Informatiebeheer - 1.2 Benoemen informatiesysteem

Le livre en connection

webmaster — Wed, 09 Nov 2022 14:00:36 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Schema: Le Livre en connection avec la bibliothèque, le répertoire bibliographique et l'encyclopédie. Les trois bases du réseau mondial de la documentation universelle. 1920

Album:

Mundaneum

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Meer dan slechts een monitor

webmaster — Thu, 18 Nov 2021 16:18:51 +0000

Een monitor is een essentieel onderdeel van de materiële keten tussen een digitaal bestand en de weergave daarvan (representatie, manifestatie). De mate van vertrouwenswaardigheid en integriteit van informatie hangt ook daarvan af.

Herkomst:

Twitter 18/11/2021

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 18 november 2021 - 5:17pm

Geautomatiseerde ketenbesluiten & rechtsbescherming; Een onderzoek naar de praktijkvan geautomatiseerde ketenbesluiten over een financieel belang in relatie tot rechtsbescherming.

webmaster — Wed, 20 Jun 2018 19:10:41 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 20 juni 2018 - 9:04pm

Geen stukken maar zaken

webmaster — Tue, 18 Oct 2016 16:44:03 +0000

Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.

Het wezen van de administratie (het bestuur), haar (zijn) handelingen en organisatie moeten aldus blijken.

Herkomst:

De archiefordening en de Universele Decimale Classificatie (blz. 4-5)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 18 oktober 2016 - 6:45pm

Officiele werkelijkheid

webmaster — Tue, 24 May 2016 20:42:08 +0000

De meest vanzelfsprekende werkelijkheid blijkt een illusie als je haar vergelijkt met de officiële werkelijkheid van de dossiers. De staat stelt overal naast de echte werkelijkheid een bureaucratische werkelijkheid

Auteur:

Karl Marx

Herkomst:

Theo Thomassen, Hoe groot is groot genoeg? Over archieven en proportionaliteit, Amsterdam,2016 (blz. 6)

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 mei 2016 - 10:30pm

Samenwerking en archiefvorming

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 22:11:44 +0000

Inleiding

In steeds meer organisaties wordt gebruik gemaakt van systemen als Sharepoint, Alfresco, O3 spaces of cloudtoepassingen als Google Docs, ZOHO en dergelijke. Stuk voor stuk systemen of omgevingen waarmee collaboration (samenwerken) en delen van bestanden technisch een stuk eenvoudiger wordt. Niet alleen samenwerken en delen van informatie binnen een organisatie, maar ook tussen organisaties.

De vraag die dan opkomt is of dit soort samenwerkingsomgevingen gevolgen hebben voor de manier waarop we moeten kijken naar verantwoordelijkheden, de manier van archiefvorming, de context en het bewaarniveau.

Samenwerken

Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.

Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen.

Context en bewaarbelang

De verzameling gegevens van een samenwerkingsverband, de administratie, het archief of archiefblok, bevat ook de samenhang en context waarin die informatie is gebruikt. Samen met die informatie is de context nodig om de activiteiten van een samenwerkingsverband te kunnen reconstrueren en de informatie te kunnen interpreteren. In die zin is het geheel meer dan de optelsom der delen. Daarnaast beschikt elke deelnemende partij voor eigen doeleinden natuurlijk ook nog over het eigen gedeelte van die informatie. Maar die heeft een andere, een eigen en vaak beperkte context .

Wanneer het onderdeel van de omgeving waarin zich die samenhang bevindt, wordt verwijderd, verdwijnt naast de informatie en documenten ook de context. Dit kan eigenlijk alleen na instemming van de eigenaar van die gegevens.

Afstemming en bewaarniveau

In dit soort omgevingen kan afstemming op niveau van informatie plaats vinden. Dit is een methode waarmee gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar worden vergeleken en waarbij één van deze verzamelingen als bewaarniveau wordt aangemerkt. Op het bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op het onderwerp of taak van toepassing. Op de andere niveaus wordt gekeken welke bewaarbelangen daar nog op van toepassing zijn. Vaak zijn de bewaartermijn van die niveaus behoorlijk korter.

In het geval van samenwerking zijn de informatieverzamelingen van projectgroepen commissies en gremia het bewaarniveau. De informatie die de verschillende deelnemers zelf onder zich hebben kent een eigen bewaartermijn.

Techniek

Het toepassen van technische faciliteiten, digitale samenwerkingsomgevingen als Alfresco, SharePoint, of cloudtoepassingen maakt het samenwerken en delen van informatie behoorlijk eenvoudiger en biedt een hoop extra handige functionaliteiten. Alleen de manier waarop hier informatie- en archieftechnisch tegen aangekeken moet worden is niet anders dan in bijvoorbeeld de analoge papieren omgevingen. Ook in de digitale omgeving is de informatie, al dan niet met bijbehorende papieren documenten, de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gegevens. En ook hier kan afstemming plaatsvinden. De digitale omgeving is 'slechts' het vehikel waarmee de informatie en samenhang in stand kunnen blijven.

Het wordt technisch en organisatorisch wel iets lastiger wanneer de eigenaar van de toepassing niet dezelfde is als de eigenaar van de informatie.

Daarom zijn er altijd inhoudelijke afspraken te maken over de inrichting en structurering, het gebruik en beheer, de verantwoordelijkheden, de toepassing van beheersregels, afstemming en het bepalen van bewaartermijnen voordat een samenwerkingsomgeving ingezet kan worden bij een project, een commissie of een gremium. Afspraken die leiden tot een keuze voor een systeem, een bepaalde duurzame vorm van technische inrichting.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 5 maart 2011 - 10:45pm

Functionaliteiten als verbindende schakel

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 20:17:33 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Functionaliteiten verbinden een activiteit (zaak, project ed), de binnen deze activiteit te verwerken gegevens en informatie en de daarvoor toe te passen technieken. Voorbeelde van functionaliteiten zijn opnemen, zoeken en vinden, raadplegen, bewerken, registreren, verwijderen, kopieëren etc.

Binnen analoge en digitale systemen worden gegevens verwerkt. Zodra deze gegevens middels functionaliteiten een rol krijgen bij een activiteit, worden ze voorzien van context en hebben ze een betekenis. Dat is het moment dat een gegeven informatie is geworden.

Labels:

Niet de inhoud

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:56:29 +0000

Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §37

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 16 juni 2011 - 9:15pm

Niet de code maar de systematiek

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:53:31 +0000

De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen.

Auteur:

J. Lakeman

Herkomst:

Het praktijksysteem der Nederlandsche registratuur ter dienste van de gemeente-administratie

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 3 juni 2011 - 12:00am

Registratuur als puzzle

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:26:20 +0000

.. .. Het is alsof men elke dag een zakvol stukjes van verschillende legpuzzles door elkaar krijgt en ze in elkaar moet passen zonder dat men kan wachten tot de zekerheid bestaat dat de stukjes van één of meer puzzles compleet zijn - als ze tenrninste ooit compleet raken. .. ..

Auteur:

ir J. E. Holmstrom

Herkomst:

J. Pieterse, Is centralisatie van de registratuur gewenst?, Nederlands Instituut voor Documentatie en Registratuur, Den Haag, 1949. (blz. 11)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 24 augustus 2010 - 7:00am

Informatiebeheer - 1.2 Benoemen informatiesysteem

Le livre en connection

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Meer dan slechts een monitor

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Geautomatiseerde ketenbesluiten & rechtsbescherming; Een onderzoek naar de praktijkvan geautomatiseerde ketenbesluiten over een financieel belang in relatie tot rechtsbescherming.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Geen stukken maar zaken

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Officiele werkelijkheid

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Samenwerking en archiefvorming

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Functionaliteiten als verbindende schakel

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Niet de inhoud

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Niet de code maar de systematiek

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Registratuur als puzzle

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: