Informatiebeheer - keteninformatisering

Samenwerken en verantwoordelijkheden

webmaster — Mon, 13 Apr 2020 12:30:43 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Inleiding

In overheidsland wordt vaak uit efficiency overwegingen op verschillende beleidsterreinen in gemeenschappelijkheid samengewerkt, informatie gedeeld of taken uitbesteed. De vormen van samenwerking kunnen van bestuursrechtelijke aard zijn gebaseerd op wetgeving, rechtstreeks bij wet zoals de Veiligheidsregio's of op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). In die gevallen is meestal sprake van gemeenschappelijke regelingenn Wat ook veel voorkomt zijn privaatrechtelijke overeenkomsten, contracten en convenanten. Als rechtspersonen ontstaan dan stichtingen, NV's, BV's en CV's. De laatste drie vooral als er sprake is van ruimtelijke planontwikkeling en nieuwbouwprojecten waar overheden en private partijen samenwerken (public private partnership).

Op het terrein van bestuur, financiën, (technische) ICT wordt meestal het nodige wel geregeld. Stiefkind is veelal de aandacht die nodig is voor de wettelijke verantwoordelijkheden voor de informatie die verwerkt wordt of gaat worden. Dat geldt overigens minder voor informatiebeveiliging en privacybescherming, deze liften, vanwege hun hoge actualiteitswaarde, impliciet of expliciet mee bij de ICT component. Achterwege blijft vaak

het invullen van de verantwoordelijkheden voor het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst,
het regulreren van de vernietiging op basis van een geldende selectielijst,
het reguleren van vervanging (inclusief migratie en conversie),
het reguleren van overbrenging van blijvend te bewaren informatie naar een archiefdienst en
het toezicht daarop.

DIt ondanks dat de Archiefwet hier expliciet aandacht aan besteed.1 en er sprake is van de nodige implicaties vanuit de AVG. De hier genoemde onderdelen worden in de wet voorzieningen genoemd.2

Van belang is te weten dat vanuit het perspectief van de Archiefwet slechts één (1) orgaan bestuurlijk verantwoordelijk kan zijn. Bij het aangaan van welke samenwerking dan ook is daarom altijd de vraag te beantwoorden wie als verantwoordelijke aan te wijzen is voor de in de samenwerking verwerkte gegevens. Een antwoord op deze vraag is zeker in het geval van de vele juridische varianten rond samenwerking of uitbesteding van taken en werkzaamheden zonder goede analyse vaak lastig te beantwoorden.

Bij overheden geeft de Archiefwet 1995 wel wat aanknopingspunten. In deze wet wordt onderscheid gemaakt tussen de bestuurlijke verantwoordelijkheid, de archiefwettelijke zorg en het beheer, de uitvoering van het beheer en een aantal ingrijpende vaak onomkeerbare verwerkingen (beheershandelingen). De zorg is gerelateerd aan de wettelijke opdracht voor bestuursorganen om bepaalde nader omschreven taken uit te voeren. De bij deze taken horende informatie valt onder die zorg. Deze zorg valt niet te delegeren. Dus er is altijd een zorgdrager die verantwoordelijk blijft voor de verwerkte informatie ook al is die niet expliciet aangewezen. Impliciet is het zorgdragerschap te achterhalen uit de wetgeving op basis waarvan een taak wordt uitgevoerd. Bij het Rijk gaat deze zorg bij de overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats over van de primair verantwoordelijke minister naar de minister van OCW. In het geval van andere overheden zoals gemeenten, waterschappen en provincies blijft de zorg bij de primaire zorgdrager.

Uitgangspunten schema

Dit schema, dat bedoeld is als praatplaat, geeft de mogelijkheid om uit te leggen hoe de relatie tussen de archiefwettelijke zorgdragers er uit ziet bij hun verschillende vormen van samenwerking of methodes van uitbesteding van taken. Daarvoor gelden een aantal uitgangspunten:

Elke vorm van samenwerking vindt plaats in groepsverband.
Dit kan van tijdelijke aard zijn in het kader van
1. een project, met externen voor het oplossen van een gemeenschappelijk probleem (keteninformatisering), of
2. in het kader van een commissie, of onderzoeksgroep of
3. in de vorm van een meer constante samenwerking al dan niet via procesketens op basis van overeenkomsten (privaatrechtelijk of bestuursrechtelijk) of wetgeving.3
De structuur van de informatiehuishouding van elke organisatievorm is op hoofdlijnen vrijwel altijd hetzelfde (= Konstante). Deze betreft de (inrichting van de eigen) organisatie met de bedrijfsvoering en de taken die de organisatie al dan niet in opdracht uitvoert.4
Wanneer de samenwerkingsvorm een bestuursrechtelijke rechtspersoon is met een eigen bestuur, dan is dit bestuur verantwoordelijk voor haar eigen archief, in de meeste gevallen de onderdelen .07 en .08 van de Basisarchiefcode (BAC). Eigenlijk die informatie die geen relatie heeft met de taken die deze organisatie in opdracht van de samenwerkingspartners uitvoert.Dit betreft meestal het onderdeel -1.van de BAC
De zorg voor de informatie die wordt verwerkt in het kader van de opdracht met alles wat daarbij hoort, zijnde verwerkingen namens de opdrachtgever, blijft bij de opdrachtgever. De beheertaken die daarbij horen mogen wel in mandaat van de opdrachtgever uitgevoerd worden. Wettelijk beschreven verwerkingen zijn alleen dan als rechtmatig te beschouwen wanneer daarvoor een mandaat is afgegeven. .
Delegatie is alleen mogelijk bij wet(geving).

Uitleg schema

In het schema staan een zestal objecten genoemd, deze zijn van links(boven) naar rechts(onder) genummerd.

(1) Entiteit voor samenwerking

Dit is de vorm van samenwerking tussen de deelnemers (4). Dit kan heel breed zijn. De samenwerking kan op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen of als privaatrechtelijke (rechts)vormen zoals stichtingen, naamloze vennootschappen, besloten vennootschappen en dergelijke. Verder zijn er nog andere mogelijkheden via projecten met externen, samenwerking op basis van procesketens of keteninformatisering, privaatrechtelijke overeenkomsten of convenanten waarbij niet een rechtspersoon in het leven wordt geroepen. Al deze samenwerkingsvormen, waarvan sommige echte rechtspersonen kunnen zijn, vallen in dit schema onder het begrip entiteit.

(2) Eigen informatie van de entiteit voor samenwerking/uitbesteding

Dit betreft de informatie die de entiteit verwerkt bij de uitvoering van secundaire ondersteunende processen en bij eigen primaire processen. De secundaire processen, ook wel bedrijfsprocessen genoemd zijn de zogenaamde PIOFACH processen. PIOFACH staat voor Personeel, Informatie, Organisatie, Financien, Automatisering,Communicatie en Huisvesting. Dit zijn volgens de BAC de onderdelen die beginnen met .07 en .08.

(3) Eigen informatie van de deelnemende partijen in de samenwerking of de uitbestedende partijen.

Dit betreft de informatie die bij de uitvoering van de primaire processen in opdracht van de deelnemers wordt verwerkt. Vanuit het perspectief van de AVG blijven de deelnemers de verwerkingsverantwoordelijken en vanuit het perspectief van de Archiefwet zijn zij de respectievelijke zorgdragers. De archiefwettelijke zorg valt niet te delegeren. Om te voorkomen dat de samenwerking in een bureacratisch moeras terecht komt is het aan te raden dat de deelnemers de partij die de rol van de entiteit uitvoert of aanstuurt te machtigen (mandateren) om namens hun verwerkingen als vernietiging en vervanging uit te mogen voeren.

(4) Deelnemers

Dit zijn de organisaties, die via afspraken of overeenkomsten besloten hebben tot samenwerking om bepaalde taken, handelingen of activiteiten in gemeenschappelijk verband uit te voeren of uit te laten voeren.

(5) Taken met informatie in beheer bij de entiteit voor samenwerking of de opdrachtnemer

Dit kunnen allerlei soorten taken etc. zijn. Bijvoorbeeld het uitbesteden van onderdelen van de bedrijfsvoering aan een shared service centre (SSC), het verstrekken van vergunningen, inkomensondersteuning en toezicht en handhaving.

(6) Centrale organisatie of locatie van de organisatie waar de samenwerking is gevestigd.

Elke organisatievorm is aan een locatie gebonden. Dit kan de locatie van een van de deelnemers zijn het kan ook een zlefstandige organisatie met een vestigingslocatie zijn. In gemeenteland worden begrippen als centrumgemeente of zetelgemeente gebruikt. De plaats van vestiging kan een indicatie zijn voor het localiseren van verantwoordelijkheden.

Tussen deelnemers en het onderdeel dat de gedeelde taken uitvoert loopt een verantwoodelijkheidsgrens. Wanneer de verantwoordelijkheden strikt gescheiden zijn mag deze grens niet gepasseerd worden. Wanneer de uitvoerder alleen een mandaat heeft voor de verwerking is de grens vanwege de bestuurlijke verantwoordelijkheid wel te passeren.

1. Archiefwet 1995, artikel 4
2. Archiefwet 1995, artikel 41, Zie ook de pagina Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten
3. Zie voor keteninformatisering en procesketens de pagina Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering
4. Zie ook de pagina Wat is de kern van een archief? Dit vertaald zich in een taxonomie als de Basisarchiefcode naar de de codes
.07 - Algemeen hulpgetal voor openbaar bestuur; administratie. 'Het organisme'
.08 - Algemeen hulpgetal voor personeel
-1 - Taak van de organen

Album:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Labels:

Samenwerken

webmaster — Wed, 28 Dec 2016 16:08:09 +0000

Samenwerken (collaboration) vindt plaats in situaties waar partijen gezamenlijk een activiteit uitvoeren of verantwoordelijk zijn voor een bepaald taakgebied. Een samenwerking kan georganiseerd worden binnen het domein van een dienst, afdeling of team, maar ook tussen afdelingen en teams. Het vindt ook plaats binnen domeinen waar externe partijen bij betrokken zijn, soms zelf in ketens. Meest bekende formele vormen van samenwerken zijn projecten, commissies en gremia. Daarom kan gesteld worden dat er ook project-, commissie- en vergaderdomeinen bestaan.

Uitgangspunt:

Vertrouwelijk behandelen

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

De eigenaar is verantwoordelijk

Reikwijdte verantwoordelijkheden

Verspreide verantwoordelijkheden

Verantwoordelijkheid voor het beheer

Archiefwet:

art. 3, 4

Overig:

Bij samenwerken is in alle gevallen één partij of beter één functionaris aan te wijzen als eigenaar van de informatie. In het geval van commissies en gremia kan dat de voorzitter zijn maar ook de functionaris die het secretariaat voert. De informatie die wordt gegenereerd en verwerkt binnen een samenwerkingsverband is als archiefonderdeel een zelfstandige eenheid met een eigen context. Dit is zolang het nodig is als ook als zodanig in stand te houden. Een projectgroep maar ook een commissie en een gremium zijn te beschouwen als zelfstandige archiefvormers die rekening te houden hebben met de beheersregels van de organisatie waar ze onder vallen.

Zie ook deze pagina over samenwerking en archiefvorming, de pagina's over ketensamenwerking en het onderdeel over organisatieverandering

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 28 december 2016 - 5:00pm

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

webmaster — Wed, 23 Nov 2016 23:20:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Uitleg

De invoering van de Omgevingswet en het bijbehorende Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) is te beschouwen als een zeer complexe operatie op het terrein van samenwerken tussen organisaties en het delen van informatie over de openbare ruimte. En dat op een schaal die niet eerder is voorgekomen.

Deze 'praatplaat', waarvan de eerste versie op 15 november 2016 getoond is tijdens een bijeenkomst van het Platform Keteninformatisering in Den Haag, is bedoeld om hoewel enigszins kort door de bocht vanuit het leerstuk keteninformatisering een beeld te geven van die complexiteit.

Dit schema bevat van beneden naar boven vier horizontale lagen,

de processen,
het grondvlak,
het ketenniveau en
de ketenpartners.

1) Processen

De processen, hier behoorlijk generiek weergegeven, vinden plaats binnen het werkterrein van de partners op het grondvlak. Dit zijn de processen die te maken hebben met het maken van beleid, vaststellen van plannen, verlenen van vergunningen, advisering, toetsing en handhaving van beleid en als laatste bezwaar en beroep. Dit zijn de processen waar overheden, bedrijven en particulieren elkaar in verschillende rollen treffen.

2) Grondvlak

Het grondvlak is het niveau waar de bronsystemen van de diverse partijen, overheden en semi-overheden met de voor die partijen relevante ruimtelijke en procesinformatie is opgenomen. Dit is de basis van waaruit de gegevens op het ketenniveau samengebracht moet worden. Op dit niveau is vanuit het perspectief van de Archiefwet sprake van zelfstandige zorgdragers die elk zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatie.

3) Ketenniveau

Het ketenniveau is het niveau waarop de ketenpartners die informatie afkomstig uit het grondvlak delen en uitwisselen die nodig is om het ketenprobleem of maatschappelijk probleem op te lossen. De manier waarop dat kan gebeuren is afhankelijk van de onderlinge afspraken, wettelijke vereisten en beschikbare technieken.

Daarbij is rekening te houden op welke manier het eigendom van de informatie is te regelen. Het ingewikkelde is dat op dit niveau ook de formele bekendmaking van besluiten een plek moet krijgen.

Wettelijk gezien moet van elk stukje informatie op elk moment bekend zijn wie daarvan de eigenaar (verantwoordelijke) is, wat de context daarvan is en als gevolg daarvan welk beheer - en bewaarregime van toepassing is. Ook moet van elk stukje informatie op elk moment de betrouwbaarheid, bruikbaarheid en vindbaarheid door die eigenaar gegarandeerd zijn. En elk stukje informatie moet van een zodanige (technische) kwaliteit zijn dat het voortbestaan (duurzame toegankelijkheid) en langdurige bewaring geen probleem is. Daarbij geldt de regel dat alleen die informatie opgenomen in informatieobjecten voor gebruik, handeling of transactie geschikt is wanneer zij voorzien is van een ontstaans- en gebruikscontext.

Is op het grondvlakniveau wel bekend wie de zorgdragers zijn, op het ketenniveau is dat nog vast te stellen. Maar vooralsnog lijkt de minister van Infrastructuur en Milieu het aangewezen bestuursorgaan te zijn.

4) Ketenpartners

Ketenpartners zijn de partijen die op grond van een erkend gemeenschappelijk belang (het dominante ketenprobleem) bereid zijn informatie te delen, uit te wisselen en te gebruiken. Dit zijn in het DSO deels dezelfde partijen die op het grondvlak de bronsystemen onder zich hebben. In dit geval gaat het om veel verschillende overheidsorganisaties die elk hun eigen zorgdragers kennen. Overigens ook organisaties die onderling in een toezichtsverhouding kunnen staan. Alleen is in het geval van het DSO geen sprake van het oplossen van een dominant ketenprobleem of maatschappelijk probleem. De samenwerking wordt bij wet opgelegd, waardoor de vraag welk probleem eigenlijk opgelost wordt niet wordt beantwoord.

Bewaren en vernietigen

Volgens de Archiefwet moet elke zorgdrager beschikken over een eigen selectielijst. Op het niveau van het grondvlak is dat bij vrijwel alle ketenpartners het geval.

Bij het DSO gaat het om een vorm van gemeenschappelijkheid, op ketenniveau. Dat betekent dat ongeacht de herkomst (het grondvlak) ook het totale ketenniveau in de selectielijsten verwerkt moet worden met als doel de eenheid in informatie en de reconstrueerbaarheid van de processen in stand te houden. En dat op een manier dat het doel en wezen van de keten tot uiting komt. Of dat met aanpassing van bestaande lijsten gaat lukken is de vraag. De beste garantie om dat voor elkaar te krijgen is een gemeenschappelijke selectielijst voor dit domein in de vorm van een ketenselectielijst. Om zover te komen zou binnen het DSO nog een apart dominant ketenprobleem te benoemen zijn die te maken heeft met de vereisten van de Archiefwet.

Bijvoorbeeld positief gefomuleerd: alleen een verantwoord gemeenschappelijk bewaar- en vernietigingsbeleid maakt het mogelijk de eenheid van informatie en de reconstructie van processen in een keten gedurende de wettelijke bewaartermijnen te garanderen. Dit doel is alleen te bereiken door samenwerking van alle ketenpartners in hun rol als zorgdrager.

Tussen ketenniveau en grondvlak zal een vorm van afstemming mogelijk moeten zijn waar of het ketenniveau of het grondvlak als bewaarniveau aan te wijzen is. Op het bewaarniveau blijft de samenhang van de informatie ongeacht de herkomst intact, de mogelijkheid tot gebruik, reconstructie, retrospectief raadplegen en natuurlijk de context (ontstaan en gebruik) blijven daar behouden. Op het afstemmingsniveau, het niveau waar de informatie na het verstrijken van nog te bepalen moment, kan worden vernietigd. Aan een kant zou het logisch zijn het ketenniveau als bewaarniveau aan te wijzen, maar dat is afhankelijk van de gekozen technieken. Gaat het op het ketenniveau om een complete afspiegeling van het totaal van het grondvlak dan zou dat niveau een logische keuze zijn. Wordt er op ketenniveau gebruik gemaakt van een verwijsindex met persistent identifiers zal een combinatie van ketenniveau en grondvlak te behouden zijn. Allemaal een kwestie van keuze die alleen te maken is wanneer duidelijk is welke kant het technisch en qua informatiearchitectuur opgaat.

Om een dergelijke afstemming mogelijk te maken zal een gemeenschappelijke ketenselectielijst ontworpen moeten worden, een lijst die betrekking heeft op de informatie op zowel het ketenniveau als op het grondvlak. Een ketenselectielijst is dan te definieren als een gemeenschappelijke selectielijst van alle ketenpartners in een keten die betrekking heeft op zowel de informatie op ketenniveau als op de informatie op het grondvlakniveau met een opsomming van de categorieën archiefbescheiden met hun bewaartermijnen. Deze lijst zal het karakter moeten hebben van een generieke selectielijst, een generiek selectiedocument (GSD) zoals die bij het Rijk worden ingevoerd. Als basis kan deze lijst per ketenpartner gebruikt worden voor de vele verschillende vormen van implementatie van het DSO. De een kan kiezen voor uitwerking naar processen of handelingen, een ander kan kiezen voor inbedding in een zaaktypecatalogus. In feite hoeft de uitwerking niet gestandaardiseerd te zijn mits de uitkomst dat wel is.

Met de komst van een ketenselectielijst kunnen de onderdelen in de huidige lijsten die betrekking hebben op het DSO worden ingetrokken.

Overigens zal ook nog bepaald moeten worden hoelang informatie op het ketenniveau die niet vernietigd wordt op dat niveau direct beschikbaar en toegankelijk moet blijven.

En verder

Omdat hier sprake is van veel organisaties die verschillen in vorm, uit te voeren taken, informatiebehoefte en grootte ligt de valkuil van niveauvergissing op de loer. Met dit begrip wordt aangegeven dat een oplossing die werkt in één organisatie of binnen één proces niet perse zal werken bij andere organisaties of processen. Om een samenwerking in ketens tot een succes te maken is het dan ook nodig dat deelnemende partijen elkaar als gelijkwaardige partner beschouwen.

Gebruikte termen

Afstemmen	De methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie
Analyseniveau	Beschouwingsniveau dat de wisselwerking zichtbaar maakt tussen ketensarnenwerking en de coördinatie ervan. Keteninformatisering maakt onderscheid tussen grondvlak en ketenniveau .
Bewaarniveau	Bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau waar alle informatie en documenten, die nodig zijn om een zaak te kunnen reconstrueren voor hergebruik, verantwoording en bewijs, beschikbaar zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor de context waarin ze zijn opgemaakt en gebruikt . De gegevensverzamelingen die niet tot het bewaarniveau horen en die gelijksoortige of dubbele informatie bevatten worden aangemerkt als hulpadministratie met eigen bewaartermijnen.
Dominant ketenprobleem	Een hardnekkig ketenbreed probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren.
Grondvlak van een keten	Analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat ketenpartners met elkaar samenwerken en waarop interne bronregisters van ketenpartners zich bevinden.
Hulpadministratie	Een registratie met een tijdelijk karakter al dan niet met een eigen gegevensverzameling die dient ter ondersteuning van primaire processen en - registraties.
Keteninformatisering	Leerstuk dat zich bezighoudt met grootschalige informatie-uitwisseling in maatschappelijke ketens. Het omvat: een ketenvisie, met eigen begrippen en theorieën; een toetsingskader voor ketenprojecten en keteninformatiesystemen een sturingskader voor keteninterventies. Het leerstuk richt zich zowel op het grondvlak van de keten als op het ketenniveau. Beschrijvend gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader en van de interventiemodellen van het sturingskader is gericht op het grondvlak van de keten; het toetsende gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader is speciaal op het ketenniveau gericht.
Ketenniveau	Een analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat zich keteninformatiesystemen bevinden. Die keteninformatiesystemen sturen de ketencommunicatie door de keten heen. Voorbeelden van keteninformatiesystemen zijn verwijsregisters en verificatieregisters. Ze worden gemeenschappelijk beheerd, dat wil zeggen onafhankelijk van ketenpartijen, hun directe belangen en van de op een keteninformatiesysteem aangesloten bronregisters.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

Inzicht in keteninitiatieven

webmaster — Wed, 23 Nov 2016 23:10:38 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

donderdag, 24 november 2016 - 12:00am

Archiefwet? Informatiewet!

webmaster — Wed, 16 Nov 2016 21:13:17 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 november 2016 - 10:00pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
20161115PlatformKeteninformatisering2.pptx	1.36 MB

Dataprotectie in ketens; Zijn de huidige privacy concepten wel geschikt voor toepassing in ketens?

webmaster — Fri, 27 May 2016 13:46:49 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 27 mei 2016 - 3:45pm

Het puberbrein van de overheid - informatiebeheer in ketensamenwerking

webmaster — Fri, 13 May 2016 22:16:53 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 14 mei 2016 - 12:15am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10046.pdf	2.86 MB

Samenwerking en archiefvorming

webmaster — Fri, 15 Apr 2016 22:11:44 +0000

Inleiding

In steeds meer organisaties wordt gebruik gemaakt van systemen als Sharepoint, Alfresco, O3 spaces of cloudtoepassingen als Google Docs, ZOHO en dergelijke. Stuk voor stuk systemen of omgevingen waarmee collaboration (samenwerken) en delen van bestanden technisch een stuk eenvoudiger wordt. Niet alleen samenwerken en delen van informatie binnen een organisatie, maar ook tussen organisaties.

De vraag die dan opkomt is of dit soort samenwerkingsomgevingen gevolgen hebben voor de manier waarop we moeten kijken naar verantwoordelijkheden, de manier van archiefvorming, de context en het bewaarniveau.

Samenwerken

Context en bewaarbelang

De verzameling gegevens van een samenwerkingsverband, de administratie, het archief of archiefblok, bevat ook de samenhang en context waarin die informatie is gebruikt. Samen met die informatie is de context nodig om de activiteiten van een samenwerkingsverband te kunnen reconstrueren en de informatie te kunnen interpreteren. In die zin is het geheel meer dan de optelsom der delen. Daarnaast beschikt elke deelnemende partij voor eigen doeleinden natuurlijk ook nog over het eigen gedeelte van die informatie. Maar die heeft een andere, een eigen en vaak beperkte context .

Wanneer het onderdeel van de omgeving waarin zich die samenhang bevindt, wordt verwijderd, verdwijnt naast de informatie en documenten ook de context. Dit kan eigenlijk alleen na instemming van de eigenaar van die gegevens.

Afstemming en bewaarniveau

In dit soort omgevingen kan afstemming op niveau van informatie plaats vinden. Dit is een methode waarmee gelijksoortige informatieverzamelingen met elkaar worden vergeleken en waarbij één van deze verzamelingen als bewaarniveau wordt aangemerkt. Op het bewaarniveau zijn de wettelijke bewaartermijnen die betrekking hebben op het onderwerp of taak van toepassing. Op de andere niveaus wordt gekeken welke bewaarbelangen daar nog op van toepassing zijn. Vaak zijn de bewaartermijn van die niveaus behoorlijk korter.

In het geval van samenwerking zijn de informatieverzamelingen van projectgroepen commissies en gremia het bewaarniveau. De informatie die de verschillende deelnemers zelf onder zich hebben kent een eigen bewaartermijn.

Techniek

Het toepassen van technische faciliteiten, digitale samenwerkingsomgevingen als Alfresco, SharePoint, of cloudtoepassingen maakt het samenwerken en delen van informatie behoorlijk eenvoudiger en biedt een hoop extra handige functionaliteiten. Alleen de manier waarop hier informatie- en archieftechnisch tegen aangekeken moet worden is niet anders dan in bijvoorbeeld de analoge papieren omgevingen. Ook in de digitale omgeving is de informatie, al dan niet met bijbehorende papieren documenten, de verantwoordelijkheid van de eigenaar van de gegevens. En ook hier kan afstemming plaatsvinden. De digitale omgeving is 'slechts' het vehikel waarmee de informatie en samenhang in stand kunnen blijven.

Het wordt technisch en organisatorisch wel iets lastiger wanneer de eigenaar van de toepassing niet dezelfde is als de eigenaar van de informatie.

Daarom zijn er altijd inhoudelijke afspraken te maken over de inrichting en structurering, het gebruik en beheer, de verantwoordelijkheden, de toepassing van beheersregels, afstemming en het bepalen van bewaartermijnen voordat een samenwerkingsomgeving ingezet kan worden bij een project, een commissie of een gremium. Afspraken die leiden tot een keuze voor een systeem, een bepaalde duurzame vorm van technische inrichting.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 5 maart 2011 - 10:45pm

Niveauvergissing

webmaster — Tue, 29 Mar 2016 21:53:23 +0000

Vaak vergeten we, dat de geldigheid van kennis afhankelijk is van het niveau waarop die is opgedaan.

Link naar bibliografie

Auteur:

Jan Grijpink

Herkomst:

Inaugurele rede, 2005

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 5 november 2011 - 10:00pm

Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering

webmaster — Tue, 09 Feb 2016 21:49:42 +0000

Ketens

Het woord ketens wordt tegenwoordig snel in de mond genomen terwijl niet altijd duidelijk is wat er mee bedoeld wordt. Vandaar deze korte schets van twee verschillende vormen van ketens in relatie tot de informatievoorziening. De eerste gaat over ketensamenwerking, een vorm van samenwerking waar een proces, project of andere activiteit centraal staat, de procesketen. De tweede over een keten van organisaties waar

in de meeste gevallen een maatschappelijk probleem de basis voor de samenwerking is, de keteninformatisering.

Ketensamenwerking

Er wordt gesproken over ketensamenwerking wanneer er sprake is van verschillende actoren die soms gelijktijdig of soms achtereenvolgend hun werk uitvoeren. Een dergelijke keten

is te beschouwen als ‘een gekoppeld proces in een netwerk van organisaties’1. Dit wordt ook wel een procesketen genoemd. In deze keten staat een proces centraal en hebben verschillende organisaties vanuit hun eigen rol een aandeel in dat proces.

Vanaf de buitenkant, vanuit de keten, lijkt het één proces met één ketendossier. Alleen voeren de deelnemende partijen ieder vanuit de eigen context hun eigen taken uit. De totale procesketen valt in die zin uiteen in deelprocessen waar iedere organisatie weer zelf eigenaar van is en iedere organisatie ook weer zijn eigen vormen van informatiebeheer op uitvoert. Zo heeft ieder type organisatie, gemeente, provincie, rijk, waterschap, zijn eigen selectielijst. In de huidige praktijk zal blijken dat deze lijsten geen onderlinge samenhang hebben. Indeling, omschrijvingen en bewaartermijnen kunnen verschillen. Verder zal ieder zijn eigen informatiebeleid met beheersregels, methoden, digitale systemen hebben.

Voorbeeld zijn de in 2013 opgerichte Regionale omgevingsdiensten (RUD). In het geval van vergunningaanvraag komt deze aanvraag binnen bij een bevoegd gezag (bv een gemeente), deze stuurt de aanvraag voor advies door naar de RUD. Binnen de RUD wordt een advies opgesteld dat richting de vragende gemeente gaat. Op basis van dat advies neemt een gemeente een besluit. Dit ketenproces, dat gaat over het afhandelen van een vergunningsaanvraag, bestaat globaal uit twee processen. De eerste is het proces van de gemeente waarbij de een vergunning wordt afgegeven. De tweede is het proces van de FUMO dat leidt tot een advies aan de gemeente over de vergunningaanvraag.

Een andere mogelijkheid is dat een gemeente een organisatie als een RUD mandateert namens haar te handelen. In dat geval kan een aanvraag nog steeds bij de betrokken gemeente binnenkomen. Maar de rest van het proces wordt door de FUMO afgehandeld. De betrokken gemeente zal nu informatie hebben over het proces aanvragen vergunning dat is afgelopen na doorzending van de aanvraag naar de RUD. De RUD voert het proces vergunningverlening inclusief eigen advisering uit. Zij zal bij het afgeven van de vergunning tevens een melding naar de gemeente sturen. Dit betreft een eigen proces met eigen informatie die thuishoort in het archief van de FUMO.

In deze ketens is dan ook geen sprake van één fysiek ketendossier. Het ketendossier wordt gevormd door de optelsom van de dossiers in beheer bij de betrokken partijen. In het eerste voorbeeld het besluitvomingsdossier en het adviesdossier.

Dat er behoefte is of gaat ontstaan aan een integraal ketendossier spreekt voor zich. Het voordeel van samenwerken in ketens is dat partijen gelijktijdig de beschikking kunnen hebben over alle relevante informatie. Verder kunnen ze deze informatie gelijktijdig beschikbaar stellen aan overige belanghebbenden.

Wanneer gesproken wordt over een integraal ketendossier zullen er afspraken in de vorm van een regeling, convenant of overeenkomst moeten komen over zaken als eigendom (bestuurlijke zorg), beheer, beschikbaarheid, gebruik en bewaartermijnen en toezicht. Dit zijn de voorzieningen bedoeld in artikel 41 van de Archiefwet.

De aan de keten deelnemende organisaties moeten zelf in dit geval altijd wel rekening houden met een ‘worst case’ scenario. Met andere woorden op het moment dat het erop aankomt, bijvoorbeeld in onderlinge juridische procedures, zullen zij ten behoeve van verantwoording en bewijs zelf over de relevante originele gegevens moeten beschikken. Daarom zullen zij altijd moeten weten welke informatie vanuit dat perspectief minimaal nodig is. Zij zullen daarom ook zelf moeten zorgen dat het eigen deel van de informatie onder eigen beheer toegankelijk en beschikbaar blijft.

Keteninformatisering

Bij keteninformatisering is sprake van een andere vorm van ketens. Organisaties beschikken ieder voor zich op grond van hun taken over informatie afkomstig uit en verwerkt in de eigen processen. In veel gevallen hebben verschillende organisaties ieder voor zich vanuit diverse gezichtspunten bemoeienis binnen een en het zelfde beleidsveld. Jeugdzorg en veiligheid zijn daar goede voorbeelden van. Om de individuele taak goed uit te kunnen voeren is het soms handig en noodzakelijk te kunnen beschikken over de informatie van andere partijen in hetzelfde beleidsveld. Deze partijen kunnen andere overheidsorganisaties zijn, maar ook particuliere instellingen die zich met dezelfde soort zaken bezighouden. Wanneer er sprake is van samenwerking gaat het niet om eenrichtingverkeer maar nadrukkelijk over het onderling uitwisselen en beschikbaarstellen van informatie.

Kenmerkend voor deze vorm van samenwerking is dat partijen gezamenlijk geconfronteerd worden met een zogenaamd dominant ketenprobleem dat alleen in samenwerking is op te lossen2. Binnen het leerstuk keteninformatisering wordt een dominant ketenprobleem (DKP) aangeduid als een maatschappelijk probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen. Centraal in de samenwerking staat het delen en uitwisselen van relevante informatie

Binnen een keten met een dominant ketenprobleem kan het relateren van de verschillende vormen van informatie een dusdanige meerwaarde opleveren dat de processen van de deelnemers efficiënter en effectiever doorlopen kunnen worden. Met als gevolg dat het probleem beter aan te pakken is. Wanneer de samenwerking niet tot stand komt hebben alle partners daar last van.

Het samenbrengen van informatie kan door middel van een verificatieregister of via een verwijsindex zoals het elektronisch patiëntendossier (EPD), onderling informatie beschikbaar stellen zoals SUWINET tot zelfs gemeenschappelijke gegevensverzamelingen (registers). Het betreft in de meeste gevallen dynamische omgevingen met vaak aan personen te relateren informatie. De deelnemers delen de informatie op basis van vrijwilligheid of wetgeving. Door het delen kan verrijking van de informatie plaatsvinden. Deze verrijking wordt vervolgens gebruikt binnen de processen van de verschillende deelnemende organisaties. In deze ketens zijn de partners van elkaar afhankelijk. De geleverde gegevens moeten actueel, volledig, juist, bruikbaar en tijdig beschikbaar zijn. Van belang zijn goede onderlinge afspraken omdat in deze situaties niet direct partijen zijn aan te wijzen als primair verantwoordelijke. In zekere zin zijn de partners in de meeste gevallen gelijkwaardig.

Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)

Een bijzondere vorm van keteninformatisering wordt de Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)3. Hier worden partijen zoals gemeenten en waterschappen op grond van wetgeving verplicht eigen geo-informatie aan te leveren aan een landelijke voorziening, één centraal register. Verantwoordelijk voor het instandhouden van dit register is het Kadaster als houder. De aanleverende partijen blijven verantwoordelijk voor de aangeleverde informatie. De BGT is als openbaar register voor iedereen beschikbaar.

1. Arre Zuurmond, Wat een armoede, Overheid Innovatief, 2007. Nr. 5, blz. 12.
2. Leerstuk Keteninformatisering van Jan Grijpink. Zie bijvoorbeeld:
1. dr. mr. J.A.H.M. Grijpink, Onze informatiesamenleving in wording; De uitdaging van grootschalige informatie-uitwisseling in de rechtstaat, Voorburg, 2005;
2. Jan Grijpink, Marijn Plomp, Jorgen Horstink, Klara Pigmans en Tjitske Visser, Kijk op ketens; Het ketenlandschap van Nederland, Den Haag, 2009.
3. Geboeid door ketens; Samen werken aan keteninformatisering, Platform keteninformatisering, Den Haag, 2008. ISBN 978 90 811470 1 9, 2e Druk.
3. Meer (actuele) informatie over de BGT is te vinden op de site van e-overheid, Zie ook op deze site: Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Archiefwet

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 25 juli 2015 - 9:15am

Informatiebeheer - keteninformatisering

Samenwerken en verantwoordelijkheden

Inleiding

Uitgangspunten schema

Uitleg schema

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Samenwerken

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Inzicht in keteninitiatieven

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Archiefwet? Informatiewet!

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Dataprotectie in ketens; Zijn de huidige privacy concepten wel geschikt voor toepassing in ketens?

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Het puberbrein van de overheid - informatiebeheer in ketensamenwerking

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Samenwerking en archiefvorming

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Niveauvergissing

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Ketens, ketensamenwerking, keteninformatisering

Ketens

Ketensamenwerking

Keteninformatisering

Basisregistratie grootschalige topografie (BGT)

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag: