Informatiebeheer - Identificeren

Zorgdrager

webmaster — Tue, 14 Mar 2017 00:23:45 +0000

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer.

Proces NEN 15489:

Identificeren

Uitgangspunt:

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Archiefwet:

art. 3 ev.

Overig:

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
Zorgen voor (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
Zorgen voor voldoende financiële middelen
Aanstellen voldoende en deskundig personeel
Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 13 maart 2017 - 10:15pm

Toegankelijkheid

webmaster — Tue, 28 Feb 2017 21:43:09 +0000

Toegankelijkheid betreft de mate waarin informatie vindbaar en beschikbaar is voor gebruik of hergebruik met inachtneming van beperkingen op de openbaarheid.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 16 tot en met art. 26A

Overig:

Dit heeft natuurlijk veel te maken met de toegankelijk staat wat in de Archiefterminologie (lemma 145) wordt omschreven als toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden1.
Er is een verschil tussen toegankelijkheid en beschikbaarheid. Iets wat beschikbaar is hoeft niet toegankelijk te zijn. Bijvoorbeeld een link naar een gegeven kan worden verwijderd terwijl het gegeven zelf er nog wel is. Ze is dan echter niet meer vindbaar en dus ook niet bruikbaar. Iets wat toegankelijk is zou ook beschikbaar moeten zijn. Anders is de link niet meer dan een ‘herinnering’ aan iets wat er niet meer is. Beschikbare informatie is dus informatie die er is. Niet beschikbare informatie bestaat niet, want zij is niet waarneembaar. Wanneer zij na een periode van beschikbaarheid niet meer beschikbaar is, is er sprake van entropie (destruction). Beschikbare informatie kan toegankelijk zijn. De mate en manier waarop informatie toegankelijk is kan variëren. Dit is afhankelijk van het belang dat aan die informatie is of wordt toegekend. Een hyperlink naar informatie van een zoekmachine is een vorm van toegankelijkheid. Dus het verbreken van deze link verandert iets aan de mate van toegankelijkheid en indirect iets aan de mate van beschikbaarheid. Maar desondanks blijft die niet gelinkte informatie beschikbaar2.

1. Teuling, drs. A. J. M. d
(2007). Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen.
80.
2. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2015). "The right people and the right forces need to get together."; Interview with Prof. Luciano Floridi.
9-18.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.6 Beschikbaarstellen

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 februari 2017 - 1:00pm

Pakketselectie

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 21:06:00 +0000

Keuze voor nieuwe of vervanging van bestaande systemen. Dit heeft ook betrekking op business cases waarin de plannen tot vernieuwing of vervanging concreet voorkomen.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Generieke functionaliteiten voor alle software

Archiefregeling:

art. 17 - 26

Overig:

Functionele records management specificaties op basis van bijvoorbeeld

NEN-ISO 16175, Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Deze norm bestaat uit drie delen
NEN2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl)
Moreq2010, Modular Requirements for Records Systems, DLM Forum Foundation, Brussel, 2011. (version 1.1)

Grondslag:

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Handeling

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Ontstaan

webmaster — Wed, 01 Jun 2016 18:30:17 +0000

Het moment dat informatie (archiefbescheiden) door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

Proces NEN 15489:

Archiefwet:

Archiefregeling:

art.17

Grondslag:

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 1 juni 2016 - 8:30pm

Geordende en toegankelijke staat

webmaster — Wed, 11 May 2016 20:13:55 +0000

Geordende staat - Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Toegankelijke staat - Toestand van een archief, archiefafdeling of archiefbestanddeel waarin de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Doel informatiebeheer

Er is overzicht

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Basis voor metadata

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 11 mei 2016 - 10:15pm

Archiefbescheiden als erfgoed

webmaster — Thu, 05 May 2016 22:54:37 +0000

Erfgoed is een woord dat keer op keer verschijnt in publicaties, tijdschriften en kranten. Het heeft van oudsher twee hoofdbetekenissen.

1 het tastbare erfgoed zoals
- een breed scala aan voorwerpen en objecten vaak van museale aard, archieven en monumenten en landschap, literatuur, toneel, muziek, film en televisie
voor deze groep wordt ook veel het begrippenpaar cultureel erfgoed gebruikt.

2 het immateriele erfgoed zoals
- hieronder vallen zaken als tradities, ideeën, geloof en het geheel aan normen, waarden en culturele prestaties van een cultuur

Uit: Frans Grijzenhout, Erfgoed: de geschiedenis van een begrip, Amsterdam University Press, Amsterdam, 2006

Proces NEN 15489:

Identificeren

Uitgangspunt:

Alles is archief

Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk

Overig:

Artikel 3.9 lid 3 en 4, 4.22 Erfgoedwet Wet van 9 december 2015, houdende bundeling en aanpassing van regels op het terrein van cultureel erfgoed (Erfgoedwet).

Artikel 5.9 lid 4 van deze wet meldt dat opgravingsdocumentatie geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet is.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 6 mei 2016 - 12:45am