Informatiebeheer - xml

Preservation metadata

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 19:26:24 +0000

Het begrip

Met dit begrip wordt informatie aangeduid die nodig is voor het beheer, behoud en waarborging van de authenticiteit en betrouwbaarheid van digitale gegevens. Het begrip metadata is in dit verband te definiëren als ‘gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van de verschillende beheershandelingen ’. De bedoeling is dat een digitaal document of bestand tijdens zijn hele leven vergezeld blijft van een set documentaire informatie over de toegankelijkheid, beschikbaarheid, het uitgevoerde beheer en beheershandelingen, duurzaamheid, authenticiteit etc. (een zogenaamde ‘wrapper’). Als het bestand de patient is dan is deze set metadata te beschouwen als het patientendossier. Het dossier blijft tenminste net zo lang bestaan als de patient die het beschrijft leeft en in sommige gevallen nog langer.

Er zijn al veel standaarden beschikbaar. Zo is op het terrein van toegankelijkheid de Dublin Core Metadata Element Set de belangrijkste wereldwijd erkende standaard. Landen als Australië en Nieuw Zeeland hebben deze standaard overgenomen en uitgebreid met een 4-tal eigen elementen.

Het idee is dat voor preservation ook een dergelijke set van kernelementen (Core element set) ontwikkeld kan en moet worden.

Uitwisselbaarheid

Standaardisatie en de mogelijkheid tot uitwisseling van gegevens binnen een organisatie en tussen organisaties, tussen domeinen (bijv. gemeente en provincie) en door de tijd heen zijn de twee centrale componenten. De uitwisseling zou bij voorkeur moeten plaatsvinden zonder menselijke tussenkomst (interoperatibility = uitwisselbaarheid).

Wanneer dergelijke vormen van uitwisseling bestaan zou dat grote mogelijkheden bieden voor het (duurzame) beheer, de toegankelijkheid, beschikbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens, het samenvoegen of splitsen van bestanden (bijvoorbeeld bij organisatiewijziging), conversies en migraties (vervanging in de zin van de Archiefwet) en het overdragen van bestanden naar andere organisaties waaronder de archiefdiensten.

Lagen

Dergelijke vormen van uitwisselbaarheid zijn alleen mogelijk wanneer door organisaties op verschillende informatie-niveaus afspraken over standaardisatie zijn gemaakt. De betrokken niveaus zijn weer te geven als gestapelde lagen. Van boven naar beneden zijn dit :

een beschrijving van het domein in de vorm van modellen, classificatieschema’s en begrippenlijsten (ontologie/taxonomie/thesaurus),
schema’s van de te beheren documenten en bestanden met gebruikmaking van bijvoorbeeld RDF of XML-schema,
het gebruik van talen als XML waarmee coderingstalen zoals RDF beschreven kunnen worden en
de technische protocollen waarmee op machineniveau de uitwisseling kan plaatsvinden (in het bijzonder UNICODE en URI ).

Een dergelijk lagenmodel komt onder de naam layercake voor in het model van het semantisch web dat onder andere door Tim Berners-Lee wordt ontwikkeld.

De huidige ontwikkelingen in beschouwing nemend lijkt het erop dat het informatiebeheer van een overheidsorganisatie met het bepalen van standaarden, de uitwerking van de digitale archieffunctie en de opzet en invoering van een structuurplan informatiebeheer op onderdelen heel langzaam naar dit model groeit. Deze ontwikkelingen betekenen vanuit het perspectief van de archieffunctie een extra argument voor de introductie van modellen en methodes waarop onder andere RMA’s zijn gebaseerd.

XML

In dit kader prevaleert het gebruik van XML boven het grootschalig toepassen van PDF. Hierbij is wel aan te tekenen dat het enkele feit dat moderne officepakketten bestanden in XML-formaat kunnen opslaan absoluut niet voldoende is om te voldoen aan de eisen van de Regeling geordende en toegankelijke staat.

Om optimaal van XML gebruik te kunnen maken zullen van standaarddocumenten als (besluit)nota’s, brieven, memo’s, rapporten etc. eerst XML-schema’s gemaakt moeten worden. Dit heeft wel enige overeenkomst met het ontwerpen van formulieren en sjablonen in de huisstijl. Voor gemeenten ligt het voor de hand dat gemeenschappelijk aan deze uitdaging gewerkt zal moeten worden. Bijvoorbeeld op dezelde manier waarop de ruim 400 gemeentelijke processen en producten zijn beschreven.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 15 september 2004 - 10:00pm

XML en PDF: Twee standaarden

webmaster — Tue, 02 Feb 2016 22:37:37 +0000

Het Portable Document Format (PDF) en de eXtensible Markup Language (XML) zijn standaarden die genoemd worden in Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Reden genoeg om kort op beide in te gaan en overeenkomsten en verschillen uit te leggen.

Concepten als structuur, inhoud en presentatie spelen bij beide standaarden een belangrijke rol. Het begrip structuur is te vertalen naar het ons bekende archivistische begrip redactionele vorm, de manier waarop de formele kenmerken van een document zijn gerangschikt. De inhoud hoeft geen uitleg. De presentatie is te vertalen naar het archivistische begrip uiterlijke vorm, de verschijningsvorm van een archiefstuk. Het begrip bestandsformaat slaat op de manier waarop gegevens zijn opgeslagen op een gegevensdrager. Dit slaat bijvoorbeeld ook op de gebruikte tekenset. De meeste bestandsformaten zijn conform een bepaalde standaard. Soms defacto door het vele gebruik, soms omdat instituten als de International Organization for Standardization (ISO) er achter staan.

PDF

PDF is een bestandsformaat, waarvan de rechten liggen bij de firma ADOBE. Kenmerk van dit formaat is dat structuur, inhoud en presentatie van een document onlosmakelijk als een geheel met elkaar zijn verbonden. Als middel voor publicatie en uitwisseling is PDF zeer geschikt. Het grote voordeel is dat het bestandsformaat wijd verbreid is. Een van de nadelen is dat het geen open standaard is. De gebruikers zijn voor de ontwikkeling van PDF afhankelijk van de eigenaar. Voor het maken van PDF-bestanden zijn commerciële producten nodig. In de wereld van de 'open source software' zijn wel zogenaamde PDF-generators beschikbaar waarmee documenten in elk willekeurig formaat op relatief eenvoudige wijze zijn ‘af te drukken’ naar PDF. Voor het reproduceren is de gratis 'reader', Acrobat Reader ook een product van ADOBE beschikbaar. Hoewel documenten door het gebruik van PDF gefixeerd lijken zijn ze toch relatief eenvoudig te muteren. Beveiliging is een zwak punt.

XML

XML is geen bestandsformaat maar een open standaard, vastgesteld door het W3 consortium. XML bestaat uit een aantal talen waarmee documenten kunnen worden beschreven en waarmee ze kunnen worden gepresenteerd. XML wordt gebruikt voor gestandaardiseerde gegevensuitwisseling en is ook zeer geschikt voor duurzame bewaring. Een XML document bestaat grofweg uit drie bestanden te weten een XML-schema (voorheen een Document Type Definition (DTD)), het eigenlijke document met de inhoud en een XSL-document. In XML-schema wordt de structuur van het document vastgelegd. Hierin krijgen de verschillende elementen een betekenisvolle naam in de vorm van tags. Het schema bevat de afspraken over de elementen die in een bepaald document thuishoren. Afspraken kunnen gaan over de naamgeving, het al dan niet verplicht stellen van een element, het aangeven of bepaalde elementen meer dan een keer in een document kunnen voorkomen enzovoorts. In een schema kan ook aangegeven worden of een element extra kenmerken krijgt die bijvoorbeeld te gebruiken zijn bij zoekacties.

Een organisatie kan XML-schema’s heel goed gebruiken voor het vastleggen van de vormvereisten voor bijvoorbeeld besluiten, brieven en vergunningen. Binnen ons eigen vakgebied is de Encoded Archival Description (EAD) een voorbeeld van een DTD voor toegangen op archieven. De inhoud van het document komt in een bestand waarbij de tags, de structuurelementen uit het XML-schema, de inhoudselementen omsluiten. Voor de presentatie, de verschijningsvorm is XSL (Extensible Stylesheet Language) beschikbaar. Deze taal bevat de instructies voor de opmaak. De opmaakinstructies betreffen zaken als lettertype, lettergewicht, kleur en plaatsing van de elementen. Met XSL kan de inhoud uitgevoerd worden naar het beeldscherm en naar bestanden in formaten als PDF, HTML, SGML. Uitvoer naar databases of rechtstreeks afdrukken op papier behoren ook tot de mogelijkheden. Een XSL document is zeer geschikt om de huisstijl van een organisatie in op te nemen.

Het bestandsformaat van alle soorten XML-bestanden is de ISO/IEC 10646 standaard. Deze standaard is een tekenset die niet afhankelijk is van één of meer software leveranciers. Omdat het bestandsformaat behoorlijk stabiel is, zijn garanties voor duurzaamheid aanwezig. Verder is het aardige van XML dat veel instelbaar is, mits het maar voldoet aan de algemene XML-syntax. Dit kan ook direct een behoorlijk nadeel zijn. Om XML doeltreffend te kunnen gebruiken kan voor toepassing het beste een soort traject van systeemontwikkeling doorlopen worden, waarbij onderdelen als voorbereiding, analyse voor mogelijk gebruik, implementatie en onderhoud goed geregeld moeten zijn. Bij voorkeur moet de dagelijkse gebruiker niet merken dat XML wordt toegepast. De gebruiker moet bij wijze van spreken nog steeds met de hem of haar vertrouwde tekstverwerker zijn documenten kunnen (op)maken. Opslag en/of eventueel (latere) migratie kan op de achtergrond worden uitgevoerd.
Het gebrek aan ingebouwde beveiliging is een ander nadeel , maar dat viel ook op bij PDF. De integriteit en de authenticiteit van een document zullen bij beide standaarden geregeld moeten worden via een stelsel van autorisaties, controles en eventueel encryptie.

Een eenvoudig DTD

<!--        DTD voor eenvoudige brieven
              datum : 10 september 2002
              Rienk Jonker

een eenvoudige brief kan bestaan uit een adressering,
datum en plaatsgegevens, de tekst en het einde met afsluitende informatie

-->
<!ELEMENT brief (adressering?, datumplaats?, detekst+, einde?)>
<!ELEMENT adressering (#PCDATA)>
<!ELEMENT datumplaats (#PCDATA)>
<!ELEMENT detekst (#PCDATA)>
<!ELEMENT einde (#PCDATA) >

Een XML-document

De inhoud van een heel eenvoudige brief in XML met de tags:

<?xml version="1.0"?>
<!DOCTYPE brief SYSTEM "brief.dtd">
<?xml-stylesheet href="brief.css" type="text/css"?>
<brief>
    <adressering>
        <naam>Redactie Archievenblad </naam>
        <adres>Cruquiusweg 31</adres>
         <postcode>1019 AT<postcode>
         <plaats>Amsterdam</plaats>
    </adressering>
    <datumplaats>
        <datum>9 september 2002</datum>
         <plaats>Winschoten</plaats>
    </datumplaats>
    <detekst>
         <aanhef>Geachte redactie</aanhef>
         <inhoud>Hierbij een kort artikel over PDF en XML</inhoud>
   </detekst>
   <einde>
         <afsluiting>Met vriendelijke groet</afsluiting>
         <ondertekening>Rienk Jonker </ondertekening>
      </einde>
</brief>

Zie ook:

Op de site van het W3 consortium XML in 10 punten (7, eigenlijk...)
Op de site van eDAVID - Expertisecentrum: F. Boudrez, <XML/> en digitaal archiveren, Antwerpen, 2002

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 18 juni 2004 - 7:45pm

Documentontologie

webmaster — Mon, 30 Nov 2015 21:24:29 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een poging om een ontologie van een document samen te stellen. Een document bestaat als informatieobject uit tenminste een vijftal kenmerken of elementen. Te denken valt aan inhoud, structuur, gedrag, context en techniek. Per onderdeel zijn vervolgens weer extra elementen met hun onderlinge relatie te benoemen.

Album:

Levenscyclus:

1.3 Benoemen bestanddeel

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

XML-document

webmaster — Thu, 15 Oct 2015 06:38:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een XML document bestaat uit een een bestand met de eigenlijke inhoud een schema of DTD (document type definition) en stylesheets die de opmaak waaronder het gedrag regelen. Alle bestanden zijn in text-formaat (UTF8)

Informatiebeheer - xml

Preservation metadata

Het begrip

Lagen

XML

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

XML en PDF: Twee standaarden

PDF

XML

Een eenvoudig DTD

Een XML-document

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Documentontologie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

XML-document

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: