Informatiebeheer - Archiefwet 1995 (AW95)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

webmaster — Wed, 09 Mar 2022 20:37:38 +0000

Niets nieuws

Het bijgevoegde PDF-bestand bevat, om een idee te geven, een overzicht van wat de afgelopen decennia aan programma's, projecten en dergelijke van vooral de rijksoverheid voorbij zijn gekomen die ook effecten hadden op andere overheden. Wat hier opvalt is dat van project naar project wordt gerend zonder dat het eigenlijke probleem (onderstroom) wordt geraakt laat staan opgelost.

Zoals het veel projecten betaamt valt het ook hier op dat de resultaten meestal niet structureel zijn is maar van voorbijgaande aard. Het inzetten van incidelntele middelen leidt ook vaak tot het motto ‘er is tijdelijk geld en dat moet op’.

Dit is een verhaal van 'er is niets nieuws onder de zon' van Prediker en 'die Ewige Wiederkehr'. Alle inhoudelijke en technische mogelijkheden zijn bekend en komen steeds (als waren zij nieuw) terug. Ook op dit terrein mankeert het eigen geheugen van de overheden in ernstige mate.

Er is een ook een terugkerend thema waar steeds omheen gelopen wordt. Dat betreft niet de bewustwording en digitale vaardigheden van de medewerkers (ook niet onbelangrijk), maar de bestuurscultuur in de overheidsinstellingen en de manier waarop de volksvertegenwoordiging daarmee omgaat.

Probleem is dat van veel projecten en dergelijke de informatie van veel sites verdwenen is (Link Rot). Het verschil tussen actueel en courant is niet bij alle overheidswebsitebeheerders goed tussen de oren. Als gevolg daarvan is het lastig te achterhalen wat er in het verleden allemaal is gebeurd. Daarom kan ook ik iedereen aanraden om bij een eigen onderzoek de bronnen zelf in digitale vorm vast te houden met natuurlijk ook de herkomstgegevens.

NB! Dit overzicht is niet compleet en wordt af en toe aangevuld. Het start met de oprichting van de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) in Winschoten in 1979, nu onderdeel van DocDirect .

Huidige versie 6/03/2023 vorige versie was van 31/01/2023.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
20230306_8751.pdf	1.11 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 5 januari 2022 - 10:41am

Zaaksgewijs werken

webmaster — Sun, 04 Dec 2022 10:14:09 +0000

Aanleiding

Bijzonder, soms komen discussies over onderwerpen na een decennium weer terug. Het is net een veenbrand, je denkt de brand is geblust maar dan duikt hij na tijden ondergronds te zijn geweest weer op. Het moment is onverwacht maar het hangt dan wel weer samen met nieuwe ontwikkelingen, die soms niet eens zo nieuw zijn. In dit geval gaat het om common ground en de relatie met het zaakgewijs werken.

Het principe van common ground is niet zo ingewikkeld en wordt hier ook niet verder toegelicht, De te verwerken en verwerkte gegevens blijven bij de bron en zijn via verschillende processen (contexten) met bijbehorende functionaliteiten door mensen en machines voor gebruik en hergebruik te benaderen. Eigenlijk een centraal archief dat vele klanten kan bedienen.

Wat bijzonder is dat de discussie over de aard van het zaaksgewijs werken weer opborrelt. Vandaar dat hier nog maar een keer een uitleg volgt.

Terminologie en betekenis

De samengestelde begrippen 'zaakgericht werken' en 'zaaksgewijs werken' geven niet weer wat de kern is bij het behandelen van een zaak. Deze termen, de eerste sterker dan de tweede, suggereren dat het hier om een op zichzelf staande manier van werken gaat.Het idee achter het zaakgericht werken is het zo optimaal mogelijk ondersteunen van werkprocessen. Een onderscheid tussen het soort processen dat in de gemeentelijke procesarchitectuur GEMMA wordt genoemd is in de context van dit document niet aan de orde.

Of het nu gaat om een kort proces, een transactioneel proces, een adaptief proces of routine werkzaamheden. Al deze soorten processen hebben onder de noemer van werkproces gemeenschappelijke kenmerken1 op basis waarvan vormen van zaaksgewijs werken mogelijk zijn.

Het werkproces start op enig moment. Dit kan zijn door een externe of interne trigger.
Er zijn altijd medewerkers bij betrokken (soms ook algoritmes (RPA) en machines),
In veel gevallen is de doorloop van het werkproces goed te plannen (niet altijd),
Er wordt altijd tijdens de uitvoering van het werkproces informatie in de vorm van documenten en gegevens verwerkt.
Het werkproces eindigt op enig moment met een al dan niet definieerbaar resultaat.
Het werkproces is op typeniveau te beschrijven.

De doorlooptijd van de werkprocessen kan per type behoorlijk variëren. In veel gevallen staat de doorloop vanwege wettelijke termijnen vast. In sommige gevallen staat deze niet vast en kunnen andere factoren de doorlooptijd beïnvloeden, zoals complexiteit, beschikbare middelen en beschikbare capaciteit.

Ook de belangen kunnen per type werkproces behoorlijk verschillen. Deze belangen worden in het records management proces van waarderen vertaald in wettelijke bewaartermijnen. Het is daarbij persé niet zo dat een zaak die bij ontstaan van groot belang is ook een lange bewaartermijn heeft. Een groot belang kan ook een tijdelijk hoog maatschappelijk, financieel of organisatorisch risico zijn.

Wat staat centraal

Centraal in het zaaksgewijs werken staat de uitvoering van het werkproces met zijn uitvoerders. En niet te vergeten de personen of organisaties die in veel gevallen afhankelijk zullen zijn van de uitkomsten of resultaten van de werkprocessen.

Uit overwegingen van doelmatigheid is het voor die uitvoerders, maar dus ook veel anderen, handig wanneer alle relevante documenten en gegevens rond dat werkproces als zaak of dossier gegroepeerd en samengebracht zijn. Op die manier is de nodige informatie altijd in samenhang en met benodigde context toegankelijk en beschikbaar. Zeker wanneer de volgorde van de documenten en gegevens ook nog overeenkomt met de doorloop van dat werkproces. Op die manier is een verhaallijn van de zaak te ontwaren.

Door records manager kunnen na afronding van een zaak op het niveau van de groepering beslissingen worden genomen over het voortbestaan, de vormen van beheer en de eventuele vernietiging wanneer een bewaartermijn is verstreken.

De basis

Het groeperen van documenten en gegevens rond een zaak is in deze vorm van werken eigenlijk niet meer dan een methode van ordening die tot doel heeft het werk zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Het zaaksgewijs werken is dan ook niet meer dan het ondersteunen van de werkprocessen met een zo efficiënt mogelijke dossiervorming. De naamgeving zaaksgewijs – of zaakgericht werken dekt dus niet de lading. Beter is het te spreken van procesgericht- of misschien mooier procesgeoriënteerd werken. In GEMMA wordt dat gedefinieerd als: Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.

Voor de ondersteuning van die werkprocessen zijn verschillende digitale systemen beschikbaar waarmee op basis van die methode van ordening de documenten en gegevens vastgelegd zijn, te raadplegen, te gebruiken, beschikbaar te stellen, toegankelijk te houden, te vernietigen en dergelijke.

Soms gaat het om speciale systemen zoals zaaksystemen waarmee ook de samenhang van een zaak met andere zaken zichtbaar kan worden. Soms gaat het om de grote procesondersteunende systemen. Dit type systemen wordt soms ook wel backoffice systemen genoemd. Afhankelijk van belangen kan een werkproces ook ondersteund worden met toepassingen zoaals registraties die voor diverse vormen van meldingen worden gebruikt. De samenhang met andere zaken is in die gevallen lastiger zichtbaar te maken. Ook samenwerkingsomgevingen als Teams en SharePoint kunnen op basale wijze deze manier van ordenen (groeperen rond een werkproces) ondersteunen. Van belang is wel dat deze systemen over de benodigde records management functionaliteiten beschikken en dat bij de inrichting daarvan met het RM rekening wordt gehouden.

Nieuw of niet nieuw

In tegenstelling tot wat in de teksten van GEMMA wordt gesuggereerd is de methode van ‘zaaksgewijs werken’ ouder dan 10 jaar. Vanwege de uitbreiding van overheidstaken nam in de 19e eeuw de omvang van de hoeveelheid te beheren documenten enorm toe. Om toch efficiënt te kunnen werken en informatie snel te kunnen vinden zijn bij een aantal Duitse gemeenten rond 1875 de eerste stappen gezet richting het vormen van dossiers op basis van zaken (Sachakten). Bij deze gemeenten was sprake van Sachaktenregistraturen. Deze methode is in het begin van de twintigste eeuw via Zaalberg in Nederland terechtgekomen. Daarbij werd als extra een nieuwe vorm van ordenen toegepast de Basis archiefcode. Deze code is gebaseerd op de Universele Decimale Classificatie (UDC).

Deze methode van ordenen en klasseren werd bij een aantal Nederlandse gemeenten geïntroduceerd zoals Groningen (1916) en Zaandam (1923). In Leeuwarden is deze ordeningsmethode in 1942 na een herindeling ingevoerd.

Zowel de methode van ordening als de archiefcode zijn in veel gemeenten toegepast bij de papieren dossiervorming tot het moment van de invoering van de eerste zaaksystemen. Ook is deze archiefcode nog steeds terug te vinden bij de zaaktypen en zaken in de zaaksystemen.

Overigens kan het woord zaak ook tot verwarring leiden omdat het woord ambigu is. Aan de ene kant betreft het de zaak als werkproces an sich, aan de andere kant betreft het de documenten en gegevens die als zaakdossier zijn gebundeld.

Referentie

GEMMA 2 Katern Zaakgericht Werken, (Geraadpleegd 29 november 2022)
De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 1948.
Frenzel, Leitfaden für die Einrichtung der Kanzleien, Registranden und Akten der deutschen Stadtgemeinden, Leineweber, Leipzig, 1903.
Jonker, R.S., A perfect match?; Connecting partners in the labyrinth of information (2017)
In: Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker, Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017.
Ketelaar, E., Zaalberg en Otlet - een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied, Brussel, 2000.
In: Janssens, G., Maréchal, G., Scheelings, F. (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. Dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164.
Michalski,F, Leitfaden für das Registraturwesen und den allgemeinen Geschäfstgang der deutschen Stadtgemeinden, Verlag F. Leineweber, Leipzig, 1904.
Zaalberg, J.A., Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (Met voorwoord van Paul Otlet)
Zaalberg, J.A., Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau, VHIC, Goes, 1999.
(Oorspronkelijke tekst uit 1930 overgezet naar digitaal formaat door VHIC te Goes, met een voorwoord van A. van Heijst)
En verder deze pagina's

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Levenscyclus:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 december 2022 - 11:10am

Archief (in de realiteit)

webmaster — Wed, 23 Feb 2022 21:45:37 +0000

Een observatie onder andere naar aanleiding van de toeslagenaffaire (er is natuurlijk veel meer):

Een archief is een op basis van eigenbelang van bestuurders of ambtenaren en/of op basis van door bestuurders en/of ambtenaren voorgewend belang van derden verzameld geheel van informatie met (minimale) context.

Deze observatie is met name op overheden van toepassing.
Het eigenbelang betreft het zonder last van hindermacht, toezichthouders, rechtelijke macht en burgers dat kunnen doen wat slechts voor een klein deel van het gemeen van nut is.
Het voorgewende belang van derden, (inspraak, rechtsbescherming, openbaarheid, transparantie) is vooral een vorm van framing en hoeft door bestuurders of ambtenaren niet serieus genomen te worden. Wat dus ook gebeurt.
Wanneer sprake is van de uitvoering van de taken en werkzaamheden van overheden wordt het woord business te pas en vooral te onpas gebruikt. Echter een overheid is geen business.
Bestuurders zijn de politieke verantwoordelijken en ambtenaren de ambtelijke verantwoordelijken voor de uitvoering van maatschappelijke- en overheidstaken.
Legitimatie voor het gedrag van bestuurders en ambtenaren is wetgeving die volstaan met mooie ondoorgrondelijke volzinnen zonder bestuurlijke of ambtelijke consequenties.
Onderbouwing voor het gedrag van bestuurders en ambtenaren bestaat veelal uit wetenschappelijke prietpraat en afleidend en misleidend taalgebruik zodanig dat de echt belanghebbenden, vertegenwoordigers van hindermacht en bevoegde toezichthouders en burgers (inwoners) alsook de rechterlijke macht op het verkeerde been worden gezet of zich op het verkeerde been laten zetten.
Alles wat niet het eigenbelang dient wordt of
- (1) op wat voor manier dan ook als niet archiefwaardig aangemerkt en als gevolg daarvan direct zonder meer vernietigd of
- (2) met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer als (schijn)argument zo snel mogelijk verwijderd of
- (3) anderszins onder de schijn van transparantie en verantwoording vernietigd via formele (niet te begrijpen) selectielijsten.
Netto resultaat in ieder geval is dat in veel gevallen relevante informatie, informatie die er toe doet niet meer beschikbaar is. Wat overblijft is beperkt tot een ambtelijke bestuurderswerkelijkheid.
Het archief is voor bestuurders en ambtenaren alleen maar leuk cultureel erfgoed. En cultuur smijt niets op ....

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 20 november 2021 - 1:28pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Ex officio beginsel

webmaster — Mon, 26 Oct 2020 11:32:29 +0000

Het beginsel dat bij een verwerking van gegevens, zoals ontvangen en verzenden van berichten, alleen de publiekrechtelijke functie van de functionaris die de informatie verwerkt en de context van die verwerking bepalend zijn voor de toepassing van wetgeving zoals de Wet open overheid (WOO) en de Archiefwet.

Ex officio = uit hoofde van een functie, ambtshalve;
Principe is van toepassing op berichtenverkeer zoals chats en (ook) e-mail die worden uitgewisseld via toepassingen van de eigen organisatie, via privé e-mailaccounts of via externe chatdiensten en sociale media;
Een bericht is een document;
Een bericht kan bestaan uit tekst, afbeeldingen, foto's, bewegend beeld en geluidsopnames. (eender welke inhoud);
Dit type berichten zijn documenten (archiefbescheiden) in de zin van de Archiefwet en de Wet open overheid;
Het is een bestuursrechtelijk beginsel

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

maandag, 26 oktober 2020 - 12:29pm

Componenten in schema

webmaster — Mon, 14 Sep 2020 19:30:05 +0000

Overzicht elementen voor een catalogus

Dit overzicht gaat uit van mijn informatiemodel voor informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement, records management)1 In dit model staan context, informatieobject en handeling als basis voor semantische (betekenisvolle) informatie centraal.2 Het informatieobject bestaat uit twee componenten te weten een logische en fysieke. Het fysieke gedeelte bestaat uit analoge en digitale techniek. Op logische niveau zijn de elementen context, structuur en inhoud van belang. Op het grensvlak van het logische en fysieke niveau is het gedrag te plaatsen. Dit is het geheel van dynamische en interactieve kenmerken van een (digitaal) informatieobject de raadpleging of het gebruik ervan3. Voorbeelden van gedrag zijn formules of macro's die worden uitgevoerd op het moment dat een document wordt geopend of geraadpleegd.

De verschillende elementen hebben hun eigen kenmerken die ieder op hun eigen manier kunnen worden beschreven. Vaak zijn de elementen al te achterhalen uit diverse vormen van documentatie.

Er zijn verschillende (vak)disciplines binnen een organisatie die op een of andere manier een rol spelen in het informatiebeheer en zo met de archieffunctie bezig zijn. Deze disciplines hebben hun eigen documenten cq documentatie, methodes, instrumenten, termen en systemen waar deze elementen uit te halen zijn.

Overkoepelend, gegroepeerd, vertaald, samengevat en verwijzend kunnen ze allemaal opgenomen worden in het volgens de Archiefregeling voorgeschreven overzicht en deels in de catalogus zoals een structuurplan informatiebeheer of zaaktypecatalogus (ZTC). Het totaal is uiteindelijk een beschrijving op hoofdlijnen van een archief, archiefsysteem of record keeping system.

De tabel

Component	Informatieobject als object van zorg
niveau	logisch				fysiek
elementen	context	structuur	inhoud	gedrag		techniek analoog, digitaal
beschrijving van	taak aard van de gegevens, gezichtspunt, gebruik, eigendom, functie en waarde, proces, project, activiteit handeling zaak	vorm van de gegevens, redactionele vorm, documentypen, uiterlijke vorm, ontwikkelingsstadium, (versie), formulier sjabloon	handeling, object / subject, plaats, tijd	functionaliteiten		hardware, software, gegevensdragers, media, infrastructuur opslagruimte, (archief)bestanddelen, schrijfmiddelen, verpakkingsmateriaal
informatie uit	wet- en regelgeving, beleidsveld, taak, levenscyclus, waarderen, beschrijving organisatie en proces, procedures, selectielijst(en), rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), hotspot monitor, informatieplan, beveiligingsplan, architectuur register van verwerkingen	informatieplan, metadataschema, documentypecatalogus, standaarden, productencatalogus, proces(beschrijving), gegevensstructuur, huisstijl, architectuur	documenten, registraties	specificaties, functioneel ontwerp, programma van eisen		standaarden, referentiekaders programma’s van eisen, functionele specificaties, technische documentatie, automatiseringsplan, informatieplan, licenties, contracten, ict-architectuur
te vertalen naar	handelingenbank, beveiligingsplan, selectielijst(en), handboek AO met (proces)schema's, zaaktype, organogram, rapport institutioneel onderzoek (RIO), historisch maatschappelijke analyse (HMA), Hotspot monitor ordeningskenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen	standaarden, referentiekaders metadataschema, gegevenswoordenboek, datamodel, formulieren, documenttype, -soort, schermopmaak, metataal (SGML, XML) RM-specificaties voor digitale systemen	archivistische kenmerken, metadataschema, RM-specificaties voor digitale systemen trefwoorden thesaurus toegang index	programma van eisen, RM-specificaties voor digitale systemen, handleidingen,		technische documentatie, programma van eisen, handleidingen, functioneel-, applicatie- en systeembeheer, RM-specificaties voor digitale systemen
op te nemen in	architectuur overzicht (informatiehuishouding) catalogus (zaaktypen of anderszins) structuurplan informatiebeheer register van verwerkingen (documentair structuurplan) (zaaktypecatalogus)
uiteindelijk totaal beschrijving van	Informatiehuishouding Archief ECMS Archiefsysteem Record keeping system

Laatst bijgewerkt op 14 september 2020

1. Informatiebeheer betreft het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel (1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en (2) het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als (3) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is..
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. NEN 2082 par. 3.13 en de Archiefregeling artikel 1 sub h

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 maart 2008 - 10:30pm

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

webmaster — Wed, 25 Mar 2020 11:41:58 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

Zoals bij informatiebeveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is ook vanuit het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) een impact assessment op processen, projecten of andere activiteiten uit te voeren. Doel van de dit assessment is er voor te zorgen dat afgewogen keuzes worden gemaakt over de kwaliteit van de informatievoorziening van het geanalyseerde proces, project of andere activiteit en dat het geheel compliant is aan regelgeving, normen, standaarden.

In dit model staat niet een enkel specialisme als zelfstandige zuil centraal, maar de stappen die logischerwijs te doorlopen zijn bij de analyse van een proces, project of andere activiteit. Elke stap is een zelfstandige onderdeel. Desondanks heeft de volgorde wel een zekere logica. De specialismen zoals architectuur, records management, privacy, informatiebeveiliging en gegevensmanagement komen als natuurlijke onderdelen van deze stappen aan de orde. Door deze kanteling van gezichtspunten wordt de onderlinge relatie en samenhang tussen de specialismen duidelijk en wordt voorkomen dat (te veel) dubbel werk plaatsvindt.

De resultaten van een assessment zijn in een een registratie of catalogus vast te leggen. Deze zijn als geheel te beschouwen als een kernadministratie waarmee de informatiehuishouding en informatievoorziening van een organisatie is beschreven. Het is een eenduidig overzicht van het totaal aan processen, de bijbehorende gegevens, de toegepaste technieken en de vormen van beheer. Uit deze kernadministratie kan het door de AVG verplicht gestelde verwerkingsregister geëxtraheerd worden. Een dergelijke kernadministratie is, mits goed beheerd en onderhouden, geschikt voor referentie, bewijs en verantwoording.

De stappen in het kort

Elke stap bevat een uit te werken aandachtspunt. De analyse levert de informatie die nodig is in om te bepalen aan welke kwaliteiten het verwerken van de informatie moet voldoen, wat moet kunnen en wat niet is toegestaan, welke digitale hulpmiddelen daarvoor nodig zijn en hoe het beheer nu en in de toekomst eruit moet zien.

De te volgen stappen waar het om gaat zijn:

Activiteit bepaald
Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Type informatie bekend
Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken.
Informatieobjecten bepaald
Stel vast welke informatieobjecten (soorten documenten en registraties) ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Gegevensstromen in kaart
Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Waarde bepaald
Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Metadata vastgesteld
Stel vast welke informatie over de informatie van belang is en daarom vast te leggen is.
Beheer processen opgenomen

Betreft in ieder geval de in de NEN-ISO 15489 vermelde (beheer)activiteiten.
1. Ontstaan van informatie (creëren of ontvangen);
2. Opnemen van informatie (in de systemen);
3. Classificeren en registreren (koppelen aan proces, project, activiteit, product, handeling en vastleggen van (primaire) kenmerken);
4. Toegangscontrole (autorisaties);
5. Opslag (in een bestand op een gegevensdrager);
6. Gebruik en hergebruik mogelijk maken;
7. Migratie en conversie (in standhouden met behoud van integriteit);
8. Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Beheer functionaliteiten opgenomen
Welke functies van bijvoorbeeld het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Bestaande data op orde
Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van gegevens waarvan de bewaartermijnen nog niet zal zijn verstreken. De kans is dan vrij groot dat die gegevens te transformer, converteren of te migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren, de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande gegevens door eventuele veranderingen niet in gevaar komen.
Technieken voldoen

Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De te beantwoorden vraag is daarbij of de technieken voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voortbestaan van de data.
Documentatie op orde
Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.

Het schema verder uitgewerkt

Deze impact assessment is een geactualiseerde en uitgebreidere versie van de Records Management Beslisboom (versie 2009/2017). In deze versie zijn behalve het concept van impact assessment twee extra elementen verwerkt, te weten:

Het Leeuwarder Informatiemodel (LIM)1
Het eenvoudig schematisch model, een aanzet voor een metadataschema, met acht objecten van belang voor het Informatiebeheer (IB) of Informatie- en Archiefmanagement (IAM).

Per onderdeel is aangegeven waar het om gaat, wat uit te zoeken is, waar het onderdeel in de beide modellen past, waar informatie uit te destilleren is, waar het resultaat van de analyse in opgenomen kan worden. Ook zijn per onderdeel aanvullende of toelichtende opmerkingen geplaatst.

