Informatiebeheer - uitgangspunten

Informatievoorziening en archiefbeheer: (Concepten, grondslagen en relaties

webmaster — Sat, 02 Dec 2017 17:54:58 +0000

Poging uit 1998 om grip te krijgen op de ontwikkelingen. Veel paragrafen liggen aan de basis van de website en mijn informatiemodel.Origineel was in wp6 formaat (WPD).

Jaar:

1998

Datum:

maandag, 20 april 1998

Herkomst:

Gemeentearchief Groningen

Ontwikkelingsstadium:

Concept

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bijlage	Grootte
TOTALNOT.pdf	1.65 MB

Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten

webmaster — Tue, 12 Apr 2016 22:06:21 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 13 april 2016 - 12:00am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
9888.pdf	882.91 KB

Risicomatrix

webmaster — Tue, 12 Apr 2016 06:38:32 +0000

Overzicht van risico's en effecten in het geval van gebrek aan registratie en twijfels aan volledigheid, volgbaarheid en controleerbaarheid van gegevens en/of documenten.

Het gaat dan om risico's die te maken hebben met de volgende belangen

juridisch belang
economisch/financieel belang
administratief belang
privacybelang
maatschappelijk belang
historisch belang

Zie voor een overzicht van deze belangen het referentiekader Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten.

Eerste versies van de matrix zijn opgesteld inhet kader van het project Kaders en Standaarden van het Programma Leeuwarden Digitaal!

Jaar:

2017

Datum:

zaterdag, 2 december 2017

Versie:

Herkomst:

Gemeente Leeuwarden

RefMan:

9722

Ontwikkelingsstadium:

Concept

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Bijlage	Grootte
9722.pdf	1.01 MB

De eischen eener goede registratuur

webmaster — Mon, 28 Mar 2016 15:54:40 +0000

De eischen eener goede registratuur kunnen op do volgende wijze worden omschreven:

a. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan rangschikken en ordenen onverschillig welk stuk (organisatie onafhankelijk van den persoon, onpersoonlijk);

b. Het is wenschelijk, dat, onverschillig wie gemakkelijk kan terugvinden, onverschillig welk stuk;

c. De rangschikking der stukken moet snel kunnen geschieden en het doen van nasporingen mag niet te veel tijd in beslag nemen;

d. Het is wenschelijk, dat snel een dossier kan gevormd worden, door, met het oog op een of ander gezichtspunt, de verschillende stukken, die over verschillende dossiers verspreid zijn, en die op dat gezichtspunt betrekking hebben, bijeen te zamelen;

e. Het is wenschelijk, dat elk stuk kan dragen zijn klassificatie-nummer, zijn nummer van volgorde, en het onderwerp, waaronder het is geklassificeerd, zoodat het gemakkelijk weer op zijn plaats kan worden teruggebracht, indien het daarvan is verwijderd; men dient zulks desnoods aan iemand, die met den inhoud dor stukken niet bekend is, veilig te kunnen toevertrouwen.

f. Het is wenschelijk, dat hetzelfde registratuur-stelsel worde aangenomen door alle administratiën, die met elkander in dienstbetrekking staan. Bij overplaatsing van ambtenaren kan dan de nieuwe ambtenaar gemakkelijk den arbeid van zijn voorganger voortzetten;

g. Het is wenschelijk, dat, bij een moeilijk onderzoek, met een enkelen oogopslag, de geheele verzameling dossiers, die het archief vormen, kan worden overzien;

h. De klassificatie der dossiers moet tot in het oneindige uitzetbaar zijn, en te zijner tijd alle aanvullingen en wijzigingen kunnen ondergaan. Het aantal dossiers groeit voortdurend aan; het is dus van veel belang, dat van af den aanvang een methode worde aangenomen, die latere omwerkingen onnoodig maakt;

i. Het vergelijken van den periodieken inventaris met de daarop vermelde dossiers moet gemakkelijk kunnen geschieden, opdat het verloren raken van dossiers worde voorkomen.

Naar Paul Otlet

Auteur:

Zaalberg

Herkomst:

Het nieuwe registratuurstelsel bij gemeente administratiën, L.J. Veen, Amsterdam, 1908. (blz 7-8)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 11:15pm

Criteria voor kwaliteiten

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:16:05 +0000

Een poging tot indeling van het onderdeel kwaliteit van mijn model:

In het informatiebeheer staat eigenlijk de beantwoording van een aantal vragen centraal

is de informatie op te nemen?
is de informatie te vertrouwen?
is de informatie terug te vinden?
is de informatie langere tijd te bewaren?
is de informatie geschikt voor hergebruik?

Deze vragen hebben betrekking op de volgende aspecten die te vertalen zijn naar kwaliteitseisen

de informatie is van belang
- In dit geval gaat het om de belangen en risico-afwegingen om over informatie te (blijven) beschikken. Er zijn in dat geval criteria nodig om informatie te verwerken en de bewaartermijnen te bepalen
de informatie is betrouwbaar en authentiek
- er zijn voldoende maatregelen genomen om aan te tonen dat de te gebruiken informatie beschikbaar, juist, controleerbaar, volledig interpreteerbaar
- de informatie is dat wat het beweert te zijn, het is onweerlegbaar
de informatie is vindbaar en toegankelijk
- er zijn voldoende kenmerken (metadata) vastgelegd om de toegankelijkheid en vindbaarheid te garanderen
de opslag en bewaring voorzien in het voortbestaan van de informatie en zij is leesbaar
- er zijn maatregelen genomen ten aanzien van de technische omgeving waarbinnen de informatie wordt opgeslagen en bewaard.
hergebruik van de informatie is mogelijk
- er zijn maatregelen genomen waardoor beschikbaarheid en uitwisseling van informatie mogelijk is.

Toevoeging 10/2/2016: zie ook de wat uitvoeriger geformuleerde uitgangspunten op deze site.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 17 augustus 2004 - 8:15am

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

webmaster — Sat, 03 Oct 2015 21:07:59 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een recept

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving lijkt op het eerste gezicht en zeker vanaf de buitenkant moeilijker dan het in feite is.

Waar het om gaat is dat in de voorbereiding het kunnen vernietigen in een digitale omgving de noodzakelijke uitgangspunten al bekend en geformuleerd zijn en ook de juiste ingrediënten aanwezig zijn. Technisch en functioneel moet het natuurlijk wel mogelijk zijn bepaalde handelingen uit te kunnen (laten) voeren. Wanneer dat alles beschikbaar is wordt de uitvoering, het verzamelen en vastleggen van gegevens, het beoordelen van de waarde van de informatie en de uitvoering feitelijke vernietiging relatief eenvoudig. Relatief omdat het bepalen van de echte waarde van informatie veel kennis en inzicht vergt over de organisatie, haar taken en werk en haar rol in de maatschappelijke omgeving allemaal in relatie tot gewoontes, gebeurtenissen en bijzonderheden. En dit is een activiteit die los staat van de toegepaste technieken.

Uitgangspunten

Als eerste zijn uitgangspunten voor het selecteren en vernietigen in een digitale omgeving te formuleren. Deze uitgangspunten zijn niet uniek voor dit onderdeel, maar hebben wel hun uitwerking op de inrichting en architectuur van de informatiehuishouding en de bedrijfs- en beheersprocessen. De uitgangspunten zullen leiden tot het benoemen van functionaliteiten die het proces van waarderen,selecteren en vernietigen feitelijk mogelijk maken.

Hieronder staan een opsomming als voorbeeld.

alle informatie is van waarde, maar niet alles is even belangrijk. Dit betekent dat in het geval van overheden de Archiefwet 1995 op alle informatie betrekking heeft, maar dat deze wet afhankelijk van bewaartermijnen en risico-afwegingen niet perse in alle gevallen even zwaar in te zetten is. Het woord archiefwaardig kan dan ook achterwege worden gelaten of genegeerd.
alle handelingen, werkzaamheden, vergadergremia en ook organisaties en organisatie-onderdelen gedragen zich als een proces. Ze kennen een moment van starten, er wordt informatie verwerkt, er worden resultaten of producten gegenereerd en op een zeker moment is het 'proces' weer afgerond of opgeheven.
Voor processen en projecten spreekt dit vanzelf, maar ook een organisatieonderdeel kent een begin, moment van oprichting en een einde het moment van opheffing. Ook op dat niveau wordt informatie verwerkt en worden resultaten geleverd. Op die manier kan zelfs naar de informatie van de medewerkers in het persoonlijke domein gekeken worden. Ze komen immers in dienst, ze doen hun werk en ze vertrekken weer. De belangrijkste aspecten van deze groepen zijn in de vorm van kenmerken op typeniveau te beschrijven, waaronder de bewaartermijnen.
het bedrijfsproces is het vertrekpunt van de ordeningsstructuur. Het is de basis voor de primaire ordening.
op typeniveau is alle informatie over een proces vastgelegd in een catalogus (zoals een ZTC of een DSP)
de catalogus fungeert als centraal register (overzicht cq kernregistratie) waarin informatie over grondslagen, taken, actoren, het domeinen in de zin van processen, resultaten, de benodigde functionaliteiten, soorten informatie, typen informatieobjecten en toe te passen technieken wordt vastgelegd .
de catalogus levert aan de systemen op procesniveau en eventueel documentniveau informatie in de vorm van parameters die noodzakelijk is om vernietiging (en ook andere handelingen) mogelijk te maken
er mag alleen informatie in digitale systemen worden opgenomen die op typeniveau is beschreven in de catalogus (verweesde informatie is uit den boze)
de bewaartermijn van informatie is afhankelijk van de context waarin zij wordt verwerkt (termijn doelbindig is gelijk aan (wettelijke) bewaartermijn)
het vernietigingsproces is een in de catalogus op te nemen proces
de beslissing tot vernietiging blijft mensenwerk, de uitvoering kan geautomatiseerd plaatsvinden
de digitale systemen zijn functioneel in staat de te vernietigen informatie daadwerkelijk op gecontroleerde manier te vernietigen

Model

Zoals gezegd waardering, selectie en vernietiging in een digitale vereist een grondige voorbereiding. De benodigdheden zijn in het schema modelmatig weergegeven. In dit schema zijn de benodigde ingrediënten als concepten en objecten genoemd en met nummers geïdentificeerd.

De hoofdingrediënten

De belangrijkste ingrediënten zijn een centrale catalogus (10), het werkproces (8), de systemen (11) die het proces ondersteunen en waarin de informatie wordt verwerkt. In de catalogus (10) zijn op typeniveau kenmerken over processen (3) vastgelegd. Functioneel gezien moet deze catalogus (10) de basis zijn voor de uitvoering van een proces (8). Een deel van deze kenmerken worden gebruikt als parameters voor een digitaal systeem (11) dat technisch en functioneel 'weet' wat de betekenis is. Ook beschrijft de catalogus (10) op typeniveau de informatie (12) die in een proces (8) wordt verwerkt bijvoorbeeld de documenttypen.

De overige toe te voegen ingrediënten

Om welke gegevens gaat het dan? Daarvoor kan begonnen worden bij de grondslagen (1) die de basis zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2). Dit geheel wordt vertaald naar een proces (3) op hoofdlijnen. Te gelijkertijd komen er (maatschappelijke) ontwikkelingen en bijzondere gebeurtenissen voor, kort gezegd trends (4) die ook de basis kunnen zijn voor het beleid en de uitvoering daarvan (2).

Over het proces (3) zijn kenmerkende gegevens (5) in de catalogus (10) vast te leggen. Deze hebben betrekking op de grondslag, de taak, de betrokken actoren, het domein waarin de taak wordt uitgevoerd, de mogelijke resultaten, de benodigde functionaliteiten, de soorten informatie, de minimaal voorkomende informatieobjecten en de toe te passen technieken.1

Wanneer gewenst kan aan het proces (3) ook een risiconiveau (6) toegevoegd worden. Ook dit is een kenmerk (5) dat ook in de catalogus (10) opgenomen kan worden. Op die manier kan inzicht verkregen worden in de risicovolle processen.

Waardering inclusief selectie en vernietiging van informatie vindt in principe zoveel mogelijk plaats op procesniveau. De waarderingsbeslissing die haar formele grondslag vindt in een selectielijst (9) wordt ook als kenmerk in de catalogus (10) opgenomen.

Een trend (4) kan als bijzonderheid gevolgen hebben voor de ideeën over de waardering van informatie die een relatie met de trend heeft. In dat geval kan op basis van de uitzonderingscriteria (7) die in een selectielijst (9) worden genoemd de bewaartermijn van vernietigen in permanent bewaren worden veranderd. Ook dit gegeven kan als kenmerk in de catalogus (10) worden opgenomen.

Op basis van de informatie uit de catalogus (10) komen voor de systemen (11) parameters beschikbaar op basis waarvan overzichten kunnen worden gemaakt met informatie over datgene wat voor vernietiging in aanmerking komt, wat betrekking heeft op trends (4). Functioneel moeten de systemen geschikt zijn om na een gegeven opdracht op basis van de parameters de transactie van vernietiging uit te voeren op een manier dat reconstructie niet meer mogelijk is. Van deze vernietiging moet een logverslag beschikbaar blijven als bewijs.

In deze constructie is een selectielijst niet meer dan een formele basis voor vernietiging. Voor de toepassing en vertaling van de lijst naar de informatie die in de uitvoering wordt verwerkt is de catalogus het centrale instrument.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

BurgerServiceCode

webmaster — Thu, 17 Sep 2015 22:32:20 +0000

Levenscyclus:

Trefwoord:

Bestanden:

Bijlage	Grootte
7269.pdf	46.44 KB
burgerlinkwerkschrift-130715101915-phpapp02.pdf	7.47 MB

Informatiebeheer - uitgangspunten

Informatievoorziening en archiefbeheer: (Concepten, grondslagen en relaties

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Informatiebeheer - Belang en uitgangspunten

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Risicomatrix

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De eischen eener goede registratuur

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Criteria voor kwaliteiten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Waarderen, selecteren en vernietigen in een digitale omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

BurgerServiceCode

Levenscyclus:

Trefwoord: