Informatiebeheer - digitaal werken

Een tweetal paradoxen

webmaster — Wed, 19 Sep 2018 16:33:02 +0000

Eenvoud versus materialiteit

In het digitaal werken zitten een aantal paradoxen. Een daarvan is de schijnbare eenvoud. Met een applicatie wordt voor alle gebruikers het digitale als iets ‘eenvoudigs’ op het scherm op papier gepresenteerd. En dat op een manier dat hij of zij geen weet hoeft te hebben van de omvang van de materialiteit, de ICT voorzieningen, hardware, software, ruimtes en mensen, die op de achtergrond functioneert om dit eenvoudige mogelijk te maken1. Deze materialiteit is het domein van de functionarissen die zich bezighouden met informatiemanagement, ict, documentaire informatievoorziening en archiefbeheer. Voor de gebruikers die in hun dagelijkse werk met applicaties te maken hebben worden systemen idealiter zo ingericht dat zij zich wat betreft bewaring, toegankelijk en beschikbaar houden van informatie niet druk hoeven te maken, zij kunnen zich concentreren op de essentie van hun taken.

Nadeel is wel dat bij een doorsnee gebruiker het idee kan postvatten dat het digitaal werken wel erg eenvoudig is, terwijl hij geen weet heeft van wat onder de motorkap is geregeld en wat in de ondersteuning wordt gedaan ten aanzien van inrichting, onderhoud en beheer van het systemen en gegevens.

Snelheid versus zorgvuldigheid

Een andere paradox is dat de huidige informatietechnologie zich voordoet als snel, het hier en nu presenteert en vrij direct is. Dit is een gegeven dat vaak op gespannen voet staat met formele en organisatorische vereisten waar tijd, samenhang en zorgvuldigheid de belangrijke factoren zijn.

Voor de meeste doorsnee gebruikers is de beschikbare informatie een gegeven. Of het nu intern via de eigen systemen of extern via websites en dergelijke beschikbaar komt. De aangetroffen informatie is er om te gebruiken. Zodra het nut vervallen is hoeft, wat de meeste gebruikers betreft, deze informatie er ook niet meer te zijn. Dat vanuit het perspectief van de organisatie en de samenleving misschien anders tegen informatie moet worden aangekeken staat hier haaks op. Het andere gaat dan om de belangen die de informatie vertegenwoordigt en de beantwoording van de vraag of de informatie betrouwbaar, bruikbaar en herbruikbaar is en of de kwaliteit goed is.

Om voor deze paradoxen meer begrip te krijgen zou het goed zijn om deze tegenstellingen zichtbaar te krijgen, zodat gebruikers ook kunnen zien en begrijpen dat de informatie die zij gebruiken vaak een onderdeel is van een groter geheel en vaak ook in andere contexten (bv. ketens, data gestuurd werken, open data) goed herbruikbaar kan zijn en dat sommige informatie met reden langere tijd of permanent te bewaren is dan wel vrijwel direct te vernietigen is. Op die manier zou ook begrip kunnen ontstaan waarom sommige vragen niet direct met ICT op te lossen zijn.

1. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2017). Documents, Archives and Hyperhistorical Societies:; An Interview with Luciano Floridi.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 september 2018 - 6:31pm

Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

webmaster — Sat, 02 Dec 2017 11:25:27 +0000

Dit document is vanuit het perspectief van de Archiefwet 1995 bedoeld als basis
1)    voor het digitaal werken aan zaken, projecten of andere activiteiten,
2)   voor keuzes van digitale systemen waarmee het digitaal werken wordt ondersteund en
3)   voor toetsing van het digitaal werken.

Dit document bevat daarvoor uitgangspunten, een aanzet voor een metagegevensschema en op basis daarvan een overzicht van toe te passen metadata.

Onder digitaal werken wordt in dit document verstaan het in de context van de betrokken organisaties volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt , ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt.

Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal was (born digital) of bestaande informatie op papier die is gedigitaliseerd.

Het document bevat op sommige punten een detaillering van de bestaande uitgangspunten uit het in oktober 2015 door het College van Leeuwarden vastgestelde referentiekader, Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten. Bij de samenstelling van dit document is ook gebruik gemaakt van onderdelen van het bestek uit de aanbesteding van 2014 en de andere documenten
Het document is opgesteld in samenwerking met collega’s van de DDFK gemeenten en de gemeente Waadhoek io.

Het document is te beschouwen als een momentopname. Verandering van inzichten en/of technische mogelijkheden kunnen leiden tot nieuwe geactualiseerde versies.
Afwijken van de in dit document opgenomen punten kan alleen na instemming van de respectievelijke gemeentearchivarissen. Een afwijking is te documenteren door middel van een verklaring van betrokken verantwoordelijken.

Zowel de DDFK gemeenten als de gemeente Leeuwarden hebben een gemeentearchivaris aangesteld. Deze rol is in de gemeente Waadhoeke io op een andere manier ingevuld.

Jaar:

2017

Datum:

woensdag, 8 november 2017

Versie:

Herkomst:

Gemeente Leeuwarden

Gemeente Waadhoeke io

DDFK gemeenten

RefMan:

10156

Ontwikkelingsstadium:

Expeditie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bijlage	Grootte
20171108UitgangspuntenFunctionaliteitenDigitaalWerken_v1.pdf	1.28 MB

Digitalisering

webmaster — Tue, 10 May 2016 20:02:45 +0000

Digitalisering is het proces waarbij

de werkzaamheden of activiteiten digitaal worden ondersteund,
de gegevens digitaal worden verwerkt, en
analoge gegevens digitaal worden gemaakt.

Is meer een overkoepelend onderdeel met verschillende facetten die in deze tabel wel voorkomen. Zoals bijvoorbeeld: imaging, scanning en vervanging (substitutie).

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Vormgeving records managementfunctie

Het valt aan te tonen

Zorg voor de juiste mensen

Veilig en duurzaam opslaan

Koppelingen

Archiefwet:

art. 3

Archiefregeling:

art 16-26

WBP:

art. 1 b

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 10 mei 2016 - 10:00pm

De omgeving van de zaak in kaart

webmaster — Fri, 16 Oct 2015 21:14:40 +0000

Om het volledig digitaal werken cq zaaksgewijs werken een goede basis te geven is het nodig grip te krijgen op zaken als metadata en metadataschema's. In mijn presentatie tijdens afgelopen KVAN dagen heb ik geschetst wat binnen de gemeente Leeuwarden op dat terrein is gedaan.

Onze zoektocht liep van de NEN norm over records management metadata, baselines en Moreq2, naar uiteindelijk weer de basis van ons vak namelijk het beschrijven van archiefstukken, of zoals we tegenwoordig ook wel zeggen informatieobjecten, dit onder verwijzing naar de Handleiding.

Uiteindelijk komt het erop neer dat een meta(data)schema in abstracte vorm een soort inventaris is waarin de organisatie en de manier waarop haar informatiehuishouding is ingericht wordt beschreven. Een en ander heeft onder andere geresulteerd in een schema, volgens sommige collega's een abstract schilderij. Dit schema geeft een idee hoe tegen de dingen (objecten, entiteiten) binnen een digitale omgeving aangekeken kan worden, hoe ze zijn te benoemen, welke elementen daarin op te nemen zijn en natuurlijk ook wat de onderlinge relatie tussen deze dingen is.

Beschikbaar zijn:

De presentatie van 6 juni 2011 hieronder en
De laatste versie van het schema zelf.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
Schilderij.ppt	4.09 MB
UitdeelSchilderij.pdf	913.77 KB

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 7 juni 2011 - 11:30pm

Designing electronic document infrastructures

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:18:58 +0000

Informatiebeheer - digitaal werken

Een tweetal paradoxen

Eenvoud versus materialiteit

Snelheid versus zorgvuldigheid

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatie- en archiefmanagement Uitgangspunten, schema en metadata

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Digitalisering

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

De omgeving van de zaak in kaart

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Designing electronic document infrastructures

Levenscyclus: