Informatiebeheer - Documenteren

Toegankelijkheid

webmaster — Tue, 28 Feb 2017 21:43:09 +0000

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 16 tot en met art. 26A

Overig:

Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.

1. Teuling, drs. A. J. M. d
(2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen.
80.
2. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi.
9-18.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.6 Beschikbaarstellen

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 februari 2017 - 1:00pm

Tienjarenblok

webmaster — Mon, 27 Feb 2017 21:43:09 +0000

Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Alles is toetsbaar

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Goed beheer

Archiefwet:

art. 9

Archiefbesluit:

art. 12 lid 1

Overig:

De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 februari 2017 - 12:45pm

Pakketselectie

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 21:06:00 +0000

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Generieke functionaliteiten voor alle software

Archiefregeling:

art. 17 - 26

Overig:

Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld

NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Deze norm bestaat uit drie delen
NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl)
Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)

Grondslag:

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Handeling

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Elektronische handtekening

webmaster — Wed, 11 May 2016 06:22:40 +0000

Betreft elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor authenticatie

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Het valt aan te tonen

Goed beheer

Archiefregeling:

art. 24, 26 lid 2 en 3

Overig:

Zie verder:

Grondslag:

Intern (nader) regelen (beheersregels / mandaat / opdracht)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 11 mei 2016 - 8:15am

Elektronisch bericht

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:40:22 +0000

Elektronisch bericht - bericht dat op elektronische wijze tussen burgers, bedrijven en andere overheidsorganen en de bestuursorganen van een oveheid worden uitgewisseld en waarvoor kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg daartoe is opengesteld.

Soorten e-mailadressen:

Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld.
Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer

Proces NEN 15489:

Archiefregeling:

art. 17-26

Overig:

Formeel berichtenverkeer waarbij overheden betrokken zijn moet voldoen aan de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht. (AWB art. 2:13 - 2:17). Overheden (bestuursorganen) kunnen voor de uitvoering een regeling elektronische bestuurlijk verkeer vaststellen.

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:30pm

E-mail

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:34:42 +0000

E-mail is een technisch hulpmiddel voor communicatie, informatie-uitwisseling met derden waar een rechtsgevolg aan kan zitten.

Dit onderwerp is opgenomen omdat de techniek op dit moment het samenbindende element is.
Wordt ook wel aangeduid als berichtenverkeer.
Onder dit laatste vallen ook technieken als Twitter, WhatsApp, SMS en dergelijke.

Soorten e-mailadressen:

Geverifieerd e-mailadres - E-mail adres van een burger, bedrijf of andere overheid waarvan het bestaan en de bruikbaarheid voor het elektronisch bestuurlijk verkeer door de ontvangende overheidsorganisatie is vastgesteld.
Centraal e-mailadres – E-mail adres van een overheidsorganisatie in gebruik voor elektronisch bestuurlijk verkeer

Proces NEN 15489:

Archiefregeling:

art. 17-26

Overig:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:30pm

Documentatie

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:18:29 +0000

Beschrijving van gegevens en systemen (meta-gegevens hieronder ook begrepen informatie over de context).

Proces NEN 15489:

Documenteren

Uitgangspunt:

Alles is toetsbaar

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Goed beheer

Koppelingen

Archiefwet:

art. 5 - 9

Archiefbesluit:

art. 8

Archiefregeling:

art. 17 – 19, 21, 23, 24

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:15pm

Documentair Structuurplan

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:14:12 +0000

Een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Ordeningsplan -Een ordeningsplan is een schema voor de indeling van een te vormen archief en de rangschikking van zijn bestanddelen.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Altijd bekend

Goed beheer

Archiefwet:

art. 2, 5, 10

Archiefregeling:

art. 18,19

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:15pm

Dienstverlening - (Onderzoek voor derden)

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:09:00 +0000

Op verzoek kan door medewerkers van een archiefbewaarplaats onderzoek worden gedaan. Dit is ook te beschouwen als een vorm van beschikbaarstellen.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Cultureel erfgoed

Archiefwet:

art. 17, 20

Grondslag:

Levenscyclus:

3.6 Beschikbaarstellen

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:00pm

Digitalisering

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:02:45 +0000

Digitalisering is het proces waarbij

de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
de gegevens digitaal worden verwerkt, en
analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).