1) Activiteit bepaald

Gaat om:	Het exact bepalen van de activiteit of handeling met de de grondslag voor deze handeling, welke actoren betrokken zijn en welke rol deze actoren hebben.
Te doen:	Stel een beschrijving van het proces, project ed. op en laat deze vaststellen door de proceseigenaar
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) Handeling 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een actor kan in dit verband zowel een mens als een algoritme of machine zijn. Het is van belang te bezien wat de direct gerelateerde ketens en processen en degelijke zijn om te bepalen welke informatie te delen is. Standaard zijn dat overheden meestal de processen van besluitvorming, bekendmaking en bezwaar en beroep.

2) Type informatie bekend

Gaat om:	Het bepalen van het type informatie dat wordt verwerkt. Dit is onder meer van belang om te bepalen of er sprake kan zijn van restricties vanwege privacy, auteursrecht of andere criteria die de openbaarheid over langere tijd kunnen beperken. Voorbeelden zijn: persoonsgegevens / bijzondere categorie persoonsgegevens objectgegevens geografische gegevens subjectgegevens financiële gegevens etc.
Te doen:	De benodigde informatie zal onder andere te vinden zijn in de grondslagen en de procesbeschrijving
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 7 Informatie (typering) 9 Techniek	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype
Referentie:	Wetgeving Overeenkomst(en) Eigen beleid Opdracht Business cases Projectplannen
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeemarchitectuur IB-Checklist Catalogus (kernadministratie) Verwerkingsregister
Opmerking(en):	De mate van openbaarheid zal ook afhankelijk zijn van de context waarin de informatie wordt verwerkt.

3) Informatieobjecten bepaald

Gaat om:	Stel vast welke informatieobjecten ten minste voorkomen bij de verwerking van de gegevens.
Te doen:	Bepaal en beschrijf de (minimaal) verplichte informatieobjecten
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 8 Informatieobject Informatieobject Inhoud Structuur Context Gedrag Techniek	Definiërend 2 Documenttype Uitvoerend 4 Informatieobject (document)
Referentie:	Nen 2084, Documenttypen Archiefterminologie (ANV) (redactionele vormen) Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, § 37.
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Verwerkingsregister
Opmerking(en):	Een proces, project of andere activiteit kan dan worden afgesloten wanneer alle verplicht gestelde informatieobjecten aanwezig zijn. Een informatieobject is een geheel van gegevens met een eigen identiteit. Een informatieobject kan bestaan uit meerdere informatieobjecten. Zowel documenten als registers zijn informatieobjecten. Een informatieobject kan op typeniveau beschreven zijn in een documenttypen catalogus. Het archivistische begrip redactionele vorm heeft betrekking op documenttypen. Een algoritme is ook te beschouwen als informatieobject dat onlosmakelijk onderdeel is van het proces, project of andere activiteit waarbinnen het gebruikt wordt. Dit is een (stuk) software / script geschreven voor een bepaald doel in een bepaalde computertaal.

4) Gegevensstromen bepaald

Gaat om:	Bepaal hoe de gegevens in het proces- en systeemlandschap via de kanalen en systemen ‘stromen’, om welke gegevens het gaat en wie de ‘eigenaar’ is.
Te doen:	Analyseer welke informatie(pakketten) tussen de verschillende processen, ketens en bijbehorende systemen worden uitgewisseld. Dit kan gaan om uitwisseling tussen interne processen en uitwisseling met externe processen (zenden/ontvangen). Stel vast waar het uiteindelijke origineel zich moet bevinden en waar het uiteindelijke bewaarniveau is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Activiteit 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3 Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen	Definiërend 1 Zaaktype Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Procesbeschrijving Geldende selectielijst(en) Hotspotmonitor Data protection impact privacy Impact assessment (DPIA) Systeemanalyse (gegevensstromen) Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem- of ICT-architectuur Catalogus Verwerkingsovereenkomst (AVG) Beheerovereenkomst (Archiefwet)
Opmerking(en):	Een applicatielandschap met netwerken zijn feitelijk een infrastructuur waarbinnen niet alleen sprake is van inkomend en uitgaand dataverkeer maar er ook sprake is van dataverkeer tussen de systemen. In die zin stroomt de data tussen en door de systemen. In alle gevallen is er sprake van zenden en ontvangen van data. Dit kan zijn in de vorm van kopiëren maar ook in de vorm van verplaatsen. In beide gevallen is vast te stellen wat het bewaarniveau van informatieobjecten met data is en dus ook om af te spreken welke informatieobjecten met data als origineel te beschouwen zijn. In dit geheel kan de systematiek van afstemmen gebruikt worden. Dit is methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie. De eerste groep is onderworpen aan de normale (wettelijke) bewaartermijnen die te maken hebben met het proces, project of andere activiteit. De tweede groep kan als totale dataset eerder vernietigd worden. Wanneer informatie wordt gedeeld of beschikbaar gesteld in het kader van procesketens of keteninformatisering zullen er verwerkingsovereenkomsten (AVG) en beheerovereenkomsten opgesteld moeten worden. De laatste is op basis van de Archiefwet om de bestuurlijke verantwoordelijkheden te regelen.

5) Waarde bepaald

Gaat om:	Het bepalen van de waarde en bewaartermijnen van de informatie. Dit proces wordt ook wel waarderen genoemd. Op basis hiervan kan de selectie en vernietiging alsook de toekomstige overdracht aan een andere beheerder worden voorbereid.
Te doen:	Voer met de belangrijkste verantwoordelijken, waaronder tenminste de proceseigenaar, de functionaris gegevensbescherming en de functionaris in de rol van archivaris, de waardering uit.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	*Context* 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering)	Definiërend 1) Zaaktype
Referentie:	Wetgeving Geldende selectielijsten Trends en hotspots Acquisitieplan Informatiearchitectuur Systeem- of ICT architectuur DPIA / BIO Risicoanalyse
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving IB-Checklist Catalogus Interne selectielijst Hotspotmonitor Acquisitieplan Data protection impact assessment (DPIA)
Opmerking(en):	Waardering gaat uit van de belangen van de informatie, zoals Maatschappelijk belang - Dit betreft de mogelijkheid tot democratische verantwoording en controle. Dit omvat elementen als openbaarheid, formele besluitvorming, rechtmatigheidstoetsingen, controle door de volksvertegenwoordiging, good governance en in relatie daarmee de algemene beginselen voor behoorlijk bestuur (ABBB). Juridisch belang - Dit betreft de mogelijkheid tot juridische verantwoording en bewijsvoering. Economisch belang - Veel van de goederen, producten en activiteiten zijn op geld te waarderen. Een wanprestatie van de kant van de organisatie kan leiden tot een financiële claim. Administratief belang - Betrouwbare informatie is een productiemiddel (semantisch kapitaalgoed) en is nodig voor de dagelijkse gang van zaken. Privacy belang - Een organisatie moet de persoonlijke levenssfeer van (groepen) klanten, bezoekers, medewerkers en nog levende personen waarvan persoonsgegevens voorkomen in de databestanden beschermen. Historisch belang - Een deel van de informatie heeft een historische waarde omdat zij bruikbaar is voor het kennen en begrijpen van de samenleving op een bepaald moment. Voor dit (latere) hergebruik is het wel noodzakelijk dat de beschikbare informatie authentiek en betrouwbaar is. Door de maatregelen die worden getroffen om aan de eerder genoemde belangen recht te doen wordt dit gegarandeerd. Delen van deze belangen kunnen het enkele belang van bedrijfsvoering en bescherming van de persoonlijke levenssfeer overstijgen. Deze belangen komen voort uit maatschappelijke ethische waarden zoals de menselijke waardigheid, vrijheid, autonomie, solidariteit, gelijkheid, democratie, rechtvaardigheid en vertrouwen. 2

6) Metadata vastgesteld

Gaat om:	Stel vast welke informatie over de informatie van belang is.
Te doen:	Bepaal per object of entiteit welke metadata is vast te leggen is.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering) 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	(Eigen) Metadataschema NEN ISO 20381 ISO 15836 Dublin Core Metadata Element Set OWMS (Overheid Web Metadata Standaard) Toepassingsprofielen TMLO MDTO ISAD(g) ISAAR(cpf)
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur Systeem of ICT architectuur RM Checklist Catalogus
Opmerking(en):	Metadata is een ruim te interpreteren begrip: Metadata die informatie identificeren: o.a. uniek registratienummer, datum opmaak, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; Metadata die juiste interpretatie van informatie mogelijk maken: o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; Metadata die de authenticiteit van informatie aantonen: o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authentificatie (elektronische handtekening); Metadata die het vinden van informatie vergemakkelijken: onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; Metadata die de beschikbaarheid en openbaarheid van de informatie ondersteunen: rubricering, openbaarheid, uitzonderingscriteria, intellectueel eigendom, autorisatie Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken: o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; Metadata die beheershandelingen cq verwerkingen sturen of mogelijk maken: o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kunnen ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); Metadata die uitgevoerde beheershandelingen vastleggen (aantoonbaarheid): o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, vernietiging Metadata noodzakelijk voor beheer en behoud (preservering): o.a. informatie over applicaties, datamodellen, metadatamodellen, bestandsformaten etc. Metadata is op diverse plekken aan te treffen: In registraties van zaken en documenten. Metadata die is opgenomen in documenten (eigenschappen van een document, header van een e-mailbericht en dergelijke). Ook documentatie in de vorm van bijvoorbeeld procesbeschrijvingen, gebruikershandleidingen, release notes zijn als metadata te beschouwen. (Zie punt 11 over documentatie) Metadata is als onlosmakelijk onderdeel van de objecten en gegevens die daarmee worden beschreven. Als gevolg daarvan is de bewaartermijn tenminste even lang als de bewaartermijn van de objecten en gegevens.

7) Informatiebeheer processen opgenomen

Gaat om:	Volgens de NEN-ISO 15489 betreft het (beheer)activiteiten rond het Ontstaan (creëren) Opnemen Classificeren en registreren Toegangscontrole (autorisaties) Opslag Gebruik en hergebruik Zoeken en vinden Migratie en conversie Verwijderen van informatie (vernietigen of verplaatsen)
Te doen:	Bepaal welke activiteiten van belang zijn voor het proces, project of andere activiteit, beschrijf en implementeer deze.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN ISO 15489 NPR-ISO/TR 26122
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur RM Checklist
Opmerking(en):	Deze activiteiten worden worden ook wel records management processen genoemd. Maar het gaat ook om technisch beheer, applicatiebeheer, functioneel beheer en gegevensbeheer. Voor deze activiteiten kunnen de volgende indicatoren gelden Gegevens en documenten zijn zodanig geregistreerd en vastgelegd dat ze vindbaar zijn ze tijdig beschikbaar zijn en altijd duidelijk is in welke context (proces, project of andere activiteit) ze thuishoren. Van gegevens en documenten is altijd bekend waar ze zijn in het proces; wie daarvoor verantwoordelijk is; waar ze zijn opgeslagen; wanneer, waarom en hoe vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en welke gegevens en documenten dat betreft. Gegevens en documenten zijn zodanig in beheer dat aan authenticiteit en betrouwbaarheid niet hoeft te worden getwijfeld. dat het voortbestaan daarvan gedurende wettelijke bewaartermijnen is gegarandeerd. dat deze kwaliteiten aantoonbaar zijn via het proces, de toegepaste applicatie, de toegelaten bestandsformaten, het autorisatiemodel, de manier van beheer, testen de documentatie en de toetsingen daarop.

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

Gaat om:	Welke functies van het informatie- en archiefmanagement moeten beschikbaar zijn om de verwerkingen uit te kunnen voeren.
Te doen:	Bepaal de toe te passen functionaliteiten die horen bij de IB-activiteiten (nr. 7)
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 6 Functionaliteiten 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	NEN 2082 NEN ISO 16175 Moreq2010
Resultaat verwerken in:	Procesbeschrijving Informatiearchitectuur ICT-architectuur Systeem- of ICT-architectuur RM Checklist Inkoopvoorwaarden Aanbesteding
Opmerking(en):	Volgens de in 2020 ingetrokken NEN 2082 gaat het dan om de volgende functionaliteiten: Opnemen [NEN2082 6.1] Het onder beheer brengen van documenten/dossiers Ordenen, klasseren, beschrijven [NEN2082 6.2] Het toekennen van een classificatiecode (klasseren) aan en het ordenen van, alsook het nader (inhoudelijk) beschrijven van documenten/dossiers om ze beter toegankelijk en interpreteerbaar te maken. Dit gebeurt op basis van een classificatieschema of ordeningsplan. Classificatiecode kan zijn, de basisarchiefcode, maar ook de ZTC of DSP-code Beheren, onderhouden, volgen [NEN2082 6.3] Het bewaren en instandhouden van archiefbestanddelen (ongeacht de vorm) alsook het bijhouden van hun verblijfplaats. Beschikbaarstellen [NEN2082 6.4] Op basis van toegangscontrole en informatiebeveiliging ondersteunen van het zoeken naar, beschikbaar stellen en (re)presenteren van archiefbestanddelen Selecteren en verwijderen [NEN2082 6.5] Selecteren - Op basis van het bewaarschema worden archiefstukken vernietigd of overgebracht. Daarnaast zullen in het geval van vervanging van een systeem de archiefstukken en hun metadata moeten worden geëxporteerd naar een nieuw systeem. Verwijderen - reeks van processen betrekking hebbend op de implementatie van beslissingen over bewaartermijnen, vernietigen, overbrengen of exporteren, die zijn vastgelegd in bevoegdheden of andere instrumenten. Documenteren [NEN2082 6.6] Het vastleggen van alle beheeractiviteiten en van informatie over de systemen waarmee de archiefbestanddelen worden beheerd en bewaard. Ondersteunende functionaliteiten [NEN2082 6.7] Alle functies die bijdragen tot de goede uitvoering van de hierboven genoemde eigenlijke processen voor informatie- en archiefmanagement, zoals het beheren van autorisaties voor de toegang tot en de beveiligingsniveaus van archiefbestanddelen, het registreren van authenticatiekenmerken, het maken van een workflow voor archiveringsprocessen en het exporteren van archiefbestanddelen dan wel van de gekoppelde metadata. Beheer instrumenten en sjablonen [NEN2082 6.8] Een selectie-instrument is o.a. een overzicht van criteria op basis waarvan de waardering wordt vormgegeven (vaak selectiecriteria genoemd), leidend tot een selectiebeslissing. D.w.z de keuze welke archiefstukken voor blijvende bewaring en dus overbrenging, dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarbij dan ook die termijn is vastgesteld. De neerslag van het proces van waardering is terug te vinden in bewaarschema’s. Deze bewaarschema’s kunnen de vorm hebben van basisselectiedocumenten of BSD’s, selectielijsten of vernietigingslijsten, bewaarschema’s of bewaartermijnlijsten. Overheidsorganen moeten bij het ontwerpen, vaststellen en onderhouden van bewaarschema’s rekening houden met in wet- en regelgeving gestelde richtlijnen daaromtrent Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen

9) Bestaande data op orde

Gaat om:	Wanneer er bij eventuele verandering nog sprake is van data waarvan de bewaartermijnen nog niet zijn verstreken zal die te converteren of migreren zijn. Ook is te onderzoeken of het langdurig bewaren en de toegankelijkheid en andere relevante kwaliteiten van de bestaande data door eventuele veranderingen niet in gevaar komt.
Te doen:	Bepaal of de kwaliteit van de data op orde is en bepaal of bij inrichting of wijziging van de systemen sprake is van dataverlies (vernietiging) en/ of conversie/migratie (vervanging).
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek Informatieobject 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving Audit-, control- en toezichtsrapportages Projectplannen Installatiehandleidingen Releasenotes Datamodel / Gegevensmodel Vervanging
Resultaat verwerken in:	Projectplannen Wijzigingsvoorstellen
Opmerking(en):	Dit hoort bij onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen (nr. 7) conversie en migratie Voor kwaliteitsindicatoren zie onderdeel 7) IB activiteiten opgenomen Dit is onderdeel van de preserveringsprocessen.

10) Technieken voldoen

Gaat om:	Technieken hebben betrekking op de technische voorzieningen waarmee informatie verwerkt wordt zoals hardware, software en, bestandsformaten. De vraag is daarbij of zij voldoende garanties bieden voor de integriteit en het voorbestaan van de data. Met andere woorden: Zijn de systemen, instrumenten voor beveiliging en autorisatie zodanig dat er geen problemen met de integriteit en het voortbestaan ontstaan. Geven de gekozen bestandsformaten en tekensets voldoende garanties voor het instandhouden van de integriteit en het voortbestaan van de data en het bijbehorende gedrag
Te doen:	Controleer aan de hand van wetgeving, standaarden, normeringen en interne afspraken of de toegepaste of toe te passen technieken voldoen.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag	Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Archiefregeling Architectuur Forum Standaardisatie DEN – de BASIS PRONOM Beleid informatiebeveiliging Autorisatiemodel (Eigen) overzicht toegelaten bestandsformaten
Resultaat verwerken in:	Projectplan IB-Checklist Architectuur
Opmerking(en):	Uitgangspunt is dat het belang van gegevens altijd het belang van de techniek overstijgt

11) Documentatie op orde

Gaat om:	Over processen, typering van informatie, informatieobjecten etc. wordt op diverse plekken het nodige vastgelegd. Dit is informatie die bijvoorbeeld is vastgelegd in documenten over informatiebeleid, procesbeschrijvingen, architecturen, projectplannen, bestekken, programma’s van eisen, catalogi, gebruikershandleidingen, selectielijsten, rapportages, installatiehandleidingen en releasenotes.
Te doen:	Bepaal welke documentatie van belang is voor inzicht in de context en het beheer.
Modellen:	Leeuwarder Informatiemodel (LIM)	Een eenvoudig model
	Context 1 Grondslag 2 Handeling 3 Actor 4 Domein 5 Resultaat 6 Functionaliteiten 7 Informatie (typering 8 Informatieobject 9 Techniek 9.1 analoog 9.2 digitaal Informatieobject 1 Inhoud 2 Structuur 3 Context 4 Gedrag 5 Techniek 5.1 Presentatielaag 5.2 Verwerkingslaag 5.3 Opslag Handeling 1 Tijd 1.1 Begin 1.2 Momenten 1.3 Einde 2 Kanalen 2.1 Brengen 2.1.1 Bericht zenden 2.1.2 Object beschikbaar stellen 2.1.3_ Object overdragen 2.2 Halen 2.2.1 Bericht ontvangen 2.2.2 Object ophalen 2.2.3 Object ontvangen 3 Activiteit 3.1 Beoordelen 3.2 Opnemen 3.3 Behandelen 3.4 Bewaren	Definiërend 1 Zaaktype 2 Documenttype Uitvoerend 3 Zaak 4 Informatieobject Techniek 5 Applicatie 6 Formaat 7 Digitaal bestand 8 Opslag
Referentie:	Wetgeving NEN ISO 15489 NEN ISO 23081
Resultaat verwerken in:	Catalogus Procesbeschrijving(en) IB-Checklist
Opmerking(en):	Te documenteren zijn: De processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen de betrokken informatie verwerkt wordt. De resultaten van toetsingen (intern en extern) waarmee de integriteit kan worden aangetoond. Die verwerkingen die leiden of kunnen leiden tot onherroepelijke aantasting van de integriteit van originele gegevens op het niveau van dataobject, presentatie, verwerking, gedrag, functionaliteit of opslag. Informatie over architectuur en systemen die werden gebruikt om de informatie te kunnen verwerken De toegepaste algoritmes (zoals beschrijving doel, totstandkoming, gebruikte taal en testresultaten) Documentatie is een onderdeel van de metadata. Het Informatie die nodig is voor inzicht in de context, voor het huidige en voor het toekomstige beheer. De bewaartermijnen van deze documentatie zijn gerelateerd aan de bewaartermijnen van het proces, project of andere activiteit waar ze onderdeel van zijn. Ook hier geldt de regel de bewaartermijn van de documentatie is tenminste gelijk aan de bewaartermijn van de objecten en gegevens die in de documentatie beschreven zijn. Niet bekend is welke documentatie in geval van blijvend te bewaren informatie ook blijvend te bewaren is, met uitzondering van ordeningsplannen, verklaringen die betrekking hebben op het beheer zoals vernietiging en vervanging.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. J. Burgess, P., Floridi L., Pols A., & van den Hoven J.
(2018). Towards a digital ethics.
32.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Consultatie Archiefwet 2021

webmaster — Fri, 29 Nov 2019 22:52:19 +0000

De concepttekst van de Archiefwet 2021 is voor consultatie beschikbaar tot en met 23 januari 2020.

" De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Dat is van belang voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf, maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch perspectief. Omdat de huidige wetgeving zich vooral op papier richt, wordt de Archiefwet aangepast aan digitale ontwikkelingen. Zo wordt voortaan zowel papieren als digitale overheidsinformatie duurzaam bewaard. "

Labels:

grondslag

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Grondslag:

Belang gegevens en techniek

webmaster — Wed, 13 Nov 2019 17:28:28 +0000

Het belang van gegevens overstijgt altijd het belang van de techniek

Nr.:

Informatiemodel:

Archiveren

webmaster — Tue, 18 Jun 2019 16:43:13 +0000

het nemen of uitvoeren van maatregelen waardoor zowel

(1) integriteit, context en kwaliteit van gegevens met functionaliteiten behouden blijven en het voortbestaan van die gegevens en functionaliteiten wordt gegarandeerd als

(2) het gecontroleerd vernietigen van gegevens mogelijk is.

Een archief is dan een geheel van gearchiveerde gegevens.

Met kwaliteiten worden (impliciet) aspecten bedoeld als: authenticiteit, beschikbaarheid, beschikbaarheid, betrouwbaarheid, bruikbaarheid, interpreteerbaarheid, raadpleegbaarheid, leesbaarheid, toegankelijkheid, vernietigbaarheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, uniciteit en dergelijke.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

beoordelen,
beveiligen,
bewaren,
converteren,
documenteren,
emuleren
migreren,
opnemen,
opslaan,
preserveren,
registreren,
selecteren,
toegankelijk maken,
transformeren,
vernietigen,
vervangen,
vindbaar maken

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 11 februari 2019 - 12:21pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Informatiebeheer - Archiefwet 1995 (AW95)

Van dingen die voorbij komen - overheidsinformatievoorziening sinds 1979

Niets nieuws

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Zaaksgewijs werken

Aanleiding

Terminologie en betekenis

Wat staat centraal

De basis

Nieuw of niet nieuw

Referentie

Tags:

Levenscyclus:

Grondslag:

Archief (in de realiteit)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Ex officio beginsel

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Componenten in schema

Overzicht elementen voor een catalogus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Samenwerken en verantwoordelijkheden

Inleiding

Uitgangspunten schema

Uitleg schema

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Beslisboom - Impact assessment Informatiebeheer (IB)

Inleiding

De stappen in het kort

Het schema verder uitgewerkt

1) Activiteit bepaald

2) Type informatie bekend

3) Informatieobjecten bepaald

4) Gegevensstromen bepaald

5) Waarde bepaald

6) Metadata vastgesteld

7) Informatiebeheer processen opgenomen

8) Functionaliteiten voor gebruik en beheer opgenomen

9) Bestaande data op orde

10) Technieken voldoen

11) Documentatie op orde

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Consultatie Archiefwet 2021

Labels:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Belang gegevens en techniek

Informatiemodel:

Archiveren

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag: