Informatiebeheer - Opslag en behandeling

Verfilming

webmaster — Thu, 02 Mar 2017 21:43:09 +0000

Met behulp van analoge fotografische technieken vastleggen van gegevens op film.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Veilig en duurzaam opslaan

Reproduceren

Archiefwet:

art. 7

Archiefbesluit:

art. 6 en 8

Overig:

Verfilming is een van de technieken die gebruikt mag worden voor vervanging / substitutie
Microverfilming is een vorm van verfilming.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 3:00pm

Vervanging

webmaster — Fri, 24 Feb 2017 21:43:09 +0000

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Altijd bekend

Archiefwet:

art. 3 en 7

Archiefbesluit:

art. 6, 8 en 2

Archiefregeling:

art. 25 tot en met 26a

Overig:

Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
Zie op deze site het onderdeel over vervanging
Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Informatie bij de Belastingdienst

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 5:30pm

Scanning

webmaster — Wed, 28 Dec 2016 16:20:47 +0000

Scanning is de techniek die gebruikt wordt bij imaging. Dit is het maken van een digitale afbeelding van een origineel. De digitale afbeelding wordt in een bepaald bestandsformaat opgeslagen op een magnetische- en/of een optische gegevensdrager. De afbeelding kan alleen met behulp van een software weer leesbaar gemaakt worden.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Archiefwet:

[art. 2a, 7, 9]

Archiefbesluit:

[art. 6, 8]

Archiefregeling:

[art. 26 en 26A]

Overig:

Scanning is een van de onderdelen van het totale proces van vervanging in geval van omzetten van papier naar digitaal.
Er hoeft niet altijd sprake te zijn van vervangen, het kan ook gaan om het maken van een digitale kopie ter bescherming van een kwetsbaar papieren origineel of anderszins het digitaal beschikbaar kunnen stellen van papieren originelen.
Wanneer er sprake is van vervanging zijn Archiefwet ca. van toepassing, In andere gevallen is het aan te raden om de investeringen veilig te stellen zoveel mogelijk aan gelijkwaardige vereisten te voldoen.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Techniek

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 december 2016 - 5:15pm

Open standaarden

webmaster — Mon, 20 Jun 2016 11:46:31 +0000

Een standaard is open wanneer deze tot stand is gekomen in overleg tussen verschillende partijen. Open standaarden moeten worden beheerd door een non-profitorganisatie die een vrij toetredingsbeleid kent. De specificaties van open standaarden moeten volledig beschreven zijn en voor iedereen vrij toegankelijk. Er zijn geen beperkende voorwaarden voor hergebruik. De kosten voor het gebruik van open standaarden zijn laag. Bovendien zijn er geen beperkende voorwaarden voor hergebruik.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Toegelaten standaarden en referentiekaders

Veilig en duurzaam opslaan

Alles is toetsbaar

Goed beheer

Archiefregeling:

art. 26 lid 1

Overig:

Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten:

Besluit van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 8 november 2008, nr. WJZ/8157380, tot vaststelling Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten (http://wetten.overheid.nl/BWBR0024717 (link is external)).
De bedoeling is dat de andere overheden deze regeling analoog gaan uitvoeren.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 juni 2016 - 1:45pm

Open source

webmaster — Mon, 20 Jun 2016 11:36:24 +0000

Open source is een verzamelnaam voor alle soorten software waarvan de broncode vrijelijk ter beschikking gesteld wordt. Iedereen mag aanvullingen of verbeteringen maken voor de software en deze verder verspreiden. De software wordt in de meeste gevallen vrijgegeven onder GPL (General Public License) of een soortgelijke licentievorm.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Toegelaten standaarden en referentiekaders

Veilig en duurzaam opslaan

Archiefregeling:

art. 26 lid 1

Overig:

Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten:

Besluit van de Staatssecretaris van Economische Zaken van 8 november 2008, nr. WJZ/8157380, tot vaststelling Instructie rijksdienst inzake aanschaf ICT-diensten en ICT-producten (http://wetten.overheid.nl/BWBR0024717).
De bedoeling is dat de andere overheden deze regeling analoog gaan uitvoeren.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 juni 2016 - 1:30pm

Migratie

webmaster — Sun, 29 May 2016 20:14:11 +0000

Volgens de Archiefregeling: Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Archiefwet:

art. 7 en art 2a

Archiefbesluit:

art 6 en 8

Archiefregeling:

art. 25

AVG:

art.9 lid 1

Overig:

Daarbij is toepassingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.
De archiefregeling definieert niet het woord platform. In de voorgaande regeling werd dit omschreven als geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.
Besturingsprogrammatuur is volgens de Archiefregeling programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software.
Migratie die niet binnen de definitie van de Archiefregeling valt is te beschouwen als vervanging in de zin van de wet. Dit geldt voor bijvoorbeeld:
- migratie in het geval van op termijn te vernietigen archiefbescheiden,
- andere vormen van migratie
De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan (zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Zie ook pagina's
- vervanging digitaal => digitaal,
- De Archiefregeling en het proces van vervanging en
- Relatie met bestaande wetgeving

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 10:00pm

Materiele staat

webmaster — Sun, 29 May 2016 13:33:03 +0000

Fysische en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Veilig en duurzaam opslaan

Goed beheer

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 11, 12

Archiefregeling:

art. 3 - 15, 24, 26 - 57

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Techniek

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 3:15pm

Goede staat

webmaster — Wed, 11 May 2016 21:39:09 +0000

Toestand van archiefbescheiden, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn, dan wel deze zo nodig in een zo veel mogelijk overeenkomstige toestand zijn gebracht, en waarbij deze zonder waarneembare schadelijke gevolgen kunnen worden geraadpleegd.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Veilig en duurzaam opslaan

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 11

Archiefregeling:

art. 3-15, 24, 26 – 57

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 11 mei 2016 - 11:30pm

Geordende en toegankelijke staat

webmaster — Wed, 11 May 2016 20:13:55 +0000

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.