Informatiebeheer - ordening

Zaaksgewijs werken

webmaster — Sun, 04 Dec 2022 10:14:09 +0000

Aanleiding

Bijzonder, soms komen discussies over onderwerpen na een decennium weer terug. Het is net een veenbrand, je denkt de brand is geblust maar dan duikt hij na tijden ondergronds te zijn geweest weer op. Het moment is onverwacht maar het hangt dan wel weer samen met nieuwe ontwikkelingen, die soms niet eens zo nieuw zijn. In dit geval gaat het om common ground en de relatie met het zaakgewijs werken.

Het principe van common ground is niet zo ingewikkeld en wordt hier ook niet verder toegelicht, De te verwerken en verwerkte gegevens blijven bij de bron en zijn via verschillende processen (contexten) met bijbehorende functionaliteiten door mensen en machines voor gebruik en hergebruik te benaderen. Eigenlijk een centraal archief dat vele klanten kan bedienen.

Wat bijzonder is dat de discussie over de aard van het zaaksgewijs werken weer opborrelt. Vandaar dat hier nog maar een keer een uitleg volgt.

Terminologie en betekenis

De samengestelde begrippen 'zaakgericht werken' en 'zaaksgewijs werken' geven niet weer wat de kern is bij het behandelen van een zaak. Deze termen, de eerste sterker dan de tweede, suggereren dat het hier om een op zichzelf staande manier van werken gaat.Het idee achter het zaakgericht werken is het zo optimaal mogelijk ondersteunen van werkprocessen. Een onderscheid tussen het soort processen dat in de gemeentelijke procesarchitectuur GEMMA wordt genoemd is in de context van dit document niet aan de orde.

Of het nu gaat om een kort proces, een transactioneel proces, een adaptief proces of routine werkzaamheden. Al deze soorten processen hebben onder de noemer van werkproces gemeenschappelijke kenmerken1 op basis waarvan vormen van zaaksgewijs werken mogelijk zijn.

Het werkproces start op enig moment. Dit kan zijn door een externe of interne trigger.
Er zijn altijd medewerkers bij betrokken (soms ook algoritmes (RPA) en machines),
In veel gevallen is de doorloop van het werkproces goed te plannen (niet altijd),
Er wordt altijd tijdens de uitvoering van het werkproces informatie in de vorm van documenten en gegevens verwerkt.
Het werkproces eindigt op enig moment met een al dan niet definieerbaar resultaat.
Het werkproces is op typeniveau te beschrijven.

De doorlooptijd van de werkprocessen kan per type behoorlijk variëren. In veel gevallen staat de doorloop vanwege wettelijke termijnen vast. In sommige gevallen staat deze niet vast en kunnen andere factoren de doorlooptijd beïnvloeden, zoals complexiteit, beschikbare middelen en beschikbare capaciteit.

Ook de belangen kunnen per type werkproces behoorlijk verschillen. Deze belangen worden in het records management proces van waarderen vertaald in wettelijke bewaartermijnen. Het is daarbij persé niet zo dat een zaak die bij ontstaan van groot belang is ook een lange bewaartermijn heeft. Een groot belang kan ook een tijdelijk hoog maatschappelijk, financieel of organisatorisch risico zijn.

Wat staat centraal

Centraal in het zaaksgewijs werken staat de uitvoering van het werkproces met zijn uitvoerders. En niet te vergeten de personen of organisaties die in veel gevallen afhankelijk zullen zijn van de uitkomsten of resultaten van de werkprocessen.

Uit overwegingen van doelmatigheid is het voor die uitvoerders, maar dus ook veel anderen, handig wanneer alle relevante documenten en gegevens rond dat werkproces als zaak of dossier gegroepeerd en samengebracht zijn. Op die manier is de nodige informatie altijd in samenhang en met benodigde context toegankelijk en beschikbaar. Zeker wanneer de volgorde van de documenten en gegevens ook nog overeenkomt met de doorloop van dat werkproces. Op die manier is een verhaallijn van de zaak te ontwaren.

Door records manager kunnen na afronding van een zaak op het niveau van de groepering beslissingen worden genomen over het voortbestaan, de vormen van beheer en de eventuele vernietiging wanneer een bewaartermijn is verstreken.

De basis

Het groeperen van documenten en gegevens rond een zaak is in deze vorm van werken eigenlijk niet meer dan een methode van ordening die tot doel heeft het werk zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Het zaaksgewijs werken is dan ook niet meer dan het ondersteunen van de werkprocessen met een zo efficiënt mogelijke dossiervorming. De naamgeving zaaksgewijs – of zaakgericht werken dekt dus niet de lading. Beter is het te spreken van procesgericht- of misschien mooier procesgeoriënteerd werken. In GEMMA wordt dat gedefinieerd als: Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.

Voor de ondersteuning van die werkprocessen zijn verschillende digitale systemen beschikbaar waarmee op basis van die methode van ordening de documenten en gegevens vastgelegd zijn, te raadplegen, te gebruiken, beschikbaar te stellen, toegankelijk te houden, te vernietigen en dergelijke.

Soms gaat het om speciale systemen zoals zaaksystemen waarmee ook de samenhang van een zaak met andere zaken zichtbaar kan worden. Soms gaat het om de grote procesondersteunende systemen. Dit type systemen wordt soms ook wel backoffice systemen genoemd. Afhankelijk van belangen kan een werkproces ook ondersteund worden met toepassingen zoaals registraties die voor diverse vormen van meldingen worden gebruikt. De samenhang met andere zaken is in die gevallen lastiger zichtbaar te maken. Ook samenwerkingsomgevingen als Teams en SharePoint kunnen op basale wijze deze manier van ordenen (groeperen rond een werkproces) ondersteunen. Van belang is wel dat deze systemen over de benodigde records management functionaliteiten beschikken en dat bij de inrichting daarvan met het RM rekening wordt gehouden.

Nieuw of niet nieuw

In tegenstelling tot wat in de teksten van GEMMA wordt gesuggereerd is de methode van ‘zaaksgewijs werken’ ouder dan 10 jaar. Vanwege de uitbreiding van overheidstaken nam in de 19e eeuw de omvang van de hoeveelheid te beheren documenten enorm toe. Om toch efficiënt te kunnen werken en informatie snel te kunnen vinden zijn bij een aantal Duitse gemeenten rond 1875 de eerste stappen gezet richting het vormen van dossiers op basis van zaken (Sachakten). Bij deze gemeenten was sprake van Sachaktenregistraturen. Deze methode is in het begin van de twintigste eeuw via Zaalberg in Nederland terechtgekomen. Daarbij werd als extra een nieuwe vorm van ordenen toegepast de Basis archiefcode. Deze code is gebaseerd op de Universele Decimale Classificatie (UDC).

Deze methode van ordenen en klasseren werd bij een aantal Nederlandse gemeenten geïntroduceerd zoals Groningen (1916) en Zaandam (1923). In Leeuwarden is deze ordeningsmethode in 1942 na een herindeling ingevoerd.

Zowel de methode van ordening als de archiefcode zijn in veel gemeenten toegepast bij de papieren dossiervorming tot het moment van de invoering van de eerste zaaksystemen. Ook is deze archiefcode nog steeds terug te vinden bij de zaaktypen en zaken in de zaaksystemen.

Overigens kan het woord zaak ook tot verwarring leiden omdat het woord ambigu is. Aan de ene kant betreft het de zaak als werkproces an sich, aan de andere kant betreft het de documenten en gegevens die als zaakdossier zijn gebundeld.

Referentie

GEMMA 2 Katern Zaakgericht Werken, (Geraadpleegd 29 november 2022)
De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 1948.
Frenzel, Leitfaden für die Einrichtung der Kanzleien, Registranden und Akten der deutschen Stadtgemeinden, Leineweber, Leipzig, 1903.
Jonker, R.S., A perfect match?; Connecting partners in the labyrinth of information (2017)
In: Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker, Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017.
Ketelaar, E., Zaalberg en Otlet - een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied, Brussel, 2000.
In: Janssens, G., Maréchal, G., Scheelings, F. (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. Dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164.
Michalski,F, Leitfaden für das Registraturwesen und den allgemeinen Geschäfstgang der deutschen Stadtgemeinden, Verlag F. Leineweber, Leipzig, 1904.
Zaalberg, J.A., Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (Met voorwoord van Paul Otlet)
Zaalberg, J.A., Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau, VHIC, Goes, 1999.
(Oorspronkelijke tekst uit 1930 overgezet naar digitaal formaat door VHIC te Goes, met een voorwoord van A. van Heijst)
En verder deze pagina's

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Levenscyclus:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 december 2022 - 11:10am

UDC - Klasse - Groep - Verdeling

webmaster — Tue, 08 Nov 2022 07:28:30 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Schematische weergave van de onderverdelingen van de UDC in klassen, groepen, verdelingen en onderverdelingen.

Album:

Mundaneum

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Labels:

Ordeningsbeginselen

webmaster — Thu, 01 Dec 2016 21:30:42 +0000

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 1 december 2016 - 10:15pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10082.pdf	3.13 MB

Ordenen

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 20:38:52 +0000

Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.

Proces NEN 15489:

Classificatie

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Archiefregeling:

art. 17 en 18

Grondslag:

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 3:45pm

Ordening

webmaster — Thu, 07 Apr 2016 22:53:18 +0000

Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of zijne ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §20

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 25 januari 2012 - 7:00pm

Groepering en classificatie

webmaster — Thu, 07 Apr 2016 22:51:35 +0000

De logische, systematische groepeering der onderwerpen is van veel meer belang dan het gebruik van de decimale cijfers, die slechts een genakkelijk hulpmiddel zijn voor de aanduiding der onderwerpen in hun onderling verband.

Auteur:

onbekend

Herkomst:

Gemeentelijke archiefordening; Enkele beschouwingen over het registratuurstelsel van de Vereeniging van Nederlandsche Gemeenten en zijn toepassing voor de praktijk (blz 8,9)

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 7:00am

Respect de fonds

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 16:05:31 +0000

(2) De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 18 september 2006 - 11:00pm

Raamwerk

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:13:48 +0000

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Bevat een algemene toelichting over het structuurplan

Structuurplan Informatiebeheer

Dit onderdeel bevat de te hanteren definitie, een omschrijving van het doel van het plan en de grondslag (reden waarom het plan is gemaakt) met een beschrijving van de onderhoudscyclus.

De organisatie

In dit onderdeel volgt een uitgebreide beschrijving van de organisatie die in het plan is beschreven. Het onderdeel bevat een korte beschrijving van de historie (oprichting, naam voorganger etc.), een globale beschrijving van de taken met grondslag en de huidige indeling met een organogram en de een overzicht van de verantwoordelijken (bestuurlijk en ambtelijk niveau)

Informatiebeheer

Dit gedeelte bevat een beschrijving van het informatiebeheer, de archieffunctie met haar hoofdactiviteiten en een beschrijving van de grondslag(en) van het informatiebeheer.

Procedures en afspraken

Voor diverse activiteiten, onderwerpen en beheershandelingen zijn binnen een organisatie nadere afspraken te maken / gemaakt bijvoorbeeld in de vorm van procedures. Op deze plaats is te beschrijven of ze er zijn en welke het zijn. Een greep uit de onderwerpen: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie /ruimtes, e-mail / protocol

Instrumenten

Dit onderdeel bevat de registratie van producten en objecten met een verwijzing naar interne selectielijsten.

Onderdelen van de organisatie

Indien een organisatie bestaat uit meerdere min of meer autonomen onderdelen kan er voor gekozen worden voor deze onderdelen deelplannen te (laten) maken. In deze plannen kunnen voor het betrokken onderdeel de specifieke aandachtspunten worden opgenomen. Om te komen tot een vorm van uniformiteit en standaardisatie is het aan te raden dat deze onderdelen de structuur van het centrale plan volgen.

inleiding
organisatie
- geschiedenis
- organogram
- functie
Informatiebeheer specifiek voor het betrokken onderdeel
- (zie voor indeling hierboven)
Instrumenten
- registratie (handelingenbank / productencatalogus)
Bijlagen
- Hier kunnen teksten opgenomen worden of verwijzingen (links) gemaakt worden naar:
  - een overzicht activiteiten / onderwerpen / beheersregels naar regelgeving
  - wet en beheersregels
  - procedures
  - overzicht producten
  - overzicht van binnen de organisatie te hanteren standaardens
  - een begrippenlijst

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Labels:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 9:45pm

Alfabetische orde

webmaster — Wed, 16 Mar 2016 22:53:07 +0000

De alfabetische rangschikking heeft iets wonderbaarlijks. Onder de schijn van een volmaakte orde verbergt zij het minst samenhangende, het meest chaotische. Onberispelijk staan de artikelen van een woordenboek of een encyclopedie in de keurige kolommen, maar hun inhoud is in al zijn bontheid en dooreengeworpenheid hiervan het waarachtige tegendeel.

Auteur:

Belcampo

Herkomst:

De Kogel. Uit zijn bundel 'Al zijn fantasieën', blz. 422

Informatiemodel:

Informatie

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

De grenzen van het vak

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:53:06 +0000

Die Organisationsformen der Schriftgutbewahrung in Kanzlei, Registratur und Archiv zu untersuchen, müsste eine wissenschaftliche Aufgabe der Archivare sein, auch wenn kein anderer Nutzen als der einer historischen Erkenntnis dabei zu gewinnen wäre.
Ich glaube aber, dass ein sehr praktisches Motiv uns geradezu nötigt, diese Forschungen zu betreiben. Ich glaube nämlich, dass man einen Schriftgutkörper nur dann richtig im Archiv behandeln kann, wenn man seine Struktur, seine Organe und Funktionen genau kennt. Die Kenntnis der unterschiedlichen Strukturformen ist also wichtigste Voraussetzung jeder archivischen Ordnungsarbeit.

Auteur:

dr. J. Papriz

Herkomst:

Die Geschichte der Schriftgutorganisation in den Kanzleien, Nederlands Archievenblad, 1957. Jaargang 62, 1957 (blz. 2)

Informatiemodel:

Taak

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 24 februari 2011 - 8:15am

Informatiebeheer - ordening

Zaaksgewijs werken

Aanleiding

Terminologie en betekenis

Wat staat centraal

De basis

Nieuw of niet nieuw

Referentie

Tags:

Levenscyclus:

Grondslag:

UDC - Klasse - Groep - Verdeling

Album:

Levenscyclus:

Labels:

Ordeningsbeginselen

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Ordenen

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Ordening

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Groepering en classificatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Respect de fonds

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Raamwerk

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Structuurplan Informatiebeheer

De organisatie

Informatiebeheer

Procedures en afspraken

Instrumenten

Onderdelen van de organisatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Alfabetische orde

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De grenzen van het vak

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: