Informatiebeheer - migratie

Een uitdaging

webmaster — Sun, 26 May 2019 21:29:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een document van meer dan 500 jaar oud, aan te treffen in de charterberging in een van de depots van het Historisch Centrum Leeuwarden HCL). Een document, een charter, dat ondanks zijn hoge leeftijd gewoon in perfecte staat is. Goed leesbaar met twee waarmerken in de vorm van uithangende zegels.

Dit document heeft dus een lange reis door de tijd achter de rug. En het is zeker de bedoeling dat deze reis op zo veilig mogelijke manier wordt voortgezet..

Deze foto gebruik ik tegenwoordig om te laten zien wat naast het instand houden van de toegankelijkheid een bijna materiele uitdaging is op het digitale terrein.

Mijn vraag is dan altijd op welke manier we van huidige gelijksoortige digitale documenten en informatie het voortbestaan kunnen verzekeren, gebruik makend van de op dit moment beschikbare bestandsformaten en technieken. Niet dat we nu weten hoe zoiets er over de komende jaren zal zal uitzien. Wel om aan te geven dat we het digitale geheel (informatieobject) met een goed gevuld rugzakje (waaronder metadata) op reis door de tijd moeten sturen. Daarbij gebruik ik een overzichtje van gangbare en herkenbare iconen voor bestandsformaten en toepassingen, zoals:

Van de technieken achter deze formaten is een ding zeker, ze blijven niet. Alles verandert vanwege de technologische turbulentie in hoog tempo. Probleem is dat de halfwaardetijd daarvan niet te voorspellen is. Van belang is dan in te zien dat in het geval van digitale gegevens de inhoud, structuur, context, gedrag en functionaliteit van gegevens als abstractieniveau1 los te zien is van de techniek waarbinnen zij functioneren. Dtt in tegenstelling tot bijvoobeeld dit charter waarin deze elementen schijnbaar onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Zie ook

Beschrijving van het charter op de foto:

Toegang 1001 Archief van de stad Leeuwarden, 1426-1811

Intentarisnummer 97 - Akte van kwijting door Doeke en Hessel Martena ten behoeve van de stad Leeuwarden vanwege de verkoop van drie stukken grond aan de Tuinen in verband met de aanleg van de nieuwe wal en gracht aldaar, 1494.

Betreft een verklaring dat een schuld is afgelost: een schuldenaar heeft voldaan aan zijn verplichtingen.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Issues vervangen (artikel 7 Archiefwet 1995)

webmaster — Sat, 02 Dec 2017 21:53:16 +0000

In dit memo komen een vijftal aan elkaar gerelateerde issues aan de orde die te maken hebben met vervanging van archiefbescheiden conform artikel 7 van de Archiefwet 1995. Per issue zijn stellingen opgenomen. Vooraf komt kort de essentie van vervanging aan de orde.

Lagere wet spreekt hogere tegen
Verschil in behandeling
Vervangen en bijzondere persoonsgegevens
Wet niet toegepast sinds 1996
Vervangen en e-depot (digitale bewaarplaats)

Eerste versie was van 16/08/2016

[Update van 1/11/2018 - WBP is vervangen door AVG]
[Update van 21/4/2022 - Verwijzing naar de Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming opgenomen]

Jaar:

2016

Datum:

woensdag, 28 september 2022

RefMan:

10065

Ontwikkelingsstadium:

Minuut

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bijlage	Grootte
10655.pdf	639.08 KB

Vervanging

webmaster — Fri, 24 Feb 2017 21:43:09 +0000

Beheershandeling waarbij archiefbescheiden worden gesubstitueerd door reproducties en de originelen worden vernietigd.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Altijd bekend

Archiefwet:

art. 3 en 7

Archiefbesluit:

art. 6, 8 en 2

Archiefregeling:

art. 25 tot en met 26a

Overig:

Containerbegrip voor ondermeer conversie, scanning, imaging en (micro)verfilming
Artikel 25 van de Archiefregeling is alleen van toepassing wanneer conversie/migatie (ook) noodzakelijk is voor het garanderen van het voortbestaan van de informatie.
Zie op deze site het onderdeel over vervanging
Let op het verschil in benadering tussen permanent te bewaren en op termijn te vernietigen informatie.
Let op veel vormen van migratie en conversie vallen onder artikel 25 van de Archiefregeling.
Burgerlijk Wetboek Boek 2 (rechtspersonen) artikel 10 lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledig e bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.
Informatie bij de Belastingdienst

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 5:30pm

Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden

webmaster — Sun, 24 Jul 2016 11:04:08 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Datum eerste publicatie:

zondag, 24 juli 2016 - 1:00pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
stcrt-2002-43-p8-SC33529.pdf	72.38 KB

Migratie

webmaster — Sun, 29 May 2016 20:14:11 +0000

Volgens de Archiefregeling: Overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform.

Proces NEN 15489:

Opslag en behandeling

Uitgangspunt:

Het goede gereedschap

Archiefwet:

art. 7 en art 2a

Archiefbesluit:

art 6 en 8

Archiefregeling:

art. 25

AVG:

art.9 lid 1

Overig:

Daarbij is toepassingsprogrammatuur programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces.
De archiefregeling definieert niet het woord platform. In de voorgaande regeling werd dit omschreven als geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.
Besturingsprogrammatuur is volgens de Archiefregeling programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software.
Migratie die niet binnen de definitie van de Archiefregeling valt is te beschouwen als vervanging in de zin van de wet. Dit geldt voor bijvoorbeeld:
- migratie in het geval van op termijn te vernietigen archiefbescheiden,
- andere vormen van migratie
De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan (zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).
Zie ook pagina's
- vervanging digitaal => digitaal,
- De Archiefregeling en het proces van vervanging en
- Relatie met bestaande wetgeving

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 10:00pm

Conversie

webmaster — Sun, 08 May 2016 20:39:22 +0000

Volgens de archiefregeling: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat. Bestandsformaat is volgens diezelfde regeling de code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Het valt aan te tonen

Veilig en duurzaam opslaan

Goed beheer

Archiefwet:

art. 7, 9 en 2a

Archiefbesluit:

art. 6 en 8, Nota van Toelichting

Archiefregeling:

art. 25

WBP:

art. 16

Overig:

Zie ook vervanging
Zie ook het onderdeel vervangen op deze site.
Conversie wordt apart geregeld in de Archiefregeling (zie ook de pagina Relatie met bestaande wetgeving) .
De Archiefregeling is alleen van toepassing op permanent te bewaren informatie.
Nota van Toelcihting Archiefbesluit: "Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden"; Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris van Cultuur.
Databaseoperaties (SQL-operaties met update, insert, delete) als gevolg van patches, updates en upgrades zijn geen conversie of migratie conform de Archiefregeling maar wel vervanging in de zin van de Archiefwet.
De vraag is of conversie en migratie uit de Archiefregeling verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens ex art. 9 van de AVG (~~bijzondere persoonsgegevens ex art. 16 WBP~~) in relatie met artikel 2a van de Archiefwet is toegestaan(zie ook hiervoor de pagina Relatie met bestaande wetgeving).

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 mei 2016 - 10:15pm

Van oud naar nieuw origineel

webmaster — Sun, 01 May 2016 17:32:02 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Vervangen houdt in dat een een nieuw origineel in de plaats komt van een oud origineel.

Analoog

Scannen - Van papier naar digitaal
Kopieren - Van papier naar papier

Digitaal

Transformeren en converteren - omzetten
Migreren - Verplaatsen
Afdrukken - Van digitaal naar papier

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel, conversie, migratie, vervanging

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 21:41:53 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Over de relatie tussen conversie of emulatie of migratie en het informatiemodel.

In de Archiefregeling (AR) en haar voorganger, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (RGTA) worden daarvoor de volgende definities gehanteerd:

Begrip	Definitie	Herkomst
Conversie	omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat	AR 1 sub d
Bestandsformaat	code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen	AR 1 sub k
Migratie	overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform	AR 1 sub b
Toepassingsprogrammatuur	programmatuur bestemd voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces	AR 1 sub q
Werkproces	samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak.	AR 1 sub r
Platform	Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt	RGTA 1 sub l
Besturingsprogrammatuur	programmatuur bestemd voor de besturing van computers en software	AR 1 sub c

Zie ook deze pagina's

Album:

Levenscyclus:

4.1 Voortbestaan

Informatiemodel:

Labels:

A contrario

webmaster — Thu, 17 Mar 2016 22:21:13 +0000

De tekst: 'Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met inachtneming van de artikelen 2, 3 en 4, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995 '

luidt a contrario

'Iedere conversie of migratie van digitale archiefbescheiden die geschiedt met inachtneming van de artikelen 2, 3 en 4, is geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.'

Auteur:

Rienk Jonker

Herkomst:

A contrario tekst artikel 5 lid 2 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 6 april 2008 - 9:00am

Routinematige conversie is vervanging

webmaster — Thu, 17 Mar 2016 21:52:21 +0000

Ik deel dus niet de mening van de Raad voor het cultuurbeheer dat wat de Raad ‘routinematige conversie van informatie in een geautomatiseerde omgeving' noemt geen vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zou inhouden

Ik = de toenmalig verantwoordelijke staatssecretaris A. Nuis

Herkomst:

Nota van Toelichting op artikel 6 Archiefbesluit 1995

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 7 januari 2015 - 4:00pm