Informatiebeheer - digitalisering

Een wegwijzer in het informatiebeheer

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 20:56:16 +0000

Informatiebeheerders beschikken over een unieke en vaak onbegrepen kennis over methoden en technieken uit het verleden.

Dit is een kennis die, omdat zij geen last heeft van halfwaardetijden, niet is verouderd en voorlopig ook niet zal verouderen. Het is zelfs zo dat deze kennis tegenwoordig hard nodig is om de enorme hoeveelheid informatie efficient te kunnen ontsluiten en beheren. Want hoewel er veel nieuwe ontwikkelingen aan komen is het nieuwe vaak niet meer dan oude wijn in nieuwe zakken.

De afgelopen jaren is er, vooral door de opkomst van automatisering en digitalisering, op vele manieren direct of indirect aandacht besteed aan het vak van de archivaris en de documentaire informatievoorziener (de DIVver). Dit uit zich niet alleen in veel publicaties en artikelen maar ook tijdens bijeenkomsten, congressen en symposia.

Desondanks is er nog geen duidelijke en heldere uitleg geweest wat dat vak nu exact inhoudt en waar een informatiebeheerder zich nou allemaal mee bezig houdt of mag houden. Vandaar deze poging.

Op deze site wordt weinig onderscheid gemaakt tussen een archivaris en een documentair informatievoorziener (records manager). Beide functionarissen hebben tot taak binnen de kaders van de archieffunctie een doelgroep te bedienen. De daarbij uit te voeren basis werkzaamheden verschillen niet zo heel erg.In beide gevallen gaat het om registreren, waarderen, bewaren en beschikbaarstellen.

Het woord informatiespecialist wordt in deze context niet gebruikt. Dit woord wekt de suggestie dat het informatiebeheer alleen door specialisten uitgevoerd kan worden. Niets is minder waar, mijn stelling is dat iedereen, specialist of niet specialist, op een of andere manier activiteiten uitvoert die vallen binnen de termen van het informatiebeheer.

De wereld van de informatiebeheerder van nu, zowel archivaris als documentaire informatievoorziener, is een andere dan die van een jaar of tien geleden. Het werk kan niet meer op een afgelegen plek, in de kelder of op een zolder buiten de dynamiek van de moderne administratie om uitgevoerd worden. Pro-actief, inter-actief en klantgericht werken zijn de begrippen die in het competentieprofiel van de informatiebeheerder van tegenwoordig thuishoren zijn. Al was het alleen maar om de plaats van een ter zake kundig informatiebeheer in de organisatie te verzekeren.

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 4 mei 2004 - 12:15am

Document management

webmaster — Mon, 04 Apr 2016 20:49:21 +0000

De complexiteit van de invoering van elektronisch documentbeheer in organisaties wordt onderschat vanwege de conceptuele eenvoud van documentbeheer.

Auteur:

J.J.M. Uijlenbroek

Herkomst:

Designing electronic document infrastructures, 's Gravenhage, 1997. (Stelling V)

Informatiemodel:

Taak

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 6 december 2007 - 1:00pm

Being digital

webmaster — Tue, 08 Mar 2016 22:30:08 +0000

Being digital is different. We are not waiting on any invention. It is here. It is now. It is almost genetic in its nature, in that each generation will become more digital than the preceding one.

Auteur:

Nicholas Negroponte

Herkomst:

Being Digital, Knopf, New York, 1995

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 19 december 2008 - 2:30pm

Fotografisch geheugen

webmaster — Wed, 02 Mar 2016 15:28:28 +0000

In de toekomst wordt het fotografisch geheugen digitaal.

Auteur:

Dr. Mw. M.J. van der Werf

Informatiemodel:

Informatieobject

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 19 januari 2005 - 11:30pm

Informatiesysteem

webmaster — Sun, 21 Feb 2016 14:03:54 +0000

.. Op mijn vraag of we toch niet nog een systeem vergeten hadden, luidde het antwoord en een lijstje bevestigde dat we alle systemen hadden gehad. Het duurde een paar dagen voor ik erachter kwam dat het systeern dat NAM's inkomsten, uitrekende en regelde... niet als een systeem werd beschouwd. Dat gebeurde 'met de hand'. Toos deed dat.

Zo kwam ik bij Toos. Een dame die het speldje van haar twintig jaar dienstverband op de revers droeg. Bril. Geblondeerd. En - 'natúúrlijk' zeer bereid mij te vertellen hoe haar administratie werkte. In principe was die 'helemaal niet zo ingewikkeld': de NAM had maar één klant, de Gasunie. De Gasunie kreeg elke dag een rekening toegestuurd voor het geleverde gas. Wat 't misschien nog een beetje ingewikkeld maakte, was de formule: het tarief, de transferprijs, de olie en zwavelnotering, de dollarkoers.
Ze haalde van de plank een zwarte ringband (waarop ik knijpletters zag geplakt: GAS ADMINISTRATIE, wat me ontroerde) en ik kreeg de 'formules' onder ogen: juridische afspraken. Contracten.
Ze bladerde wat heen en weer om me alles zo'n beetje te laten zien. Maar geen systeem. Want de berekening deed ze met een calculator en de facturen typte ze zelf.
'Het gaat om miljarden" legde ze uit. En nooit een fout dus.
'Nee, dan had ik het wel gehoord', glimlachte ze en ze zette het boek met de knijpletters weer terug op de plank.
Een halfjaar later zou ze worden geautomatiseerd. Toen werd het een systeem. Kreeg ze een pc, leerde ze werken met Lotus' Spreadsheet, het kladblok van de computer.
.. ..

Auteur:

Gerrit Krol

Herkomst:

60.000 uur; Een autobiografie, Querido Amsterdam, (blz 104-105)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 11 juli 2010 - 10:00am

Analoog naar digitaal

webmaster — Tue, 02 Feb 2016 21:07:48 +0000

Substitutie (analoog/digitaal)

Hier zijn twee subvormen mogelijk:

1 Imaging / scanning.

Deze vorm van vervanging lijkt deels op de hiervoor genoemde vorm (analoog -> analoog) met dien verstande dat de te gebruiken techniek een andere is. Wordt ook wel digitalisering genoemd. Bij veel (semi)overheidsorganisaties wordt imaging of scanning al toegepast in het proces van verwerking van ingekomen documenten. Dit zijn de operaties die onder de noemer substitutie bekend zijn. Overigens gebeurt het niet in alle gevallen volledig.

Laag	Effect	Vervanging?
1 Inhoud:	De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen, bijvoorbeeld de kleur.	Ja
2 Structuur:	De structuur zal niet veranderen	Nee
3 Context:	Hoewel de structuur niet zal veranderen bestaat de mogelijkheid dat de gegevens in een veranderde context terecht komen.	Ja
4 Gedrag:	Nieuwe functionaliteiten zijn mogelijk, maar oude blijft in stand	Nee
5 Techniek:	De gegevensdrager wordt vervangen. De techniek om de informatie te kunnen raadplegen zal veranderen.	Ja

2 Teken- en tekstherkenning (OCR/ICR)

Deze vorm houdt in dat tekst van gescande documenten naar machineleesbaar formaat wordt overgezet. Het doel hiervan is verdere verwerking (van delen) van de tekst in digitale systemen.

Laag	Effect	Vervanging?
1 Inhoud:	De kans bestaat dat niet alles van de inhoud wordt overgenomen.	Ja
2 Structuur:	De structuur verdwijnt	Ja
3 Context:	De gegevens komen in een ander context terecht dan waarin zij oorspronkelijk zijn opgemaakt.	Ja
4 Gedrag:	Er komen nieuwe functionaliteiten en de manier van presentatie zal anders zijn.	Ja
5 Techniek:	Er komt of komen andere dragers en applicatie(s) (vervoermiddel)	Ja

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Labels:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 4 juli 2004 - 9:30pm

Vervanging dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand

webmaster — Mon, 01 Feb 2016 21:06:04 +0000

Analyse besluiten CJD

Het CJD (nu Justid geheten) heeft als een van de weinige rijksinstellingen geprobeerd volgens de bepalingen van de Archiefwet kenbaar te maken dat zij de dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand gaat vervangen. Deze dienst heeft dat gedaan in overleg met het Nationaal Archief, die optreed namens de minister van OCW. In 2002 en 2005 zijn een drietal besluiten in de Staatscourant gepubliceerd.

Voor mij aanleiding deze besluiten eens te nader te gaan bekijken. Ik heb daarbij voornamelijk gelet wat de strekking is van de besluiten, welke informatie uit de besluiten is te halen en of aanvullende informatie via openbare kanalen, bijvoorbeeld via internet, is op te sporen. Voor dat doel heb ik een overzicht gemaakt in de vorm van een matrix waarbij de basiskenmerken van deze besluiten met elkaar te vergelijken zijn. Deze vergelijking levert een interessant beeld op.

Overzicht

Element	Besluit nr. 1	Besluit nr. 2	Besluit nr. 3
Besluit zorgdrager	2 augustus 2002	17 maart 2005	18 april 2005
Machtiging minister van OCW	20 april 2000 R&B/OSTA/2000/529	16 maart 2004 C/S/04/612	20 april 2000 R&B/OSTA/2000/529
Staatscourant	6 augustus 2002, nr.148	22 maart 2005 nr. 57	20 april 2005 nr. 76
Soort vervanging	Analoog -> analoog Microverfilming	Analoog -> digitaal Digitalisering	Analoog -> digitaal Digitalisering
Vorm vervanging	Structureel	Structureel	Structureel
Methode van toetsing	Onbekend	Onbekend	Onbekend
Akten	Ja	Ja	Ja
Latere vermelding	Nee	Nee	Ja
Periode documenten	2000 – 2009	2003 – 2013	2000 - 2013
Periode verwerking	-	-	2004 – 2013
Opmerkingen	Citaat: ... door middel van microverfilming volgens de standaardeisen substitutieverfilming van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000).... Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Inhoud machtiging minister van OCW niet bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn.	Citaat: ... van digitalisering volgens de standaardeisen van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000).... Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Inhoud nieuwe machtiging minister van OCW niet bekend Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits)op zijn plaats zijn. Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd. ~~Zie de pagina op de site van het CJD~~. ~~De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.~~ Vorig besluit is niet ingetrokken	Citaat: ... van digitalisering volgens de standaardeisen van het Nationaal Archief, conform het Handboek Dubbelen Burgerlijke Stand (versie april 2000) ..... Op basis van machtiging die door de minister van OCW in 2000 bij het eerste besluit is afgegeven. Inhoud machtiging niet bekend Er zijn (nog) geen criteria voor digitalisering van het Nationaal Archief bekend. Handboek dubbelen bevat alleen criteria voor microverfilming. Inhoud niet bekend Omdat het om een structurele vorm van vervanging gaat zou een opmerking over periodieke en incidentele kwaliteitstoetsing (audits) op zijn plaats zijn. Er wordt niet verwezen naar de circulaire van 7 mei 2004, nr 5285340/04/6 die is gemaakt ten behoeve van de digitalisering van de dubbelen bij de gemeenten terwijl hierin redelijk duidelijke instructies, richtlijnen, controleprocedures en bestandsformaten worden genoemd. ~~Zie de pagina op de site van het CJD.~~ ~~De circulaire is daar in PDF-formaat aan te treffen.~~ Vorige besluiten zijn niet ingetrokken

En verder nog ...

Begin 2004 is het Besluit Burgerlijke Stand 1994 aangepast. De aanpassing betreft de gegevensdragers en maakt het mogelijk dat dubbelen van akten ook in andere vorm dan papier worden bewaard. In vervolg daarop is in mei 2004 door Justitie een circulaire (7 mei 2004, nr 5285340/04/6) aan de ambtenaren van de burgerlijke stand verstuurd. De strekking van deze circulaire is dat het voor de gemeenten onder bepaalde voorwaarden mogelijk is de dubbelen en de latere vermeldingen in digitale vorm aan het CJD aan te leveren. Deze voorwaarden betreffen de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing. Uit de circulaire valt op te maken dat de gemeenten zelf het vervangen van de dubbelen voor overdracht aan het CJD ter hand mogen nemen. Het CJD kan in dat geval de ambtenaren van Burgerlijke stand een machtiging geven om dit uit te voeren, aldus de circulaire.

De vraag is of het CJD bevoegd is een dergelijke machtiging af te geven. Het College van B en W is tot het moment van overdracht aan Almelo nog de zorgdrager voor deze dubbelen. Voor de vervanging van deze dubbelen was tot 1 januari 2013 de machtiging van Gedeputeerde Staten noodzakelijk. De zorg gaat bij de overdracht van de dubbelen en de latere vermeldingen aan Almelo over. Deze overdracht is te beschouwen als een vorm van vervreemding bij wet.
Zou de minister van Justitie wel de zorgdrager zijn op het moment dat een dubbele van een akte wordt opgemaakt dan zou het CJD mogelijkerwijs over deze bevoegdheid kunnen beschikken. De vraag is echter of deze bevoegdheid (het mandaat) voor het afgeven van dergelijke machtigingen valt binnen de termen van de drie besluiten die in de Staatscourant hebben gestaan. De besluiten zelf zeggen hier niets over. In deze besluiten staat de zinsnede 'archiefbescheiden uit Centrale Bewaarplaats– de Centrale Justitiële Documentatiedienst –' waaruit valt op te maken dat het CJD alleen gemachtigd is de vervanging uit te (laten) voeren op de in Almelo opgenomen bescheiden.

Opmerkelijk is het gegeven dat het CJD in geen van de drie besluiten naar de methode, de gegevensdragers, de bestandsformaten en de manier van kwaliteitstoetsing verwijst of heeft opgenomen. Allemaal eisen die wel aan gemeenten zijn opgelegd. Dit lijkt een klein beetje op het meten met twee maten.

Geen vervanging?

Overigens is het ook de vraag of er bij de gemeenten sprake is van echte vervanging volgens de Archiefwet. In de meeste gevallen zal in het proces slechts één papieren akte worden aangemaakt, waarna van dit exemplaar na ondertekeningen via de scanner een digitale kopie wordt vervaardigd. Er valt dan geen papieren origineel te vernietigen. In tweevoud betekent in die gevallen niet twee papieren exemplaren die beide getekend zijn maar één papieren getekend exemplaar plus één geautoriseerde digitale kopie (het dubbel). In die zin had vanuit Almelo kunnen worden volstaan met een akkoord voor een dergelijke werkwijze en het geven van de voorwaarden en specificaties van deze werkwijze.

Vervangingsbesluit

Naar mijn mening moeten besluiten waarin de vervanging van archiefbescheiden wordt gemeld zodanig zijn dat onder andere duidelijk is wat er gebeurd, welke criteria worden gehanteerd, waar die criteria te raadplegen zijn. De vormvereisten en de gewenste inhoud valt te destilleren uit de verschillende artikelen van de Archiefwet. Het besluit zal daarom tenminste de volgende documenten als bijlage moeten bevatten:

Een door de opdrachtgever vastgesteld plan van aanpak voor het vervangingsproject en/of vervangingsproces
de verklaringen van instemming van de toezichthouders, bijv.controllers en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels) omtrent de waardering van de gegevens
Indien er gegevens vernietigd worden een machtiging van de daartoe geautoriseerde functionaris(sen) en de beheerder van de archiefbewaarplaats (afhankelijk van de beheersregels)
Een verklaring van akkoord met de acceptatietest door een bij voorkeur onafhankelijke derde (accountant, auditor)
In het geval van structurele vervanging een opgave van het proces van vervanging, de manier van toetsing en borging en het beheer gedurende periode dat de betrokken gegevens bewaard moeten blijven
de concepttekst van de te publiceren bekendmakingsadvertentie
een beschrijving van het bestand of systeem dat voor vervanging in aanmerking komt.
en indien noodzakelijk een machtiging van de minister of GS.

Twijfels

Hoewel het CJD geprobeerd heeft volgens de eisen van de wet te handelen blijven er (te) veel vragen open staan. En het gaat hier wel om de akten van de Burgerlijke Stand die een speciale status hebben. De belangen om de akten goed en duurzaam te bewaren met garanties omtrent de authenticiteit staan buiten kijf. Jammer is dat uit de openbare informatie niet echt duidelijk wordt of het proces van vervanging juridisch en technisch goed is geregeld. Daardoor kan er twijfel gaan ontstaan aan de mate van authenticiteit van de digitale kopieën die als nieuw origineel in de plaats komen of zijn gekomen van de papieren originelen. En dat kan toch niet de bedoeling zijn geweest.

Informatiebeheer - digitalisering

Een wegwijzer in het informatiebeheer

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Document management

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Being digital

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Fotografisch geheugen

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Informatiesysteem

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Analoog naar digitaal

Substitutie (analoog/digitaal)

1 Imaging / scanning.

2 Teken- en tekstherkenning (OCR/ICR)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Vervanging dubbelen van de akten van de Burgerlijke Stand

Analyse besluiten CJD

Overzicht

En verder nog ...

Geen vervanging?

Vervangingsbesluit

Twijfels

Informatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Designing electronic document infrastructures

Levenscyclus: