Veerkaart Pont Burd

webmaster — Sat, 09 Sep 2017 15:37:36 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een voor bezwaar vatbare beschikking met indentificatienummer maar zonder datering, zoals datum document en datum afgifte. Dit type veerkaart wordt afgegeven op de Veerpont de Burd.

Album:

Levenscyclus:

1.3 Benoemen bestanddeel

Labels:

Olografisch testament

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 14:12:31 +0000

...
Mag ik u dan verzoeken, mij het stuk te willen overhandigen?' Na deze vraag stond de heer Heidenrijk op, deed zijn vrouw eveneens opstaan, deed haar een stap voorwaarts gaan en sprak: 'Dit is mijn testament.'

Ook van zijn kant verhief notaris van Dalen zich en hij zei kalm en waardig, terwijl een lichte trilling in zijn stem toch verried, hoezeer hij getroffen was: 'Mijnheer, ik ben te oud om nog op zo'n manier voor de gek te worden gehouden.'

'Notaris het spijt mij ten zeerste, dat ik die indruk bij u heb opgewekt. Ik verzoek u, zich terstond van de ernst mijner bedoelingen te willen overtuigen.' Met deze woorden nam mijnheer Heidenrijk een gedeelte van zijn vrouw's costuum weg en op de flank, die daardoor zichtbaar werd, was duidelijk de aanhef van het testament te lezen: De zeventiende augustus negentienhonderd vijf en dertig heb ik, johannes Heidenrijk... Het was getatoeëerd met een fraaie hand en zonder dat het zacht glanzende van de huid er ook maar enigszins door geleden had.
'De notaris wankelde terug in zijn stoel en zocht op beide armen daarvan steun voor zoveel verwarring en zoveel verzet. Een tijdlang kromde hij zich onder zijn eigen gedachten. Wel tien, twintig dingen wilde hij tegelijk aanvoeren tegen wat hier nu van hem verlangd werd en al deze dingen kwamen met zo'n vaart aanstormen, dat zij een prop vormden in zijn geest, die hem onmachtig maakte, ook maar één woord uit te brengen. En hoe langer die onmacht duurde, hoe duidelijker de onafwendbaarheid van dit geval als een donkere schaduw de achtergrond van zijn geest innam. En diezelfde onafwendbaarheid sprak uit blik en houding van de vrouw, die voor hem stond. Pas langzamerhand kwamen zijn gedachten weer op gang en er kwam ook een zekere orde in, want ze gingen allemaal draaien om één middelpunt en dat middelpunt was de volgende waarheid: Geen enkel wetsvoorschrift in Nederland eist, dat een akte op papier moet worden geschreven. '

Auteur:

Belcampo

Herkomst:

Het olografisch testament, In de bundel: 'Al zijn fantasieën', blz. 101 - 110, Em. Querido's uitgeverij BV, Amsterdam, 1979.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 april 2007 - 12:45pm

Vervanging dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand

webmaster — Mon, 01 Feb 2016 21:06:04 +0000

Analyse besluiten CJD

Het CJD (nu Justid geheten) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.

Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.

Overzicht

Element	Besluit nr. 1	Besluit nr. 2	Besluit nr. 3
Besluit zorgdrager	2 augustus 2002	17 maart 2005	18 april 2005
Machtiging minister van OCW	20 april 2000 R&B/OSTA/2000/529	16 maart 2004 C/S/04/612	20 april 2000 R&B/OSTA/2000/529
Staatscourant	6 augustus 2002, nr.148	22 maart 2005 nr. 57	20 april 2005 nr. 76
Soort vervanging	Analoog -> analoog Microverfilming	Analoog -> digitaal Digitalisering	Analoog -> digitaal Digitalisering
Vorm vervanging	Structureel	Structureel	Structureel
Methode van toetsing	Onbekend	Onbekend	Onbekend
Akten	Ja	Ja	Ja
Latere vermelding	Nee	Nee	Ja
Periode documenten	2000 – 2009	2003 – 2013	2000 - 2013
Periode verwerking	-	-	2004 – 2013
Opmerkingen	Citaat: ... door middel van microverfilming volgens de standaardeisen substitutieverfilming van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000).... Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Inhoud machtiging minister van OCW niet bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn.	Citaat: ... van digitalisering volgens de standaardeisen van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000).... Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Inhoud nieuwe machtiging minister van OCW niet bekend Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn. Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd. ~~Zie de pagina op de site van het CJD~~. ~~De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.~~ Vorig besluit is niet ingetrokken	Citaat: ... van digitalisering volgens de standaardeisen van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000) ..... Op basis van machtiging die door de minister van OCW in 2000 bij het eerste besluit is afgegeven. Inhoud machtiging niet bekend Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend. Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits) op zijn plaats zijn. Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd. ~~Zie de pagina op de site van het CJD.~~ ~~De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.~~ Vorige besluiten zijn niet ingetrokken

En verder nog ...

Begin 2004 is het Besluit Burgerlijke Stand 1994 aangepast. De aanpassing betreft de gegevensdragers en maakt het mogelijk dat dubbelen van akten ook in andere vorm dan papier worden bewaard. In vervolg daarop is in mei 2004 door Justitie een circulaire (7 mei 2004, nr 5285340/04/6) aan de ambtenaren van de burgerlijke stand verstuurd. De strekking van deze circulaire is dat het voor de gemeenten onder bepaalde voorwaarden mogelijk is de dubbelen en de latere vermeldingen in digitale vorm aan het CJD aan te leveren. Deze voorwaarden betreffen de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing. Uit de circulaire valt op te maken dat de gemeenten zelf het vervangen van de dubbelen voor overdracht aan het CJD ter hand mogen nemen. Het CJD kan in dat geval de ambtenaren van Burgerlijke stand een machtiging geven om dit uit te voeren, aldus de circulaire.

De vraag is of het CJD bevoegd is een dergelijke machtiging af te geven. Het College van B en W is tot het moment van overdracht aan Almelo nog de zorgdrager voor deze dubbelen. Voor de vervanging van deze dubbelen was tot 1 januari 2013 de machtiging van Gedeputeerde Staten noodzakelijk. De zorg gaat bij de overdracht van de dubbelen en de latere vermeldingen aan Almelo over. Deze overdracht is te beschouwen als een vorm van vervreemding bij wet.
Zou de minister van Justitie wel de zorgdrager zijn op het moment dat een dubbele van een akte wordt opgemaakt dan zou het CJD mogelijkerwijs over deze bevoegdheid kunnen beschikken. De vraag is echter of deze bevoegdheid (het mandaat) voor het afgeven van dergelijke machtigingen valt binnen de termen van de drie besluiten die in de Staatscourant hebben gestaan. De besluiten zelf zeggen hier niets over. In deze besluiten staat de zinsnede 'archiefbescheiden uit Centrale Bewaarplaats– de Centrale Justitiële Documentatiedienst –' waaruit valt op te maken dat het CJD alleen gemachtigd is de vervanging uit te (laten) voeren op de in Almelo opgenomen bescheiden.

Opmerkelijk is het gegeven dat het CJD in geen van de drie besluiten naar de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing verwijst of heeft opgenomen. Allemaal eisen die wel aan gemeenten zijn opgelegd. Dit lijkt een klein beetje op het meten met twee maten.

Geen vervanging?

Overigens is het ook de vraag of er bij de gemeenten sprake is van echte vervanging volgens de Archiefwet. In de meeste gevallen zal in het proces slechts één papieren akte worden aangemaakt, waarna van dit exemplaar na ondertekeningen via de scanner een digitale kopie wordt vervaardigd. Er valt dan geen papieren origineel te vernietigen. In tweevoud betekent in die gevallen niet twee papieren exemplaren die beide getekend zijn maar één papieren getekend exemplaar plus één geautoriseerde digitale kopie (het dubbel). In die zin had vanuit Almelo kunnen worden volstaan met een akkoord voor een dergelijke werkwijze en het geven van de voorwaarden en specificaties van deze werkwijze.

Vervangingsbesluit

Naar mijn mening moeten besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld zodanig zijn dat onder andere duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn. De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal daarom tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:

Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
de verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens
Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels)
Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bij voorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor)
In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
de concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie
een beschrijving van het bestand of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.
en indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.

Twijfels

Hoewel het CJD geprobeerd heeft volgens de eisen van de wet te handelen blijven er (te) veel vragen open staan. En het gaat hier wel om de akten van de Burgerlijke Stand die een speciale status hebben. De belangen om de akten goed en duurzaam te bewaren met garanties omtrent de authenticiteit staan buiten kijf. Jammer is dat uit de openbare informatie niet echt duidelijk wordt of het proces van vervanging juridisch en technisch goed is geregeld. Daardoor kan er twijfel gaan ontstaan aan de mate van authenticiteit van de digitale kopieën die als nieuw origineel in de plaats komen of zijn gekomen van de papieren originelen. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest.

Informatie

(beetje geactualiseerd op 5 februari 2016 en op 6 december 2022)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 1 januari 2006 - 7:30am

Duurzaamheid

webmaster — Sat, 24 Oct 2015 23:23:42 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Ik hakte een akte in steen. Gevelsteen Eewal Leeuwarden.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Informatiebeheer - akte

Veerkaart Pont Burd

Album:

Levenscyclus:

Labels:

Olografisch testament

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Vervanging dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand

Analyse besluiten CJD

Overzicht

En verder nog ...

Geen vervanging?

Vervangingsbesluit

Twijfels

Informatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Duurzaamheid

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: