Informatiebeheer - administratie

Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid

webmaster — Wed, 17 Jan 2024 22:36:23 +0000

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 17 januari 2024 - 11:31pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
acoi-rapport-groundhog-day-def.pdf	1.72 MB

In perfecte orde; Toelichting bij de tentoonstelling in het Algemeen Rijksarchief (7 september - 29 oktober 1984)

webmaster — Wed, 01 Feb 2023 21:37:59 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 1 februari 2023 - 10:29pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10678.pdf	18.01 MB

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

webmaster — Sat, 29 Sep 2018 09:31:06 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 29 september 2018 - 11:03am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
303.pdf	30.62 MB

Backoffice

webmaster — Wed, 17 Feb 2016 20:54:37 +0000

Het magazijn moet op orde zijn willen we aan de toonbank snel kunnen bedienen

Herkomst:

Gemeenten weigeren zwartepiet voor trage digitalisering, Binnenlands Bestuur 20 oktober 2000

Informatiemodel:

Activiteit

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

Handelingen en benoodigdheden van het gemeentebestuur

webmaster — Sat, 21 Nov 2015 22:44:01 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Pagina uit het Bloemendaalsche registratuurstelsel. Volgens rubriek nummer 13 is het archief hier geen onderdeel van de cultuur maar (als administratie?) onderdeel van de bedrijfsvoering.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Archief is

webmaster — Thu, 22 Oct 2015 16:45:45 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Schematische poging om weer te geven wat archief eigenlijk is, namelijk betekenisvolle informatie_over (iets).

Legenda:

Activiteiten uitgevoerd binnen een bepaalde context laten zich vastleggen in de vorm van informatie over subjecten of objecten met een bewaarbelang opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten die onderdeel zijn van de administratie (archief) van een actor.
Voorbeelden van handelingen die overigens een nauwe relatie hebben met functies of taken van een actor zijn het onderzoeken, het controleren, het toewijzen, het gunnen, het betalen, het gebruiken, het hergebruiken etc
Voorbeelden van subjecten en objecten zijn personen,gebouwen, geld, gebeurtenissen, kunstwerken (letterlijk en figuurlijk), onderzoeken. Deze worden ook wel procesobjecten genoemd. Eigenlijk alles waarover iets vastgelegd kan worden (informatie = informatie_over)
De context, eigenlijk gebruikscontext, een papaplu voor vele vormen waarin de context kan voorkomen, is het onderdeel dat informatie levert over het waarom van een handeling. Persoonlijke context (een persoonlijke bias), het resultaat van de invloed van opvoeding en cultuur op de actor, de positie die een actor in zijn eigen context inneemt, inclusief andere vormen van context gaan samen op en werken op elkaar in.
Informatie is vanwege haar context betekenisvol.
Een bewaarbelang, afgeleid van de context en de objecten of subjecten waar de handelingen betrekking op hebben, wordt vertaald in bewuste of onbewuste bewaartemijnen van de informatieobjecten.
Op hoog abstractieniveau zijn documenten of registers, informatieobjecten. Iets meer gedetailleerd wordt gesproken van documenttypen. Een ander woord dat gebruikt mag worden is redactionele vorm.
De belangrijkste elementen van informatieobjecten zijn inhoud, structuur, context, gedrag en techniek.
Informatieobjecten kennen altijd een eigenaar, ook al zijn in veel gevallen de eigenaren en de gebruikers, beide actoren, zich daar niet van bewust. Het geheel van deze informatieobjecten is de administratie, de neerslag of de manifestatie van het handelen van een actor, iets wat ter 'verduidelijking' ook wel archief wordt genoemd.

Zie ook

de pagina Tafelgesprek: Archief is,
de pagina Informatie - een conceptueel labyrinth,
de pagina van administratie naar collectie
omschrijving van het begrip archiveren,
overzicht uitgangspunten en
het citaat Omdat het om mensen gaat uit 2011.

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Schema - Van administratie naar collectie

webmaster — Wed, 21 Oct 2015 20:28:41 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

De relatie tussen administratie, archief, collectie en records continuum in een schema verenigd

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Van archief naar informatievoorziening. Een omslag?

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:18:11 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Bestanden:

Bijlage	Grootte
348.pdf	761.87 KB

Van administratie naar collectie

webmaster — Thu, 23 Apr 2015 13:37:45 +0000

Archief?

Eigenlijk kan gesteld worden dat op zich een archief niet bestaat. Het is een conceptueel construct uit een 19e Eeuwse papieren context dat in een zich verder digitaliserende wereld tot verstorende uitgangspunten en aannames leidt. Het is daarom beter in plaats van te spreken over archief, archiefstukken, archiveren en archiefwaardig over administratie, collectie, informatie, bewaren, bewaarbelangen en bewaartermijnen.

Waar het om gaat is het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Administratie

Zolang deze informatie nog een rol heeft in processen, projecten of andere activiteiten van een persoon of organisatie is er sprake van een administratie. (RC-fase CREATE).

Deze rol is afgelopen wanneer de voor een persoon of organisatie relevante bewaarbelangen (bijvoorbeeld: verantwoording, bewijs, geheugensteun, economische waarde, etc.) en het belang om de openbaarheid te beperken (bijvoorbeeld: privacy en andere belangen van derden)zijn afgelopen. Een groot deel van die administratie kan daarna de (digitale) prullenbak in. Een klein deel kan vanwege economische, maatschappelijke en culturele belangen interessant genoeg zijn om als collectie in beheer te geven aan een speciaal daarvoor ingerichte instantie, een archiefbeherende instelling. Deze zal dit residu als erfgoed onder de noemer van archief onderdeel maken van haar collecties. (RC-fase CAPTURE)

Grenslijn

Het moment van overbrenging is als ware het ogenblik dat de grens van administratie naar collectie wordt overschreden waardoor beheer, status en gebruik ingrijpend veranderen. Een grens die gepasseerd wordt na verloop van tijd of zelfs op het moment dat het nut voor de administratie is vervallen. Voor de Nederlandse overheid is deze grens vastgelegd in artikel 12 van de Archiefwet 1995. Het kan ook omschreven worden als de transformatie van administratie naar erfgoed.

Als administratie ontstaat het en de informatie wordt verwerkt binnen de primaire processen en valt het onder het records management regiem met zijn normen en standaarden. Tijdens het moment van overdracht en het beheer dat daar op volgt zijn de processen en functies die te herleiden vallen uit het OAIS-model onderdeel van het primaire proces van de beherende instelling. Ook daar heeft het het records management regiem met zijn normen en standaarden een belangrijke rol.

Het gebruik en hergebruik van de informatie is in eerste instantie vooral gericht op de organisatie zelf, haar context en haar directe omgeving. Na overbrenging komt zij als een geheel in een groter verband en kan het met de eigen context in samenhang met andere collectieonderdelen toegankelijk worden gemaakt en beschikbaar blijven voor breder gebruik en hergebruik. (RC fases ORGANIZE en PLURALISE).

Overzicht

	Administreren	Overdragen		Overnemen	Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken
We noemen het	Archief	Overbrengen / overdragen		Archief	Archieven
Maar beter is	Administratie	Overbrengen	Opnemen	Collectie	Collecties
Het is niet	Archiveren
Het is wel	Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.	Formeel en eventueel fysiek overdragen aan de volgende beheerder Onderbrengen in een ander beheerregiem Overdragen met evt. migratie, conversie of emulatie. Dit is afhankelijk van het niveau van uitwisselbaarheid en duurzaamheid		Opnemen, (nader) toegankelijk maken, voorzien in het voortbestaan, beschikbaarstellen voor gebruik en hergebruik
Dimensions records continuum	CREATE	CAPTURE			ORGANISE & PLURALISE
Primair proces	Alle werkprocessen (incl. projecten en andere activiteiten) kanaal beoordelen opnemen behandelen resultaat bewaren	Bewaren	Ingest (vervanging zoals conversie, migratie, emulatie)	OAIS (ISO 14721) Ingest Archival storage Data management Administration Acces Toepassen oa. ISAD(g), ISAAR(cpf), ISDF
Aangevuld met	RM-Processen (Vorming)		RM-Processen (OAIS-administration)
Aangevuld met	identificeren waarderen opnemen registreren classificatie opslag en behandeling toegang volgen verwijderen documenteren	Verwijderen (exporteren en vernietigen. vervangen waaronder conversie, migratie of emulatie) Documenteren (waaronder vastleggen van informatie voor toekomstig beheer)	Opnemen (in quarantaine, check op technische kwaliteit) Documenteren (waaronder informatie vastleggen over proces opnemen en accepteren)	identificeren waarderen opnemen registreren classificatie opslag en behandeling toegang volgen verwijderen documenteren
	Administreren	Overdragen	Overnemen	Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken

Zie ook de pagina Archief is ... met de PDF-bijlagen in het Nederlands en in het Engels

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 21 april 2015 - 11:45pm

Informatiebeheer - administratie

Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

In perfecte orde; Toelichting bij de tentoonstelling in het Algemeen Rijksarchief (7 september - 29 oktober 1984)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Backoffice

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Handelingen en benoodigdheden van het gemeentebestuur

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Archief is

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Schema - Van administratie naar collectie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Van archief naar informatievoorziening. Een omslag?

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Van administratie naar collectie

Archief?

Administratie

Grenslijn

Overzicht

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: