Informatiebeheer - structuur

Informatie - een conceptueel labyrinth

webmaster — Mon, 23 May 2016 19:39:47 +0000

De inhoud van deze bijdrage is in een iets aangepaste en geactualiseerde vorm opgenomen in het onderstaande Engelstalige essay

The content of this contribution is in adapted and updated form included in the following English-language essay :

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,
In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Een model

Tijdens de afgelopen KVAN-dagen in Assen1 heb ik een informatiemodel gepresenteerd waarvan ik denk dat het algemeen toepasbaar is. (De presentatie is bijgevoegd)

Dit model dat ik eigenlijk al langer toepas, in het begin vooral impliciet de laatste tijd steeds meer expliciet, bestaat uit een drietal centrale bouwstenen die volgens mij gezamenlijk de basis zijn van semantische informatie (SI) als eenheid op bijna atomair niveau.

Semantische informatie

Semantische informatie is een begrip uit de informatiefilosofie. Zij wordt door Floridi omschreven als informatie die meaningful, well formed en truthful is. Deze drie kenmerken zijn heel goed te koppelen aan concepten uit de archivistiek. Zelf zou ik ze willen kenschetsen als betekenisvol, enigszins gestructureerd en betrouwbaar.

Ten aanzien van truthful kan gesteld worden dat een archivaris nooit kan zeggen dat informatie waar of niet waar is. Hij of zij

kan wel aangeven dat aan de integriteit van het informatieobject dat de informatie bevat niet getwijfeld hoeft te worden.

Bouwstenen, actoren en communicatie

De bouwstenen zijn de context (gC), de handeling (gH) en het informatieobject (gI), alle drie in algemene misschien wel universele zin. Het kan daarom gaan om een handeling als benzinetanken (wat ik als voorbeeld heb gebruikt), het kan ook gaan om een proces of een project. Het lastige is dat ik er af en toe woorden gebruik die in deze samenhang net niet de lading dekken, maar dat beschouw ik op dit moment maar als een onvolkomenheid waar wel mee te leven valt.

In dit model staat alleen (semantische) informatie centraal. Actoren komen natuurlijk wel voor maar niet in een aparte rol. In tijd gezien zie ik hem meer als een passant in verschillende rollen. Dit passeren kan toevallig of doelbewust zijn. De rol die hij tijdens het passeren aanneemt is vastgelegd in de context. Hij is met die rol deelnemer in een handeling. Hij kan als deelnemer gebruiker of hergebruiker van de informatie zijn.

Ook apart te noemen is de mogelijkheid tot communiceren en uitwisselen. Ik beschouw elke vorm van communicatie als een zelfstandige handeling. Communicatie en uitwisselen hebben beide een component in zicht die te maken heeft met tijd en tijdverloop. Er zit bijvoorbeeld altijd een moment tussen het zenden van een stukje semantische informatie en het ontvangen, opnemen en verwerken daarvan. Ook is er een ruimtelijk aspect die te maken heeft met de plaats van zenden van semantische informatie en de plaats waar zij wordt ontvangen. Deze zijn vaak niet gelijk.

Object en formule

Een eenheid semantische informatie is te beschouwen als een object dat samengevoegd of gestapeld kan worden met andere eenheden semantische informatie. In die zin is het model objectgeorienteerd.

Het aardige is dat het model in soort formule weer te geven is. De formule is als volgt te lezen. Voor alle semantische informatie geldt dat is opgebouwd uit en context (gC) en informatieobject(en) (gI) en handeling(en) (gH). Ontbreekt een van de drie dan is er geen sprake van semantische informatie.

Achtergrond

Pieter Adriaans, Information, The Stanford Encyclopedia of Philosophy, 2013. Geraadpleegd 8 juni 2014.
Patrick Allo en Bert Baumgaertner ea. The Philosophy of Information; An Introduction, The Pi Research; Network, 2013.
Anthony F. Beavers, A Brief Introduction to the Philosophy of Information, University of Evansville, Philosophy / Cognitive Science, Evansville, Indiana, 2012.
Luciano Floridi, Information: A Very Short Introduction, Oxford University Press, Oxford, 2010
James Gleick, Informatie; Van tamtam tot internet, De Bezige Bij, Amsterdam, 2011. (Engelse titel The Information; A History, a Theory, a Flood.
Viktor Mayer-Schönberger en Kenneth Cukier, De Big data; Hoe de data-explosie al onze vragen gaat beantwoorden, Maven Publishing, Amsterdam, 2013.
The Onlife Manifesto; Being Human in a Hyperconnected Era, versie 8-feb-2013 / Europese Commissie, 2013.

En verder

1. 16 juni 2014

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
Een conceptueel labyrinth v3.pptx	14.56 MB

Datum eerste publicatie:

donderdag, 19 juni 2014 - 12:30am

Raamwerk

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 21:13:48 +0000

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Bevat een algemene toelichting over het structuurplan

Structuurplan Informatiebeheer

Dit onderdeel bevat de te hanteren definitie, een omschrijving van het doel van het plan en de grondslag (reden waarom het plan is gemaakt) met een beschrijving van de onderhoudscyclus.

De organisatie

In dit onderdeel volgt een uitgebreide beschrijving van de organisatie die in het plan is beschreven. Het onderdeel bevat een korte beschrijving van de historie (oprichting, naam voorganger etc.), een globale beschrijving van de taken met grondslag en de huidige indeling met een organogram en de een overzicht van de verantwoordelijken (bestuurlijk en ambtelijk niveau)

Informatiebeheer

Dit gedeelte bevat een beschrijving van het informatiebeheer, de archieffunctie met haar hoofdactiviteiten en een beschrijving van de grondslag(en) van het informatiebeheer.

Procedures en afspraken

Voor diverse activiteiten, onderwerpen en beheershandelingen zijn binnen een organisatie nadere afspraken te maken / gemaakt bijvoorbeeld in de vorm van procedures. Op deze plaats is te beschrijven of ze er zijn en welke het zijn. Een greep uit de onderwerpen: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie /ruimtes, e-mail / protocol

Instrumenten

Dit onderdeel bevat de registratie van producten en objecten met een verwijzing naar interne selectielijsten.

Onderdelen van de organisatie

Indien een organisatie bestaat uit meerdere min of meer autonomen onderdelen kan er voor gekozen worden voor deze onderdelen deelplannen te (laten) maken. In deze plannen kunnen voor het betrokken onderdeel de specifieke aandachtspunten worden opgenomen. Om te komen tot een vorm van uniformiteit en standaardisatie is het aan te raden dat deze onderdelen de structuur van het centrale plan volgen.

inleiding
organisatie
- geschiedenis
- organogram
- functie
Informatiebeheer specifiek voor het betrokken onderdeel
- (zie voor indeling hierboven)
Instrumenten
- registratie (handelingenbank / productencatalogus)
Bijlagen
- Hier kunnen teksten opgenomen worden of verwijzingen (links) gemaakt worden naar:
  - een overzicht activiteiten / onderwerpen / beheersregels naar regelgeving
  - wet en beheersregels
  - procedures
  - overzicht producten
  - overzicht van binnen de organisatie te hanteren standaardens
  - een begrippenlijst

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Labels:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 juni 2004 - 9:45pm

Versiebeheer

webmaster — Wed, 16 Mar 2016 07:23:10 +0000

Because the components of the physical form of a record are intended to convey meaning, any change in any of them generates a new and different record.

Auteur:

Luciana Duranti en Heather MacNeil

Herkomst:

The Protection of the Integrity of Electronic Records: An Overview of the UBC-MAS Research Project,(blz.50)

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 augustus 2012 - 11:00pm

De grenzen van het vak

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:53:06 +0000

Die Organisationsformen der Schriftgutbewahrung in Kanzlei, Registratur und Archiv zu untersuchen, müsste eine wissenschaftliche Aufgabe der Archivare sein, auch wenn kein anderer Nutzen als der einer historischen Erkenntnis dabei zu gewinnen wäre.
Ich glaube aber, dass ein sehr praktisches Motiv uns geradezu nötigt, diese Forschungen zu betreiben. Ich glaube nämlich, dass man einen Schriftgutkörper nur dann richtig im Archiv behandeln kann, wenn man seine Struktur, seine Organe und Funktionen genau kennt. Die Kenntnis der unterschiedlichen Strukturformen ist also wichtigste Voraussetzung jeder archivischen Ordnungsarbeit.

Auteur:

dr. J. Papriz

Herkomst:

Die Geschichte der Schriftgutorganisation in den Kanzleien, Nederlands Archievenblad, 1957. Jaargang 62, 1957 (blz. 2)

Informatiemodel:

Taak

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 24 februari 2011 - 8:15am

Wat is een taxonomie?

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:36:39 +0000

De term

Aan de horizon van de informatiebeheerder is het begrip taxonomie als nieuwe term verschenen. Met deze uit de biologie afkomstige term wordt een classificatieschema bedoeld waarbij onderdelen van een aandachtsgebied, een wetenschap, zijn gegroepeerd op onderwerpniveau. Deze onderdelen kunnen vervolgens weer in een hiërarchische structuur worden weergegeven.
Een heel bekend voorbeeld is het systeem dat Carl Linnaeus in de 18e eeuw heeft ontworpen voor de beschrijving van flora en fauna (Systema naturae). Doel is met behulp van een bepaalde structuur informatie overzichtelijk te kunnen weergeven en makkelijk te kunnen vinden, met als het even kan behoud van de context.

Relatie met het vak

Het indelen en classeren van groepen of het maken van typlogieën zijn activiteiten die binnen het informatiebeheer niet nieuw zijn. Ze werden alleen nog niet met deze term geassocieerd. Denk maar eens aan het indelen van een archief en het maken en uitvoeren van een ordeningsplan.

Een paar voorbeelden van taxonomieën die voor de informatiebeheerder van belang zijn:

de basisarchiefcode,
het structuurplan informatiebeheer,
een productencatalogus,
een ordeningsplan.

Het maken van modellen is ook een vorm van taxonomie. Ook het vak van de informatiebeheerder, de archivistiek, is volgens een bepaalde model vorm te geven.

Aan de hand van een logische indeling (typologie) van het vakgebied kan inzicht gegeven worden in de onderlinge verhoudingen.

Op deze manier kan eventueel ook een bijdrage geleverd worden om het vak van de informatiebeheerders zoals dat van een archivaris uit te leggen en beter te positioneren.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 11 september 2004 - 10:30pm

Reproduceren

webmaster — Fri, 22 Jan 2016 23:04:04 +0000

De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een informatieobject moet gedurende de voor dat informatieobject geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.

Nr.:

101

Informatiemodel:

Informatieobject

Thema's en invalshoeken

webmaster — Thu, 26 Nov 2015 07:26:40 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Thema's in overheidsland hebben verschillende oorsprongen en gezichtspunten, maar komen in de kern op hetzelfde neer: Een systematische opsomming van beleidsvelden en bijbehorende onderwerpen.

Doel is het structureren, ordenen van en toegang geven tot grote hoeveelheden informatie.

Dit schema bevat een handvol mogelijke soorten thema's en structuren. Er zijn vast wel meer te vinden. Wat verbazingwekkend is en blijft is dat, hoewel de verschillende thema's in de kern op elkaar lijken, zelden een keer over de schutting van de invalshoeken gekeken wordt. Dat leidt tot heruitvinding, dubbel werk en dus verspilling van energie (en geld).

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

Gezichtspunten vervanging

webmaster — Mon, 02 Nov 2015 19:45:45 +0000

Vele gezichtspunten met eigen context.

Wat opvalt is dat tot nu toe de aandacht voor substitutie of beter vervanging vooral is gericht op het digitaliseren van de papieren informatiestromen. En dat terwijl in digitale omgevingen juist veel vaak onomkeerbare operaties worden uitgevoerd die ook onder de noemer van vervangen vallen.

Het gaat dan om zaken als conversies, migraties, updates en upgrades. Vaak operaties die op het eerste gezicht onschuldig lijken maar bij nadere beschouwing soms behoorlijk ingrijpend kunnen zijn.

Om vanuit het vakgebied grip te krijgen op deze operaties is het duidelijk dat het begrippenkader van ICT of de eigen 'papieren context' niet afdoende zijn. Het kan wel verhelderend werken wanneer betrokkenen en belanghebbenden, partijen als ICT, proceseigenaren en het records management, inzien dat zij verschillende gezichtspunten hanteren. En voor alle partijen is het goed zich te realiseren dat zogenaamde 'één op één conversies' etc. meer uitzondering dan regel zijn.

De blik van ICT op informatie of beter gegevens wordt bepaald door de systemen, de technische infrastructuur en de applicaties. De proceseigenaar ziet alleen de informatie die van belang is voor zijn werk. Het recordsmanagement 'weet' dat alle informatie bestaat uit inhoud, structuur, gedrag, context en techniek.

Vinden er veranderingen plaats dan wil de eigenaar zo snel mogelijk verder, ICT slaat aan het converteren, upgraden, patchen etc.

Maar de records manager zal steeds moeten bekijken of bij een operatie iets op één van de lagen gaat veranderen én of het de bedoeling is het origineel te wissen. Is dat het geval dan kan er wel eens sprake zijn van vervanging in de zin van de Archiefwet.

Zie ook de onderdelen over de soorten vervanging en de toepassing van de Archiefregeling bij vervanging

Deze verschillende visies zijn op elkaar af te stemmen, vandaar dit schema.

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 25 november 2010 - 12:00am

XML-document

webmaster — Thu, 15 Oct 2015 06:38:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een XML document bestaat uit een een bestand met de eigenlijke inhoud een schema of DTD (document type definition) en stylesheets die de opmaak waaronder het gedrag regelen. Alle bestanden zijn in text-formaat (UTF8)

Informatiebeheer - structuur

Informatie - een conceptueel labyrinth

Een model

Semantische informatie

Object en formule

Achtergrond

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Raamwerk

Een mogelijke indeling (raamwerk)

Inleiding

Structuurplan Informatiebeheer

De organisatie

Informatiebeheer

Procedures en afspraken

Instrumenten

Onderdelen van de organisatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Versiebeheer

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De grenzen van het vak

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Wat is een taxonomie?

De term

Relatie met het vak

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Reproduceren

Informatiemodel:

Thema's en invalshoeken

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Gezichtspunten vervanging

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

XML-document

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: