Informatiebeheer - archiefvorming

Veranderingen in archiefvorming en archiefgebruik in een veranderende samenleving 1747-1847

webmaster — Sat, 17 Dec 2022 10:54:05 +0000

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid: het archief op het bureau

webmaster — Thu, 08 Dec 2022 22:22:45 +0000

Levenscyclus:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 8 december 2022 - 11:17pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
7573.pdf	633.81 KB

Zaaksgewijs werken

webmaster — Sun, 04 Dec 2022 10:14:09 +0000

Aanleiding

Bijzonder, soms komen discussies over onderwerpen na een decennium weer terug. Het is net een veenbrand, je denkt de brand is geblust maar dan duikt hij na tijden ondergronds te zijn geweest weer op. Het moment is onverwacht maar het hangt dan wel weer samen met nieuwe ontwikkelingen, die soms niet eens zo nieuw zijn. In dit geval gaat het om common ground en de relatie met het zaakgewijs werken.

Het principe van common ground is niet zo ingewikkeld en wordt hier ook niet verder toegelicht, De te verwerken en verwerkte gegevens blijven bij de bron en zijn via verschillende processen (contexten) met bijbehorende functionaliteiten door mensen en machines voor gebruik en hergebruik te benaderen. Eigenlijk een centraal archief dat vele klanten kan bedienen.

Wat bijzonder is dat de discussie over de aard van het zaaksgewijs werken weer opborrelt. Vandaar dat hier nog maar een keer een uitleg volgt.

Terminologie en betekenis

De samengestelde begrippen 'zaakgericht werken' en 'zaaksgewijs werken' geven niet weer wat de kern is bij het behandelen van een zaak. Deze termen, de eerste sterker dan de tweede, suggereren dat het hier om een op zichzelf staande manier van werken gaat.Het idee achter het zaakgericht werken is het zo optimaal mogelijk ondersteunen van werkprocessen. Een onderscheid tussen het soort processen dat in de gemeentelijke procesarchitectuur GEMMA wordt genoemd is in de context van dit document niet aan de orde.

Of het nu gaat om een kort proces, een transactioneel proces, een adaptief proces of routine werkzaamheden. Al deze soorten processen hebben onder de noemer van werkproces gemeenschappelijke kenmerken1 op basis waarvan vormen van zaaksgewijs werken mogelijk zijn.

Het werkproces start op enig moment. Dit kan zijn door een externe of interne trigger.
Er zijn altijd medewerkers bij betrokken (soms ook algoritmes (RPA) en machines),
In veel gevallen is de doorloop van het werkproces goed te plannen (niet altijd),
Er wordt altijd tijdens de uitvoering van het werkproces informatie in de vorm van documenten en gegevens verwerkt.
Het werkproces eindigt op enig moment met een al dan niet definieerbaar resultaat.
Het werkproces is op typeniveau te beschrijven.

De doorlooptijd van de werkprocessen kan per type behoorlijk variëren. In veel gevallen staat de doorloop vanwege wettelijke termijnen vast. In sommige gevallen staat deze niet vast en kunnen andere factoren de doorlooptijd beïnvloeden, zoals complexiteit, beschikbare middelen en beschikbare capaciteit.

Ook de belangen kunnen per type werkproces behoorlijk verschillen. Deze belangen worden in het records management proces van waarderen vertaald in wettelijke bewaartermijnen. Het is daarbij persé niet zo dat een zaak die bij ontstaan van groot belang is ook een lange bewaartermijn heeft. Een groot belang kan ook een tijdelijk hoog maatschappelijk, financieel of organisatorisch risico zijn.

Wat staat centraal

Centraal in het zaaksgewijs werken staat de uitvoering van het werkproces met zijn uitvoerders. En niet te vergeten de personen of organisaties die in veel gevallen afhankelijk zullen zijn van de uitkomsten of resultaten van de werkprocessen.

Uit overwegingen van doelmatigheid is het voor die uitvoerders, maar dus ook veel anderen, handig wanneer alle relevante documenten en gegevens rond dat werkproces als zaak of dossier gegroepeerd en samengebracht zijn. Op die manier is de nodige informatie altijd in samenhang en met benodigde context toegankelijk en beschikbaar. Zeker wanneer de volgorde van de documenten en gegevens ook nog overeenkomt met de doorloop van dat werkproces. Op die manier is een verhaallijn van de zaak te ontwaren.

Door records manager kunnen na afronding van een zaak op het niveau van de groepering beslissingen worden genomen over het voortbestaan, de vormen van beheer en de eventuele vernietiging wanneer een bewaartermijn is verstreken.

De basis

Het groeperen van documenten en gegevens rond een zaak is in deze vorm van werken eigenlijk niet meer dan een methode van ordening die tot doel heeft het werk zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Het zaaksgewijs werken is dan ook niet meer dan het ondersteunen van de werkprocessen met een zo efficiënt mogelijke dossiervorming. De naamgeving zaaksgewijs – of zaakgericht werken dekt dus niet de lading. Beter is het te spreken van procesgericht- of misschien mooier procesgeoriënteerd werken. In GEMMA wordt dat gedefinieerd als: Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen.

Voor de ondersteuning van die werkprocessen zijn verschillende digitale systemen beschikbaar waarmee op basis van die methode van ordening de documenten en gegevens vastgelegd zijn, te raadplegen, te gebruiken, beschikbaar te stellen, toegankelijk te houden, te vernietigen en dergelijke.

Soms gaat het om speciale systemen zoals zaaksystemen waarmee ook de samenhang van een zaak met andere zaken zichtbaar kan worden. Soms gaat het om de grote procesondersteunende systemen. Dit type systemen wordt soms ook wel backoffice systemen genoemd. Afhankelijk van belangen kan een werkproces ook ondersteund worden met toepassingen zoaals registraties die voor diverse vormen van meldingen worden gebruikt. De samenhang met andere zaken is in die gevallen lastiger zichtbaar te maken. Ook samenwerkingsomgevingen als Teams en SharePoint kunnen op basale wijze deze manier van ordenen (groeperen rond een werkproces) ondersteunen. Van belang is wel dat deze systemen over de benodigde records management functionaliteiten beschikken en dat bij de inrichting daarvan met het RM rekening wordt gehouden.

Nieuw of niet nieuw

In tegenstelling tot wat in de teksten van GEMMA wordt gesuggereerd is de methode van ‘zaaksgewijs werken’ ouder dan 10 jaar. Vanwege de uitbreiding van overheidstaken nam in de 19e eeuw de omvang van de hoeveelheid te beheren documenten enorm toe. Om toch efficiënt te kunnen werken en informatie snel te kunnen vinden zijn bij een aantal Duitse gemeenten rond 1875 de eerste stappen gezet richting het vormen van dossiers op basis van zaken (Sachakten). Bij deze gemeenten was sprake van Sachaktenregistraturen. Deze methode is in het begin van de twintigste eeuw via Zaalberg in Nederland terechtgekomen. Daarbij werd als extra een nieuwe vorm van ordenen toegepast de Basis archiefcode. Deze code is gebaseerd op de Universele Decimale Classificatie (UDC).

Deze methode van ordenen en klasseren werd bij een aantal Nederlandse gemeenten geïntroduceerd zoals Groningen (1916) en Zaandam (1923). In Leeuwarden is deze ordeningsmethode in 1942 na een herindeling ingevoerd.

Zowel de methode van ordening als de archiefcode zijn in veel gemeenten toegepast bij de papieren dossiervorming tot het moment van de invoering van de eerste zaaksystemen. Ook is deze archiefcode nog steeds terug te vinden bij de zaaktypen en zaken in de zaaksystemen.

Overigens kan het woord zaak ook tot verwarring leiden omdat het woord ambigu is. Aan de ene kant betreft het de zaak als werkproces an sich, aan de andere kant betreft het de documenten en gegevens die als zaakdossier zijn gebundeld.

Referentie

GEMMA 2 Katern Zaakgericht Werken, (Geraadpleegd 29 november 2022)
De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Den Haag, 1948.
Frenzel, Leitfaden für die Einrichtung der Kanzleien, Registranden und Akten der deutschen Stadtgemeinden, Leineweber, Leipzig, 1903.
Jonker, R.S., A perfect match?; Connecting partners in the labyrinth of information (2017)
In: Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker, Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017.
Ketelaar, E., Zaalberg en Otlet - een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied, Brussel, 2000.
In: Janssens, G., Maréchal, G., Scheelings, F. (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. Dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164.
Michalski,F, Leitfaden für das Registraturwesen und den allgemeinen Geschäfstgang der deutschen Stadtgemeinden, Verlag F. Leineweber, Leipzig, 1904.
Zaalberg, J.A., Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (Met voorwoord van Paul Otlet)
Zaalberg, J.A., Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau, VHIC, Goes, 1999.
(Oorspronkelijke tekst uit 1930 overgezet naar digitaal formaat door VHIC te Goes, met een voorwoord van A. van Heijst)
En verder deze pagina's

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Levenscyclus:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 december 2022 - 11:10am

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

webmaster — Sat, 29 Sep 2018 09:31:06 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 29 september 2018 - 11:03am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
303.pdf	30.62 MB

Obstakels voor duurzame toegankelijkheid

webmaster — Fri, 19 Jan 2018 11:10:30 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 19 januari 2018 - 12:04pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
Obstakels.pdf	1.03 MB

Samenwerking en archiefvorming

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 22:11:44 +0000

Inleiding

In steeds meer organisaties wordt gebruik gemaakt van systemen als Sharepoint, Alfresco, O3 spaces of cloudtoepassingen als Google Docs, ZOHO en dergelijke. Stuk voor stuk systemen of omgevingen waarmee collaboration (samenwerken) en delen van bestanden technisch een stuk eenvoudiger wordt. Niet alleen samenwerken en delen van informatie binnen een organisatie, maar ook tussen organisaties.

De vraag die dan opkomt is of dit soort samenwerkingsomgevingen gevolgen hebben voor de manier waarop we moeten kijken naar verantwoordelijkheden, de manier van archiefvorming, de context en het bewaarniveau.

Samenwerken

Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.

Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen.

Context en bewaarbelang

De verzameling gegevens van een samenwerkingsverband, de administratie, het archief of archiefblok, bevat ook de samenhang en context waarin die informatie is gebruikt. Samen met die informatie is de context nodig om de activiteiten van een samenwerkingsverband te kunnen reconstrueren en de informatie te kunnen interpreteren. In die zin is het geheel meer dan de optelsom der delen. Daarnaast beschikt elke deelnemende partij voor eigen doeleinden natuurlijk ook nog over het eigen gedeelte van die informatie. Maar die heeft een andere, een eigen en vaak beperkte context .

Wanneer het onderdeel van de omgeving waarin zich die samenhang bevindt, wordt verwijderd, verdwijnt naast de informatie en documenten ook de context. Dit kan eigenlijk alleen na instemming van de eigenaar van die gegevens.

Afstemming en bewaarniveau

In dit soort omgevingen kan afstemming op niveau van informatie plaats vinden. Dit is een methode waarmee gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar worden vergeleken en waarbij één van deze verzamelingen als bewaarniveau wordt aangemerkt. Op het bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op het onderwerp of taak van toepassing. Op de andere niveaus wordt gekeken welke bewaarbelangen daar nog op van toepassing zijn. Vaak zijn de bewaartermijn van die niveaus behoorlijk korter.

In het geval van samenwerking zijn de informatieverzamelingen van projectgroepen commissies en gremia het bewaarniveau. De informatie die de verschillende deelnemers zelf onder zich hebben kent een eigen bewaartermijn.

Techniek

Het toepassen van technische faciliteiten, digitale samenwerkingsomgevingen als Alfresco, SharePoint, of cloudtoepassingen maakt het samenwerken en delen van informatie behoorlijk eenvoudiger en biedt een hoop extra handige functionaliteiten. Alleen de manier waarop hier informatie- en archieftechnisch tegen aangekeken moet worden is niet anders dan in bijvoorbeeld de analoge papieren omgevingen. Ook in de digitale omgeving is de informatie, al dan niet met bijbehorende papieren documenten, de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gegevens. En ook hier kan afstemming plaatsvinden. De digitale omgeving is 'slechts' het vehikel waarmee de informatie en samenhang in stand kunnen blijven.

Het wordt technisch en organisatorisch wel iets lastiger wanneer de eigenaar van de toepassing niet dezelfde is als de eigenaar van de informatie.

Daarom zijn er altijd inhoudelijke afspraken te maken over de inrichting en structurering, het gebruik en beheer, de verantwoordelijkheden, de toepassing van beheersregels, afstemming en het bepalen van bewaartermijnen voordat een samenwerkingsomgeving ingezet kan worden bij een project, een commissie of een gremium. Afspraken die leiden tot een keuze voor een systeem, een bepaalde duurzame vorm van technische inrichting.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 5 maart 2011 - 10:45pm

Registratuur als puzzle

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:26:20 +0000

.. .. Het is alsof men elke dag een zakvol stukjes van verschillende legpuzzles door elkaar krijgt en ze in elkaar moet passen zonder dat men kan wachten tot de zekerheid bestaat dat de stukjes van één of meer puzzles compleet zijn - als ze tenrninste ooit compleet raken. .. ..

Auteur:

ir J. E. Holmstrom

Herkomst:

J. Pieterse, Is centralisatie van de registratuur gewenst?, Nederlands Instituut voor Documentatie en Registratuur, Den Haag, 1949. (blz. 11)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 7:00am

Construct

webmaster — Wed, 06 Apr 2016 20:01:48 +0000

De kernboodschap van mijn verhaal is dat archiveren geen proces van het verzamelen van restjes van communicatie moet zijn, maar een actief proces van het construeren van een geheugen. In dit actieve proces dienen ambtenaren zelf een sleutelrol te hebben. Want zij creëren het geheugen van de organisatie.

Auteur:

Albert Meijer

Herkomst:

Archiveren van e-mail: Actieve reconstructie van het verleden, Archievenblad, 2008. Jaargang 112, nr 8, oktober 2008

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 29 oktober 2008 - 9:45am

Archives (archief vs archiefdienst)

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 20:46:28 +0000

In the generally accepted professional terminology, the word "archives" written with a lower case "a" covers the documents still in use or retained in the creating agency, those stored in intermediate centres, as well as those transferred to Archives.

Auteur:

Council of Europe

Herkomst:

Recommendation No. R (00) 13 / on a European policy on access to archives (2000).

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 31 maart 2016 - 10:45pm

De eischen eener goede registratuur

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 15:54:40 +0000

De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:

a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);

b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;

c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;

d. Het is wenschelijk, dat snel een dossier kan gevormd worden, door, met het oog op een of ander gezichtspunt, de verschillende stukken, die over verschillende dossiers verspreid zijn, en die op dat gezichtspunt betrekking hebben, bijeen te zamelen;

e. Het is wenschelijk, dat elk stuk kan dragen zijn klassificatie-nummer, zijn nummer van volgorde, en het onderwerp, waaronder het is geklassificeerd, zoodat het gemakkelijk weer op zijn plaats kan worden teruggebracht, indien het daarvan is verwijderd; men dient zulks desnoods aan iemand, die met den inhoud dor stukken niet bekend is, veilig te kunnen toevertrouwen.

f. Het is wenschelijk, dat hetzelfde registratuur-stelsel worde aangenomen door alle administratiën, die met elkander in dienstbetrekking staan. Bij overplaatsing van ambtenaren kan dan de nieuwe ambtenaar gemakkelijk den arbeid van zijn voorganger voortzetten;

g. Het is wenschelijk, dat, bij een moeilijk onderzoek, met een enkelen oogopslag, de geheele verzameling dossiers, die het archief vormen, kan worden overzien;

h. De klassificatie der dossiers moet tot in het oneindige uitzetbaar zijn, en te zijner tijd alle aanvullingen en wijzigingen kunnen ondergaan. Het aantal dossiers groeit voortdurend aan; het is dus van veel belang, dat van af den aanvang een methode worde aangenomen, die latere omwerkingen onnoodig maakt;

i. Het vergelijken van den periodieken inventaris met de daarop vermelde dossiers moet gemakkelijk kunnen geschieden, opdat het verloren raken van dossiers worde voorkomen.

Naar Paul Otlet

Auteur:

Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (blz 7-8)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 11:15pm

Informatiebeheer - archiefvorming

Veranderingen in archiefvorming en archiefgebruik in een veranderende samenleving 1747-1847

Informatiemodel:

Trefwoord:

De moderne informatiehuishouding van de digitale overheid: het archief op het bureau

Levenscyclus:

Trefwoord:

Zaaksgewijs werken

Aanleiding

Terminologie en betekenis

Wat staat centraal

De basis

Nieuw of niet nieuw

Referentie

Tags:

Levenscyclus:

Grondslag:

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Obstakels voor duurzame toegankelijkheid

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Samenwerking en archiefvorming

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Registratuur als puzzle

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Construct

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archives (archief vs archiefdienst)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De eischen eener goede registratuur

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: