Informatiebeheer - gedragscode

Declaration on archives

webmaster — Sun, 13 Mar 2016 14:20:59 +0000

Archives record decisions, actions and memories. Archives are a unique and irreplaceable heritage passed from one generation to another. Archives are managed from creation to preserve their value and meaning. They are authorative sources of information underpinning accountable and transparent administrative actions. They play an essential role in the development of societies by safeguarding and contributing to individual and community memory. Open access to archives enriches our knowledge of human society, promotes democracy, protects citizens' rights and enhances the quality of life.

Declaration on Archives

Auteur:

Universal Declaration on Archives

Herkomst:

Vastgesteld op 17 september 2010 tijdens jaarlijkse rondetafelconferentie (11-19 september 2010) van de International Council of Archives (ICA) in Oslo

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 20 september 2010 - 9:45am

De wetten van robotica (aanpassing)

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:37:13 +0000

De Nulde wet :
"Een robot mag de mensheid geen kwaad berokkenen, of toelaten dat de mensheid door zijn nalatigheid schade lijdt"

Aanpassing van de eerste wet:
"Een robot mag een mens geen kwaad berokkenen, of toelaten dat een mens door zijn nalatigheid schade lijdt, behalve als dit in strijd is met de Nulde Wet"

Auteur:

Isaac Asimov

Herkomst:

Robots en imperium, Meulenhof, Amsterdam, 1991. (blz 312)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 mei 2011 - 7:15am

De drie wetten van robotica

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 14:44:09 +0000

1 Een robot mag een mens geen letsel berokkenen of, door nalatigheid, toestaan dat een mens letsel overkomt.

2 Een robot moet de opdrachten van mensen gehoorzamen behalve wanneer die in conflict komen met de eerste wet.

3 Een robot moet zijn eigen bestaan zeker stellen zolang dat niet in conflict komt met de eerste en de tweede wet.

Auteur:

Isaac Asimov

Herkomst:

Hennie van der Pluijm, Science Fiction is geen fictie meer; De computer van morgen smaalt om het menselijk verstand, Automatisering Gids 27 april 2001

Informatiemodel:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 mei 2011 - 7:15am

Zwijgen

webmaster — Sat, 27 Feb 2016 14:26:50 +0000

Toen de nazi's de communisten arresteerden heb ik gezwegen; ik was immers geen communist.
Toen ze de sociaaldemocraten gevangenzetten heb ik gezwegen; ik was immers geen sociaaldemocraat.
Toen ze de syndicalisten kwamen halen heb ik gezwegen; ik was immers geen syndicalist.
Toen ze de Joden opsloten heb ik gezwegen; ik was immers geen Jood.
Toen ze de katholieken arresteerden heb ik gezwegen; ik was immers geen katholiek.
Toen ze mij kwamen halen ...was er niemand meer die nog kon protesteren

Auteur:

Martin Niemöller (1892-1984)

Herkomst:

Toen de nazi's de communisten arresteerden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 28 november 2010 - 5:45pm

Integriteit

webmaster — Sat, 27 Feb 2016 14:12:15 +0000

‘Als we willen spreken over wat gedaan kan worden om normvervaging en machtsbederf tegen te gaan, is het goed om ons af te vragen wat eigenlijk van politici, bestuurders en ambtenaren verwacht mag worden.

In abstracto is dat heel eenvoudig. Zij dienen bij de uitoefening van hun taak de daarvoor geldende regels, de wet en ook de beginselen van behoorlijk bestuur in acht te nemen; de grondrechten van de burgers te respecteren.

Er zijn tal van geschreven en ongeschreven regels waaraan politici, bestuurders en ambtenaren moeten voldoen.

Ambtenaren vinden die regels onder meer in hun rechts positieregelingen.

Politici en bestuurders leggen bij de aanvaarding van hun ambt een zuiveringseed af.

Er zijn formeel- wettelijke bepalingen over welke functies niet met hun ambt verenigbaar zijn en er zijn bepalingen over welke handelingen verboden zijn.

Van politici, bestuurders en ambtenaren wordt een hoge moraal, hoge zuiverheid gevraagd.

Zij behoren zich - ook buiten de directe uitoefening van hun ambt - te onthouden van gedragingen die het vertrouwen in een goede uitoefening van hun ambt kunnen schaden.’

Tekst van de speech uit 1992 staat op integriteitoverheid.nl

Auteur:

Ien Dales

Herkomst:

Philip Brouwer, Handleiding voor zuiver overheidshandelen, Binnenlands Bestuur 15-apr-2005

Informatiemodel:

Actor

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 2 juni 2005 - 9:45pm

Archivaris en zijn/haar rol

webmaster — Mon, 22 Feb 2016 16:31:49 +0000

Initially, there is one thing I want to point out: The archivist’s role in the documentation of personal rights is to be an archivist. It is not our job to pretend to be lawyers or social workers. It is not for us to decide whether the documentation we are able to find will be sufficient to get reparation or not. It is neither our role to engage in client counseling. We cannot grant people justice. But we can use our knowledge to locate whatever documentation there is to be found, so that the individuals may have their cases tried at the proper authorities. Our role, then, is to supply documentation and put this into the societal and administrative context. And this role is indeed difficult and challenging.

Auteur:

Gudmund Valderhaug

Herkomst:

Weblog Depotdrengen - The good archivist

Informatiemodel:

Actor

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 22 februari 2016 - 5:30pm

Kosten en kwaliteit

webmaster — Fri, 19 Feb 2016 21:24:39 +0000

Indien de principiële discussie over de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten bepaald wordt door overwegingen inzake de kosten van realisering daarvan, is het bankroet van de discussie over archivistische principes binnen de professie van de archivaris nabij.

Auteur:

Geert-Jan van Bussel en Ferdinand Ektor

Herkomst:

Op zoek naar de herinnering; Verantwoordingssystemen, contentintensieve organisaties en performance ( Stelling 6)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 29 november 2010 - 10:15pm

Universele verklaring over archieven

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:27:11 +0000

Tijdens de Algemene Ledenvergadering van de KVAN op 7 juni in Leeuwarden is de onderstaande Nederlandse vertaling van de Declaration on Archives van de ICA vastgesteld:

Archieven leggen besluiten, handelingen en herinneringen vast. Archieven zijn uniek en onvervangbaar erfgoed, doorgegeven van generatie op generatie. Archieven worden vanaf hun vorming zo beheerd, dat zij hun waarde en betekenis behouden. Zij zijn gezaghebbende bronnen van informatie, die verantwoord en transparant bestuurlijk handelen ondersteunen. Zij spelen een wezenlijke rol in de ontwikkeling van de samenleving door het veilig stellen van en het bijdragen aan individueel en gemeenschappelijk geheugen. Vrije toegang tot archieven verrijkt onze kennis van de samenleving, bevordert democratie, beschermt burgerrechten en verhoogt de kwaliteit van het leven.

Daarom erkennen wij:

Het unieke karakter van archieven als authentieke getuigenis van bestuurlijk, cultureel en intellectueel handelen en als weerspiegeling van de ontwikkeling van samenlevingen;
Het vitale belang van archieven voor de ondersteuning van efficiënte, verantwoorde en transparante bedrijfsvoering, voor de bescherming van burgerrechten, voor de vorming van individueel en collectief geheugen, voor het begrijpen van het verleden en voor het documenteren van het heden om toekomstig handelen te begeleiden;
de verscheidenheid van archieven in het vastleggen van elk gebied van menselijk handelen;
de veelheid van formaten waarmee archieven worden gevormd, inclusief papier, elektronische, audiovisuele en andere typen;
de rol van archivarissen als professioneel opgeleide vakmensen met voortdurende scholing, die hun samenlevingen dienen bij het vormen van archieven en bij selectie, behoud en beschikbaar stellen daarvan;
de gezamenlijke verantwoordelijkheid van iedereen – werknemers en beslissers in de publieke sector, eigenaren of houders van publieke of private archieven, archivarissen en andere informatiespecialisten - voor het beheer van archieven.

Daarom verbinden wij ons om samen te werken zodat:

passend nationaal archiefbeleid en archiefwet- en regelgeving worden aanvaard en uitgevoerd;
het beheer van archieven wordt gewaardeerd en deskundig wordt uitgevoerd door alle instanties, privaat of publiek, die bij de uitvoering van hun taken archieven vormen en gebruiken;
voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor een goed beheer van archieven, inclusief het aanstellen van daartoe opgeleide vakmensen;
archieven zodanig beheerd en bewaard worden dat hun authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid zijn gegarandeerd;
archieven toegankelijk worden gemaakt voor iedereen, met inachtneming van de relevante weten regelgeving en van de rechten van individuen, archiefvormers, eigenaren en gebruikers van archieven;
archieven worden gebruikt om bij te dragen aan de bevordering van verantwoord burgerschap.

Algemene vergadering van de International Council on Archives (ICA), Oslo, Noorwegen, 17 september 2010

En verder:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 12 juli 2011 - 2:15pm

Beroepscode voor archivarissen

webmaster — Mon, 14 Dec 2015 21:53:51 +0000

Onderstaande tekst is een vertaling van de Code of Ethics zoals die in september 1996 is aanvaard door de Internationale Archiefraad.

Inleiding

- Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragregels vast te stellen voor een goede uitoefening van het beroep van archivaris. De code dient om deze regels bij nieuwe leden van de beroepsgroep te introduceren, ervaren archivarissen te herinneren aan hun professionele verantwoordelijkheden en bij het publiek vertrouwen te wekken in het archiefvak.

- Met de term archivaris worden in deze code al degenen aangeduid die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op en het behouden, bewerken en beheren van archieven.

- Instellingen die archivarissen in dienst hebben en archiefdiensten dienen aangemoedigd te worden om beleidslijnen te formuleren en een werkwijze te volgen die het toepassen van deze code vergemakkelijkt.

- De bedoeling van deze code is een ethisch kader te bieden ten behoeve van de leden van de beroepsgroep en niet om specifieke oplossingen te geven voor afzonderlijke problemen.

- De grondbeginselen worden gevolgd door een commentaar; beginselen en commentaar vormen tezamen de beroepscode.

- De werking van de code is afhankelijk van de bereidheid van archiefdiensten en beroepsverenigingen om deze toe te passen. Dat kan door middel van opleidingen en het vaststellen van een procedure om in gevallen van twijfel richting te geven, om onethisch gedrag te onderzoeken en om, zo nodig, sancties toe te passen.

De code

1. De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.

De voornaamste taak van de archivaris bestaat uit het bewaren van de integriteit van de aan hem toevertrouwde archiefbestanden. Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van de archivaris zijn een maatstaf voor zijn vakbekwaamheid.

Hij dient elke druk -van wie of waar dan ook- te weerstaan om gegevens te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.

2. De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

De archivaris dient te handelen volgens de algemeen aanvaarde archivistische principes en praktijk. De archivaris dient zijn plichten en taken te vervullen overeenkomstig de principes van de archivistiek met betrekking tot de archiefvorming, de behandeling en de overbrenging van dynamisch en semi-statisch archief -met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- de selectie en de acquisitie tot permanente bewaring, de beveiliging, de bewaring en conservering en het ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het hem toevertrouwd archief. De archivaris dient de archiefbescheiden op een onpartijdige wijze te selecteren op basis van een grondige kennis van de eisen en van het acquisitiebeleid van de instelling waaraan hij verbonden is. De archivaris zal de voor bewaring geselecteerde archiefbescheiden zo spoedig mogelijk ordenen en beschrijven overeenkomstig de archivistische principes (met name het herkomst- en structuurbeginsel) en de aanvaarde normen. De archivaris dient archief te verwerven in overeenstemming met de doelstellingen en middelen van zijn instelling. Hij zal er niet naar streven archief te verwerven of te aanvaarden wanneer dit de integriteit of het behoud van de documenten in gevaar zou brengen. De archivaris dient ertoe bij te dragen dat deze archiefbescheiden in de meest ge'igende archiefbewaarplaats worden bewaard. De archivaris dient zich co¿peratief op te stellen bij de teruggave van afgedwaalde archieven.

3. De archivaris dient de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.

De archivaris dient er voor te zorgen dat de archivistische waarde van archieven -met inbegrip van elektronische en multimedia archieven- bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad.
Steekproefsgewijze selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldige werkmethoden en criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke, intrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht te worden wanneer niet-openbare archiefbescheiden tijdelijk uit een dossier zijn verwijderd.

4. De archivaris dient de voortdurende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal te garanderen.

Selectie ter bewaring of ter vernietiging door de archivaris dient op de eerste plaats om een essenti'le getuigenis te bewaren van de activiteiten van personen of instellingen die het archief hebben gevormd of de documenten verzameld. Bij de selectie dient ook rekening te worden gehouden met veranderende onderzoeksbehoeften. De archivaris dient zich ervan bewust te zijn dat het verwerven van documenten van twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook mogen zijn, illegale handel in de hand kan werken. De archivaris dient samen te werken met andere archivarissen en met de opsporingsdiensten voor de aanhouding en vervolging van personen die verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.

5. De archivaris dient zijn handelen met het archiefmateriaal te documenteren en in staat te zijn daarvan rekenschap af te leggen.

De archivaris dient goede procedures gedurende de gehele levensloop van archieven te bepleiten en samen te werken met de archiefvormers bij het ontwerpen van nieuwe richtlijnen en informatiebeheers- en archiveringssystemen. De archivaris dient niet alleen ge·nteresseerd te zijn in het verwerven van bestaande archieven, maar ook na te streven dat huidige informatiebeheers- en archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde te bewaren. In onderhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke personen of met eigenaren van archief, dient de archivaris bij zijn beslissingen zorgvuldig rekening te houden met -indien van toepassing-: de bevoegdheid om archief over te dragen, te schenken of te verkopen, de financi'le afspraken, de planning van de bewerking, het reproductiekracht en de voorwaarden voor openbaarheid. Hij dient voortdurend aantekening te houden van alle aanwinsten, conserverings- en archiveringswerkzaamheden.

6. De archivaris dient het gebruik van archieven zo breed mogelijk te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers diensten te verlenen.

De archivaris dient op alle archiefbestanden die hem zijn toevertrouwd de nodige algemene en specifieke toegangen te maken. Hij dient eenieder objectief advies te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een evenwichtig uitgebouwde dienstverlening te verzekeren. De archivaris zal alle redelijke vragen over de door hem bewaarde archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig beantwoorden. Hij zal het optimale gebruik ervan aanmoedigen, rekening houdend met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief, wettelijke bepalingen en reglementen, de rechten van het individu en de afspraken met de schenkers. Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen van de bestanden dienen aan eventuele ge·nteresseerden te worden verklaard en rechtvaardig te worden toegepast. De archivaris dient onredelijke beperkingen van de openbaarheid en het gebruik van archief te ontmoedigen. Hij mag echter duidelijk omschreven beperkingen van bepaalde duur voorstellen of aanvaarden als een voorwaarde voor het verwerven van archief. De archivaris dient alle afspraken die bij de acquisitie werden gemaakt getrouw en onpartijdig na te komen en toe te passen. Bij veranderde omstandigheden dient hij evenwel, in het belang van grotere openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden voor raadpleging te onderhandelen.

7. De archivaris dient zowel de openbaarheid als de privacy te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving.

De archivaris dient er voor te zorgen dat vertrouwelijke gegevens over personen en instellingen, evenals die aangaande de nationale veiligheid, worden beschermd zonder dat informatie wordt vernietigd. Speciale aandacht dient hierbij geschonken aan gegevens op magnetische drager, waar actualisering en wissen een gebruikelijke praktijk zijn. De archivaris dient de persoonlijke levenssfeer van archiefvormers of van personen die in archiefbescheiden worden genoemd te respecteren. Dit geldt in het bijzonder ten aanzien van diegenen die geen zeggenschap hebben gehad over het gebruik of de bestemming van het materiaal.

8. De archivaris dient het speciale vertrouwen dat hem gegeven is te aan te wenden in het algemeen belang en te vermijden dat hij zijn positie gebruikt om zichzelf of anderen onevenredig te bevoordelen.

De archivaris dient zich te onthouden van iedere activiteit die zijn professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden. De archivaris mag uit zijn werk noch financieel, noch enig ander persoonlijk voordeel halen ten koste van instellingen, gebruikers of collega's. De archivaris mag zelf geen archiefbescheiden verzamelen, noch deel hebben aan handel in archiefbescheiden. Hij zal activiteiten vermijden die bij het publiek een vermoeden van belangenverstrengeling zouden kunnen wekken. De archivaris mag de archieven die in zijn instelling worden bewaard voor eigen onderzoek en publicaties gebruiken, op voorwaarde dat dit gebeurt onder dezelfde voorwaarden als voor andere gebruikers. De archivaris zal informatie die hij heeft verkregen door de omgang met niet-openbarea rchiefbestanden niet bekendmaken noch gebruiken. Eigen onderzoek en publicaties mogen geen nadelige invloed hebben op een behoorlijke vervulling van de professionele of administratieve verplichtingen waarvoor hij is aangesteld. Bij gebruik van archiefbescheiden uit de eigen instelling mag de archivaris onuitgegeven onderzoeksresultaten van andere onderzoekers niet gebruiken zonder vooraf de betreffende onderzoeker over zijn bedoelingen te hebben ingelicht. Archivarissen mogen werk van vakgenoten, met inbegrip van studies gebaseerd op in hun instelling bewaarde bescheiden, recenseren en becommentari'ren. De archivaris kan niet toestaan dat personen vreemd aan zijn beroep zich met zijn werk en beroepsverplichtingen inlaten.

9. De archivaris dient professionele deskundigheid na te streven door systematisch en voortdurend zijn archivistische kennis bij te houden en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van zijn onderzoek en ervaring.

De archivaris zal er zich op toeleggen zijn beroepskennis en ervaring te ontwikkelen en bij te dragen tot het bevorderen van de deskundigheid van de beroepsgroep. Hij zal er voor instaan dat diegenen die hij bij hun opleiding of activiteiten begeleidt zodanig zijn toegerust dat ze hun taak op een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren.

10. De archivaris dient het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met leden van de eigen en andere beroepsgroepen.

Archivarissen dienen samenwerking na te streven en conflicten met collega-vakgenoten te vermijden en moeilijkheden op te lossen in overeenstemming met de archivistische normen en de code voor archivarissen. Archivarissen dienen met samen te werken met leden van aanverwante beroepen op basis van wederzijds respect en begrip.

Vertaling: J.A.M.Y.Bos-Rops/ G. Janssens

Januari 1997.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 19 januari 2007 - 8:00pm

Steekproefsgewijze selectie - nu even niet

webmaster — Wed, 09 Dec 2015 22:01:59 +0000

Steekproefsgewijze selectie dreigt in ons vakgebied gemeengoed te worden. Niet alleen wordt in het advies Gewaardeerd verleden hier aandacht aan besteed, ook in selectielijsten is steeds vaker sprake van van het nemen van steekproeven. Het laatste voorbeeld is het BSD Natuurlijke Personen waarin een aantal bestanden voor het nemen van een steekproef in aanmerking komen. Daar blijf ik op ethische en inhoudelijke gronden moeite meehouden.

Het inhoudelijke bezwaar

Eigenlijk zijn steekproeven onderdeel van onderzoeksmethodieken. Onderzoekers kunnen na het formuleren van een onderzoeksvraag of onderzoeksvragen zelf in een steekproef op een bepaalde populatie (de verzameling te onderzoeken objecten, subjecten of gegevens) samen te stellen. Zijn onderzoeksvraag kan hij dan vervolgens op de set loslaten en aan de hand van de antwoorden zijn conclusies en bevindingen vaststellen. Andere onderzoekers kunnen ter verificatie van de resultaten een nieuwe steekproef samenstellen uit die zelfde populatie. Het resultaat van deze steekproef zal in de meeste gevallen een andere zijn dan het resultaat van de eerdere steekproef. Op die manier heeft een onderzoeksresultaat een hoge mate van betrouwbaarheid.

Ik ben de eerste om toe te geven dat ik geen wetenschappelijk onderzoeker ben. Maar uit verhalen die ik hoorde van psychologen van de Rijksuniversiteit Groningen, waar veel aandacht aan onderzoeksmethodologie wordt besteed, heb ik altijd begrepen dat het uit den boze is verschillende onderzoeksvragen op dezelfde steekproef los te laten. Dit komt de betrouwbaarheid van de resultaten niet ten goede.

In het geval van steekproefsgewijze selectie op archieven is er geen sprake van een onderzoeksvraag maar van de wens om de omvang van een bestand beredeneerd te kunnen verkleinen. Dit biedt de mogelijkheid de beheerskosten lager te houden In deze context is het nemen van steekproeven nadrukkelijk een vorm van selectie, op grond van andere principes dan die bij normale selectie worden gehanteerd. De selectie vindt plaats op basis van bijvoorbeeld statistische modellen en rekenkundige reeksen. De selectiecriteria die gebruikt worden bij de samenstelling van de selectielijsten hebben alleen er toe geleid dat een bestand niet in zijn geheel vernietiging of bewaring is aangewezen. Er wordt erkend dat het bestand voor onderzoekers interessante informatie kan bevatten. Tegelijkertijd worden de inspanningen voor beheer en (duurzame) toegankelijkheid als een (te) groot struikelblok ervaren.

Onderzoeksmethodologie is een heel specifiek vakgebied dat volgens mij te weinig aandacht krijgt bij de studies geschiedenis en recht, laat staan dat een archivaris daarvan kennis heeft genomen op de archiefschool. De theoretische onderbouwing voor steekproeven komt uit andere vakgebieden, genoeg reden om het nemen van steekproeven niet over te laten aan alleen archivarissen, historici en juristen. Het uitvoeren van steekproeven door archivarissen of informatiebeheerders als onderdeel van het vernietigingsbeleid is als het samenstellen van datasets door onderzoekers zonder onderzoeksvraag.

De ethische component

Sinds een aantal jaren bestaat er een mooie gedragscode voor archivarissen. Hier staat een tiental do's en don'ts opgesomd. Ik begon mij af te vragen of ik met deze code in de hand nog wat argumenten tegen steekproefsgewijze selectie kon vinden. Vooral de eerste drie zijn in dit licht interessant.

Regel 1: De archivaris dient de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het een betrouwbare getuigenis van het verleden blijft.

Gezien de onmogelijkheid van betrouwbare verificatie en het beschikbaarstellen van een eenmalige steekproef is het zeer de vraag of de integriteit van het archiefmateriaal voldoende is beschermd.

Regel 2. De archivaris dient het archiefmateriaal te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het herkomstbeginsel, de oorspronkelijke verhouding tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

Het nemen van een steekproef is wel een vorm van selectie maar niet op basis van archivistische principes. Is een steekproef te beschouwen als een tijdelijke view op basis van een zoekvraag op een 100% bestand, een steekproefsgewijze selectie is dan een permanente view op een bestand waarvan de rest is vernietigd.

Regel 3. De archivaris dient de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.

In de toelichting bij deze regel wordt gerefereerd aan steekproeven.

"Steekproefsgewijze selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldige werkmethoden en criteria."

Mijn punt is dus of er überhaupt wel voor archivarissen zorgvuldige werkmethoden en criteria vanuit onderzoeksmethodologie te benoemen zijn. Los daarvan zou in het kader van transparantie zo langzamerhand wel een werkmethode en criteria ontwikkeld mogen zijn. Er zijn natuurlijk wel onderzoeken en projecten uitgevoerd en daar is verslag van gedaan. Niet bekend is of onderzoekers deze bestanden als bruikbaar aangemerkt hebben of dat ze ook daadwerkelijk voor onderzoeken gebruikt zijn. Maar een archiefbewaarplaats zou in het kader van criteria van overbrenging die volgen uit de Archiefwet cs. toch ook wel een 'best practice' kunnen krijgen op het terrein steekproefsgewijze selectie.

Ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor een steekproef bestaat ook nog onduidelijkheid, wie bepaalt de criteria, wie voert de steekproef uit en onder wiens verantwoordelijkheid gebeurt dat? Is het de archivaris, de huidige beheerder of een onafhankelijke derde partij? Zelf ben ik altijd van mening geweest dat in ieder geval een archivaris zoveel mogelijk moet vermijden om op de stoel van de onderzoeker te gaan zitten.

De bestanden

Archiefblokken die in aanmerking komen voor steekproefsgewijze selectie zijn meestal series gelijksoortige gegevensverzamelingen gevormd op basis van een uitvoeringstaak die meestal gegevens bevatten waar al dan niet kwantificeerbaar trends en ontwikkelingen te destilleren zijn die betrekking hebben op maatschappelijke problemen, volksgezondheid, leefomstandigheden, leef- en woonomgeving, en dergelijke te halen zijn. Voorbeelden van gelijksoortige gegevens die vermoedelijk wel in aanmerking komen zijn patiëntendossiers, leerlingenkaarten, belastinggegevens, cliëntendossiers, kentekenregistraties en ga maar door. Er zijn natuurlijk meer gelijksoortige series, denk maar aan milieugegevens, bouwdossiers, series handelingen van de Tweede Kamer, series KB's en ga maar door. Los van de andere argumenten waarom deze wel integraal voor bewaring in aanmerking zouden komen kan ook hierop de steekproefsgewijze selectie losgelaten worden, immers hier zijn ook trends en ontwikkelingen uit te halen.

Maar waar trek je de grens, wanneer komt een bestand niet meer voor integrale vernietiging of bewaring in aanmerking. Ik heb het hier niet over de algemene selectiecriteria, maar criteria op basis waarvan bepaald wordt welk bestand voor steekproefsgewijze selectie in aanmerking komt. Deze zijn bij mij niet bekend.

Mogelijke criteria

Het is gelijksoortig - dan moet wel de vraag beantwoord worden wat gelijksoortig is.
Het is omvangrijk - het is qua omvang, bijvoorbeeld aantallen documenten, lengte van de periode, aantallen records geschikt voor kwantificeerbare metingen)
Het bevat geschikte informatie - gegevens over personen, objecten etc. in een bepaalde maatschappelijke context
Het is geschikt voor hergebruik - de set gegevens is betrouwbaar en voor onderzoekers interessant genoeg

Conclusie

De inhoudelijke bezwaren tegen steekproefsgewijze selectie zijn nog groot. Ook lijkt het erop dat steekproefgewijze selectie botst met de beroepscode voor archivarissen. Daarnaast is er te weinig theoretische kennis over onderzoeksmethodologie in ons vakgebied voorhanden. Er zijn wel steekproefprojecten uitgevoerd, maar het is niet bekend of onderzoekers de bestanden die een dergelijke bewerking hebben ondergaan nog als bruikbaar beschouwen. Al met al argumenten om voorlopig niet door te gaan met deze selectiemethode.

Suggesties

Ik zou een onderzoek laten doen naar kosten van vervanging/substitutie van dit soort bestanden en het beheer van het gesubstitueerde resultaat in relatie tot de kosten van het ontwikkelen en nemen van een steekproef en het beheer van het resultaat daarvan. Voordeel is dat dan alle informatie volledig beschikbaar is terwijl de fysiek omvang van het bestand drastisch is afgenomen.

Verder zou mijn voorstel zijn onderzoeksmethodologen (niet persé statistici) uit de wereld van de sociale wetenschappen om advies te vragen over de bestaande ideeën over en de mogelijkheden en onmogelijkheden van steekproeven.

Mijn voorstel is verder bij onderzoekers te informeren of zij reeds bestaande steekproeven als geschikte bronnen voor onderzoek beschouwen.

Is er op een bepaald moment gekozen voor een bepaalde methodiek dan lijkt het mij verstandig dat deze periodiek wordt getoetst op actualiteit en rendement.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 15 december 2007 - 9:45pm

Informatiebeheer - gedragscode

Declaration on archives

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De wetten van robotica (aanpassing)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

De drie wetten van robotica

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Zwijgen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Integriteit

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archivaris en zijn/haar rol

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Kosten en kwaliteit

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Universele verklaring over archieven

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Beroepscode voor archivarissen

Inleiding

De code

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Steekproefsgewijze selectie - nu even niet

Het inhoudelijke bezwaar

De ethische component

De bestanden

Conclusie

Suggesties

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel: