Informatiebeheer - Archiefregeling (AR)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

webmaster — Wed, 09 Mar 2022 20:37:38 +0000

Niets nieuws

Het bijgevoegde PDF-bestand bevat, om een idee te geven, een overzicht van wat de afgelopen decennia aan programma's, projecten en dergelijke van vooral de rijksoverheid voorbij zijn gekomen die ook effecten hadden op andere overheden. Wat hier opvalt is dat van project naar project wordt gerend zonder dat het eigenlijke probleem (onderstroom) wordt geraakt laat staan opgelost.

Zoals het veel projecten betaamt valt het ook hier op dat de resultaten meestal niet structureel zijn is maar van voorbijgaande aard. Het inzetten van incidelntele middelen leidt ook vaak tot het motto ‘er is tijdelijk geld en dat moet op’.

Dit is een verhaal van 'er is niets nieuws onder de zon' van Prediker en 'die Ewige Wiederkehr'. Alle inhoudelijke en technische mogelijkheden zijn bekend en komen steeds (als waren zij nieuw) terug. Ook op dit terrein mankeert het eigen geheugen van de overheden in ernstige mate.

Er is een ook een terugkerend thema waar steeds omheen gelopen wordt. Dat betreft niet de bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers (ook niet onbelangrijk), maar de bestuurscultuur in de overheidsinstellingen en de manier waarop de volksvertegenwoordiging daarmee omgaat.

Probleem is dat van veel projecten en dergelijke de informatie van veel sites verdwenen is (Link Rot). Het verschil tussen actueel en courant is niet bij alle overheidswebsitebeheerders goed tussen de oren. Als gevolg daarvan is het lastig te achterhalen wat er in het verleden allemaal is gebeurd. Daarom kan ook ik iedereen aanraden om bij een eigen onderzoek de bronnen zelf in digitale vorm vast te houden met natuurlijk ook de herkomstgegevens.

NB! Dit overzicht is niet compleet en wordt af en toe aangevuld. Het start met de oprichting van de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten in 1979, nu onderdeel van DocDirect .

Huidige versie 6/03/2023 vorige versie was van 31/01/2023.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
20230306_8751.pdf	1.11 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 5 januari 2022 - 10:41am

Componenten in schema

webmaster — Mon, 14 Sep 2020 19:30:05 +0000

Overzicht elementen voor een catalogus

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd.

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

De tabel

Component	Informatieobject als object van zorg
niveau	logisch				fysiek
elementen	context	structuur	inhoud	gedrag		techniek analoog, digitaal
beschrijving van	taak aard van de gegevens, gezichtspunt, gebruik, eigendom, functie en waarde, proces, project, activiteit handeling zaak	vorm van de gegevens, redactionele vorm, documentypen, uiterlijke vorm, ontwikkelingsstadium, (versie), formulier sjabloon	handeling, object / subject, plaats, tijd	functionaliteiten		hardware, software, gegevensdragers, media, infrastructuur opslagruimte, (archief)bestanddelen, schrijfmiddelen, verpakkingsmateriaal
informatie uit	wet- en regelgeving, beleidsveld, taak, levenscyclus, waarderen, beschrijving organisatie en proces, procedures, selectielijst(en), rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), hotspot monitor, informatieplan, beveiligingsplan, architectuur register van verwerkingen	informatieplan, metadataschema, documentypecatalogus, standaarden, productencatalogus, proces(beschrijving), gegevensstructuur, huisstijl, architectuur	documenten, registraties	specificaties, functioneel ontwerp, programma van eisen		standaarden, referentiekaders programma’s van eisen, functionele specificaties, technische documentatie, automatiseringsplan, informatieplan, licenties, contracten, ict-architectuur
te vertalen naar	handelingenbank, beveiligingsplan, selectielijst(en), handboek AO met (proces)schema's, zaaktype, organogram, rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), Hotspot monitor ordeningskenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen	standaarden, referentiekaders metadataschema, gegevenswoordenboek, datamodel, formulieren, documenttype, -soort, schermopmaak, metataal (SGML, XML) RM-specificaties voor digitale systemen	archivistische kenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen trefwoorden thesaurus toegang index	programma van eisen, RM-specificaties voor digitale systemen, handleidingen,		technische documentatie, programma van eisen, handleidingen, functioneel-, applicatie- en systeembeheer, RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in	architectuur overzicht (informatiehuishouding) catalogus (zaaktypen of anderszins) structuurplan informatiebeheer register van verwerkingen (documentair structuurplan) (zaaktypecatalogus)
uiteindelijk totaal beschrijving van	Informatiehuishouding Archief ECMS Archiefsysteem Record keeping system

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

webmaster — Wed, 25 Mar 2020 11:41:58 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

Zoals bij informatiebeveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is ook vanuit het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) een impact assessment op processen, projecten of andere activiteiten uit te voeren. Doel van de dit assessment is er voor te zorgen dat afgewogen keuzes worden gemaakt over de kwaliteit van de informatievoorziening van het geanalyseerde proces, project of andere activiteit en dat het geheel compliant is aan regelgeving, normen, standaarden.

In dit model staat niet een enkel specialisme als zelfstandige zuil centraal, maar de stappen die logischerwijs te doorlopen zijn bij de analyse van een proces, project of andere activiteit. Elke stap is een zelfstandige onderdeel. Desondanks heeft de volgorde wel een zekere logica. De specialismen zoals architectuur, records management, privacy, informatiebeveiliging en gegevensmanagement komen als natuurlijke onderdelen van deze stappen aan de orde. Door deze kanteling van gezichtspunten wordt de onderlinge relatie en samenhang tussen de specialismen duidelijk en wordt voorkomen dat (te veel) dubbel werk plaatsvindt.

De resultaten van een assessment zijn in een een registratie of catalogus vast te leggen. Deze zijn als geheel te beschouwen als een kernadministratie waarmee de informatiehuishouding en informatievoorziening van een organisatie is beschreven. Het is een eenduidig overzicht van het totaal aan processen, de bijbehorende gegevens, de toegepaste technieken en de vormen van beheer. Uit deze kernadministratie kan het door de AVG verplicht gestelde verwerkingsregister geëxtraheerd worden. Een dergelijke kernadministratie is, mits goed beheerd en onderhouden, geschikt voor referentie, bewijs en verantwoording.

De stappen in het kort

Elke stap bevat een uit te werken aandachtspunt. De analyse levert de informatie die nodig is in om te bepalen aan welke kwaliteiten het verwerken van de informatie moet voldoen, wat moet kunnen en wat niet is toegestaan, welke digitale hulpmiddelen daarvoor nodig zijn en hoe het beheer nu en in de toekomst eruit moet zien.

De te volgen stappen waar het om gaat zijn:

Activiteit bepaald
Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Type informatie bekend
Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken.
Informatieobjecten bepaald
Stel vast welke informatieobjecten (soorten documenten en registraties) ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Gegevensstromen in kaart
Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Waarde bepaald
Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Metadata vastgesteld
Stel vast welke informatie over de informatie van belang is en daarom vast te leggen is.
Beheer processen opgenomen

Betreft in ieder geval de in de NEN-ISO 15489 vermelde (beheer)activiteiten.
1. Ontstaan van informatie (creëren of ontvangen);
2. Opnemen van informatie (in de systemen);
3. Classificeren en registreren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling en vastleggen van (primaire) kenmerken);
4. Toegangscontrole (autorisaties);
5. Opslag (in een bestand op een gegevensdrager);
6. Gebruik en hergebruik mogelijk maken;
7. Migratie en conversie (in standhouden met behoud van integriteit);
8. Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Beheer functionaliteiten opgenomen
Welke functies van bijvoorbeeld het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Bestaande data op orde
Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van gegevens waarvan de bewaartermijnen nog niet zal zijn verstreken. De kans is dan vrij groot dat die gegevens te transformer, converteren of te migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren, de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande gegevens door eventuele veranderingen niet in gevaar komen.
Technieken voldoen

Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De te beantwoorden vraag is daarbij of de technieken voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voortbestaan van de data.
Documentatie op orde
Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.

Het schema verder uitgewerkt

Deze impact assessment is een geactualiseerde en uitgebreidere versie van de Records Management Beslisboom (versie 2009/2017). In deze versie zijn behalve het concept van impact assessment twee extra elementen verwerkt, te weten:

Het Leeuwarder Informatiemodel (LIM)1
Het eenvoudig schematisch model, een aanzet voor een metadataschema, met acht objecten van belang voor het Informatiebeheer (IB) of Informatie- en Archiefmanagement (IAM).

Per onderdeel is aangegeven waar het om gaat, wat uit te zoeken is, waar het onderdeel in de beide modellen past, waar informatie uit te destilleren is, waar het resultaat van de analyse in opgenomen kan worden. Ook zijn per onderdeel aanvullende of toelichtende opmerkingen geplaatst.

1) Activiteit bepaald

Gaat om:	Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Te doen:	Stel een beschrijving van het proces, project ed. op en laat deze vaststellen door de proceseigenaar
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) Handeling 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een actor kan in dit verband zowel een mens als een algoritme of machine zijn. Het is van belang te bezien wat de direct gerelateerde ketens en processen en degelijke zijn om te bepalen welke informatie te delen is. Standaard zijn dat overheden meestal de processen van besluitvorming, bekendmaking en bezwaar en beroep.

2) Type informatie bekend

Gaat om:	Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken. Voorbeelden zijn: persoonsgegevens / bijzondere categorie persoonsgegevens objectgegevens geografische gegevens subjectgegevens financiële gegevens etc.
Te doen:	De benodigde informatie zal onder andere te vinden zijn in de grondslagen en de procesbeschrijving
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 7 Informatie (typering) 9 Techniek	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeemarchitectuur IB-Checklist Catalogus (kernadministratie) Verwerkingsregister
Opmerking(en):	De mate van openbaarheid zal ook afhankelijk zijn van de context waarin de informatie wordt verwerkt.

3) Informatieobjecten bepaald

Gaat om:	Stel vast welke informatieobjecten ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Te doen:	Bepaal en beschrijf de (minimaal) verplichte informatieobjecten
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 8 Informatieobject Informatieobject Inhoud Structuur Context Gedrag Techniek	Definiërend 2 Documenttype Uitvoerend 4 Informatieobject (document)
Referentie:	Nen 2084, Documenttypen Archiefterminologie (ANV) (redactionele vormen) Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, § 37.
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een proces, project of andere activiteit kan dan worden afgesloten wanneer alle verplicht gestelde informatieobjecten aanwezig zijn. Een informatieobject is een geheel van gegevens met een eigen identiteit. Een informatieobject kan bestaan uit meerdere informatieobjecten. Zowel documenten als registers zijn informatieobjecten. Een informatieobject kan op typeniveau beschreven zijn in een documenttypen catalogus. Het archivistische begrip redactionele vorm heeft betrekking op documenttypen. Een algoritme is ook te beschouwen als informatieobject dat onlosmakelijk onderdeel is van het proces, project of andere activiteit waarbinnen het gebruikt wordt. Dit is een (stuk) software / script geschreven voor een bepaald doel in een bepaalde computertaal.

4) Gegevensstromen bepaald

Gaat om:	Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Te doen:	Analyseer welke informatie(pakketten) tussen de verschillende processen, ketens en bijbehorende systemen worden uitgewisseld. Dit kan gaan om uitwisseling tussen interne processen en uitwisseling met externe processen (zenden/ontvangen). Stel vast waar het uiteindelijke origineel zich moet bevinden en waar het uiteindelijke bewaarniveau is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Activiteit 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3 Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen	Definiërend 1 Zaaktype Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Procesbeschrijving Geldende selectielijst(en) Hotspotmonitor Data protection impact privacy Impact assessment (DPIA) Systeemanalyse (gegevensstromen) Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Catalogus Verwerkingsovereenkomst (AVG) Beheerovereenkomst (Archiefwet)
Opmerking(en):	Een applicatielandschap met netwerken zijn feitelijk een infrastructuur waarbinnen niet alleen sprake is van inkomend en uitgaand dataverkeer maar er ook sprake is van dataverkeer tussen de systemen. In die zin stroomt de data tussen en door de systemen. In alle gevallen is er sprake van zenden en ontvangen van data. Dit kan zijn in de vorm van kopiëren maar ook in de vorm van verplaatsen. In beide gevallen is vast te stellen wat het bewaarniveau van informatieobjecten met data is en dus ook om af te spreken welke informatieobjecten met data als origineel te beschouwen zijn. In dit geheel kan de systematiek van afstemmen gebruikt worden. Dit is methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie. De eerste groep is onderworpen aan de normale (wettelijke) bewaartermijnen die te maken hebben met het proces, project of andere activiteit. De tweede groep kan als totale dataset eerder vernietigd worden. Wanneer informatie wordt gedeeld of beschikbaar gesteld in het kader van procesketens of keteninformatisering zullen er verwerkingsovereenkomsten (AVG) en beheerovereenkomsten opgesteld moeten worden. De laatste is op basis van de Archiefwet om de bestuurlijke verantwoordelijkheden te regelen.

5) Waarde bepaald

Gaat om:	Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Te doen:	Voer met de belangrijkste verantwoordelijken, waaronder tenminste de proceseigenaar, de functionaris gegevensbescherming en de functionaris in de rol van archivaris, de waardering uit.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	*Context* 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering)	Definiërend 1) Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Geldende selectielijsten Trends en hotspots Acquisitieplan Informatiearchitectuur Systeem- of ICT architectuur DPIA / BIO Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Interne selectielijst Hotspotmonitor Acquisitieplan Data protection impact assessment (DPIA)
Opmerking(en):	Waardering gaat uit van de belangen van de informatie, zoals Maatschappelijk belang - Dit betreft de mogelijkheid tot democratische verantwoording en controle. Dit omvat elementen als openbaarheid, formele besluitvorming, rechtmatigheidstoetsingen, controle door de volksvertegenwoordiging, good governance en in relatie daarmee de algemene beginselen voor behoorlijk bestuur (ABBB). Juridisch belang - Dit betreft de mogelijkheid tot juridische verantwoording en bewijsvoering. Economisch belang - Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Een wanprestatie van de kant van de organisatie kan leiden tot een financiële claim. Administratief belang - Betrouwbare informatie is een productiemiddel (semantisch kapitaalgoed) en is nodig voor de dagelijkse gang van zaken. Privacy belang - Een organisatie moet de persoonlijke levenssfeer van (groepen) klanten, bezoekers, medewerkers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de databestanden beschermen. Historisch belang - Een deel van de informatie heeft een historische waarde omdat zij bruikbaar is voor het kennen en begrijpen van de samenleving op een bepaald moment. Voor dit (latere) hergebruik is het wel noodzakelijk dat de beschikbare informatie authentiek en betrouwbaar is. Door de maatregelen die worden getroffen om aan de eerder genoemde belangen recht te doen wordt dit gegarandeerd. Delen van deze belangen kunnen het enkele belang van bedrijfsvoering en bescherming van de persoonlijke levenssfeer overstijgen. Deze belangen komen voort uit maatschappelijke ethische waarden zoals de menselijke waardigheid, vrijheid, autonomie, solidariteit, gelijkheid, democratie, rechtvaardigheid en vertrouwen. 2

6) Metadata vastgesteld

Gaat om:	Stel vast welke informatie over de informatie van belang is.
Te doen:	Bepaal per object of entiteit welke metadata is vast te leggen is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	(Eigen) Metadataschema NEN ISO 20381 ISO 15836 Dublin Core Metadata Element Set OWMS (Overheid Web Metadata Standaard) Toepassingsprofielen TMLO MDTO ISAD(g) ISAAR(cpf)
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem of ICT architectuur RM Checklist Catalogus
Opmerking(en):	Metadata is een ruim te interpreteren begrip: Metadata die informatie identificeren: o.a. uniek registratienummer, datum opmaak, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; Metadata die juiste interpretatie van informatie mogelijk maken: o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; Metadata die de authenticiteit van informatie aantonen: o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authentificatie (elektronische handtekening); Metadata die het vinden van informatie vergemakkelijken: onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; Metadata die de beschikbaarheid en openbaarheid van de informatie ondersteunen: rubricering, openbaarheid, uitzonderingscriteria, intellectueel eigendom, autorisatie Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken: o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; Metadata die beheershandelingen cq verwerkingen sturen of mogelijk maken: o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kunnen ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); Metadata die uitgevoerde beheershandelingen vastleggen (aantoonbaarheid): o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, vernietiging Metadata noodzakelijk voor beheer en behoud (preservering): o.a. informatie over applicaties, datamodellen, metadatamodellen, bestandsformaten etc. Metadata is op diverse plekken aan te treffen: In registraties van zaken en documenten. Metadata die is opgenomen in documenten (eigenschappen van een document, header van een e-mailbericht en dergelijke). Ook documentatie in de vorm van bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, gebruikershandleidingen, release notes zijn als metadata te beschouwen. (Zie punt 11 over documentatie) Metadata is als onlosmakelijk onderdeel van de objecten en gegevens die daarmee worden beschreven. Als gevolg daarvan is de bewaartermijn tenminste even lang als de bewaartermijn van de objecten en gegevens.

7) Informatiebeheer processen opgenomen

Gaat om:	Volgens de NEN-ISO 15489 betreft het (beheer)activiteiten rond het Ontstaan (creëren) Opnemen Classificeren en registreren Toegangscontrole (autorisaties) Opslag Gebruik en hergebruik Zoeken en vinden Migratie en conversie Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Te doen:	Bepaal welke activiteiten van belang zijn voor het proces, project of andere activiteit, beschrijf en implementeer deze.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN ISO 15489 NPR-ISO/TR 26122
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur RM Checklist
Opmerking(en):	Deze activiteiten worden worden ook wel records management processen genoemd. Maar het gaat ook om technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer en gegevensbeheer. Voor deze activiteiten kunnen de volgende indicatoren gelden Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat ze vindbaar zijn ze tijdig beschikbaar zijn en altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren. Van gegevens en documenten is altijd bekend waar ze zijn in het proces; wie daarvoor verantwoordelijk is; waar ze zijn opgeslagen; wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft. Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer dat aan authenticiteit en betrouwbaarheid niet hoeft te worden getwijfeld. dat het voortbestaan daarvan gedurende wettelijke bewaartermijnen is gegarandeerd. dat deze kwaliteiten aantoonbaar zijn via het proces, de toegepaste applicatie, de toegelaten bestandsformaten, het autorisatiemodel, de manier van beheer, testen de documentatie en de toetsingen daarop.

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

Gaat om:	Welke functies van het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Te doen:	Bepaal de toe te passen functionaliteiten die horen bij de IB-activiteiten (nr. 7)
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN 2082 NEN ISO 16175 Moreq2010
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur ICT-architectuur Systeem- of ICT-architectuur RM Checklist Inkoopvoorwaarden Aanbesteding
Opmerking(en):	Volgens de in 2020 ingetrokken NEN 2082 gaat het dan om de volgende functionaliteiten: Opnemen [NEN2082 6.1] Het onder beheer brengen van documenten/dossiers Ordenen, klasseren, beschrijven [NEN2082 6.2] Het toekennen van een classificatiecode (klasseren) aan en het ordenen van, alsook het nader (inhoudelijk) beschrijven van documenten/dossiers om ze beter toegankelijk en interpreteerbaar te maken. Dit gebeurt op basis van een classificatieschema of ordeningsplan. Classificatiecode kan zijn, de basisarchiefcode, maar ook de ZTC of DSP-code Beheren, onderhouden, volgen [NEN2082 6.3] Het bewaren en instandhouden van archiefbestanddelen (ongeacht de vorm) alsook het bijhouden van hun verblijfplaats. Beschikbaarstellen [NEN2082 6.4] Op basis van toegangscontrole en informatiebeveiliging ondersteunen van het zoeken naar, beschikbaar stellen en (re)presenteren van archiefbestanddelen Selecteren en verwijderen [NEN2082 6.5] Selecteren - Op basis van het bewaarschema worden archiefstukken vernietigd of overgebracht. Daarnaast zullen in het geval van vervanging van een systeem de archiefstukken en hun metadata moeten worden geëxporteerd naar een nieuw systeem. Verwijderen - reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietigen, overbrengen of exporteren, die zijn vastgelegd in bevoegdheden of andere instrumenten. Documenteren [NEN2082 6.6] Het vastleggen van alle beheeractiviteiten en van informatie over de systemen waarmee de archiefbestanddelen worden beheerd en bewaard. Ondersteunende functionaliteiten [NEN2082 6.7] Alle functies die bijdragen tot de goede uitvoering van de hierboven genoemde eigenlijke processen voor informatie- en archiefmanagement, zoals het beheren van autorisaties voor de toegang tot en de beveiligingsniveaus van archiefbestanddelen, het registreren van authenticatiekenmerken, het maken van een workflow voor archiveringsprocessen en het exporteren van archiefbestanddelen dan wel van de gekoppelde metadata. Beheer instrumenten en sjablonen [NEN2082 6.8] Een selectie-instrument is o.a. een overzicht van criteria op basis waarvan de waardering wordt vormgegeven (vaak selectiecriteria genoemd), leidend tot een selectiebeslissing. D.w.z de keuze welke archiefstukken voor blijvende bewaring en dus overbrenging, dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarbij dan ook die termijn is vastgesteld. De neerslag van het proces van waardering is terug te vinden in bewaarschema’s. Deze bewaarschema’s kunnen de vorm hebben van basisselectiedocumenten of BSD’s, selectielijsten of vernietigingslijsten, bewaarschema’s of bewaartermijnlijsten. Overheidsorganen moeten bij het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van bewaarschema’s rekening houden met in wet- en regelgeving gestelde richtlijnen daaromtrent Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen

9) Bestaande data op orde

Gaat om:	Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van data waarvan de bewaartermijnen nog niet zijn verstreken zal die te converteren of migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren en de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande data door eventuele veranderingen niet in gevaar komt.
Te doen:	Bepaal of de kwaliteit van de data op orde is en bepaal of bij inrichting of wijziging van de systemen sprake is van dataverlies (vernietiging) en/ of conversie/migratie (vervanging).
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving Audit-, control- en toezichtsrapportages Projectplannen Installatiehandleidingen Releasenotes Datamodel / Gegevensmodel Vervanging
Resultaat verwerken in:	Projectplannen Wijzigingsvoorstellen
Opmerking(en):	Dit hoort bij onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen (nr. 7) conversie en migratie Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen Dit is onderdeel van de preserveringsprocessen.

10) Technieken voldoen

Gaat om:	Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De vraag is daarbij of zij voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voorbestaan van de data. Met andere woorden: Zijn de systemen, instrumenten voor beveiliging en autorisatie zodanig dat er geen problemen met de integriteit en het voortbestaan ontstaan. Geven de gekozen bestandsformaten en tekensets voldoende garanties voor het instandhouden van de integriteit en het voortbestaan van de data en het bijbehorende gedrag
Te doen:	Controleer aan de hand van wetgeving, standaarden, normeringen en interne afspraken of de toegepaste of toe te passen technieken voldoen.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Archiefregeling Architectuur Forum Standaardisatie DEN – de BASIS PRONOM Beleid informatiebeveiliging Autorisatiemodel (Eigen) overzicht toegelaten bestandsformaten
Resultaat verwerken in:	Projectplan IB-Checklist Architectuur
Opmerking(en):	Uitgangspunt is dat het belang van gegevens altijd het belang van de techniek overstijgt

11) Documentatie op orde

Gaat om:	Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.
Te doen:	Bepaal welke documentatie van belang is voor inzicht in de context en het beheer.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving NEN ISO 15489 NEN ISO 23081
Resultaat verwerken in:	Catalogus Procesbeschrijving(en) IB-Checklist
Opmerking(en):	Te documenteren zijn: De processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen de betrokken informatie verwerkt wordt. De resultaten van toetsingen (intern en extern) waarmee de integriteit kan worden aangetoond. Die verwerkingen die leiden of kunnen leiden tot onherroepelijke aantasting van de integriteit van originele gegevens op het niveau van dataobject, presentatie, verwerking, gedrag, functionaliteit of opslag. Informatie over architectuur en systemen die werden gebruikt om de informatie te kunnen verwerken De toegepaste algoritmes (zoals beschrijving doel, totstandkoming, gebruikte taal en testresultaten) Documentatie is een onderdeel van de metadata. Het Informatie die nodig is voor inzicht in de context, voor het huidige en voor het toekomstige beheer. De bewaartermijnen van deze documentatie zijn gerelateerd aan de bewaartermijnen van het proces, project of andere activiteit waar ze onderdeel van zijn. Ook hier geldt de regel de bewaartermijn van de documentatie is tenminste gelijk aan de bewaartermijn van de objecten en gegevens die in de documentatie beschreven zijn. Niet bekend is welke documentatie in geval van blijvend te bewaren informatie ook blijvend te bewaren is, met uitzondering van ordeningsplannen, verklaringen die betrekking hebben op het beheer zoals vernietiging en vervanging.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. J. Burgess, P., Floridi L., Pols A., & van den Hoven J.
(2018). Towards a digital ethics.
32.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Consultatie Archiefwet 2021

webmaster — Fri, 29 Nov 2019 22:52:19 +0000

De concepttekst van de Archiefwet 2021 is voor consultatie beschikbaar tot en met 23 januari 2020.

" De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. "

Labels:

grondslag

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Grondslag:

Digitale documenten

webmaster — Thu, 09 Aug 2018 20:51:52 +0000

Nog meer dan analoge documenten of gedigitaliseerde documenten, te weten digitale documenten die zijn ontstaan via imaging en scanning, verdienen zogenaamde ‘born digital’ documenten speciale aandacht.

Met ‘born digital’ worden die documenten bedoeld die als origineel binnen digitale werkomgevingen met behulp van digitale systemen zijn ontstaan en verder verwerkt. Zij onderscheiden zich van de gedigitaliseerde documenten op twee punten die onderling wel met elkaar verbonden zijn:

‘Born digital’ documenten zijn niet statisch, maar beschikken over functionaliteiten die gebruikt worden om een boodschap over te brengen. Deze functionaliteiten zijn als gevolg daarvan onderdeel van de kenmerken van de authenticiteit van het document.
Voor conservering en behoud, raadpleging en eventuele bewerking zullen verschillende technisch hulpmiddelen beschikbaar moeten zijn.

Voor ‘born digital’ documenten geldt als informatieobjecten als uitgangspunt:

De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd1

Dat heeft als consequentie dat het document na een X aantal jaren op precies dezelfde manier zich moet voordoen aan de toekomstige gebruiker als nu het geval is. Het kunnen garanderen van het voortbestaan van de vorm en gedrag van die documenten is een punt van zorg2

1. Uitgangspunt 101
2. Behalve dat de concepten en modellen moeten kloppen is het, om het voortbestaan van de digitale documenten te verzekeren, noodzakelijk bij bestandsformaten zoveel mogelijk gebruik te maken van open formaten die door erkende lichamen zoals de ISO en het W3 consortium worden genormeerd. Voorbeelden daarvan zijn ODF (NEN-ISO/IEC 26300) en PDF/A (ISO 19005).

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

donderdag, 9 augustus 2018 - 10:47pm

Wat is een document en waaruit bestaat het?

webmaster — Sat, 14 Jul 2018 22:23:35 +0000

In dit onderdeel wordt aandacht besteed aan de gezichtspunten van waaruit tegen informatie aangekeken wordt en aan de opbouw van een (digitaal) informatieobject (document) met kenmerken als

inhoud
structuur
contrext
gedrag
techniek.1

Speciale aandacht is er daarbij voor het 4e onderdeel ‘gedrag’.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

zondag, 15 juli 2018 - 12:21am

Over documenten en bestandsformaten

webmaster — Sat, 14 Jul 2018 22:06:24 +0000

Inleiding

Het beheren van digitale informatie en informatieobjecten zoals documenten en het verzekeren van het voortbestaan daarvan lijkt op het eerste gezicht eenvoudig maar schijn bedriegt. Het is eigenlijk een complexe uitdaging, waarvoor kennis op conceptueel en technisch niveau nodig is en die verder gaat dan de kennis die nodig is om deze informatie op een gegevensdrager vast te leggen.

De belangrijkste oorzaak voor de complexiteit van het beheer van digitale informatie is dat zij zich aan de buitenkant anders voordoet dan dat ze in de technische werkelijkheid is. Dat zou niet zo erg zijn ware het niet dat in de meeste gevallen de bewaartermijnen van informatie de levensduur van de technische systemen en bestandsformaten waarin de informatie is ontstaan en vastgelegd overstijgt.

Voor overheden bestaan er echter wettelijke verplichtingen om de integriteit en het voortbestaan van informatie en dus ook documenten te verzekeren. Bij (her)gebruik, verantwoording en bewijs mag er geen twijfel zijn aan de kwaliteit van een document.

Daarom zijn er maatregelen nodig om het ongestoorde voortbestaan van de documenten (ook e–mails) op toetsbare manier in goede banen te leiden. Met dit onderdeel van deze site wordt een achtergrond geboden een beeld te vomen voor de problematiek rond het in standhouden van de integriteit van digitale documenten.

Complexiteit

Volledig digitaal werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit van de digitale documenten, bestandsformaten, de functionaliteiten van de systemen waarbinnen de digitale documenten worden verwerkt en de manier waarop het voortbestaan daarvan op aantoonbare wijze wordt verzekerd. Verwerkingen als creëren, wijzigen, registreren, opslaan, converteren, migreren en beheren zullen op zorgvuldige manier moeten gebeuren om elke mogelijke twijfel over de betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de documenten weg te kunnen nemen.

Een probleem is dat digitale documenten zich aan de buitenkant anders voordoen dan dat ze in de technische werkelijkheid zijn. Ook overstijgt de bewaartermijn van de informatie en documenten in de meeste gevallen de levensduur van de technische systemen en de gebruikte bestandsformaten.

Integriteit

Bij het beheer van digitale documenten moet de integriteit van het oorspronkelijke document gerespecteerd en in stand gehouden worden1. Het oorspronkelijke document bevat een intentie en boodschap van de opsteller die op verschillend technische manieren tot uiting komen. Wanneer er veranderingen plaatsvinden aan een document op wat voor manier dan ook kan dat leiden tot verminking van de boodschap en het teniet doen van de oorspronkelijke intentie van de opsteller.

Standaarden

Het moet voorop staan dat een digitaal document gedurende zijn bestaan, van ontstaan tot vernietiging, integraal en zonder verstoring door de daartoe geautoriseerde gebruiker kan worden gevonden, gebruikt en bewaard2. Wanneer dit technisch niet meer mogelijk is zullen conversies of migraties moeten plaatsvinden. Die moeten op een dusdanige manier uitgevoerd worden dat aangetoond kan worden dat het resultaat van de conversie of de migratie van dezelfde kwaliteit is als het oorspronkelijke origineel en dus beschouwd mag worden als een nieuw origineel3In eerste instantie zijn voor de digitale documenten open bestandsformaten4te gebruiken die worden gepropageerd door het Forum Standaardisatie.5 en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN) in de BASIS6.

Ten aanzien van veel soorten documenten is het toepassen van de open formaten geen groot probleem. Het is echter van belang om uit te zoeken op welke manier en wanneer grootschalige conversies van bijvoorbeeld office documenten uit gevoerd moeten worden. Het toepassen van open formaten is wel een probleem in het geval van MS-Access en vooral Outlook (Exchange).

Zoals bekend wordt vooral het bestandsformaat PDF/A beschouwd als de gedroomde oplossing voor het langdurig kunnen bewaren van digitale documenten. Dat is een niet terechte aanname omdat ook hier de nodige adders onder het gras liggen.

1. De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd. Zie uitgangspunt nr. 101
2. Voor overheden zijn de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling de formele basis.
3. Hiervoor bieden de Archiefwet 1995 (art. 2a, 7), het Archiefbesluit 1995 (art. 6 en 8) en de Archiefregeling (art. 25) ook de formele basis.
4. Archiefregeling artikel 26 lid 1:
Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
5. Het Forum Standaardisatie beheert een lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit', zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/lijst/verplicht
De Tweede Kamer heeft op 11 oktober 2016 een motie aangenomen om het gebruik van open standaarden bij wet te verplichten. (Gewijzigde motie van het lid Oosenbrug over het bij wet verplichten van het gebruik van opensourcesoftware (t.v.v. 32802, nr. 31) https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2016Z18418&did=2016D37878 (Geraadpleegd 14 juli 2018)
6. Het acroniem DE BASIS staat voor Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van DEN. Zie: http://www.den.nl/standaarden?sl=all&q=&std-status[]=DE+BASIS&std-status[]=NEN%2FISO+Norm&std-status[]=Europeana&formfill=&formaction=posted (Geraadpleegd 14 juli 2018)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 14 juli 2018 - 11:56pm

Beheershandelingen als proces

webmaster — Sat, 23 Jun 2018 11:00:08 +0000

Activiteiten als vernietigen, vervangen, overbrengen en vervreemden zijn te beschouwen als proces, te beschrijven in een zaaktype en uit te voeren als een zaak.

Nr.:

105

Informatiemodel:

Handeling

Relatie informatie en metadata

webmaster — Mon, 18 Sep 2017 08:07:58 +0000

Metadata is onlosmakelijk verbonden met de informatie die daarmee wordt beschreven.

Nr.:

Informatiebeheer - Archiefregeling (AR)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

Niets nieuws

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

Inleiding

De stappen in het kort

Het schema verder uitgewerkt

1) Activiteit bepaald

2) Type informatie bekend

3) Informatieobjecten bepaald

4) Gegevensstromen bepaald

5) Waarde bepaald

6) Metadata vastgesteld

7) Informatiebeheer processen opgenomen

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

9) Bestaande data op orde

10) Technieken voldoen

11) Documentatie op orde

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Consultatie Archiefwet 2021

Labels:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Digitale documenten

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Grondslag:

Wat is een document en waaruit bestaat het?

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Grondslag:

Over documenten en bestandsformaten

Inleiding

Complexiteit

Integriteit

Standaarden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Beheershandelingen als proces

Informatiemodel:

Relatie informatie en metadata

Informatiemodel: