Informatiebeheer - opslag

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

De materialiteit van data

webmaster — Mon, 22 Apr 2019 20:31:53 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een onderschatte realiteit van digitale informatievoorziening is de materialiteit van de ICT. Deze tekst komt op het scherm van een pc, werkstation of mobiel. Zoals die wordt getoond op het scherm is hij niet op een schijf opgeslagen. Tussen scherm en opslag zitten veel schakels1, vaak apparaten met de nodige eigen software voor verwerking van de bitstreams en met een stekker in een stopcontact.2 Tot het moment van presentatie zijn de data ook niet zichtbaar.

Op deze foto een stukje hardware in de vorm van SSD opslag (250gb) op het moederbord. Dus een opslagmedium voor de bits en bytes zonder bewegende delen van waaraf in dit geval de computer wordt opgestart en dat ook veel gegevens bevat, die deels ook als veiligheidskopie ergens in een cloud staat..

..... The first is, that there is a misconception about the non-materiality of the digital. It is a dangerous misconception that we are still endorsing these days. It is dangerous because we are relying so much, and increasingly so, on the digital to record our present and future. It is crucial not to forget that the digital resides somewhere. It is usable according to a particular technology and subject to an enormous amount of risks, like a virus or a wrong click of the mouse. The materiality of digital information is not immediately clear and obvious, as is the case with printed information. The materiality of the digital is more remote and hence less visible. So it is not immediately clear how to take care of the materiality, the physicality of the digital. ....

Floridi, 2017 (bz. 308-309),3

1. Kirschenbaum, M. G., Ovenden R., Redwine G., & Donahue R.
(2010). Digital Forensics and Born-Digital Content in Cultural Heritage Collections.
101.
2. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
3. Glaudemans, A., Jonker R., & Smit F.
(2017). Documents, Archives and Hyperhistorical Societies:; An Interview with Luciano Floridi.

Album:

Levenscyclus:

4.1 Voortbestaan

Informatiemodel:

Labels:

Centrale Archiefselectiedienst (CAS)

webmaster — Mon, 30 Nov 2015 21:36:38 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Hoofdgebouw van de CAS te Winschoten.

Album:

Archiefbeherende instellingen

Levenscyclus:

3.3 Fysiek beheren

Labels:

Vier componenten

webmaster — Fri, 04 Sep 2015 18:57:31 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een (digitale) omgeving bestaat ten alle tijde uit 4 componenten:

Component	Toelichting
Catalogus	Wat is de context, hoe is de inrichting
Presentatie	Wat zie ik, wat heb ik, wat moet ik
Functionaliteiten	Wat kan ik en wat is voor mij mogelijk of niet
Opslag	Waar staat de informatie, waar is zij te vinden

De catalogus staat ook hier centraal als instrument van beschrijving en sturing met bedrijfsregels.