Informatiebeheer - archiefbescheiden

Ex officio beginsel

webmaster — Mon, 26 Oct 2020 11:32:29 +0000

Het beginsel dat bij een verwerking van gegevens, zoals ontvangen en verzenden van berichten, alleen de publiekrechtelijke functie van de functionaris die de informatie verwerkt en de context van die verwerking bepalend zijn voor de toepassing van wetgeving zoals de Wet open overheid (WOO) en de Archiefwet.

Ex officio = uit hoofde van een functie, ambtshalve;
Principe is van toepassing op berichtenverkeer zoals chats en (ook) e-mail die worden uitgewisseld via toepassingen van de eigen organisatie, via privé e-mailaccounts of via externe chatdiensten en sociale media;
Een bericht is een document;
Een bericht kan bestaan uit tekst, afbeeldingen, foto's, bewegend beeld en geluidsopnames. (eender welke inhoud);
Dit type berichten zijn documenten (archiefbescheiden) in de zin van de Archiefwet en de Wet open overheid;
Het is een bestuursrechtelijk beginsel

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

maandag, 26 oktober 2020 - 12:29pm

Archief vind je ook op straat .. .. .., Beelden, taal en voorbeelden

webmaster — Mon, 17 Sep 2018 12:14:25 +0000

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

maandag, 17 september 2018 - 2:07pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
9651.pptx	7.94 MB

Archief

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:43:49 +0000

Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te berusten.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §1

Informatiemodel:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 september 2018 - 5:37pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Archiefbescheiden

webmaster — Tue, 11 Sep 2018 15:12:08 +0000

.. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

Herkomst:

Archiefwet 1995, artikel 1 lid 1 sub c

Informatiemodel:

Grondslag

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 11 september 2018 - 4:56pm

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Archivwürdigkeit

webmaster — Sun, 07 Jan 2018 17:30:21 +0000

Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung der zuständigen Archivbehörde für Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung sowie für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Herkomst:

Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 7 januari 2018 - 6:27pm

Archiefbescheiden als erfgoed

webmaster — Thu, 05 May 2016 22:54:37 +0000

Erfgoed is een woord dat keer op keer verschijnt in publicaties, tijdschriften en kranten. Het heeft van oudsher twee hoofdbetekenissen.

1 het tastbare erfgoed zoals
- een breed scala aan voorwerpen en objecten vaak van museale aard, archieven en monumenten en landschap, literatuur, toneel, muziek, film en televisie
voor deze groep wordt ook veel het begrippenpaar cultureel erfgoed gebruikt.

2 het immateriele erfgoed zoals
- hieronder vallen zaken als tradities, ideeën, geloof en het geheel aan normen, waarden en culturele prestaties van een cultuur

Uit: Frans Grijzenhout, Erfgoed: de geschiedenis van een begrip, Amsterdam University Press, Amsterdam, 2006

Proces NEN 15489:

Identificeren

Uitgangspunt:

Alles is archief

Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk

Overig:

Artikel 3.9 lid 3 en 4, 4.22 Erfgoedwet Wet van 9 december 2015, houdende bundeling en aanpassing van regels op het terrein van cultureel erfgoed (Erfgoedwet).

Artikel 5.9 lid 4 van deze wet meldt dat opgravingsdocumentatie geen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet is.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 6 mei 2016 - 12:45am

Wat maakt bescheiden archiefbescheiden?

webmaster — Tue, 22 Mar 2016 22:25:10 +0000

Antwoord

Het antwoord op de bovenstaande vraag is vrij snel en simpel te geven: de context. Maar dat is wel erg kort door de bocht.

Context is het raamwerk waarbinnen het gebruik van een gegeven plaats vindt. Er zijn verschillende vormen van context. Deze zijn juridisch / administratief, procedureel, documentair en technisch van aard waarbij herkomstinformatie niet vergeten mag worden.

Het soort gebruik, de functie die de informatie heeft, het proces, de uit te voeren activiteit, het product of de handeling zijn de elementen die maken dat informatie archiefwaardig is. Dit gebruik wordt onderzocht in het indentificatieproces. Een activiteit die een informatiebeheerder vrijwel altijd impliciet uitvoert. Op basis van zijn kennis 'weet' hij dat iets archiefwaardig is of niet.

Bij digitale systemen is een explicite benadering aan te raden. Een besluit om digitale informatie als archiefwaardig aan te merken heeft voor de archiefvormer nogal wat consequenties. Hij zal bijvoorbeeld de nodige maatregelen voor duurzaam beheer moeten nemen. Te denken valt aan ruimtes, backupprocedures, controles, migraties en conversies enzovoorts. Deze maatregelen zullen in sommige gevallen forse incidentele en structurele investeringen met zich mee brengen. Het resultaat van het indentificatieproces is vast te leggen in een 'besluit' dat als onderdeel van de metadata bij de informatie te bewaren is.

De functionarissen die bij dit besluit betrokken dienen te worden zijn ten minste de huidige informatiebeheerder, de toekomstige beheerder en de bestuurlijk verantwoordelijken. Overigens worden tijdens het identificatieproces niet de bewaarbelangen en bewaartermijnen onderzocht. Die worden vastgesteld in het proces van waarderen dat wordt uitgevoerd nadat de archiefwaardigheid is bepaald. Ondanks de definitie van het begrip 'archiefbescheiden' in de Archiefwet kan het nog steeds voorkomen dat er aanleiding is voor vragen, onduidelijkheid en discussie.

Om de vraag eenduidig te kunnen beantwoorden moeten we weten wat de eigenschappen zijn van archiefbescheiden. Deze eigenschappen zijn te gebruiken als criteria voor het beoordelen of informatie valt onder het regime van de Archiefwet 1995. Heel kort gesteld, er is natuurlijk al genoeg over geschreven en gediscussieerd, zijn gegevens als archiefbescheiden aan te merken op het moment dat:

ze een functie hebben in een proces, project of andere activiteit van een organisatie
ze te gebruiken zijn voor verantwoording en bewijs

Omdat het soort gebruik bepalend is kan geconcludeerd worden dat dat de context de status van de informatie bepaalt.

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 11 juni 2004 - 9:15pm

Procesgebonden informatie

webmaster — Sat, 20 Feb 2016 20:43:00 +0000

Records are at one and the same time the carriers, products and documentation, of business transactions.

Auteur:

David Bearman en Ken Sochats

Herkomst:

Metadata Requirements for Evidence, Archives & Museum Informatics and University of Pittsburgh, Pitsburgh, 1995.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 26 januari 2011 - 8:15am

Vraag 1: Gaat het om archiefbescheiden?

webmaster — Sun, 31 Jan 2016 15:39:40 +0000

Het gaat om archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet

Antwoorden:

Informatie valt onder de bescherming van de Archiefwet 1995 wanneer zij een functie heeft in een proces, project of andere activiteit van een organisatie.

Zie ook onderdeel over recordness en het onderdeel over het domein / reilwijdte van de Archiefwet.

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Labels:

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 25 juni 2004 - 8:45pm

Informatiebeheer - archiefbescheiden

Ex officio beginsel

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Archief vind je ook op straat .. .. .., Beelden, taal en voorbeelden

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Archief

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Archiefbescheiden

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Grondslag:

Archivwürdigkeit

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiefbescheiden als erfgoed

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Wat maakt bescheiden archiefbescheiden?

Antwoord

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Archives

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Procesgebonden informatie

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Vraag 1: Gaat het om archiefbescheiden?

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag: