Informatiebeheer - proces

Beheershandelingen als proces

webmaster — Sat, 23 Jun 2018 11:00:08 +0000

Activiteiten als vernietigen, vervangen, overbrengen en vervreemden zijn te beschouwen als proces, te beschrijven in een zaaktype en uit te voeren als een zaak.

Nr.:

105

Informatiemodel:

Handeling

Functionaliteiten als verbindende schakel

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 20:17:33 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Functionaliteiten verbinden een activiteit (zaak, project ed), de binnen deze activiteit te verwerken gegevens en informatie en de daarvoor toe te passen technieken. Voorbeelde van functionaliteiten zijn opnemen, zoeken en vinden, raadplegen, bewerken, registreren, verwijderen, kopieëren etc.

Binnen analoge en digitale systemen worden gegevens verwerkt. Zodra deze gegevens middels functionaliteiten een rol krijgen bij een activiteit, worden ze voorzien van context en hebben ze een betekenis. Dat is het moment dat een gegeven informatie is geworden.

Labels:

Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering

webmaster — Tue, 09 Feb 2016 21:49:42 +0000

Ketens

Het woord ketens wordt tegenwoordig snel in de mond genomen terwijl niet altijd duidelijk is wat er mee bedoeld wordt. Vandaar deze korte schets van twee verschillende vormen van ketens in relatie tot de informatievoorziening. De eerste gaat over ketensamenwerking, een vorm van samenwerking waar een proces, project of andere activiteit centraal staat, de procesketen. De tweede over een keten van organisaties waar

in de meeste gevallen een maatschappelijk probleem de basis voor de samenwerking is, de keteninformatisering.

Ketensamenwerking

Er wordt gesproken over ketensamenwerking wanneer er sprake is van verschillende actoren die soms gelijktijdig of soms achtereenvolgend hun werk uitvoeren. Een dergelijke keten

is te beschouwen als ‘een gekoppeld proces in een netwerk van organisaties’1. Dit wordt ook wel een procesketen genoemd. In deze keten staat een proces centraal en hebben verschillende organisaties vanuit hun eigen rol een aandeel in dat proces.

Vanaf de buitenkant, vanuit de keten, lijkt het één proces met één ketendossier. Alleen voeren de deelnemende partijen ieder vanuit de eigen context hun eigen taken uit. De totale procesketen valt in die zin uiteen in deelprocessen waar iedere organisatie weer zelf eigenaar van is en iedere organisatie ook weer zijn eigen vormen van informatiebeheer op uitvoert. Zo heeft ieder type organisatie, gemeente, provincie, rijk, waterschap, zijn eigen selectielijst. In de huidige praktijk zal blijken dat deze lijsten geen onderlinge samenhang hebben. Indeling, omschrijvingen en bewaartermijnen kunnen verschillen. Verder zal ieder zijn eigen informatiebeleid met beheersregels, methoden, digitale systemen hebben.

Voorbeeld zijn de in 2013 opgerichte Regionale omgevingsdiensten (RUD). In het geval van vergunningaanvraag komt deze aanvraag binnen bij een bevoegd gezag (bv een gemeente), deze stuurt de aanvraag voor advies door naar de RUD. Binnen de RUD wordt een advies opgesteld dat richting de vragende gemeente gaat. Op basis van dat advies neemt een gemeente een besluit. Dit ketenproces, dat gaat over het afhandelen van een vergunningsaanvraag, bestaat globaal uit twee processen. De eerste is het proces van de gemeente waarbij de een vergunning wordt afgegeven. De tweede is het proces van de FUMO dat leidt tot een advies aan de gemeente over de vergunningaanvraag.

Een andere mogelijkheid is dat een gemeente een organisatie als een RUD mandateert namens haar te handelen. In dat geval kan een aanvraag nog steeds bij de betrokken gemeente binnenkomen. Maar de rest van het proces wordt door de FUMO afgehandeld. De betrokken gemeente zal nu informatie hebben over het proces aanvragen vergunning dat is afgelopen na doorzending van de aanvraag naar de RUD. De RUD voert het proces vergunningverlening inclusief eigen advisering uit. Zij zal bij het afgeven van de vergunning tevens een melding naar de gemeente sturen. Dit betreft een eigen proces met eigen informatie die thuishoort in het archief van de FUMO.

In deze ketens is dan ook geen sprake van één fysiek ketendossier. Het ketendossier wordt gevormd door de optelsom van de dossiers in beheer bij de betrokken partijen. In het eerste voorbeeld het besluitvomingsdossier en het adviesdossier.

Dat er behoefte is of gaat ontstaan aan een integraal ketendossier spreekt voor zich. Het voordeel van samenwerken in ketens is dat partijen gelijktijdig de beschikking kunnen hebben over alle relevante informatie. Verder kunnen ze deze informatie gelijktijdig beschikbaar stellen aan overige belanghebbenden.

Wanneer gesproken wordt over een integraal ketendossier zullen er afspraken in de vorm van een regeling, convenant of overeenkomst moeten komen over zaken als eigendom (bestuurlijke zorg), beheer, beschikbaarheid, gebruik en bewaartermijnen en toezicht. Dit zijn de voorzieningen bedoeld in artikel 41 van de Archiefwet.

De aan de keten deelnemende organisaties moeten zelf in dit geval altijd wel rekening houden met een ‘worst case’ scenario. Met andere woorden op het moment dat het erop aankomt, bijvoorbeeld in onderlinge juridische procedures, zullen zij ten behoeve van verantwoording en bewijs zelf over de relevante originele gegevens moeten beschikken. Daarom zullen zij altijd moeten weten welke informatie vanuit dat perspectief minimaal nodig is. Zij zullen daarom ook zelf moeten zorgen dat het eigen deel van de informatie onder eigen beheer toegankelijk en beschikbaar blijft.

Keteninformatisering

Bij keteninformatisering is sprake van een andere vorm van ketens. Organisaties beschikken ieder voor zich op grond van hun taken over informatie afkomstig uit en verwerkt in de eigen processen. In veel gevallen hebben verschillende organisaties ieder voor zich vanuit diverse gezichtspunten bemoeienis binnen een en het zelfde beleidsveld. Jeugdzorg en veiligheid zijn daar goede voorbeelden van. Om de individuele taak goed uit te kunnen voeren is het soms handig en noodzakelijk te kunnen beschikken over de informatie van andere partijen in hetzelfde beleidsveld. Deze partijen kunnen andere overheidsorganisaties zijn, maar ook particuliere instellingen die zich met dezelfde soort zaken bezighouden. Wanneer er sprake is van samenwerking gaat het niet om eenrichtingverkeer maar nadrukkelijk over het onderling uitwisselen en beschikbaarstellen van informatie.

Kenmerkend voor deze vorm van samenwerking is dat partijen gezamenlijk geconfronteerd worden met een zogenaamd dominant ketenprobleem dat alleen in samenwerking is op te lossen2. Binnen het leerstuk keteninformatisering wordt een dominant ketenprobleem (DKP) aangeduid als een maatschappelijk probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen. Centraal in de samenwerking staat het delen en uitwisselen van relevante informatie

Binnen een keten met een dominant ketenprobleem kan het relateren van de verschillende vormen van informatie een dusdanige meerwaarde opleveren dat de processen van de deelnemers efficiënter en effectiever doorlopen kunnen worden. Met als gevolg dat het probleem beter aan te pakken is. Wanneer de samenwerking niet tot stand komt hebben alle partners daar last van.

Het samenbrengen van informatie kan door middel van een verificatieregister of via een verwijsindex zoals het elektronisch patiëntendossier (EPD), onderling informatie beschikbaar stellen zoals SUWINET tot zelfs gemeenschappelijke gegevensverzamelingen (registers). Het betreft in de meeste gevallen dynamische omgevingen met vaak aan personen te relateren informatie. De deelnemers delen de informatie op basis van vrijwilligheid of wetgeving. Door het delen kan verrijking van de informatie plaatsvinden. Deze verrijking wordt vervolgens gebruikt binnen de processen van de verschillende deelnemende organisaties. In deze ketens zijn de partners van elkaar afhankelijk. De geleverde gegevens moeten actueel, volledig, juist, bruikbaar en tijdig beschikbaar zijn. Van belang zijn goede onderlinge afspraken omdat in deze situaties niet direct partijen zijn aan te wijzen als primair verantwoordelijke. In zekere zin zijn de partners in de meeste gevallen gelijkwaardig.

Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)

Een bijzondere vorm van keteninformatisering wordt de Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)3. Hier worden partijen zoals gemeenten en waterschappen op grond van wetgeving verplicht eigen geo-informatie aan te leveren aan een landelijke voorziening, één centraal register. Verantwoordelijk voor het instandhouden van dit register is het Kadaster als houder. De aanleverende partijen blijven verantwoordelijk voor de aangeleverde informatie. De BGT is als openbaar register voor iedereen beschikbaar.

1. Arre Zuurmond, Wat een armoede, Overheid Innovatief, 2007. Nr. 5, blz. 12.
2. Leerstuk Keteninformatisering van Jan Grijpink. Zie bijvoorbeeld:
1. dr. mr. J.A.H.M. Grijpink, Onze informatiesamenleving in wording; De uitdaging van grootschalige informatie-uitwisseling in de rechtstaat, Voorburg, 2005;
2. Jan Grijpink, Marijn Plomp, Jorgen Horstink, Klara Pigmans en Tjitske Visser, Kijk op ketens; Het ketenlandschap van Nederland, Den Haag, 2009.
3. Geboeid door ketens; Samen werken aan keteninformatisering, Platform keteninformatisering, Den Haag, 2008. ISBN 978 90 811470 1 9, 2e Druk.
3. Meer (actuele) informatie over de BGT is te vinden op de site van e-overheid, Zie ook op deze site: Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Archiefwet

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 25 juli 2015 - 9:15am

Kanalen in een hybride omgeving

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 16:55:35 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Informatiestromen lopen digitaal en via het traditionele medium papier. Zolang er geen keuze gemaakt wordt voor een totale omslag van papier naar digitaal, is er sprake van een hybride (beheers)omgeving. Het kan natuurlijk ook andersom alles wat digitaal binnenkomt naar papier omzetten, analogiseren als een soort omgekeerde substitutie.

De rode lijnen in het schema hebben betrekking op de papierstroom, de blauwe op de digitale stroom. Printer en scanner zijn de 'omzetters', van papier naar digitaal ook wel digitaliseren genoemd en van digitaal naar papier door sommingen analogiseren genoemd.

Album:

Mijn schema's

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

De relatie tussen proces, product, neerslag in combinatie met belangen en risico's

webmaster — Tue, 17 Nov 2015 22:45:36 +0000

Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling. Voorbeeld van een proces is het verlenen van kapvergunningen. Het eindresultaat van een proces wordt product genoemd. Het object van een product is in de meeste gevallen niet een document maar een handeling, transactie of een dienst. De neerslag van deze handeling of transactie kan een document zijn dat wordt gebruikt voor communicatie met de klant. Voorbeeld van een product in het genoemde proces is de gevraagde kapvergunning (een besluit). Deze informatie kan via een brief of e-mail verstrekt zijn aan de klant (communicatie).

De slag naar het archief is nu eenvoudig te maken. In het archief is de neerslag van deze communicatie aan te treffen. Als leverancier van het product zorgt de archiefvormer ervoor dat zijn versie van de neerslag van een proces veilig terechtkomt in mappen en digitale systemen. Vanuit het perspectief van de documentaire informatievoorziening bevat een map of een dossier de documenten die zijn ontstaan en gebruikt tijdens het doorlopen van een zaak. Het begrip zaak betreft een eindigend complex van handelingen die zijn gericht op een bepaald doel. Je kunt stellen dat deze omschrijving vrijwel dezelfde strekking heeft als de omschrijving van het woord proces.

De documenten van een proces worden meestal per zaak in het betrokken dossier opgenomen.

Risico''s en belangen

De bedoeling is dat processen normaal en ongestoord kunnen verlopen en dat de archiefvormer producten van niveau levert. Wanneer een proces, een product of de neerslag daarvan niet voldoen aan bepaalde verwachtingen, afspraken, eisen en kwaliteiten dan loopt de organisatie risico''s en zijn bepaalde interne of externe belangen in het geding.

Risico

Bij een risico gaat het erom te bepalen hoeveel last een organisatie heeft wanneer een proces of activiteit niet doorgaat of wordt verstoord. Daarvoor zijn bijvoorbeeld drie niveaus mogelijk. In het kader van de millenniumovergang werd meestal een meer verfijnde indeling met zeven niveaus gebruikt.

Risico	Toelichting
1 hoog	Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er erg veel last van. Het kan haar op juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen zodanig in de weg zitten dat het veel inspanning en tijd kost om de zaak weer recht te zetten. Ook kan het zijn dat het misgaan van een proces met een hoog belang verstorende consequenties heeft voor andere processen. Zo''n proces moet dus zoveel mogelijk ongestoord door kunnen lopen.
2 middel	Als het proces wordt verstoord dan heeft een organisatie er wel veel last van. Ook hier kan dat ons haar juridisch (incl. bestuurlijk), financieel en andere terreinen in de weg zitten. Ook kan het andere processen verstoren. Het oplossen van het probleem kost minder moeite of tijd dan bij processen met een hoog risico. Het zou wel goed zijn wanneer zo''n proces ook zoveel mogelijk ongestoord door kan lopen
3 laag	Als het proces wordt verstoord is het vervelend maar erg veel last zal een organisatie er niet van hebben.

Belangen

Per proces is vervolgens aan te geven welke belangen er mee gemoeid zijn. Belangen zijn een argument om gegevens te verzamelen/genereren, te bewaren, toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen, maar ook om te vernietigen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire belangen. Dit zijn allemaal aspecten van de archieffunctie. De aanwezigheid van belangen geeft een extra indicatie voor de mogelijke risicoafweging. Ook hier geldt weer de beperking van de subjectiviteit.

Belang	Omschrijving
Juridisch	Dit betreft mogelijkheid tot verantwoording en bewijsvoering. Bestuurlijke componenten zoals formele besluitvorming etc zijn hier een onderdeel van.
Economisch/ Financieel	Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Daarnaast kan wanprestatie van de kant van de organisatie leiden tot een financiële claim.
Administratief	De informatie is een productiemiddel en is nodig voor de dagelijks gang van zaken.
Privacy	De archiefvormer moet de persoonlijke levenssfeer van medewerkers, bezoekers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de bestanden beschermen.
Goodwill	Goodwill is de meerwaarde van een organisatie boven het zichtbare eigen vermogen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de meerwaarde opgebouwd uit elementen als het netwerk van relaties, de organisatie(structuur), de reputatie, de vestigingsplaats, knowhow, en de aanwezigheid van opgeleid personeel.

Het spreekt voor zich dat deze belangen onderling een nauwe relatie hebben. Wanneer bijvoorbeeld de privacy van bezoekers niet goed wordt beschermt kost dat goodwill en kan dat leiden tot financiële schadeclaims.

Bij de millenniumovergang zijn door organisaties ook wel andere criteria gebruikt. Dit was voor het bepalen van prioriteit van aanpak en controle van systemen waarin de jaarnotatie vermoedelijk niet goed was.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

maandag, 6 februari 2006 - 10:30pm

Stappenplan

webmaster — Thu, 05 Nov 2015 23:23:28 +0000

Een procedure

Op deze pagina volgt een voorbeeld van een stappenplan dat als basis kan dienen voor het opstellen voor een procedure voor vervanging. Een dergelijke procedure kan door de zorgdrager als een toetsbare beleidsregel worden vastgesteld. Het volgen van een dergelijke procedure kan een bijdrage leveren aan de wens tot garanderen van de authenticiteit van de betrokken informatie. Een dergelijke procedure is onderdeel van het informatiebeleid. Aan de toepasbaarheid van de Archiefregeling zijn aparte pagina's gewijd.

1 Start

Wanneer er sprake is van vervanging van archiefbescheiden zoals conversie, migratie, substitutie worden vooraf aan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris gemeld. DIt is om deze in staat te stellen hierover te adviseren.

Verantwoordelijken voor het informatiebeheer zijn te achterhalen uit de beheersregels, mandaatregels en andere afspraken van een organisatie
Binnen een dienst kan een functionaris zijn aangewezen die namens deze verantwoordelijke als zodanig bevoegd is (mandaat)
Het moment dat de procedure start kan variëren, meestal zal vervanging plaatsvinden als uitvloeisel van de introductie van nieuwe (digitale) systemen en/of werkmethoden.
Bij de keuze van nieuwe systemen, het proces van pakketselectie, of wijziging (change) van bestaande systemen moet vervanging een vast aandachtspunt zijn.

2 De werkgroep

Door of namens de verantwoordelijke wordt een werkgroep ingesteld, bestaande uit de proceseigenaar of personen die hem vervangen, de gebruikers en tenminste vertegenwoordigers of toetsers uit de disciplines Documentaire Informatievoorziening (DIV) als uitvoerders van de archieffunctie, Informatiemanagement en ICT, Architecten en Juristen op het terrein van auteursrecht en privacy. De werkgroep kan verder aangevuld worden met vertegenwoordigers van disciplines uit de dienst die ook als belanghebbende zijn aan te merken.

De voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris is de opdrachtgever
De werkgroep bepaalt eventueel in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats of het gaat om archiefbescheiden en vervanging in de zin van de Archiefwet 1995

Indien het gaat om vervanging in de zin van de Archiefwet, stelt de werkgroep een plan van aanpak op.

De werkgroep bepaalt in hoeverre de Regeling geordende en toegankelijke staat van toepassing is.

Indien het geen archiefbescheiden zijn of indien het geen vervanging in de zin van de wet betreft, wordt hiervan een verklaring opgemaakt.

De proceseigenaar is de primair verantwoordelijke voor de betrokken informatie. Vervanging is een terrein waar DIV, ICT en AO/IC nauw met elkaar moeten samenwerken. DIV levert de inhoudelijke archieftechnische inbreng. Elementen zijn ondermeer toegankelijkheid, waardering, (voor)selectie, vernietiging, registratie en beschikbaarstelling. ICT levert de automatiseringskennis. AO/IC levert de kennis over de interne bedrijfsprocessen en bewaakt de betrouwbaarheid van de informatie. Eventueel kunnen er nog juristen bij betrokken worden. De gebruikers kunnen (nadere) inhoudelijke informatie over de te vervangen systemen met inhoud leveren.
In dit onderdeel moet het duidelijk worden of de betrokken informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet. Indien dat het geval is moet gekeken worden of het de bedoeling is de 'originelen' te vernietigen. Indien dat niet het geval is moet zo’n oordeel voor mogelijke toekomstige verantwoording gedocumenteerd worden. Ook zal gekeken moeten worden naar de toepasbaarheid van de Regeling.
In dit gedeelte moet ook duidelijk worden in welke mate de Archiefegeling van toepassing is.
Afhankelijk van de geldende beheersregels moet de beheerder van de archiefbewaarplaats als toekomstig beheerder over de archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen zijn mening kunnen geven. De inspecties moeten hun mening kunnen geven over het proces.

3 De voorbereiding

Opstellen plan van aanpak (= projectplan)

De werkgroep stelt een plan van aanpak op dat tenminste de volgende onderdelen bevat:

Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie;
Een beschrijving van de soort en type vervanging;
Het resultaat en de bevindingen van de waardering van de betrokken gegevens met de context;
Opgave van de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven (afhankelijk van de beheersregels);
Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit;
Een testplan met:
- Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen;
- Een checklist en de randvoorwaarden voor de test;
- Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep;
- De bepaling van het moment van test;
Een tijdpad of planning;
Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht;
Een beschrijving van de momenten van rapportage over de voortgang aan de opdrachtgever;
Een opgave van de persoon of instantie die de eindcontrole doet.
Een begroting van de te verwachten kosten

Het plan van aanpak wordt door of namens de opdrachtgever vastgesteld.

Het plan van aanpak is de ruggengraat van de vervanging. Is een traject afgerond dan bevat dit de eigenlijke documentatie over de vervanging. Een deel van de inhoud van het plan van aanpak valt te destilleren uit de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en de artikel 25van de Archiefregeling.
- Er zijn vier soorten vervanging te onderscheiden. Te weten analoog naar analoog, analoog naar digitaal, digitaal naar digitaal en digitaal naar analoog
- Ten ondersteuning van de authenticiteitswaarborging zal de uiteindelijke test door een onafhankelijke derde, bij voorkeur een edp-auditor, gecontroleerd moeten worden.
- In het structuurplan informatiebeheer is/wordt de procedure rond vernietiging opgenomen. Waardering is het eerste onderdeel van die procedure. In somminge gevallen zal de feitelijke vernietiging pas plaats kunnen vinden op grond van het geldende beheersregels na machtiging van de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Indien het plan van aanpak is vastgesteld door de opdrachtgever kan de werkgroep beginnen met de voorbereidingen van de uitvoering van de vervanging.

De werkgroep draagt zorg voor de acceptatietesten de externe toetsing.

De werkgroep bereidt op grond van het vastgestelde plan van aanpak het besluit van de zorgdrager voor.

Indien de vervanging gegevens betreft die voor permanente bewaring in aanmerking komen vraagt de opdrachtgever voordat het besluit genomen kan worden namens de zorgdrager een machtiging aan.

Indien het gaat om een structurele vorm van vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven.

Het conceptbesluit bevat tenminste de volgende documenten als bijlage:

Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject;
De verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens;
Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels);
Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bijvoorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor);
In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
De concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie; en
indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.

Zoals al eerder gezegd is de acceptatie test met de akkoordverklaring, bij voorkeur door een onafhankelijke edp-auditor of een accountant een cruciaal moment in het proces.
De test, omdat daaruit moet blijken dat de vervanging het gewenste resultaat oplevert.
De akkoordverklaring, omdat dat als waarborg voor de authenticiteit en betrouwbaarheid kan gelden.
Indien gegevens voor permanente bewaring in aanmerking komen en op termijn naar de archiefbewaarplaats moeten worden overgebracht heeft bijvoorbeeld een gemeente voor vervanging machtiging nodig van het College van Gedeputeerde Staten. Deze machtiging zal gevraagd moeten worden na het moment van testen en voordat het besluit genomen wordt. De informatie die tijdens deze procedure verzameld wordt is bruikbaar ter ondersteuning van de aanvraag.

4. Het besluit

Het is mogelijk om een functionaris een mandaat te geven om namens de zorgdrager het besluit te nemen.

De zorgdrager of de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris (met mandaat) neemt het besluit op grond van het plan van aanpak genoemde documenten.

Het besluit wordt als besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht bekendgemaakt.

Indien het gaat om rechtstreeks aan personen te relateren informatie wordt de mogelijkheid van beroep en bezwaar opengesteld.

Basis voor het besluit is een positieve acceptatietest.
Het resultaat van de waardering is een uitspraak over de bewaartermijnen van de betrokken gegevens.
Het is niet nodig dat de zorgdrager voor elke vervanging zelf het besluit moet nemen. In die gevallen kan de voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris de bevoegdheid krijgen om namens het zorgdrager het besluit te nemen. Deze bevoegdheid geldt alleen voor informatie die voor vernietiging in aanmerking komt. Deze bevoegdheid is vast te leggen in een mandaatbesluit.
Aan de informatie die voor permanente bewaring in aanmerking komt zitten nogal wat belangen en risico´s. In die gevallen is het aan te bevelen de zorgdrager wel zelf het besluit te laten nemen.
De publicatie van het besluit volgt uit artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en de Nota van Toelichting op het Archiefbesluit 1995.
Beroep en bezwaar is toe te laten wanneer de betrokken informatie rechtstreeks gevolgen heeft voor de rechten van individuele burgers.

5. De feitelijke vervanging

Indien na het verstrijken van de officiële bezwaartermijn tegen het besluit geen bezwaren zijn binnengekomen zorgt de werkgroep dat de feitelijke vervanging wordt uitgevoerd.

Het resultaat van de uitvoering wordt in de vorm van een evaluatieverslag gemeld aan voor het informatiebeheer verantwoordelijke functionaris en de functionarissen die bij vervanging en vernietiging hun consent moeten geven en indien nodig het bestuursorgaan dat een machtiging moet verstrekken.

Nadat de periode waarin bezwaren tegen het besluit ingebracht kunnen worden verstreken is kan de werkgroep de feitelijke vervanging uit (laten) voeren.
Ter afsluiting is een evaluatie van het traject nodig met een verslag. Dit evaluatieverslag kan samen met het besluit van de zorgdrager met bijlagen gelden als de verklaring van vervanging in overeenstemming met artikel 8 van het Archiefbesluit.

5 april 2004
(rev 4/8/2010/ en 5/11/2015)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

proces

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 18 juni 2004 - 2:45pm

De vormen van vervanging

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 23:04:37 +0000

Incidenteel of structureel
Bij het beoordelen van vervangingstrajecten moet ook bekeken worden of het gaat om een incidentele vervanging of een structurele vervanging.

Incidenteel (eenmalig)
Met incidenteel wordt bedoeld dat de operatie eenmalig is. Deze activiteit wordt meestal in de vorm van een project uitgevoerd. Er is dan sprake van retrospectieve vervanging. In zo'n geval komt een afgesloten blok gegevens voor vervanging in aanmerking. In gemeentelijke omgeving valt te denken aan conversietrajecten maar ook aan het scannen van bijvoorbeeld de persoonskaarten van het Bevolkingsregister . Ook het kopieren van een afgesloten archiefblokken in het semistatisch archief, bijvoorbeeld een bouwarchief, of van onderdelen vanwege technische kwaliteit zoals op slecht kringlooppapier naar genormeerd goed papier valt hieronder.

Ook conversie- en migratietrajecten zijn als eenmalig te beschouwen.

Structureel
Met een structureel traject wordt bedoeld dat de vervanging een onderdeel wordt van een bestaand of nieuw opgezet proces. Deze vorm heeft een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld het scannen van ingekomen post, verzoeken om vergunningen, inkomensverklaringen, belastingaangiftes, facturen en dergelijke.

Ook combinaties zijn mogelijk. Een lopend proces wordt aangepakt en de bestaande documenten (als een vorm van achterstand) worden gesubstitueerd.

Gevolgen
Beide vormen kennen hun eigen methode van aanpak. In het geval van incidenteel zal na de eindtest de zaak grotendeels afgerond zijn. Terwijl bij een structurele traject constant zowel op reguliere en als op onregelmatige basis controles op basis van vooraf gedefinieerde indicatoren op de betrouwbaarheid moeten worden uitgevoerd.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm

Zaaksgewijs werken? Iedereen doet het!

webmaster — Tue, 27 Oct 2015 23:28:25 +0000

Zaaksgewijs werken is een begrip dat zo langzamerhand een hype en een 'must do' inhoud. Maar wat houdt het in, wat is de essentie? Gaat het echt om iets nieuws? Hieronder mijn poging tot uitleg.

De reikwijdte

Wanneer het samengestelde begrip 'zaaksgewijs werken' wordt gebruikt, wordt eigenlijk bedoeld dat het uitvoeren van werkzaamheden optimaal wordt ondersteund door digitale voorzieningen. Alle informatie die betrekking heeft op die werkzaamheden wordt bij deze manier van werken gebundeld tot een dossier. De activiteit en de bijbehorende gegevens staan centraal.

Met zaken worden alle activiteiten bedoeld die een begin en een eind kennen met een bepaalde doorlooptijd, met eventueel een aantal stappen of fases, waarvan bekend is wat voor soort gegevens en documenten nodig zijn en wat voor product het oplevert. Van belang is te weten dat het gaat om activiteiten die herhaalbaar zijn.

De auto

Iedereen werkt wel op een of andere manier zaaksgewijs. Het is dan ook niet zo spannend als sommigen ons wel willen doen geloven. Dit is aan te geven met een voorbeeld waar veel mensen wel eens mee te maken hebben.

Stel je bent van plan een auto te kopen, wat gebeurt er dan. Het eindresultaat is bekend. Op enig moment staat er een auto voor de deur. Er hebben daarvoor een aantal transacties plaatsgevonden. Deze zaak start in de meeste gevallen met een oriënterende fase. Onderdeel daarvan zijn bezoekjes aan garages en dealers, proefritten, zoektochten op internet, overleggen met kennissen en vrienden. Gekeken wordt wat het maximum te besteden bedrag is, wat verzekeringen kosten en eventuele leningen. Op een bepaald moment is de keuze gemaakt. Het is een nieuwe auto of occasion geworden, de koop is gesloten, de verzekering is afgesloten, en het kentekenbewijs is binnen.

Informatietechnisch heeft dit geleid tot het volgende resultaat. In de beginfase worden folders, prijslijsten, testrapporten en dergelijke verzameld. Mogelijkerwijs zijn er nog bookmarks naar autosites, sites van banken en de website van de RDW. Later komen er offertes en andere prijsaanbiedingen bij. Bij het afronden van de koop is er op het laatst de factuur van de auto, de verzekeringspolis en de kentekenbewijzen en misschien ook nog een leenovereenkomst voor de financiering. Na sluiting van de zaak kan veel weg maar zal iedereen toch een aantal documenten vasthouden die nodig zijn voor bewijs en de rechten rond de transactie. De zaak is gesloten, het dossier is volledig. De gegevens blijven zolang de auto in gebruik is. Dit proces is herhaalbaar omdat iemand in de meeste gevallen vaker een auto zal aanschaffen.

Het kopen van een auto is dus een activiteit die onder de noemer zaaksgewijs werken kan vallen. Zo zijn er meer activiteiten. In het geval van grotere organisaties zal het iets professioneler aangepakt worden. Er moeten immers planningen en doelen worden gehaald. Maar of het nu gaat om activiteiten als processen maar ook projecten in alle gevallen is er sprake van zaken. Of het nu gaat om puur interne activiteiten of activiteiten waar externen bij betrokken zijn, zij het als klant of als ketenpartner het zijn en blijven zaken.

Oud en nieuw

Zoals het nu binnen de overheden wordt ingevoerd lijkt het nieuw. Er zijn ook nieuwe onderdelen te onderkennen. Zoals het gegeven dat nu meer dan in het verleden de mensen en de werkzaamheden een centralere rol hebben gekregen, maar ook het gegeven dat de digitale technieken nu een ondersteuning bieden die vroeger niet mogelijk was.

Vroeger, en dan gaat het om de tijd voor de echte toepassing van ICT, was de techniek, het papier, de beperkende factor. Het was alleen met grote inspanning vanuit de informatievoorziening het zaaksgewijs werken te ondersteunen. Het was in Nederland zelfs zo dat tot het begin van de 20e eeuw beide (beschikbare techniek en methode) niet op elkaar aansloten. Gevolg daarvan was bijvoorbeeld lange responstijden op zoekvragen.

In die periode is vervolgens een systematiek ontwikkeld waar bij de documenten in een map werden gegroepeerd rond een zaak. Daarvoor was het de gewoonte documenten zoveel mogelijk in series van ingekomen- en uitgaande stukken op te bergen of stukken op basis van vergaderingen van besluitvormende organen bij elkaar te houden. Beide methoden tegelijkertijd waren niet mogelijk. Digitaal is het nu mogelijk om zowel de gegevens op basis van een zaak bij elkaar te houden als op basis van de verschillende vergadergremia samen te voegen. Een ander nieuw element was om de dossier op basis van thema's en onderwerpen in een bepaalde logische ordeningsstructuur te plaatsen. Deze structuur bevatte al een deel van de context van de betrokken informatie en kwam de kwaliteit van de toegankelijkheid ten goede1 Het is net of deze manier van werken eigenlijk was vergeten tot bij de invoering van de dienstverleningsconcepten het min of meer opnieuw is uitgevonden. Dat opnieuw uitvinden geeft in ieder geval het idee dat het concept goed is.

Kennis

Per activiteit zal bekend moeten zijn welke soorten documenten voorkomen en welk product wordt geleverd. Het is natuurlijk ook prettig te weten waarom een activiteit wordt uitgevoerd, wie er verantwoordelijk is, welke risico's er zijn, welke technieken worden toegepast en hoelang de informatie te bewaren is.

De meeste zaken starten met informatie die vanuit de kanalen komt.2 De kanalen worden ook weer gebruikt om de informatie te verzenden.

Het is bij zaaksgewijs werken niet persé nodig om de processen tot in de details uit te werken. Volstaan kan worden met een aantal standaard statussen waaruit de stand van zaken af te leiden is. Het is natuurlijk wel verstandig om vooraf te onderzoeken of een activiteit of proces op onderdelen efficiënter kan worden uitgevoerd.Met de invoering van een digitaal systeem worden organisatorische problemen niet opgelost, integendeel.

Voor elk proces zijn een viertal algemene stadia te noemen. Tijdens het beoordelen wordt bepaald wat gaat gebeuren, bij het opnemen worden de relevante gegevens en documenten vastgelegd en doorgestuurd naar de behandelaars. De behandelfase levert het product en daarna is de informatie te bewaren en beschikbaar te houden voor gebruik en hergebruik. Archiveren is niet de goede benaming voor deze laatste fase.3

1. Onder de noemer registratuur is op deze site een en ander te vinden
2. Zie Kanalen in een hybride omgeving
3. Archiveren is een verzamelterm voor een geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd binnen het archiefsysteem. De activiteiten worden uitgevoerd vanaf het ontstaan van de informatie (de wieg) tot het weg mag (graf) of nog beter vanaf het moment van ontwerp (conceptie) tot en met het graf.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Handeling

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 oktober 2015 - 12:15am

Het generiek proces 2.1

webmaster — Tue, 27 Oct 2015 23:23:37 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een kleine maar ingrijpende variatie op het schema dat bij de discussies rond het zaakgericht werken gebruikt wordt om het generieke proces weer te geven. De originele schema's zijn representaties van het 'papieren' paradigma. In een digitale omgeving moet dit denken echt losgelaten worden.

De laatste fase is daarom niet het archiveren maar het bewaren, bewaren en beschikbaarhouden van de informatie tot het weg mag of niet. Archiveren vindt tijdens alle fases van een proces, project of andere activiteit plaats. Het is een alomvattend proces.

Zie verder op deze site deze zoekopdracht

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Handeling

Labels:

Archief is

webmaster — Thu, 22 Oct 2015 16:45:45 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).

Legenda:

Activiteiten uitgevoerd binnen een bepaalde context laten zich vastleggen in de vorm van informatie over subjecten of objecten met een bewaarbelang opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten die onderdeel zijn van de administratie (archief) van een actor.
Voorbeelden van handelingen die overigens een nauwe relatie hebben met functies of taken van een actor zijn het onderzoeken, het controleren, het toewijzen, het gunnen, het betalen, het gebruiken, het hergebruiken etc
Voorbeelden van subjecten en objecten zijn personen,gebouwen, geld, gebeurtenissen, kunstwerken (letterlijk en figuurlijk), onderzoeken. Deze worden ook wel procesobjecten genoemd. Eigenlijk alles waarover iets vastgelegd kan worden (informatie = informatie_over)
De context, eigenlijk gebruikscontext, een papaplu voor vele vormen waarin de context kan voorkomen, is het onderdeel dat informatie levert over het waarom van een handeling. Persoonlijke context (een persoonlijke bias), het resultaat van de invloed van opvoeding en cultuur op de actor, de positie die een actor in zijn eigen context inneemt, inclusief andere vormen van context gaan samen op en werken op elkaar in.
Informatie is vanwege haar context betekenisvol.
Een bewaarbelang, afgeleid van de context en de objecten of subjecten waar de handelingen betrekking op hebben, wordt vertaald in bewuste of onbewuste bewaartemijnen van de informatieobjecten.
Op hoog abstractieniveau zijn documenten of registers, informatieobjecten. Iets meer gedetailleerd wordt gesproken van documenttypen. Een ander woord dat gebruikt mag worden is redactionele vorm.
De belangrijkste elementen van informatieobjecten zijn inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.
Informatieobjecten kennen altijd een eigenaar, ook al zijn in veel gevallen de eigenaren en de gebruikers, beide actoren, zich daar niet van bewust. Het geheel van deze informatieobjecten is de administratie, de neerslag of de manifestatie van het handelen van een actor, iets wat ter 'verduidelijking' ook wel archief wordt genoemd.

Zie ook

de pagina Tafelgesprek: Archief is,
de pagina Informatie - een conceptueel labyrinth,
de pagina van administratie naar collectie
omschrijving van het begrip archiveren,
overzicht uitgangspunten en
het citaat Omdat het om mensen gaat uit 2011.

Informatiebeheer - proces

Beheershandelingen als proces

Informatiemodel:

Functionaliteiten als verbindende schakel

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering

Ketens

Ketensamenwerking

Keteninformatisering

Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Kanalen in een hybride omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

De relatie tussen proces, product, neerslag in combinatie met belangen en risico's

Risico''s en belangen

Risico

Belangen

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Stappenplan

Een procedure

1 Start

3 De voorbereiding

4. Het besluit

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

De vormen van vervanging

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Zaaksgewijs werken? Iedereen doet het!

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Het generiek proces 2.1

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Archief is

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: