Informatiebeheer - onthechting

Een uitdaging

webmaster — Sun, 26 May 2019 21:29:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een document van meer dan 500 jaar oud, aan te treffen in de charterberging in een van de depots van het Historisch Centrum Leeuwarden HCL). Een document, een charter, dat ondanks zijn hoge leeftijd gewoon in perfecte staat is. Goed leesbaar met twee waarmerken in de vorm van uithangende zegels.

Dit document heeft dus een lange reis door de tijd achter de rug. En het is zeker de bedoeling dat deze reis op zo veilig mogelijke manier wordt voortgezet..

Deze foto gebruik ik tegenwoordig om te laten zien wat naast het instand houden van de toegankelijkheid een bijna materiele uitdaging is op het digitale terrein.

Mijn vraag is dan altijd op welke manier we van huidige gelijksoortige digitale documenten en informatie het voortbestaan kunnen verzekeren, gebruik makend van de op dit moment beschikbare bestandsformaten en technieken. Niet dat we nu weten hoe zoiets er over de komende jaren zal zal uitzien. Wel om aan te geven dat we het digitale geheel (informatieobject) met een goed gevuld rugzakje (waaronder metadata) op reis door de tijd moeten sturen. Daarbij gebruik ik een overzichtje van gangbare en herkenbare iconen voor bestandsformaten en toepassingen, zoals:

Van de technieken achter deze formaten is een ding zeker, ze blijven niet. Alles verandert vanwege de technologische turbulentie in hoog tempo. Probleem is dat de halfwaardetijd daarvan niet te voorspellen is. Van belang is dan in te zien dat in het geval van digitale gegevens de inhoud, structuur, context, gedrag en functionaliteit van gegevens als abstractieniveau1 los te zien is van de techniek waarbinnen zij functioneren. Dtt in tegenstelling tot bijvoobeeld dit charter waarin deze elementen schijnbaar onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Zie ook

Beschrijving van het charter op de foto:

Toegang 1001 Archief van de stad Leeuwarden, 1426-1811

Intentarisnummer 97 - Akte van kwijting door Doeke en Hessel Martena ten behoeve van de stad Leeuwarden vanwege de verkoop van drie stukken grond aan de Tuinen in verband met de aanleg van de nieuwe wal en gracht aldaar, 1494.

Betreft een verklaring dat een schuld is afgelost: een schuldenaar heeft voldaan aan zijn verplichtingen.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Archiefbescheiden

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:12:08 +0000

.. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

Herkomst:

Archiefwet 1995, artikel 1 lid 1 sub c

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 september 2018 - 4:56pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Medienwechsel: vom Nutzen und Nachteil der Sprache für die Schrift

webmaster — Sat, 26 Aug 2017 13:05:33 +0000

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 26 augustus 2017 - 2:59pm

Fascinatie voor de techniek

webmaster — Thu, 17 Mar 2016 22:06:23 +0000

De fascinatie voor de techniek leidt af van de essentie namelijk de informatie, haar belang, haar context en haar betekenis.

Auteur:

Rienk Jonker

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 12 mei 2014 - 10:15pm

Olografisch testament

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 14:12:31 +0000

...
Mag ik u dan verzoeken, mij het stuk te willen overhandigen?' Na deze vraag stond de heer Heidenrijk op, deed zijn vrouw eveneens opstaan, deed haar een stap voorwaarts gaan en sprak: 'Dit is mijn testament.'

Ook van zijn kant verhief notaris van Dalen zich en hij zei kalm en waardig, terwijl een lichte trilling in zijn stem toch verried, hoezeer hij getroffen was: 'Mijnheer, ik ben te oud om nog op zo'n manier voor de gek te worden gehouden.'

'Notaris het spijt mij ten zeerste, dat ik die indruk bij u heb opgewekt. Ik verzoek u, zich terstond van de ernst mijner bedoelingen te willen overtuigen.' Met deze woorden nam mijnheer Heidenrijk een gedeelte van zijn vrouw's costuum weg en op de flank, die daardoor zichtbaar werd, was duidelijk de aanhef van het testament te lezen: De zeventiende augustus negentienhonderd vijf en dertig heb ik, johannes Heidenrijk... Het was getatoeëerd met een fraaie hand en zonder dat het zacht glanzende van de huid er ook maar enigszins door geleden had.
'De notaris wankelde terug in zijn stoel en zocht op beide armen daarvan steun voor zoveel verwarring en zoveel verzet. Een tijdlang kromde hij zich onder zijn eigen gedachten. Wel tien, twintig dingen wilde hij tegelijk aanvoeren tegen wat hier nu van hem verlangd werd en al deze dingen kwamen met zo'n vaart aanstormen, dat zij een prop vormden in zijn geest, die hem onmachtig maakte, ook maar één woord uit te brengen. En hoe langer die onmacht duurde, hoe duidelijker de onafwendbaarheid van dit geval als een donkere schaduw de achtergrond van zijn geest innam. En diezelfde onafwendbaarheid sprak uit blik en houding van de vrouw, die voor hem stond. Pas langzamerhand kwamen zijn gedachten weer op gang en er kwam ook een zekere orde in, want ze gingen allemaal draaien om één middelpunt en dat middelpunt was de volgende waarheid: Geen enkel wetsvoorschrift in Nederland eist, dat een akte op papier moet worden geschreven. '

Auteur:

Belcampo

Herkomst:

Het olografisch testament, In de bundel: 'Al zijn fantasieën', blz. 101 - 110, Em. Querido's uitgeverij BV, Amsterdam, 1979.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 april 2007 - 12:45pm

Gewelven Martinikerk

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 10:13:49 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Wat je ziet

De presentatiekant van de gewelven in het koor van de Martinikerk in Groningen. De schilderingen zijn uit ongeveer 1540.

De toeschouwer ziet als waarnemer (gebruiker/hergebruiker) de boodschap die de makers van dit kunstwerk willen overbrengen, maar dan wel vanuit het eigen gezichtspunt en (culurele) achtergrond. De ontstaanscontext is alleen te achterhalen uit de tijd van ontstaan en de plaats, het koor van een kerk waar het is aangetroffen. De techniek die dit in stand houdt ontrekt zich aan zijn waarneming.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk - Techniek

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 09:51:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Wat je niet ziet

Gewelven onder de kap van het koor in de Martinikerk in Groningen, in feite de technische laag, die de presentatiekant, het gebruik mogelijk maakt. Een laag waarvan de doorsnee gebruiker geen weet heeft omdat hij het niet ziet.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Onthechting en omslag

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 20:24:04 +0000

De positie en rol die papier in het informatiebeheer een zeer lange tijd heeft gehad verdient een korte nadere beschouwing. Was het alleen maar omdat archief en archiefbescheiden tot zelfs in deze tijd geassocieerd worden met (oud) papier.

Papier (de gegevensdrager) en tekst en/of afbeelding (het gegeven) waren in het vakgebied van de informatiebeheerder in alles een onlosmakelijke eenheid. Het papieren document is een eenheid die onaangetast haar rol vervuld in de diverse stadia van de levensloop van een document. De eenheid wordt door gebruik of opslag niet anders. Dit goldt voor de ontwikkeling en uitvoering van concepten, ideeen, beleid, werkzaamheden en regelgeving. De opkomst van digitalisering van de administraties maakt het noodzakelijk de relatie tussen drager en gegeven anders te benaderen. De digitale wereld verplicht ons tot andere concepten. Immers de gegevens die door een zoekactie gepresenteerd worden als een document kunnen in verschillende systemen en op diverse gegevensdragers zijn opgeslagen. Deze systemen zijn in deze tijd van internet, intranet, thin clients, webservices en dergelijke vaak niet meer op een fysieke plaats gelocaliseerd.

De presentatie is een verwerking van een query. Het resultaat bestaat slechts korte tijd, of wordt voor verdere verwerkingopgeslagen. Bij de opslag wordt, zeker bij kantoorautomatiseringsapplicaties, ter vereenvoudiging gebruik gemaakt van bekende metaforen als map en document. Hoe het echt aan de achterkant toegaat ziet de gebruiker niet. De stapeling van applicatie(s), servers, besturingssystemen en netwerkprogrammatuur regelen de opslag en locatie van de gegevens. Uiteindelijk staat er op een digitale gegevensdrager niet meer dan een lange reeks nullen en enen die zonder hulpmiddelen geen enkele betekenis hebben. Hier komt ook direct het grote voordeel van papier naar voren er zijn geen technisch hulpmiddelen nodig om de informatie leesbaar te krijgen.

In deze tijd vindt er binnen de administratie een duidelijke omslag in het werken plaats. Een verschuiving waar digitale systemen vrijwel zeker de rol van het op papier gebaseerde informatiesysteem (het traditionele archief) zullen overnemen. Deze overgang is in volle gang. Een fraai voorbeeld van de afgelopen 10 jaar is het digitale bevolkingsregister, het GBA. Sinds 1994 vormen niet meer registers in de vorm van kaartsystemen de kern maar het digitale GBA-systeem. Het GBA systeem is te beschouwen als een technische vervolmaking van de oude bevolkingsboekhouding. Het is begonnen in het begin van de 19de eeuw in de Napoleontische tijd. In die tijd werden er registers (vastbladige boeken) aangelegd voor een periode van 10 jaar. Vanwege de voortdurende mutaties werden eens per 10 jaar nieuwe registers aangelegd. In de jaren 30 is door de introductie van het losbladige kaartsysteem de bevolkingsregistratie naar de stand van de techniek van die tijd geperfectioneerd. Door de komst van de computer kon de registratie verder verbeterd worden tot de huidige basisregistratie. Op dit moment wordt zelfs weer verder gewerkt naar een centraal systeem (GBA2).

Het GBA is een mooi voorbeeld van een administratieve evolutie waarbij tijdens elke periode de mogelijkheden van de techniek voor het registreren van gegevens optimaal worden gebruikt, terwijl de te registreren basisgegevens in essentie nauwelijks veranderen.

Rol

Tegenwoordig worden in veel gevallen (bestuurlijke) beslissingen niet meer genomen op basis van informatie op papier maar op basis van informatie afkomstig uit digitale systemen gepresenteerd op het beeldscherm. De gegevens zijn veelal wel afkomstig van papier (brondocument) maar worden in een systeem opgenomen en verder verwerkt gebruik maken van interne bedrijfsregels. Het papier had de functie van primaire drager van informatie en bezat op dat terrein vrijwel een monopoliepositie. Door de opkomst van relatief goedkope en flexibele concurrentie wordt deze functie nu enigszinsteruggedrongen naar een meer beperkte rol als de drager van juridisch relevante informatie met bewijskracht. Dat wil niet zeggen dat de functie van papier als drager van alle soorten informatie is afgelopen. Het zogenaamde papierloze kantoor is nog steeds een fictie

Een duidelijk voorbeeld van de gewijzigde rol van papier is te vinden bij de financiele systemen. De financiele medewerkers gaan uit van de gegevens die gepresenteerd worden door het digitale systeem.Het papier, de facturen, bank- en giroafschriften, wordt tot het moment van vernietiging in de archiefruimte opgeslagen. Alleen in het geval dat het gaat om verificatie, de bewijsfunctie, heeft het papieren document nog een doorslaggevende rol. Vooral als het gaat om authenticatie en waarmerken (handtekening). Digitale verwerkte gegevens waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen op het terrein van de elektronische handtekening en versiebeheer zullen vermoedelijk alleen een vrije bewijskracht hebben, waarbij dus de zorgvuldigheid en de te volgen procedures een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de betrouwbaarheid. Niet het document op zich levert de betrouwbaarheid maar het stelsel van afspraken en controles eromheen.In essentie gaat het erom dat een persoon of een organisatie moet kunnen aantonen dat de door hem geleverde informatie redelijkerwijs betrouwbaar is en dat hij op dat punt aantoonbaar zijn best heeft gedaan.

Betrouwbaarheid

Een essentiele vraag die we steeds moeten beantwoorden is: hoe zijn wij in staat aan te tonen dat informatie betrouwbaar is en dat de informatie kan bijdragen aan de verantwoordingsplicht van een persoon of een organisatie. Bij alle discussies hierover is het is goed te beseffen dat het de nodige tijd gekost heeft voordat geaccepteerd werd dat informatie op papier een bewijsfunctie kon hebben. Voorheen was het mondeling getuigenis van betrouwbare mannen voldoende. Papier (ook perkament) werd in de beginperiode beschouwd als een medium dat te makkelijk de mogelijkheid bood tot verandering en uiteindelijk vervalsing van informatie. Het werd als onbetrouwbaar ervaren.Voordeel van papier was dat daarmee informatie relatief goedkoop en makkelijk kon worden vastgelegd. Het papier werd een vorm van extern geheugen. In de loop der tijd (sinds de Middeleeuwen is door een stelsel van normen en afspraken geregeld dat de status van papier werd opgewaardeerd en algemeen werd geaccepteerd. Een positie die nu als normaal wordt aanvaard maar in de beginfase dus absoluut niet normaal was.

De huidige positie van de digitale systemen en gegevensdragers komt hiermee overeen. De informatiesystemen hebben zoveel succes dat deze in feite zo langzamerhand de rol van het papier aan het overnemen zijn. Voor velen heeft bijvoorbeeld informatie op Internet dezelfde waarde als informatie in de krant, terwijl we bij eerste niet altijd weten wie als bron optreden en in het geval van een krant meestal nog een vorm van verificatie plaatsvind. Informatie is makkelijk op te slaan met als extra groot voordeel dat zij via verschillende gezichtspunten te benaderen is.Maar voor de betrouwbaarheid zal toch nog een en ander geregeld moeten worden.

Onthechting

Het ons zo bekende concept van papier waarbij de gegevens en drager als eenheid optreden moeten we lostlaten. Dit gezichtspunt belemmert het zoeken naar eenvoudige oplossingen. De metaforen van document en map mogen alleen maar als metaforen ervaren worden, er valt niets achter te zoeken. De hechting van gegeven en drager is lost te laten. We moeten onthechten, ook tussen de oren. Gegevens en een drager horen wel bijelkaar maar alleen op een bepaald moment. De keuze van de drager heeft te maken met een verhouding tussen kwaliteit, duurzaamheid en kosten en de afwegingen die daarover gemaakt worden.

Een gekozen drager moet zodanig zijn dat de gegevens met bijbehorende context altijd op elk moment eraf kan worden gemigreerd naar een andere drager. Hetzelfde geldt voor de systemen en de software die de gegevens verwerken. Discussies over houdbaarheid van schijven of CD-Roms zijn eigenlijk zinloos. Zodra voor een bepaalde techniek is gekozen zal in de beheersituatie constant migraties en controles op de leesbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens moeten plaatsvinden. Het beheer is eigenlijk niet meer als goed systeembeheer. Het is niet meer een kwestie van leg het maar in dekast wij kijken er over twintig jaar wel weer naar.

Niet de drager moet langdurig of permanent bewaard blijven maar de gegevens met de context.

Uitgaande van dat concept kan een model gehanteerd worden dat uitgaat van de scheiding tussen logisch en fysiek niveau.

''Hemelse monniken aardse mensen'', Ludo J.R. Milis, Ambo/Hadewijch, 1995. Hoofdstuk 1 Onze schriftelijke bronnen: van vastleggen van het uitzonderlijke tot vastleggen van het gebruikelijke.

Zie onder andere het artikel van Richard E. Barry van Barry Associates "Best Practices for Document Management in an Emerging Electronic Environment", in the journal of the U. K. Records Management Society, Records Management Bulletin, August, 1994, p. 11.

Zie onder andere de bijdrage van Luciana Duranti ''The preservation of the integrity of electronic records'' in ''The proceedings of the DLM-Forum on Electronic Records van de Europese Commissie, Luxemburg, 1997''.

Inleiding tot de archivistiek'', J.L. van der Gouw in de serie Archivistica, publicaties van de Archiefschool, Zwolle 1955. Hoofdstuk II De analyse en de beschrijving van het archiefstuk.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Taak

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zondag, 5 februari 2006 - 5:45pm

Vervanging - Soorten

webmaster — Tue, 03 Nov 2015 21:50:22 +0000

Soorten vervanging

Bij vervanging is onderscheid te maken tussen de informatie en de techniek die gebruikt wordt. Door deze twee los van elkaar te zien (onthechting) wordt snel duidelijk dat meerdere vormen van vervanging mogelijk zijn. Hoewel we bij vervanging vooral de nadruk leggen op digitaal maken van papieren documenten (substitutie, scanning, imaging) en minder of eigenlijk niet op conversie en migratie komen er nog meer vormen van vervanging voor. Het gaat dan in hoofdlijnen om vier soorten:

Analoog => Analoog

Dit is vervanging door door het maken van fotokopien, (micro)films of andere analoge fotografische technieken.
Dit kan toegepast worden wanneer de kwaliteit van de originele analoge drager zo slecht is dat alleen door middel van het maken van dergelijke kopieën de gegevens behouden kunnen blijven.

Voorbeelden:
Het vervangen van kringlooppapier of doorslagen door duurzaam papier. Het verfilmen van kaarten en tekeningen.

Analoog => Digitaal

Scanning en imaging, al dan niet in combinatie met optische tekenherkenning (optical character recognition = OCR) en eventueel handschriftherkenning (Intelligent Character Recognition = ICR). Met behulp van OCR/ICR wordt tekst uiteindelijk ook digitaal doorzoekbaar. In deze groep vallen projecten waarbinnen het de bedoeling is gegevens van papier naar een digitale omgeving over te zetten. Bij veel organisaties valt dit onder de noemer digitalisering en/of substitutie.

Voorbeelden:
Digitalisering van facturen, ingekomen post, nota's, foto's etc. Denk hierbij ook aan de audio-visuele (AV) documenten zoals het digitaliseren van analoge films naar digitale formaten.

Digitaal => Digitaal

Vervanging in de zin van conversie en migratie van digitale dragers (Cd-rom naar DVD) en overzetting van gegevens van de ene digitale omgeving naar de andere digitale omgeving. Ook het 'afdrukken' naar formaten als PDF en TIFF hoort in deze categorie thuis.

In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA) worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:

Begrip	Definitie	Herkomst
Conversie	omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat	AR 1 sub d
Bestandsformaat	code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen	AR 1 sub k
Migratie	overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform	AR 1 sub b
Toepassingsprogrammatuur	programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces	AR 1 sub q
Werkproces	samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.	AR 1 sub r
Platform	Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt	RGTA 1 sub l
Besturingsprogrammatuur	programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software	AR 1 sub c

Voorbeelden:
Deze groep betreft behalve de 'klassieke' conversies en migraties ook exports en databasedumps van data. Waar niet direct aan gedacht zal worden is dat de wijziging van een platform met verandering van besturingssystemen en netwerkbesturingssystemen hier ook onder vallen.

Digitaal => Analoog

Vervanging van digitale gegevens door een 'uitdraai' volgens een bepaald gezichtspunt op een analoge drager.

Voorbeelden:
Afdrukken van e-mail, COM-fiches

Relatie benadering en soort

Het combineren van de manier van benadering met de soorten vervanging kan per soort vervanging verschillend zijn.

Zie:

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm

Gezichtspunten vervanging

webmaster — Mon, 02 Nov 2015 19:45:45 +0000

Vele gezichtspunten met eigen context.

Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.

Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.

Om vanuit het vakgebied grip te krijgen op deze operaties is het duidelijk dat het begrippenkader van ICT of de eigen 'papieren context' niet afdoende zijn. Het kan wel verhelderend werken wanneer betrokkenen en belanghebbenden, partijen als ICT, proceseigenaren en het records management, inzien dat zij verschillende gezichtspunten hanteren. En voor alle partijen is het goed zich te realiseren dat zogenaamde 'één op één conversies' etc. meer uitzondering dan regel zijn.

De blik van ICT op informatie of beter gegevens wordt bepaald door de systemen, de technische infrastructuur en de applicaties. De proceseigenaar ziet alleen de informatie die van belang is voor zijn werk. Het recordsmanagement 'weet' dat alle informatie bestaat uit inhoud, structuur, gedrag, context en techniek.

Vinden er veranderingen plaats dan wil de eigenaar zo snel mogelijk verder, ICT slaat aan het converteren, upgraden, patchen etc.

Maar de records manager zal steeds moeten bekijken of bij een operatie iets op één van de lagen gaat veranderen én of het de bedoeling is het origineel te wissen. Is dat het geval dan kan er wel eens sprake zijn van vervanging in de zin van de Archiefwet.

Zie ook de onderdelen over de soorten vervanging en de toepassing van de Archiefregeling bij vervanging

Deze verschillende visies zijn op elkaar af te stemmen, vandaar dit schema.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 25 november 2010 - 12:00am

Informatiebeheer - onthechting

Een uitdaging

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Archiefbescheiden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Medienwechsel: vom Nutzen und Nachteil der Sprache für die Schrift

Levenscyclus:

Fascinatie voor de techniek

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Olografisch testament

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Gewelven Martinikerk

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gewelven Martinikerk - Techniek

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Onthechting en omslag

Rol

Betrouwbaarheid

Onthechting

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Vervanging - Soorten

Soorten vervanging

Relatie benadering en soort

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Gezichtspunten vervanging

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels: