Informatiebeheer - OAIS

Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid

webmaster — Sun, 21 Apr 2019 06:45:48 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 21 april 2019 - 8:41am

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

webmaster — Sun, 21 Apr 2019 06:38:41 +0000

Levenscyclus:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 21 april 2019 - 8:31am

Building a Scalable Data Warehouse with Data Vault 2.0

webmaster — Wed, 14 Jun 2017 21:19:06 +0000

Levenscyclus:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 14 juni 2017 - 11:15pm

Overbrenging in digitale omgeving

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 17:07:02 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een eerste model voor overbrenging van digitale gegevens. Dit model is nog geënt op de layercake van het semantisch web in samenhang met de modellen van OAIS en ED3. Dit schema is de voorganger van schema Uitwisselbaarheid dat uitgaat van negen lagen.

Labels:

Tafelgesprek: Archief is

webmaster — Sat, 26 Sep 2015 12:07:33 +0000

Vergissing

Een van de grote niveauvergissingen die dreigt gemaakt te worden is het idee dat digitaliseren en digitaal werken het automatiseren van de ons bekende papieren werkelijkheid is. Veel van de oplossingen uit het papier leveren schijnoplossingen in de digitale wereld. Om deze vergissing te vermijden zal daarom fundamenteler dan we nu doen de conceptuele basis van ons vak en de bijbehorende terminologie onder de loep genomen moeten worden.

Wat is een archief, wat is archiveren?

En dan kom ik direct bij een tweetal kernbegrippen te weten archief en archiveren. Als organisch geheel is een archief ieder geval niet een contextloze bibliotheek van enkele documenten die het eindresultaat van een zaak betreffen. Maar dan blijft de vraag wat is het wel? En wanneer we al archiveren wat doen we dan eigenlijk?

Naar mijn gevoel hebben wij hiermee als vakgenoten al de nodige moeite mee. De val waar vaak in getrapt wordt vertoont zich in de gedaante van begrippen als archiefwaardig, erfgoed, bewijs en verantwoording. Woorden met soms een haast mystieke lading die, wanneer de goede uitleg ontbreekt, leidt tot verkeerde beelden en interpretaties. Vaak laten we ook nog eens toe dat buitenstaanders vertellen wat een archief is en bestaande concepten opnieuw uitvinden. Wanneer we in zelf in projecten stappen is dat vaak vanuit een 'papieren denkraam'.

Nu geef ik toe dat woorden als archief, archiveren en archiefbescheiden nu niet direct aansprekende woorden zijn. Maar opmerkingen dat de omschrijving van een begrip als archiefbescheiden in de Archiefwet voor de verantwoordelijken wel erg moeilijk te begrijpen is doen zeker niet veel goed. Zeker wanneer dat niet het probleem is maar het probleem eigenlijk ligt bij een bijna laakbaar gebrek aan belangstelling voor en kennis van (het belang van) informatie bij de verantwoordelijken.

Niet veel nieuws onder de zon

Vanwege digitaliseren en digitaal werken heb ik al langere tijd gezocht naar een manier om aan buitenstaanders uit te kunnen leggen wat een archief is. Het woord kent veel verschillende betekenissen die in sterke mate context-afhankelijk zijn. Het woord archiveren probeer ik daarbij zo min mogelijk te gebruiken.Dit heeft geleid tot een tweetal schema's, een tabel en een aangepaste omschrijving van het woord archiveren wanneer ik het toch nodig heb.

In diezelfde schema's heb ik de primaire processen met de werkprocessen, de records management processen uit de NEN 15489, de processen van OAIS (de primaire processen van een archiefbeherende instelling) en de dimensies of functies van het records continuum met elkaar in verband kunnen brengen.

Hiermee kan ik aangeven dat een archief minstens twee fundamenteel verschillende gezichten heeft (Janus) en dat desondanks deze fundamentele verschillen met elkaar verbonden zijn en daarom ook eenvoudig uit te leggen zijn. En dat onder het motto dat er niet veel nieuws onder de zon is.

Het gesprek

Tijdens de KVAN dagen in Amersfoort heb ik hier tijdens de tafelgesprekken aandacht aan besteed. Uit de discussies kwamen voor mij als belangrijkste de volgende twee punten naar voren:

Het was niet duidelijk dat de schema's niet direct een proces weergeven. Vooral het schema "Archief is .. " geeft de aspecten of elementen van de onderdelen van een archief weer. De hoofdelementen zijn de activiteiten die leiden tot de vastlegging van informatie daarover vastgelegd en gefixeerd in informatieobjecten die een onderdeel zijn van de administratie (=archief) van een vormende actor. Het vastleggen en de activiteit zelf zijn de basis voor de context die is opgebouwd uit een belangrijk subjectief onderdeel, te weten de persoonlijke context en afhankelijk van de tijd en plaats andere meer 'objectieve' contexten. Context en activiteit leveren de basis voor de bewaarbelangen die te vertalen zijn in bewaartermijnen voor de informatieobjecten.
Vanuit het proces begint een en ander met de archivalisatie1. Dit is de bewuste of onbewuste keuze om informatie in behandeling te nemen. Een onderdeel van het generieke procesmoment beoordelen dat komt voor het registreren en behandelen. Op dat moment is informatie al vastgelegd in een informatieobject.

Bestanden

De schema's en de tabel die op tafel lagen zijn hier in PDF en PNG beschikbaar. Van deze documenten heb ik ook Engelstalige versies toegevoegd. Het document KVAN15_administreren, bevat een tabel waarin aspecten van archiefvorming en later archiefbeheer zijn verwerkt met gebruikmaking van zowel de NEN 15489 als de OAIS processen inclusief de dimensies van heet records continuum.

Als extra heb ik een presentatie toegevoegd die ik in 2013 bij de Provincie Fryslân heb gehouden over taal en en definities. Dit ging over de omschrijving van de begrippen archief en archiefbescheiden door de jaren heen.

Zie ook de laatste versie van schema Archief is inclusief toeliching.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
20150406Archief is - (EN).png	1.17 MB
20150406Archief is - (EN).pdf	867.31 KB
20150406Archief is - (NL).png	1.17 MB
20150406Archief is - (NL).pdf	813.9 KB
20150603VanAdministratieNaarCollectie.png	61.04 KB
20150406VanAdministratieNaarCollectie_EN.png	61.3 KB
KVAN15_administreren.pdf	407.5 KB
KVAN15_administreren_EN_v2.pdf	535.82 KB
20130613Archief vind je ook op straat.PPTX	7.94 MB

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 5 juni 2015 - 8:15am

Johannes Papritz (1898-1992) und die Entwicklung der Archivwissenschaft nach 1945

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:17:13 +0000

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Van administratie naar collectie

webmaster — Thu, 23 Apr 2015 13:37:45 +0000

Archief?

Eigenlijk kan gesteld worden dat op zich een archief niet bestaat. Het is een conceptueel construct uit een 19e Eeuwse papieren context dat in een zich verder digitaliserende wereld tot verstorende uitgangspunten en aannames leidt. Het is daarom beter in plaats van te spreken over archief, archiefstukken, archiveren en archiefwaardig over administratie, collectie, informatie, bewaren, bewaarbelangen en bewaartermijnen.

Waar het om gaat is het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.

Administratie

Zolang deze informatie nog een rol heeft in processen, projecten of andere activiteiten van een persoon of organisatie is er sprake van een administratie. (RC-fase CREATE).

Deze rol is afgelopen wanneer de voor een persoon of organisatie relevante bewaarbelangen (bijvoorbeeld: verantwoording, bewijs, geheugensteun, economische waarde, etc.) en het belang om de openbaarheid te beperken (bijvoorbeeld: privacy en andere belangen van derden)zijn afgelopen. Een groot deel van die administratie kan daarna de (digitale) prullenbak in. Een klein deel kan vanwege economische, maatschappelijke en culturele belangen interessant genoeg zijn om als collectie in beheer te geven aan een speciaal daarvoor ingerichte instantie, een archiefbeherende instelling. Deze zal dit residu als erfgoed onder de noemer van archief onderdeel maken van haar collecties. (RC-fase CAPTURE)

Grenslijn

Het moment van overbrenging is als ware het ogenblik dat de grens van administratie naar collectie wordt overschreden waardoor beheer, status en gebruik ingrijpend veranderen. Een grens die gepasseerd wordt na verloop van tijd of zelfs op het moment dat het nut voor de administratie is vervallen. Voor de Nederlandse overheid is deze grens vastgelegd in artikel 12 van de Archiefwet 1995. Het kan ook omschreven worden als de transformatie van administratie naar erfgoed.

Als administratie ontstaat het en de informatie wordt verwerkt binnen de primaire processen en valt het onder het records management regiem met zijn normen en standaarden. Tijdens het moment van overdracht en het beheer dat daar op volgt zijn de processen en functies die te herleiden vallen uit het OAIS-model onderdeel van het primaire proces van de beherende instelling. Ook daar heeft het het records management regiem met zijn normen en standaarden een belangrijke rol.

Het gebruik en hergebruik van de informatie is in eerste instantie vooral gericht op de organisatie zelf, haar context en haar directe omgeving. Na overbrenging komt zij als een geheel in een groter verband en kan het met de eigen context in samenhang met andere collectieonderdelen toegankelijk worden gemaakt en beschikbaar blijven voor breder gebruik en hergebruik. (RC fases ORGANIZE en PLURALISE).

Overzicht

	Administreren	Overdragen		Overnemen	Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken
We noemen het	Archief	Overbrengen / overdragen		Archief	Archieven
Maar beter is	Administratie	Overbrengen	Opnemen	Collectie	Collecties
Het is niet	Archiveren
Het is wel	Het tijdens de uitvoering van een proces, project of andere activiteit voor gebruik en hergebruik in bruikbare, vindbare en betrouwbare vorm vastleggen van de verwerkte informatie met bijbehorende context, opgenomen en gefixeerd in informatieobjecten, op een manier dat het gebruik, beheer en voortbestaan daarvan aantoonbaar is verzekerd gedurende de bewaartermijn die recht doet aan de bewaarbelangen.	Formeel en eventueel fysiek overdragen aan de volgende beheerder Onderbrengen in een ander beheerregiem Overdragen met evt. migratie, conversie of emulatie. Dit is afhankelijk van het niveau van uitwisselbaarheid en duurzaamheid		Opnemen, (nader) toegankelijk maken, voorzien in het voortbestaan, beschikbaarstellen voor gebruik en hergebruik
Dimensions records continuum	CREATE	CAPTURE			ORGANISE & PLURALISE
Primair proces	Alle werkprocessen (incl. projecten en andere activiteiten) kanaal beoordelen opnemen behandelen resultaat bewaren	Bewaren	Ingest (vervanging zoals conversie, migratie, emulatie)	OAIS (ISO 14721) Ingest Archival storage Data management Administration Acces Toepassen oa. ISAD(g), ISAAR(cpf), ISDF
Aangevuld met	RM-Processen (Vorming)		RM-Processen (OAIS-administration)
Aangevuld met	identificeren waarderen opnemen registreren classificatie opslag en behandeling toegang volgen verwijderen documenteren	Verwijderen (exporteren en vernietigen. vervangen waaronder conversie, migratie of emulatie) Documenteren (waaronder vastleggen van informatie voor toekomstig beheer)	Opnemen (in quarantaine, check op technische kwaliteit) Documenteren (waaronder informatie vastleggen over proces opnemen en accepteren)	identificeren waarderen opnemen registreren classificatie opslag en behandeling toegang volgen verwijderen documenteren
	Administreren	Overdragen	Overnemen	Beheren, beschikbaar stellen en (her)gebruiken

Zie ook de pagina Archief is ... met de PDF-bijlagen in het Nederlands en in het Engels

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 21 april 2015 - 11:45pm

Informatiebeheer - OAIS

Het OAIS-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)

Levenscyclus:

Trefwoord:

Building a Scalable Data Warehouse with Data Vault 2.0

Levenscyclus:

Overbrenging in digitale omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Tafelgesprek: Archief is

Vergissing

Wat is een archief, wat is archiveren?

Niet veel nieuws onder de zon

Het gesprek

Bestanden

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Johannes Papritz (1898-1992) und die Entwicklung der Archivwissenschaft nach 1945

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Van administratie naar collectie

Archief?

Administratie

Grenslijn

Overzicht

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: