Niet het document op zich levert de betrouwbaarheid maar het stelsel van afspraken en controles eromheen.In essentie gaat het erom dat een persoon of een organisatie moet kunnen aantonen dat de door hem geleverde informatie redelijkerwijs betrouwbaar is en dat hij op dat punt aantoonbaar zijn best heeft gedaan.

Betrouwbaarheid

Een essentiele vraag die we steeds moeten beantwoorden is: hoe zijn wij in staat aan te tonen dat informatie betrouwbaar is en dat de informatie kan bijdragen aan de verantwoordingsplicht van een persoon of een organisatie. Bij alle discussies hierover is het is goed te beseffen dat het de nodige tijd gekost heeft voordat geaccepteerd werd dat informatie op papier een bewijsfunctie kon hebben. Voorheen was het mondeling getuigenis van betrouwbare mannen voldoende. Papier (ook perkament) werd in de beginperiode beschouwd als een medium dat te makkelijk de mogelijkheid bood tot verandering en uiteindelijk vervalsing van informatie. Het werd als onbetrouwbaar ervaren.Voordeel van papier was dat daarmee informatie relatief goedkoop en makkelijk kon worden vastgelegd. Het papier werd een vorm van extern geheugen. In de loop der tijd (sinds de Middeleeuwen is door een stelsel van normen en afspraken geregeld dat de status van papier werd opgewaardeerd en algemeen werd geaccepteerd. Een positie die nu als normaal wordt aanvaard maar in de beginfase dus absoluut niet normaal was.

De huidige positie van de digitale systemen en gegevensdragers komt hiermee overeen. De informatiesystemen hebben zoveel succes dat deze in feite zo langzamerhand de rol van het papier aan het overnemen zijn. Voor velen heeft bijvoorbeeld informatie op Internet dezelfde waarde als informatie in de krant, terwijl we bij eerste niet altijd weten wie als bron optreden en in het geval van een krant meestal nog een vorm van verificatie plaatsvind. Informatie is makkelijk op te slaan met als extra groot voordeel dat zij via verschillende gezichtspunten te benaderen is.Maar voor de betrouwbaarheid zal toch nog een en ander geregeld moeten worden.

Onthechting

Het ons zo bekende concept van papier waarbij de gegevens en drager als eenheid optreden moeten we lostlaten. Dit gezichtspunt belemmert het zoeken naar eenvoudige oplossingen. De metaforen van document en map mogen alleen maar als metaforen ervaren worden, er valt niets achter te zoeken. De hechting van gegeven en drager is lost te laten. We moeten onthechten, ook tussen de oren. Gegevens en een drager horen wel bijelkaar maar alleen op een bepaald moment. De keuze van de drager heeft te maken met een verhouding tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten en de afwegingen die daarover gemaakt worden.

Een gekozen drager moet zodanig zijn dat de gegevens met bijbehorende context altijd op elk moment eraf kan worden gemigreerd naar een andere drager. Hetzelfde geldt voor de systemen en de software die de gegevens verwerken. Discussies over houdbaarheid van schijven of CD-Roms zijn eigenlijk zinloos. Zodra voor een bepaalde techniek is gekozen zal in de beheersituatie constant migraties en controles op de leesbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens moeten plaatsvinden. Het beheer is eigenlijk niet meer als goed systeembeheer. Het is niet meer een kwestie van leg het maar in dekast wij kijken er over twintig jaar wel weer naar.

Niet de drager moet langdurig of permanent bewaard blijven maar de gegevens met de context.

Uitgaande van dat concept kan een model gehanteerd worden dat uitgaat van de scheiding tussen logisch en fysiek niveau.

''Hemelse monniken aardse mensen'', Ludo J.R. Milis, Ambo/Hadewijch, 1995. Hoofdstuk 1 Onze schriftelijke bronnen: van vastleggen van het uitzonderlijke tot vastleggen van het gebruikelijke.

Zie onder andere het artikel van Richard E. Barry van Barry Associates "Best Practices for Document Management in an Emerging Electronic Environment", in the journal of the U. K. Records Management Society, Records Management Bulletin, August, 1994, p. 11.

Zie onder andere de bijdrage van Luciana Duranti ''The preservation of the integrity of electronic records'' in ''The proceedings of the DLM-Forum on Electronic Records van de Europese Commissie, Luxemburg, 1997''.

Inleiding tot de archivistiek'', J.L. van der Gouw in de serie Archivistica, publicaties van de Archiefschool, Zwolle 1955. Hoofdstuk II De analyse en de beschrijving van het archiefstuk.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Taak

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 5 februari 2006 - 5:45pm

Relatie met bestaande wetgeving

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 23:44:05 +0000

Juridische context

Grondslag

Voor overheidsorganen ligt het proces van vervanging vast in de Archiefwet en een aantal daarmee samenhangende besluiten en niet te vergeten de Algemene wet bestuursrecht (AWB) en in sommige gevallen de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en voorheen de Wet bescherming persoonsgegevens.

Archiefwet 1995 (artikel 7 en 2a);
Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8 en in relatie daarmee art 2 en Nota van Toelichting);
Archiefregeling (artikel 25 en in samenhang daarmee de artikelen 17, 18, 19 en 20 en artikel 26b en Nota van Toelichting);
Algemene wet bestuursrecht AWB (gedeelte besluiten en bekendmaking)
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Bestuursrecht

Een belangrijke punt in het Archiefbesluit is dat de zorgdrager een besluit tot vervanging in de zin van de Algemene wet bestuursrecht moet nemen. Uit artikel 6 lid 2 van het Archiefbesluit en de toelichting daarop valt te op te maken dat een dergelijk besluit bekend gemaakt moet worden. Uit het gebruik van de term bekendmaken volgt dat het bekendmakingsregime van de AWB van toepassing is. (AWB 3:40 ev.). In sommige gevallen zal ook de mogelijkheid aanwezig moeten zijn dat belanghebbenden bezwaar tegen het besluit kunnen indienen bijvoorbeeld in het geval van informatie waaruit of op grond waarvan betrokkenen rechten kunnen ontlenen. Dit alles geldt voor zowel te vernietigen als permanent te bewaren bescheiden.

Als stelregel voor het openstellen van bezwaar kan het volgende gehanteerd worden:

Bestaat de kans dat door een besluit de rechten of plichten van een belanghebbende wijzigen dan moet hem of haar de mogelijkheid geboden worden daartegen in verweer te komen.

In het geval van permanent te bewaren bescheiden hoeft de de zorgdrager met ingang van 1 januari 2013 vooraf geen machtiging te vragen aan het naast hogere bestuursorgaan. Bijvoorbeeld in het geval van een gemeente het College van Gedeputeerde Staten (provinciale archiefinspectie) en in het geval van de provincie de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Volgens de AWB treedt een besluit pas in werking als het is bekendgemaakt. Volgens diezelfde wet geldt de stelregel dat een besluit geen besluit is wanneer het niet overeenkomstig de vormvereisten is vastgesteld. Dit geldt dus ook voor het besluit tot vervanging.

Wanneer er tegen een besluit bezwaar mogelijk is, moet dat op grond van artikel 3:45 van de AWB in de bekendmaking staan. Op enkele uitzonderingen na kan tegen elk besluit bezwaar worden aangetekend. Dit zijn uitzonderingen die geen betrekking hebben op vervangingstrajecten. Een belanghebbende kan zelfs nog bij de voorzieningenrechter van de Rechtbank om een voorlopige voorziening vragen.

Het niet toepassen van artikel 3:45 kan tot gevolg hebben dat een termijnoverschrijding van een bezwaarschrift toegelaten is. Zoals dat heet het is verschoonbaar. In dat geval moet een te laat ingediend bezwaarschrift alsnog in behandeling worden genomen. Het uitgangspunt is dan wel 'niet verschoonbaar, tenzij'. Een belanghebbende moet dus een goede reden hebben voor het te laat indienen van het bezwaar.

Twijfels aan de authenticiteit

Een van de doelen van de procedures in de Archiefwet is de betrouwbaarheid en authenticiteit van de betrokken informatie blijvend te kunnen garanderen. In dat licht is een vervangingsbesluit ook te zien. De wetgever vondt het nodig dat een overheidsorganisatie er zelfs mee naar buiten moet treden. Je zou kunnen zeggen om te laten zien dat zij ten aanzien van het archiefbeheer haar best doet en zorgt voor betrouwbare informatie(voorziening). Dit is zeker van belang wanneer het om informatie gaat die ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de burgers.

In de nota van toelichting op het Archiefbesluit wordt door de verantwoordelijke staatssecretaris nadrukkelijk gesteld dat zogenaamde 'routinematige conversies' ook onder de vervangingsregel vallen. Dit betekent dat ook bij 'eenvoudige' conversies en migraties van op termijn vernietigbare digitale informatie de term vervanging van toepassing is en eigenlijk ook op permanent te bewaren informatie hoewel Nota van Toelichting van de Archiefregeling iets anders beweerd.

Een vervangingsbesluit bevat als bijlagen een vastgesteld plan van aanpak, de verklaringen van instemming van de toezichthouders, de waardering van de gegevens, indien er er gegevens vernietigd worden een machtiging van de betrokken verantwoordelijken, een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een onafhankelijke derde, de tekst van de te publiceren advertentie. Dit geheel bevat de kern van de informatie die nodig is om het vervangingsproces aantoonbaar te maken en de authenticiteit van de betrokken informatie te waarborgen.

Een keten in de besluitvorming

Punt van aandacht is dat op grond van de vervangen informatie weer besluiten genomen worden. Degene die dergelijke besluiten neemt gaat uit van betrouwbare en authentieke broninformatie. De vraag is dan in hoeverre een vervangingsbesluit onderdeel is van een keten van besluiten, besluitvormingsprocessen en bestuurshandelingen. Wanneer een besluit genomen wordt op basis van informatie die het resultaat is van een vervangingsproces, iets wat niet onwaarschijnlijk is zal aan authenticiteit toch niet getwijfeld mogen worden. (Zie ook de pagina over authenticiteit). Ligt er geen besluit met de benodigde bijlagen dan kan hier onduidelijkheid en zelfs twijfel over ontstaan.

Er zijn gevallen te bedenken waar deze onduidelijkheid en twijfels vervelende consequenties kunnen hebben voor alle betrokkenen. Te denken valt aan het GBA of een clientsysteem van een gemeentelijke sociale dienst, de persoonsgegevens van de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND), onderzoeksdossiers bij de politie, OM, rechtbankdossiers, gegevens van de Belastingdienst enzovoorts.

Alle afnemers (intern en extern) gaan er immers van uit dat de verkregen gegevens te allen tijde betrouwbaar (en dus ook authentiek) zijn.

De vraag is dan ook wat er gebeurt wanneer een advocaat in een rechtzaak een beroep doen op het feit dat er twijfels zijn aan de rechtmatigheid, betrouwbaarheid en authenticiteit van de gebruikte informatie omdat er geen vervangingsbesluiten kunnen worden overlegd. Hoe sterk staat hij dan? Moet de betrouwbaarheid van overheidsinformatie (archiefbescheiden) wel of niet in rechtszaken met behulp van toeepassing van de de Archiefwet aangetoond worden. Eigenlijk gaat het hier om de beantwoording van een bijna existentiele vraag. Is de Archiefwet 1995, gezien de manier waarop deze (niet) wordt uitgevoerd, überhaupt wel serieus te nemen.

Wanneer dat gebeurt is de vraag welke instrumenten een zorgdrager dan nog ter beschikking staan om achteraf aan te tonen dat zijn (digitale) informatie authentiek etc. is terwijl in veel gevallen de originelen al zijn verwijderd of vernietigd. Welke maatregelen moet hij dan nemen?

De opdracht tot het nemen van vervangingsbesluiten bestaat sinds 1 januari 1996. Het opstellen van verklaringen voor migraties en conversies in het geval van permanent te bewaren gegevens is met het van kracht worden van de Regeling geordende en toegankelijke staat arhiefbescheiden in 2002 verplicht. Deze regeling is in 2010 opgevolgd door de Archiefregeling. Een enkele uitzondering daargelaten is weinig tot niets te merken van het bestaan van dergelijke besluiten laat staan van bekendmakingen. Op zich merkwaardig omdat er toch wel het nodige gebeurd zal zijn. De economische levensduur van een digitaal systeem is toch niet langer dan 3 - 5 jaar? En tussendoor worden vast wel de nodige migraties, updates, upgrades en patches uitgevoerd. Technisch en functioneel veranderen systemen immers ook regelmatig.

Lex inferior derogat legi superiori

(de lagere wet ontneemt de kracht aan een hogere wet)

Een ander merkwaardig feit is dat de Archiefregeling als ministeriele regeling in haar nota van toelichting zodra er sprake is van conversie, migratie en emulatie de reikwijdte van de Archiefwet en het Archiefbesluit inperkt en eigenlijk een lichter regiem mogelijk maakt. Volgens de Archiefregeling is hier geen sprake van vervanging in de zin van de wet. In die gevallen kan namelijk volstaan worden met een verklaring van de zorgdrager (art 25 van de Regeling). Op zich merkwaardig in het licht van de hierboven geciteerde Nota van Toelichting van het Archiefbesluit waar elke routinematige conversie omschreven wordt als vervanging.

Vooral bijzonder omdat deze inperking alleen geldt voor conversie, migratie en emulatie wanneer het permanent te bewaren informatie betreft. In het geval van op termijn te vernietigen informatie zijn is voor conversie, migratie en emulatie en wanneer er sprake is van scanning/imaging ('substitutie'), verfilming etc. de zwaardere regels van de Archiefwet van toepassing. Dat lijkt een omgekeerde wereld.

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Meest bedreigende operaties voor digitale gegevens zijn conversies, migraties, updates, patches etc. omdat ze behoorlijk ingrijpend kunnen zijn. Ook het wijzigen van datamodellen of het omzetten van tekensets (ASCII naar UTF8) valt daaronder. In feite zal elke technische verwerking die ingriijpt op de integriteit van een informatieobject (document of registratie) nauwlettend gevolgd moeten worden. Formele aandacht voor dit proces zou zeker vergeleken met de aandacht die er is voor het substitueren van papier op zijn plaats zijn. Een van de mogelijkheden biedt een correcte interpretatie van artikel 7 van de Archiefwet. Echter volgens de toelichting bij de wijziging van de Archiefregeling zijn conversies en migraties echter geen vervanging in de zin van de archiefwet 1995.

Met andere woorden deze processen vallen buiten benodigde wettelijke aandacht. Merkwaardig vooral omdat overheden de route in zetten tot volledig digtaal werken (kabinetsbeleid) en dus met de anderen ook volledig afhankelijk zullen worden van de aantoonbare kwaliteiten van deze informatie.

Opmerkelijk is ook dat in een toelichting op een regeling de strekking van een besluit of een wet buiten werking wordt gesteld.

Verwerking persoonsgegevens

Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een gelijksoortige relatie die ook al met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) bestond. Vervanging van persoonsgegevens is een verwerking in de zin van de AVG. Volgens diezelfde AVG (art 9) is de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens (lidmaatschap politieke partij, vakbond, sexuele geaardheid, ed.) behoudens enkele uitzonderingen niet toegestaan. Om in lijn te komen met de Archiefwet is daar in artikel 2a opgenomen dat in die gevalllen verwerkingen die vallen onder artikel 7 van de wet wel toegstaan zijn. Nu wordt het interessant. Conversies en migraties zijn ook verwerkingen in de zin van de AVG. Conversies en migraties zijn eigenlijk vormen van vervanging, zie daarvoor ook de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995 en dus toegestaan op grond van artikel 2a van de Archiefwet 1995. Echter de Archiefregeling heeft met de stelling dat conversies en migraties niet onder het vervangingsartikel vallen tegelijkertijd artikel 2a buiten werking gesteld. Met als gevolg dat vanuit deze context conversies en migraties van in ieder geval bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan zijn.

Overigens is ook nog de vraag of in een aantal gevallen het nodig kan zijn expliciet aan betrokkenen te vragen of de verwerking mag. Dat kan nog lastig worden bij projecten die betrekking hebben op afgesloten bestanden.

(Geactualiseerd op 26 januari 2021)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 21 juni 2004 - 8:30pm

Informatiebeheer - papieren paradigma

Reinventing archives for electronic records: Alternative service delivery options

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Information - A conceptual labyrinth

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

PDF

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Een wegwijzer in het informatiebeheer

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Onthechting en omslag

Rol

Betrouwbaarheid

Onthechting

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Relatie met bestaande wetgeving

Juridische context

Grondslag

Bestuursrecht

Twijfels aan de authenticiteit

Een keten in de besluitvorming

Lex inferior derogat legi superiori

Conversies en migraties wel of geen vervanging

Verwerking persoonsgegevens

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag: