Informatiebeheer - selectielijst

Datasets allemaal en voor altijd bewaren? Expertmeeting Bewaarbelangen en Datasets

webmaster — Tue, 04 Sep 2018 21:50:03 +0000

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 4 september 2018 - 11:43pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10218.pdf	352.6 KB
DWHBI_Uitnodigingstekst def3.docx	85.05 KB

Feitelijk vernietigen

webmaster — Sat, 25 Feb 2017 21:43:09 +0000

Zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd.

Proces NEN 15489:

Verwijderen (en overbrengen)

Uitgangspunt:

Goed beheer

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 8

Overig:

Wetboek van Strafrecht art. 361
Wetboek van strafvordering art. 162
Zie ook onderdeel over datalekken
Vernietiging bij overheden moet plaatsvinden op basis van vastgestelde in de Staatscourant gepubliceerde selectielijsten, zie hiervoor
- Site Nationaal Archief over waardering en selectie
- Selectielijsten ter inzage
- Vastgestelde selectielijsten
- Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Grondslag:

Levenscyclus:

3.5 Documenteren

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 4:00pm

Selectielijst

webmaster — Mon, 20 Feb 2017 15:33:13 +0000

Een lijst waarin de archiefbescheiden zijn omschreven van een bepaald overheidsorgaan, waarbij is aangegeven of bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

Uitgangspunt:

Er is overzicht

Het valt aan te tonen

Gegevensbeheer archiefsysteem

Archiefwet:

art. 5 en 9

Archiefbesluit:

art. 2, 3, 4, 5 en 8

Overig:

Bewaarlijst - Een lijst die alleen te bewaren archiefstukken en archiefbestanddelen specificeert, met als uitgangspunt dat de rest vernietigd mag worden.
Vernietigingslijst - Een lijst die uitgaat van de bewaring van alles wat er niet in wordt genoemd.
Proces vaststelling selectielijsten
Site Nationaal Archief over waardering en selectie
Selectielijsten ter inzage
Vastgestelde selectielijsten
Voor een doorzoekbaar overzicht zie Handelingenbank (CAS)

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 februari 2017 - 4:15pm

Externe deskundige

webmaster — Mon, 02 Jan 2017 13:54:26 +0000

Een op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken voor het informatiebeheer aan te stellen functionaris ter ondersteuning van het ontwerpen van een selectielijst. Deze functionaris moet kennis hebben van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. Nadrukkelijk wordt geëist dat deze extern deskundige onafhankelijk is van zijn/haar opdrachtgever.

Proces NEN 15489:

Waarderen

Uitgangspunt:

Zorg voor de juiste mensen

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Verspreide verantwoordelijkheden

Archiefbesluit:

art. 3 lid 1 sub d, art. 3a en Nota van Toelichting

Overig:

Deze figuur is in het proces van vaststelling van selectielijsten opgenomen ter compensatie van het verdwijnen van de Raad van Cultuur (RvC) als adviseur (en toetser) van ontwerpselectielijsten.
Ook wanneer zorgdragers gemeenschappelijk een selectielijst ontwerpen is zij door de individuele zorgdragers aan te stellen. Wanneer zorgdragers in een samenwerkingsverband gemeenschappelijk een externe deskundige aanstellen kan dat door mandatering en ook hier weer op voordracht van de ambtelijke verantwoordelijken.
Alleen voor het ontwerpen van selectielijsten bestaat de verplichting deze deskundige aan het strategisch informatieoverleg (SIO) deel te laten nemen.
Link naar Nota van toelichting
Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'.
Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'.
Het toetsen van de samenhang is voor individuele extern deskundigen een vrijwel onmogelijke opgave. De enige partij die een dergelijke toetsing zou kunnen uitvoeren is het Nationaal Archief.

Grondslag:

Archiefbesluit 1995 (AB95)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 2 januari 2017 - 2:30pm

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

webmaster — Wed, 23 Nov 2016 23:20:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Uitleg

De invoering van de Omgevingswet en het bijbehorende Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) is te beschouwen als een zeer complexe operatie op het terrein van samenwerken tussen organisaties en het delen van informatie over de openbare ruimte. En dat op een schaal die niet eerder is voorgekomen.

Deze 'praatplaat', waarvan de eerste versie op 15 november 2016 getoond is tijdens een bijeenkomst van het Platform Keteninformatisering in Den Haag, is bedoeld om hoewel enigszins kort door de bocht vanuit het leerstuk keteninformatisering een beeld te geven van die complexiteit.

Dit schema bevat van beneden naar boven vier horizontale lagen,

de processen,
het grondvlak,
het ketenniveau en
de ketenpartners.

1) Processen

De processen, hier behoorlijk generiek weergegeven, vinden plaats binnen het werkterrein van de partners op het grondvlak. Dit zijn de processen die te maken hebben met het maken van beleid, vaststellen van plannen, verlenen van vergunningen, advisering, toetsing en handhaving van beleid en als laatste bezwaar en beroep. Dit zijn de processen waar overheden, bedrijven en particulieren elkaar in verschillende rollen treffen.

2) Grondvlak

Het grondvlak is het niveau waar de bronsystemen van de diverse partijen, overheden en semi-overheden met de voor die partijen relevante ruimtelijke en procesinformatie is opgenomen. Dit is de basis van waaruit de gegevens op het ketenniveau samengebracht moet worden. Op dit niveau is vanuit het perspectief van de Archiefwet sprake van zelfstandige zorgdragers die elk zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatie.

3) Ketenniveau

Het ketenniveau is het niveau waarop de ketenpartners die informatie afkomstig uit het grondvlak delen en uitwisselen die nodig is om het ketenprobleem of maatschappelijk probleem op te lossen. De manier waarop dat kan gebeuren is afhankelijk van de onderlinge afspraken, wettelijke vereisten en beschikbare technieken.

Daarbij is rekening te houden op welke manier het eigendom van de informatie is te regelen. Het ingewikkelde is dat op dit niveau ook de formele bekendmaking van besluiten een plek moet krijgen.

Wettelijk gezien moet van elk stukje informatie op elk moment bekend zijn wie daarvan de eigenaar (verantwoordelijke) is, wat de context daarvan is en als gevolg daarvan welk beheer - en bewaarregime van toepassing is. Ook moet van elk stukje informatie op elk moment de betrouwbaarheid, bruikbaarheid en vindbaarheid door die eigenaar gegarandeerd zijn. En elk stukje informatie moet van een zodanige (technische) kwaliteit zijn dat het voortbestaan (duurzame toegankelijkheid) en langdurige bewaring geen probleem is. Daarbij geldt de regel dat alleen die informatie opgenomen in informatieobjecten voor gebruik, handeling of transactie geschikt is wanneer zij voorzien is van een ontstaans- en gebruikscontext.

Is op het grondvlakniveau wel bekend wie de zorgdragers zijn, op het ketenniveau is dat nog vast te stellen. Maar vooralsnog lijkt de minister van Infrastructuur en Milieu het aangewezen bestuursorgaan te zijn.

4) Ketenpartners

Ketenpartners zijn de partijen die op grond van een erkend gemeenschappelijk belang (het dominante ketenprobleem) bereid zijn informatie te delen, uit te wisselen en te gebruiken. Dit zijn in het DSO deels dezelfde partijen die op het grondvlak de bronsystemen onder zich hebben. In dit geval gaat het om veel verschillende overheidsorganisaties die elk hun eigen zorgdragers kennen. Overigens ook organisaties die onderling in een toezichtsverhouding kunnen staan. Alleen is in het geval van het DSO geen sprake van het oplossen van een dominant ketenprobleem of maatschappelijk probleem. De samenwerking wordt bij wet opgelegd, waardoor de vraag welk probleem eigenlijk opgelost wordt niet wordt beantwoord.

Bewaren en vernietigen

Volgens de Archiefwet moet elke zorgdrager beschikken over een eigen selectielijst. Op het niveau van het grondvlak is dat bij vrijwel alle ketenpartners het geval.

Bij het DSO gaat het om een vorm van gemeenschappelijkheid, op ketenniveau. Dat betekent dat ongeacht de herkomst (het grondvlak) ook het totale ketenniveau in de selectielijsten verwerkt moet worden met als doel de eenheid in informatie en de reconstrueerbaarheid van de processen in stand te houden. En dat op een manier dat het doel en wezen van de keten tot uiting komt. Of dat met aanpassing van bestaande lijsten gaat lukken is de vraag. De beste garantie om dat voor elkaar te krijgen is een gemeenschappelijke selectielijst voor dit domein in de vorm van een ketenselectielijst. Om zover te komen zou binnen het DSO nog een apart dominant ketenprobleem te benoemen zijn die te maken heeft met de vereisten van de Archiefwet.

Bijvoorbeeld positief gefomuleerd: alleen een verantwoord gemeenschappelijk bewaar- en vernietigingsbeleid maakt het mogelijk de eenheid van informatie en de reconstructie van processen in een keten gedurende de wettelijke bewaartermijnen te garanderen. Dit doel is alleen te bereiken door samenwerking van alle ketenpartners in hun rol als zorgdrager.

Tussen ketenniveau en grondvlak zal een vorm van afstemming mogelijk moeten zijn waar of het ketenniveau of het grondvlak als bewaarniveau aan te wijzen is. Op het bewaarniveau blijft de samenhang van de informatie ongeacht de herkomst intact, de mogelijkheid tot gebruik, reconstructie, retrospectief raadplegen en natuurlijk de context (ontstaan en gebruik) blijven daar behouden. Op het afstemmingsniveau, het niveau waar de informatie na het verstrijken van nog te bepalen moment, kan worden vernietigd. Aan een kant zou het logisch zijn het ketenniveau als bewaarniveau aan te wijzen, maar dat is afhankelijk van de gekozen technieken. Gaat het op het ketenniveau om een complete afspiegeling van het totaal van het grondvlak dan zou dat niveau een logische keuze zijn. Wordt er op ketenniveau gebruik gemaakt van een verwijsindex met persistent identifiers zal een combinatie van ketenniveau en grondvlak te behouden zijn. Allemaal een kwestie van keuze die alleen te maken is wanneer duidelijk is welke kant het technisch en qua informatiearchitectuur opgaat.

Om een dergelijke afstemming mogelijk te maken zal een gemeenschappelijke ketenselectielijst ontworpen moeten worden, een lijst die betrekking heeft op de informatie op zowel het ketenniveau als op het grondvlak. Een ketenselectielijst is dan te definieren als een gemeenschappelijke selectielijst van alle ketenpartners in een keten die betrekking heeft op zowel de informatie op ketenniveau als op de informatie op het grondvlakniveau met een opsomming van de categorieën archiefbescheiden met hun bewaartermijnen. Deze lijst zal het karakter moeten hebben van een generieke selectielijst, een generiek selectiedocument (GSD) zoals die bij het Rijk worden ingevoerd. Als basis kan deze lijst per ketenpartner gebruikt worden voor de vele verschillende vormen van implementatie van het DSO. De een kan kiezen voor uitwerking naar processen of handelingen, een ander kan kiezen voor inbedding in een zaaktypecatalogus. In feite hoeft de uitwerking niet gestandaardiseerd te zijn mits de uitkomst dat wel is.

Met de komst van een ketenselectielijst kunnen de onderdelen in de huidige lijsten die betrekking hebben op het DSO worden ingetrokken.

Overigens zal ook nog bepaald moeten worden hoelang informatie op het ketenniveau die niet vernietigd wordt op dat niveau direct beschikbaar en toegankelijk moet blijven.

En verder

Omdat hier sprake is van veel organisaties die verschillen in vorm, uit te voeren taken, informatiebehoefte en grootte ligt de valkuil van niveauvergissing op de loer. Met dit begrip wordt aangegeven dat een oplossing die werkt in één organisatie of binnen één proces niet perse zal werken bij andere organisaties of processen. Om een samenwerking in ketens tot een succes te maken is het dan ook nodig dat deelnemende partijen elkaar als gelijkwaardige partner beschouwen.

Gebruikte termen

Afstemmen	De methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie
Analyseniveau	Beschouwingsniveau dat de wisselwerking zichtbaar maakt tussen ketensarnenwerking en de coördinatie ervan. Keteninformatisering maakt onderscheid tussen grondvlak en ketenniveau .
Bewaarniveau	Bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau waar alle informatie en documenten, die nodig zijn om een zaak te kunnen reconstrueren voor hergebruik, verantwoording en bewijs, beschikbaar zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor de context waarin ze zijn opgemaakt en gebruikt . De gegevensverzamelingen die niet tot het bewaarniveau horen en die gelijksoortige of dubbele informatie bevatten worden aangemerkt als hulpadministratie met eigen bewaartermijnen.
Dominant ketenprobleem	Een hardnekkig ketenbreed probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren.
Grondvlak van een keten	Analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat ketenpartners met elkaar samenwerken en waarop interne bronregisters van ketenpartners zich bevinden.
Hulpadministratie	Een registratie met een tijdelijk karakter al dan niet met een eigen gegevensverzameling die dient ter ondersteuning van primaire processen en - registraties.
Keteninformatisering	Leerstuk dat zich bezighoudt met grootschalige informatie-uitwisseling in maatschappelijke ketens. Het omvat: een ketenvisie, met eigen begrippen en theorieën; een toetsingskader voor ketenprojecten en keteninformatiesystemen een sturingskader voor keteninterventies. Het leerstuk richt zich zowel op het grondvlak van de keten als op het ketenniveau. Beschrijvend gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader en van de interventiemodellen van het sturingskader is gericht op het grondvlak van de keten; het toetsende gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader is speciaal op het ketenniveau gericht.
Ketenniveau	Een analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat zich keteninformatiesystemen bevinden. Die keteninformatiesystemen sturen de ketencommunicatie door de keten heen. Voorbeelden van keteninformatiesystemen zijn verwijsregisters en verificatieregisters. Ze worden gemeenschappelijk beheerd, dat wil zeggen onafhankelijk van ketenpartijen, hun directe belangen en van de op een keteninformatiesysteem aangesloten bronregisters.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

Vernietigen, bewaren en datalekken

webmaster — Mon, 16 May 2016 17:09:38 +0000

Inleiding

De invoering van de Wet datalekken per 1-1-2016 heeft tot consequentie dat overheden nog zorgvuldiger met vernietiging van persoonsgegevens om moeten gaan dan ze mogelijkerwijs al deden (of niet). Bij overheden is in dat geval niet alleen rekening te houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), maar ook met de Archiefwet 1995 (AW95). Beschrijft de eerste vooral wat wel en niet mag met persoonsgegevens, de laatste beschrijft in het geval van bewaring en vernietiging van informatie de toe te passen instrumenten, de verantwoordelijkheden en de manier van documenteren.

Aan de hand van stellingen wordt op deze pagina de relatie tussen het onderdeel datalekken van de WBP en de AW95 weergegeven. Beide vullen elkaar mooi aan.

Op deze stellingen volgen de conclusies dat zowel in het geval van bepaalde vormen van vernietiging als van te lange bewaring sprake kan zijn van datalekken. In deze context wordt geen aandacht besteed aan de eventuele meldplicht1. Dat is van geval tot geval te beoordelen.

Doel is te voorkomen dat persoonsgegevens te lang bewaard blijven of wel op niet correct wijze worden vernietigd2.

Stellingen

Vernietigen

Vernietigen van informatie is het zodanig bewerken van informatie dat reconstructie daarvan niet mogelijk is3.
Vernietiging bij organisaties die vallen in het domein van de AW95 is alleen toegestaan wanneer de te vernietigen informatie in een vastgestelde selectielijst is opgenomen4.
Vernietiging is uit te voeren overeenkomstig het Archiefbesluit 1995 (AB95) en de beheersregels van een overheidsorganisatie op basis van de Archiefwet.
1. het AB95 schrijft een verklaring van vernietiging voor5.
2. in de beheersregels zijn de verantwoordelijkheden voor vernietiging vastgelegd.
Vernietiging van informatie is op grond van de AW verplicht6.
Vernietigen van persoonsgegevens is volgens de WBP verplicht op het moment dat de doelbinding is vervallen7.
De Archiefwet wordt ten opzichte van de WBP beschouwd als een speciale wet8.
Archiefwet en WBP vullen elkaar ook deels aan9.
De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een selectielijst is verstreken.
De WBP geeft een aantal uitzonderingen op de verplichting tot vernietiging van persoonsgegevens waaronder historisch, statistisch en wetenschappelijk onderzoek10.
Vernietigen van bepaalde informatie kan op grond van uitzonderingscriteria die zijn opgenomen in een selectielijst achterwege blijven11.
Vernietigen is een vorm van verwerking van gegevens12.
Vernietigen van persoonsgegevens is een verwerking van persoonsgegevens13.
Vernietiging buiten vastgestelde beheersregels en selectielijsten om is illegaal.
Illegale vernietiging is een ambtsmisdrijf14 .
Een datalek is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens15.
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen illegale vernietiging 16 .
Illegale vernietiging van persoonsgegevens is een datalek.

Bewaren

Bewaren van informatie is het op aantoonbare manier beschikbaar houden van informatie gedurende wettelijke bewaartermijnen17.
De te bewaren informatie bevindt zich in een goede, geordende en toegankelijke staat18.
Bewaren vindt plaats tot de wettelijke bewaartermijnen verstreken zijn18.
Bewaren van informatie is een vorm van verwerking van gegevens12.
Bewaren van persoonsgegevens is een vorm van verwerking van persoonsgegevens13.
Bewaring van eigenlijk te vernietigen persoonsgegevens is op grond van een van de uitzonderingscriteria van de selectielijst een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens19.
Te lang bewaren, te weten het bewaren van persoonsgegevens nadat de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken, is een onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens.
Beveiligen en andere organisatorische maatregelen betreffen ook het beschermen van persoonsgegevens tegen te lange bewaring16.
Te lang bewaren van persoonsgegevens is een datalek.

En dus

Zorg dat vernietiging van persoonsgegevens aantoonbaar plaatsvindt
1. op tijd
2. regelmatig / jaarlijks
3. op basis van
  1. een vastgestelde selectielijst20 en
  2. interne procedures en afspraken
4. door daartoe bevoegde functionarissen
Digitale systemen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt moeten beschikken over functionaliteiten voor vernietiging conform de NEN 2082 21 .
Zorg dat vernietiging aantoonbaar is, dus met vastlegging van de nodige documentatie
1. Verklaring van vernietiging conform AB955.
2. Overzicht van vernietigde informatie (bijlage bij de verklaring van vernietiging).

1. WBP, artikel 34a
2. Bijvoorbeeld op basis van intern vastgelegde afspraken, procedures en processen
3. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl), paragraaf 3.25
4. AW95, artikel 5
5. a. b. AB95, artikel 8
6. AW95, artikel 3
7. WBP, artikel 10
8. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. Het lijkt er op dat de Archiefwet ten opzichte van de WBP als bijzondere wet wordt beschouwd. De regel is dat een bijzondere wet boven een algemene wet gaat.
9. WBP Memorie van Toelichting hfd. 5. en hfd. 12. (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-25892-3.html)
10. WBP, artikel 9 lid 3 en 10 lid 2.
11. Archiefbesluit 1995 artikel 5 lid 1 sub e.
12. a. b. Kan gedefinieerd worden in de interne afspraken.
13. a. b. WBP, artikel 1 sub b.
14. Wetboek van Strafrecht, artikel 361 en Wetboek van strafvordering, artikel 162.
15. WBP, artikel 34a en artikel 13.
16. a. b. WBP, artikel 13.
17. Nederlandse Norm NEN-ISO 15489-1(nl); Informatie en documentatie – Archiefbeheer, (ISO 15489-1:2001,IDT), Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2001. Paragraaf 3.14 termen en begrippen.
18. a. b. AW95, artikel 3.
19. Zie bijvoorbeeld de uitzonderingscriteria uit de gemeentelijke selectielijst van 2012.
20. Zie ook grondslag - datalek
21. NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur, Nederlands Normalisatie Instituut, Delft, 2008. (NEN 2082:2008 nl).

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 16 mei 2016 - 7:15pm

Gemeentelijke selectielijst

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 21:02:30 +0000

Vastgesteld

De selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 is op 21 november 2005 vastgesteld. Hiermee is een proces van bijna 13 jaar afgerond.

De lijst is gepubliceerd in de Staatscourant van 20 december 2005, nummer 247. Zij is via de website overheid.nl te raadplegen of te downloaden.

Metadata

Interessant is de categorie 2.11, met het kopje documenting documents.

In het concept van deze lijst stond al een opmerking over de bewaring van archieftoegangen:

Archieftoegangen waarmee de vindplaats van de te bewaren gegevens tot in detail en in samenhang kan worden bepaald
- B

Hieronder zijn bijvoorbeeld post- en dossierregistratiesystemen te plaatsen.

Op advies van de Raad voor Cultuur is aan deze categorie nog een extra toegevoegd

Bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden
- B

Bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden,
- 7 jaar na vervallen van het belang

Dit betreft met name de gegevens die worden vastgelegd op grond artikel, 2, 3, 4 en 9 van de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden1. Hier kan gedacht worden aan het structuurplan informatiebeheer / documentaire structuurplan (DSP). Ook periodiek rapporten van toezichthouders, EDP-audits, audit trails uit RMA's, verklaringen van vervanging archiefbescheiden (conversies) kunnen hier onderdeel van zijn.

De tekst is hieronder in PDF-formaat beschikbaar.

Geactualiseerde versie is per 23 juni 2012 beschikbaar

1. In de huidige Archiefregeling gaat het om de artikelen 17-26

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Grondslag

Bijlage	Grootte
GemLijst2005.pdf	329.28 KB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 8 januari 2006 - 11:00pm

Panopticon - de docu over jouw privacy

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 13:30:50 +0000

”IK HEB NIKS TE VERBERGEN HOOR!!"

Ja, dat zeggen wij Nederlanders opvallend vaak.
Maar klopt dat wel?
Filmmaker Peter Vlemmix gaat op zoek naar de staat van privacy in Nederland.
PANOPTICON is een docu van 60 min, die laat zien hoe en waarom jouw privacy onder druk staat.

Zie http://panopticondefilm.nl/

Wat gedachten van mijn kant

De eerste gedachte is natuurlijk dat de Wet bescherming persoonsgegevens op deze informatie van toepassing is. Dat klopt, alleen overheden hebben daarnaast nog te maken met de Archiefwet ca. die regels geeft over het beheer en bewaring (of wissen) van informatie.

Camerabeelden, registraties, al het soort informatie beschreven in deze documentaire zijn zolang ze van overheidsorganisaties zijn als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 aan te merken. De informatie wordt immers verzameld ten behoeve van de uitvoering van taken en ondersteuning van de (bedrijfsprocessen). Eigenlijk valt bijna 100% van de overheidsinformatie onder deze wet.

Deze wet verplicht onder andere om op grond van bewaar- en vernietigingsbelangen aan te geven wat op termijn met informatie moet gebeuren. Als wettelijk instrument worden hiervoor selectielijsten opgesteld. Selectielijsten zijn documenten waarin wordt aangegeven welke informatie na verloop van een zo kort mogelijke bewaartermijn vernietigd moet worden en welke informatie nooit weg mag.

De vraag is of dit soort informatie in de selectielijsten van de respectievelijke verzamelende overheidsorganisaties zijn opgenomen. De vraag stellen is bijna het antwoord al geven. Uit oogpunt van zorgvuldigheid en transparantie is dat wel aan te raden. Het niet doen is misschien te beschouwen als taakverwaarlozing.

Voordeel is dan dat

openbaar wordt gemeld wat op hopelijk zo kort mogelijke termijn met de informatie gaat gebeuren en
vervolgens (als het goed is) via verklaringen van vernietiging wordt gemeld dat de informatie op geen enkele manier meer is te reconstrueren.

Het openbaar melden gebeurt in de Staatscourant, de verklaringen zijn al dan niet met een beroep op de WOB bij de overheden op te vragen.

Dit soort verplichtingen kennen particuliere organisaties zoals vervoersbedrijven, winkelbedrijven en verzekeringsmaatschappijen laat staan bedrijven als Google etc niet.

Panopticon - de docu over jouw privacy from Peter Vlemmix on Vimeo.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 27 oktober 2012 - 10:30pm

Selectielijsten en vaststelling

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:47:48 +0000

Formeel proces

Vernietigen is een onomkeerbaar proces, Het vernietigen van informatie conform de Archiefwet maakt het vernietigingsproces zowel voor de eigen organisatie als ook voor externen transparant. Op die manier is namelijk aantoonbaar welke informatie is vernietigd, wanneer die informatie is vernietigd, waarom de informatie is vernietigd en dat zij daarom terecht is vernietigd. Redenen waarom de wetgever hoge eisen stelt aan de grondslag, het instrument en de toepassing daarvan.

Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'.

Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. De vaststellingsperiode is nog steeds twintig jaar (Archiefbesluit artikel 2 lid 2). In het geval van gemeenten betekent dat de huidige in 2012 vastgestelde lijst eerst in 2032 vervangen hoeft te worden. De lijst uit 2005 is namelijk volgens het besluit uit 2012 ingetrokken.

Wanneer een zorgdrager voldoet aan de hem opgelegde verplichting om een ontwerp selectielijst te maken zal hij daarbij tenminste de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer bijvoorbeeld in het geval van gemeente een gemeentesecretaris en (indien benoemd) de beheerder van de archiefbewaarplaats moeten betrekken. Op dat moment moet hij ook de extern deskundige aanstellen. De eis is dat deze deskundige als onafhankelijk persoon op geen enkele wijze in een relatie met de opdrachtgever mag zijn. In het geval dat zorgdragers gezamenlijk een ontwerp maken, zoals bij gemeenten, mogen de verantwoordelijke voor het beheer en de beheerder van de archiefbewaarplaats door een enkele collega worden vervangen. In het geval van een extern deskundige zal deze nog steeds door de individuele zorgdragers benoemd moeten worden.

Overigens is het zo dat in dit deel van het gewijzigde Archiefbesluit een strategisch informatieoverleg (SIO) niet wordt genoemd. De naam komt voor in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit. Daaruit kan de conclusie uitgetrokken worden dat het instellen van een SIO niet verplicht is maar wel dringend wordt aangeraden, wat overigens ook door de VNG in 2013 via een ledenbrief is gedaan.

Presentatie

Bijgaande presentatie is gemaakt in verband met een bijeenkomst van collega's van Friese gemeenten in Franeker naar aanleiding van het concept ontwerp gemeentelijke selectielijst 2016 die eind januari 2015 door de VNG voor commentaar aan haar leden is verzonden. In deze presentatie ligt de nadruk op het formele proces.

Wat methode, vorm en inhoud aangaat is deze lijst een complete breuk met haar voorganger de actualisatie uit 2012 (en de voorganger uit 2005). Reden te meer om dit concept voor het ter vaststelling aanbieden aan de minister een aantal aspecten aan de hand van bijvoorbeeld de volgende vragen goed te toetsen:

Is het proces conform de wettelijke vereisten verlopen (van belang ivm de Algemene wet bestuursrecht en de rechtsgrond voor vernietiging)
Voldoet het resultaat aan de vormvereisten van het Archiefbesluit 1995 (art. 2-5)
Zijn de afgegeven mandaten correct
1. Mandaat voor het laten vaststellen van de lijst door de Minister
2. Mandaat namens de deelnemende Colleges voor de aanstelling van de onafhankelijk extern deskundige (Archiefbesluit 1995, art. 3 en 3a)
Is de gekozen vorm van de lijst geschikt om in te zetten in de praktijk
Dekt de lijst alle taken van de organisatie volledig
Is de lijst wat opzet betreft evenwichting
Zijn opgenomen bewaartermijnen en momenten waarop vernietiging plaats moet vinden correct.

Daarbij kan ook de vraag gesteld worden welk doel een selectielijst dient. Is het bedoeld om, zoals de wet eigenlijk ook voorschrijft, een wettelijke basis (grondslag) te bieden voor vernietiging. Of is daarnaast ook het doel dat de lijst als product direct een gestandaardiseerd, in digitale systemen te implementeren instrument is.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
201503006FranekerSite.pptx	6.22 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 9 maart 2015 - 12:00am

Verzameladvies BCA 2007-2008

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:30:07 +0000

Verzameladvies over selectielijsten uit de periode augustus 2007 tot en met december 2008. nummer BCA-2010.05817/1 van 17 juni 2010

Aan de verschijning van het laatste verzameladvies van de Bijzondere Commissie Archieven (BCA) van de Raad voor Cultuur is op zijn zachtst gezegd niet veel aandacht besteed.

In principe geeft de BCA adviezen over individuele selectielijsten. Bij de beoordeling worden in de loop van de tijd algemene zaken gedestilleerd waarop periodiek in verzameladviezen ingegaan wordt. Hier is in 2008 mee begonnen. Deze verzameladviezen worden door de BCA ook gebruikt om meer in algemene zin aandacht te besteden aan actuele aspecten van waardering, selectie en vernietiging.

Zo is in het verzameladvies, dat in juli 2010 op de site van de Raad is gepubliceerd, op de pagina's 9 - 13 de door het Nationaal Archief voorgestelde selectiemethodiek aan de orde geweest. Dit was vooruitlopend op het in juli 2009 aangekondigde en in oktober 2010 ingediende adviesverzoek.

Gezien de recente gebeurtenissen, waarbij de leden van de BCA zich uit de commissie terugtrokken, leek het mij daarom wel aardig de tekst over de selectiemethodiek hieronder op te nemen:

----- uit het advies --------------------

(blz. 9)

4 Vooruitlopend op nieuwe ontwikkelingen...

Kanttekeningen bij de nieuwe setectiemethode

In de brief van de minister van OCW en de staatsecretaris van BZK over de ‘Modernisering informatiehuishouding Rijk’ (7 juli 2009) wordt aangekondigd dat de Raad voor Cultuur om advies zal worden gevraagd over de nieuwe selectiemethode zoals voorgesteld in het rapport

(blz 10)

‘Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingspraktijk’ van de Commissie Waardering en Selectie. Zonder op deze adviesaanvraag te willen vooruitlopen vestigt de Raad nu de aandacht op een aantal ontwikkelingen die, zijns inziens, om snelle en gepaste bijsturing vragen.

In 2007 is het genoemde rapport verschenen. De Commissie Waardering en Selectie had de opdracht gekregen een nieuwe inhoudelijke visie op waardering en selectie uit te werken op basis van het advies van de Raad voor Cultuur ‘Het tekort van het teveel’ (2005) en de kabinetsvisie ‘Informatie op orde’ (2006). Het eindproduct moest een publicatie zijn waarin inzichtelijk werd gemaakt welke selectiedoelen en -criteria gehanteerd kunnen worden en op welke wijze deze in de praktijk kunnen worden toegepast. De nieuwe aanpak moest een oplossing bieden voor de knelpunten op het gebied van selectie: bestaande procedures en regels zijn niet toegesneden op de veranderde digitale omgeving, ministeries hebben hun informatie niet op orde, de verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk belegd, de methodiek en procedures zijn stroperig, er wordt te weinig gedacht in werkprocessen en de procedures voor vaststelling zijn lang en complex.
Na de publicatie van dit rapport heeft het Nationaal Archief een aantal pilots in werking gezet en onderzoek uitgevoerd om de nieuwe methodiek handen en voeten te geven. Er is een aantal artikelen verschenen in het Archievenbiad en er ligt een rapportage van het project Archiefselectie op Orde11.
Het rapport, de artikelen en de rapportage roepen vragen op over haalbaarheid, draagvlak, realiteitszin en nut van deze methodiek. Maar het is nog te vroeg om tot een oordeel te komen en de Raad ziet met veel interesse de eerste resultaten van de pilots tegemoet.

Methodiek wordt in betrekkelijke stilte en beslotenheid uitgewerkt

Na het verschijnen van het rapport hebben zowel het onderzoek als de pilots, net als bij de introductie van de PIVOT-methode, in betrekkelijke stilte en in de beslotenheid van het Nationaal Archief plaatsgevonden. Het verwachte publieke debat is uitgebleven en de kans op inbreng vanuit het veld is hiermee verkleind. Dit alles stelt niet gerust. De snel toenemende digitalisering van de werkprocessen van de overheid maakt dat de scheidslijn tussen administratie en erfgoed, en daarmee samenhangend tussen verantwoordelijkheden en kosten, niet goed meer te trekken is. Deze ontwikkeling waagt daarom om een nauwe samenwerking en afstemming tussen ministeries, projecten op het gebied van e-overheid, andere overheden, Nationaal Archief en andere archiefinstellingen. Door het uitblijven van het publieke debat en bij onvoldoende of ontijdige afstemming is het risico aanwezig dat er straks een volledig uitgewerkte methodiek klaar ligt die, te zeer geleid door erfgoedbelangen, niet alleen onvoldoende aansluit bij de werkwijze en wensen van de ministeries maar ook bij de methoden en technieken die zijn ontwikkeld vanuit de concepten van e-overheid en dienstverlening.

11 Overheidsinformatie waarderen. Voorstel voor een nieuwe systematiek voor waardering en selectie van (digitale) informatie van de rijksoverheid, 7 mei 2009.

(blz. 11)

Een andere reden om de betrokken partijen in een vroeg stadium te betrekken, is dat er van vele actoren een actieve inzet wordt gevraagd. De betrokkenheid van zowel archiefbeheerders als van archiefvormers en van zowel de centrale overheid als de decentrale overheden is van belang om te komen tot een gedragen en werkbare methodiek. Zo wordt er vanuit gegaan dat de regionale-historische centra, streek- en gemeente archiçven zich zullen voegen in deze nieuwe methode en werkwijze. De vraag is echter gerechtvaardigd of het ‘probleem’ zoals dat bij de rijksoverheid wordt gevoeld ook door deze overheden zo wordt ervaren. Zowel provincies als gemeenten hebben immers al jaren een gezamenlijke selectielijst die naar behoren werkt.

Advies

De Raad adviseert om te onderzoeken of alle archiefketenpartners12 inderdaad een gemeenschappelijk probleem hebben, de archiefketenpartners vroegtijdig bij het ontwikkelingsproces te betrekken en hun medewerking zeker te stellen en voorts over de in ontwikkeling zijnde methodiek het publieke debat op te weken en te bevorderen.

Uitdijende hoeveelheid actoren en instrumenten.

Het instrumentarium wordt volgens de opstellers sterk vereenvoudigd. De oude instrumenten, het Rapport Institutioneel Onderzoek, de beleidsterreinen, het Basisselectiedocument op basis van wet- en regelgeving en de zes algemene selectiecriteria verdwijnen. De archiefanalyse en de steekproef blijven in stand en de HMA wordt ‘opgeplust’.
Daarnaast en daarvoor in de plaats komen er nieuwe instrumenten bij: er zijn vier bewaarcriteria geformuleerd om te bepalen of neerslag van archiefvormers enlofactoren behoudenswaardig is. Ook zijn er vijftien criteria opgesteld voor werkprocessen en archiefbescheiden, waarvan drie op basis van representativiteit, vier op basis van bijzonderheid en acht voor werkprocessen die niet integraal worden bewaard. Andere nieuwe instrumenten zijn de generieke waarderingslijst, de op maat gemaakte (generieke) selectielijst en de bewaarbesluìteri,de institutionele verkenningen en de hotspotanalyse. In het afgelopen jaar zijn daar de systeemanalyse, de trendanalyse, de maatschappelijke domeinen en functierollen bijgekomen. Het is de Raad niet duidelijk hoe in dat hele proces zijn toetsende rol - en daarmee die van een onafhankelijke derde partij - wordt gedefinieerd. Als het aan de Commissie Waardering en Selectie ligt, wordt een permanente inspraak voor burgers en belanghebbenden (organisaties) op de voorgenomen waardering, selectie en verwijdering van archiefbescheiden ingevoerd. De ministeries moeten risicoanalyses maken om te bepalen of de minimale bewaarterrnijnen voldoende zijn voor hun proces . Daarnaast moeten incidenten worden geregistreerd.
De Raad is bezorgd dat het oorspronkelijke doel van een vloeiender en eenvoudiger ontwikkeling- en vaststellingsproces uit beeld raakt. Voorkomen moet worden, dat de ene ingewikkelde methodiek wordt vervangen door een andere ingewikkelde methodiek.

12 Hiermee wordt bedoeld: alle betrokkenen bij het opstellen en vaststellen van selectielijsten, zoals ministeries, archiefdiensten, Centrale ArchiefSelectiedienst, Erfgoedirispectie, Raad voor Cultuur etc.

(blz. 12)

Voordelen nieuwe methodiek niet onderbouwd

In de tot nu toe gepubliceerde documenten worden de vele voordelen van deze nieuwe werkwijze genoemd. Zo is er sprake van besparingen bij zowel de overheidsorganen als het Nationaal Archief op kosten van bijvoorbeeld het ontwerp en invoering en procedure. Ook wordt er verwacht dat door de eenduidige interpretatie en herkenbaarheid van de selectiemethodiek de invoering soepel zal verlopen. Deze beweringen zijn echter vooralsnog niet onderbouwd. De aandacht voor de dagelijkse bedrijfsvoering en selectiepraktijk ontbreekt. Er wordt immers niets gezegd over de nieuwe vaststellingsprocedure, hoe een en ander geimplementeerd moet worden, wat de kosten zijn en waar bijvoorbeeld die vermindering van de ambtelijke last nu behaald wordt.

----

Het advies is als volgt te vinden.

De brief is ook aan deze pagina toegevoegd

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
9278.pdf	827.67 KB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 december 2010 - 10:30pm

Informatiebeheer - selectielijst

Datasets allemaal en voor altijd bewaren? Expertmeeting Bewaarbelangen en Datasets

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Feitelijk vernietigen

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Selectielijst

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Externe deskundige

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Vernietigen, bewaren en datalekken

Inleiding

Stellingen

Vernietigen

Bewaren

En dus

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Gemeentelijke selectielijst

Vastgesteld

Metadata

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Panopticon - de docu over jouw privacy

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Selectielijsten en vaststelling

Formeel proces

Presentatie

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Verzameladvies BCA 2007-2008

Verzameladvies over selectielijsten uit de periode augustus 2007 tot en met december 2008. nummer BCA-2010.05817/1 van 17 juni 2010

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: