Informatiebeheer - handeling

Het archief is dood, leve het archief!

webmaster — Mon, 29 Jan 2018 21:55:35 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

maandag, 29 januari 2018 - 10:49pm

A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information

webmaster — Wed, 13 Dec 2017 00:02:03 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 1 december 2017 - 9:42pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
Archives_in_Liquid_Times_Jonker.pdf	5.11 MB

Information model - Three elements - EN - version 2

webmaster — Thu, 27 Apr 2017 19:28:25 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

A piece of Semantic Information (SI) consists of three constant elements

a context (C),
an activity (A) and
an information object (Io)

SI is not self contained communicates through inbound and outbound connectors with other pieces of SI.

The contect (C) defines the activity (A) and the information object (Io).
An information object (Io) is part of a activity (A) whithin a context (C)
An activity (A) uses an information object (Io) whitin a context (C)

Schema is onderdeel van / Scheme is part of

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,

In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Zie ook de pagina's

Informatiemodel - De drie elementen - NL versie 1 (preceding first Dutch version without connectors)
Informatie - een conceptueel labyrinth
Semantic information
Informatiemodel - Context
Record vs semantic information
Records Management Communicatiemodel

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Stekkerdoos

webmaster — Tue, 14 Mar 2017 01:34:56 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Dit lijkt op een soort wereldstekker, centraal het proces, project of activiteit waarin informatie wordt verwerkt, Er om heen de plekken waar informatie in komt (O) en weer uitgaat (Z).

Per proces, project of andere activiteit is altijd sprake van

Een context in de vorm van informatie over
1. grondslag,
2. taak,
3. actoren,
4. domein,
5. resultaat,
6. functionaliteit,
7. informatie,
8. informatieobject en
9. techniek.
De verwerkte of te verwerken informatie in de vorm van informatieobjecten met
1. een inhoud
2. structuur
3. (objectspecifieke) context,
4. gedrag,
5. techniek voor
  1. weergave (en gedrag),
  2. verwerking en
  3. opslag
Handelingen die leiden tot het verwerken van informatie binnen de gegeven context waaronder
1. Creëren, verrijken, wijzigen en bewaren) en
2. Zenden en ontvangen van informatie(objecten)
  1. Zenden (Z) = beschikbaarstellen, sturen
  2. Ontvangen (O) = ophalen, overnemen, opnemen

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel - Context in lagen

webmaster — Wed, 08 Mar 2017 07:20:48 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
Om welke activiteit gaat het precies
Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
Welke resultaten horen bii de activiteit
Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. Het is onderdeel van het Leeuwarder informatiemodel (LIM) uit mijn essay A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.1

Gebruik

De negen elementen bevatten de kern van de aandachtsgebieden van een archivaris in welke rol dan ook, als records manager, als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder. Het voordeel van een dergelijk model is dat de aandachtsgebieden in een logische samenhang zijn gebracht. Dat levert inzicht, overzicht en als gevolg daarvan is grip op het informatie- en archiefbeheer binnen handbereik. Als model bevat het de context en het referentiekader van die voor die rollen en kan gebruikt worden bij diverse onderdelen, kwesties, vragen, op te stellen beleid en dergelijke. Hieronder staan in willekeurige volgorde wat voorbeelden.

Het is te gebuiken

bij de waardering van informatie verwerkt in een proces, project of andere activiteit,
bij advisering over informatiearchitectuur, ict-architectuur, informatiebeveiliging, ict-projecten, kwesties rond privacy, business cases en dergelijke
bij het opzetten van een metagegevensschema
bij het ondersteunen van het zaakgericht werken
bij het opzetten en vullen van een overzicht en centrale catalogus (waar een ztc onderdeel van is)
met toepassing van het negenvlaksmodel om de rol van een archivaris te bepalen als records manager en als beheerder van een archiefbewaarplaats
bij het bepalen van de benodigde competenties en kennis van een archivaris
bij de beoordeling of er sprake is van vervanging, conversie, migratie
als een hulpmiddel bij het opzetten van
1. een recordsmanagement architectuur (ImRec)
2. een archiefarchitectuur (ArchRec)
bij het opzetten van een checklist voor het wijzigingsproces (BISL)
bij risicowaardering
bij samenwerken in ketens (procesketen en keteninformatisering)
bij het delen van kennis
bij toetsing en handhaving

Semantische relatie

Een grondslag is de basis voor een activiteit
Een activiteit, soms ook wel handeling genoemd, wordt uitgevoerd door een of meer actoren
Een actor voert de activiteit uit in de vorm van een proces of andere activiteit, het domein
Het domein levert een resultaat (of niet)
Vanuit het domein wordt gebruikmakend van functionaliteiten informatie verwerkt
Deze informatie is opgenomen in informatieobjecten
De informatieobjecten worden in standgehouden door analoge of digitalen technieken

De elementen op een rij

In onderstaande tabel zijn de elementen toegelicht.

Onderdeel	Betekenis	Rollen	Opmerkingen
1) Grondslag (waarom)	Reden waarom een activiteit (2) wordt uitgevoerd. Dit kan gebeuren op basis van wetgeving of overeenkomst, opdracht of afspraak.	In het geval van overheden de zorgdrager, in andere gevallen bestuurders of de personen zelf.	Dit betreft zowel specifieke grondslagen waar een activiteit op is geënt zoals regelingen die in algemene zin kaderstellend zijn voor de kwaliteiten van het werk en de informatie als andere wat al dan niet formele constructies. Bijvoorbeeld Landelijke wetgeving Provinciale en andere locale regelingen Besluiten en beschikkingen Overeenkomsten/Contracten Opdrachten
2) Activiteit (wat)	Een verzameling gebeurtenissen die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van een actor.	Proceseigenaar	Vaak een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren. Ander woord kan handeling een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden, dat ter vervulling van een bepaalde taak verricht wordt en dat een product oplevert.2
3) Actor (wie)	Organisatie(onderdeel), functionaris, een persoon of een software-agent die een rol heeft of hebben in de activiteit.	Bestuurders, Procesverantwoordelijke(n) Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Uitvoerders/Deelnemers Ketenpartners Hergebruikers Beheerders	Een software-agent is een software dat als service zonder directe menselijke controle of constante supervisie werkzaamheden uitvoert.
4) Domein (hoe)	Proces, project, activiteit, overlegstructuur etc.	Organisatiedomein, procesdomein, projectdomein, vergaderdomein en persoonlijk domein.	Het domein is tevens het primaire aggregatieniveau voor de gegevens
5) Resultaat	Wat levert het domein als resultaten en producten.	Proceseigenaar	Bijvoorbeeld besluiten en beschikkingen zoals vergunningen. Ook weigeringen zijn besluiten Standaard is er altijd sprake van een driertal resultaten 1) verleend (naam afhankelijk van proces etc.), 2) afgebroken / ingetrokken en 3) niet doorgegaan (waaronder geweigerd, verlopen) Afwijkingen zijn natuurlijk altijd mogelijk
6) Functionaliteit (wat is nodig)	De functies die op de bijbehorende informatie kunnen worden uitgevoerd tbv uitvoering van de activiteit	Proceseigenaar	1. Kanaal 2. Beoordelen 3. Registreren (metadata) 4. Opnemen 5. Behandelen 6. Zoeken/ vinden / rapportage genereren 7. Bewaren (vernietigen) 8. Uitwisselen 9. Beschikbaar stellen
7) Informatie / gegevens (welke is nodig)	De informatie of gegevens in algemene zin die worden verwerkt in een domein.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Typering van informatie of gegevens - Persoonsgegevens - Geografische gegevens - Financiële gegevens - Contractgegevens - Objectgegevens - Subjectgegevens
8) Informatieobject (verschijningsvorm)	Type documenten en registers als medium om informatie over te brengen.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Bestaat uit elementen als (1) inhoud, (2) structuur, (3) context, (4) gedrag en (5) techniek. De techniek zorgt voor presentatie, functionaliteiten en opslag van informatie. Documenttypen zijn een nadere typering van informatie-objecten..
9) Techniek (instrumentarium)	Analoge en/of digitale technieken die nodig zijn om de informatie met de benodigde functionaliteiten te kunnen verwerken en het voortbestaan daarvan te kunnen verzekeren.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Beheerders	Applicatie, RDBMS, bestandsformaat, storage, netwerk, apps, servers, computers, depots, archiefkasten, papieren dossiers etc.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. W.D. Kuller, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen; Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid, Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's Gravenhage, 1992. (blz.17)

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Context

Labels:

Informatiemodel - De drie elementen - NL versie 1

webmaster — Mon, 23 May 2016 19:49:22 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Semantische informatie bestaat uit het geheel van Context, Handeling en Informatieobject.

NB! Dit is een niet de actuele versie. Deze heb ik tijdens de KVAN dagen in 2014 in Assen laten zien. De 'outbound' en 'inbound' connectoren ontbreken.De nieuwe actuele versie staat hier

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatie - een conceptueel labyrinth

webmaster — Mon, 23 May 2016 19:39:47 +0000

De inhoud van deze bijdrage is in een iets aangepaste en geactualiseerde vorm opgenomen in het onderstaande Engelstalige essay

The content of this contribution is in adapted and updated form included in the following English-language essay :

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,
In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Een model

Tijdens de afgelopen KVAN-dagen in Assen1 heb ik een informatiemodel gepresenteerd waarvan ik denk dat het algemeen toepasbaar is. (De presentatie is bijgevoegd)

Dit model dat ik eigenlijk al langer toepas, in het begin vooral impliciet de laatste tijd steeds meer expliciet, bestaat uit een drietal centrale bouwstenen die volgens mij gezamenlijk de basis zijn van semantische informatie (SI) als eenheid op bijna atomair niveau.

Semantische informatie

Semantische informatie is een begrip uit de informatiefilosofie. Zij wordt door Floridi omschreven als informatie die meaningful, well formed en truthful is. Deze drie kenmerken zijn heel goed te koppelen aan concepten uit de archivistiek. Zelf zou ik ze willen kenschetsen als betekenisvol, enigszins gestructureerd en betrouwbaar.

Ten aanzien van truthful kan gesteld worden dat een archivaris nooit kan zeggen dat informatie waar of niet waar is. Hij of zij

kan wel aangeven dat aan de integriteit van het informatieobject dat de informatie bevat niet getwijfeld hoeft te worden.

Bouwstenen, actoren en communicatie

De bouwstenen zijn de context (gC), de handeling (gH) en het informatieobject (gI), alle drie in algemene misschien wel universele zin. Het kan daarom gaan om een handeling als benzinetanken (wat ik als voorbeeld heb gebruikt), het kan ook gaan om een proces of een project. Het lastige is dat ik er af en toe woorden gebruik die in deze samenhang net niet de lading dekken, maar dat beschouw ik op dit moment maar als een onvolkomenheid waar wel mee te leven valt.

In dit model staat alleen (semantische) informatie centraal. Actoren komen natuurlijk wel voor maar niet in een aparte rol. In tijd gezien zie ik hem meer als een passant in verschillende rollen. Dit passeren kan toevallig of doelbewust zijn. De rol die hij tijdens het passeren aanneemt is vastgelegd in de context. Hij is met die rol deelnemer in een handeling. Hij kan als deelnemer gebruiker of hergebruiker van de informatie zijn.

Ook apart te noemen is de mogelijkheid tot communiceren en uitwisselen. Ik beschouw elke vorm van communicatie als een zelfstandige handeling. Communicatie en uitwisselen hebben beide een component in zicht die te maken heeft met tijd en tijdverloop. Er zit bijvoorbeeld altijd een moment tussen het zenden van een stukje semantische informatie en het ontvangen, opnemen en verwerken daarvan. Ook is er een ruimtelijk aspect die te maken heeft met de plaats van zenden van semantische informatie en de plaats waar zij wordt ontvangen. Deze zijn vaak niet gelijk.

Object en formule

Een eenheid semantische informatie is te beschouwen als een object dat samengevoegd of gestapeld kan worden met andere eenheden semantische informatie. In die zin is het model objectgeorienteerd.

Het aardige is dat het model in soort formule weer te geven is. De formule is als volgt te lezen. Voor alle semantische informatie geldt dat is opgebouwd uit en context (gC) en informatieobject(en) (gI) en handeling(en) (gH). Ontbreekt een van de drie dan is er geen sprake van semantische informatie.

Achtergrond

Pieter Adriaans, Information, The Stanford Encyclopedia of Philosophy, 2013. Geraadpleegd 8 juni 2014.
Patrick Allo en Bert Baumgaertner ea. The Philosophy of Information; An Introduction, The Pi Research; Network, 2013.
Anthony F. Beavers, A Brief Introduction to the Philosophy of Information, University of Evansville, Philosophy / Cognitive Science, Evansville, Indiana, 2012.
Luciano Floridi, Information: A Very Short Introduction, Oxford University Press, Oxford, 2010
James Gleick, Informatie; Van tamtam tot internet, De Bezige Bij, Amsterdam, 2011. (Engelse titel The Information; A History, a Theory, a Flood.
Viktor Mayer-Schönberger en Kenneth Cukier, De Big data; Hoe de data-explosie al onze vragen gaat beantwoorden, Maven Publishing, Amsterdam, 2013.
The Onlife Manifesto; Being Human in a Hyperconnected Era, versie 8-feb-2013 / Europese Commissie, 2013.

En verder

1. 16 juni 2014

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
Een conceptueel labyrinth v3.pptx	14.56 MB

Datum eerste publicatie:

donderdag, 19 juni 2014 - 12:30am

Semantische informatie

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 20:32:58 +0000

Afbeelding:

Soort:

Screenshot

Voor alle semantische informatie (SI) geldt dat zij alleen bestaat wanneer er tegelijkertijd sprake is van én een Context (gC) én een Handeling (gH) én een Informatieobject (gI)

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Ordening

webmaster — Thu, 07 Apr 2016 22:53:18 +0000

Bij de ordening van een archief houde men in het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het bestuur of zijne ambtenaren ex officio behelzen, het geraamte van het archief vormen.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §20

Informatiemodel:

Functionaliteiten

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 25 januari 2012 - 7:00pm

Archiefstuk

webmaster — Thu, 31 Mar 2016 20:34:49 +0000

Een archiefstuk is een manifestatie van een handeling.

Auteur:

Peter Horsman

Herkomst:

Uitspraak 16 december 2009

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 4 januari 2010 - 8:30am

Informatiebeheer - handeling

Het archief is dood, leve het archief!

Levenscyclus:

Informatiemodel:

A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Information model - Three elements - EN - version 2

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Stekkerdoos

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel - Context in lagen

Basiselementen

Gebruik

Semantische relatie

De elementen op een rij

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel - De drie elementen - NL versie 1

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatie - een conceptueel labyrinth

Een model

Semantische informatie

Object en formule

Achtergrond

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Semantische informatie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Ordening

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiefstuk

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden: