Informatiebeheer - 2.2 Selecteren

Doelbinding

webmaster — Wed, 22 Feb 2017 23:25:11 +0000

De doelbinding is vervallen op het moment dat de bewaartermijn volgens een geldende selectielijst is verstreken.

Nr.:

104

Informatiemodel:

Grondslag

We must remember

webmaster — Tue, 29 Mar 2016 14:49:21 +0000

The records are crucial to hold us accountable. They are indispensable as deterrents against a repetition of this ghastliness and they are a powerful incentive for us to say, "Never again". They are a potent bulwark against human rights violations.

We must remember our past so that we do not repeat it.

Auteur:

Desmond Tutu

Herkomst:

Archives and human rights, Desmond Tutu, 21 october 2003

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 3 april 2005 - 1:45pm

Archiefvernietiging

webmaster — Tue, 08 Mar 2016 15:40:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Container wordt verwerkt.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Informatieobject

Labels:

Het bewaren van gegevens over rampenbestrijding

webmaster — Thu, 11 Feb 2016 07:11:23 +0000

Circulaire BZK

Een beetje oud nieuws maar wel aardig om te weten en nog steeds actueel. Van 2001 tot ongeveer 2007/2008 (?) was op de website van het ministerie van Binnenlandse Zaken is een circulaire te vinden over de bewaring van gegevens die betrekking hebben op handelingen en beslissingen van organisaties en personen tijdens en na rampsituaties. (nr. EB2000/97598, d.d. 26 november 2001)

Kern van deze circulaire is dat tijdens de bestrijding alle relevante informatie beschikbaar moet zijn. Na bestrijding moet een evaluatie en verantwoording onder meer op basis van die informatie mogelijk zijn.

In deze circulaire staat daarom de aanbeveling om in het verplichte gemeentelijk rampenplan regels over de archivering op te nemen. De bedoeling is in geval van een ramp de relevante gegevens te (kunnen) lokaliseren die informatie bevatten over de oorzaken, toedracht en bestrijding van de ramp. Tevens moet de bewaring van deze gegevens zekergesteld worden.

Overzicht

Volgens mij betreft dit gegevens die in het volgens de Archiefregeling verplichte overzicht te vinden moet zijn. Tussen rampenplan en overzicht bestaat dus een relatie.
Deze is op verschillende manieren te leggen:.

In het gemeentelijke rampenplan wordt bij de betreffende onderdelen verwezen naar de relevante onderdelen van het overzicht.
De relevante onderdelen van het overzicht zijn tegelijkertijd ook onderdeel van het rampenplan.
In het overzicht wordt bij de relevante onderdelen verwezen naar het gemeentelijke rampenplan.

Meer informatie:

Omdat de circulaire sinds 2007 (?) niet te vinden is op de sites van Binnenlandse Zaken, Overheid.nl of Rijksoverheid.nl heb ik de tekst hier als bijlage opgenomen.

Zie ook

Jan Beens, Corry Christine van der Woude, De taken van de archivaris bij rampen; Een niet gelande circulaire, Archievenblad, Jaargang 113, april 2009, nummer 3 (blz 10 - 13)

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
6547.pdf	483.35 KB

Grondslag:

Intern (nader) regelen (beheersregels / mandaat / opdracht)

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 16 november 2004 - 11:00pm

Corpus für alle Delicti

webmaster — Wed, 23 Dec 2015 18:13:40 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Prullenbak Karl Liebknecht Straße in Berlijn.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

vernietiging

Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO)

webmaster — Tue, 27 Oct 2015 22:45:32 +0000

De Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO) die gebaseerd is op Europese richtlijnen betreffende het verstrekken van open data door overheden is op 7 juli in het Staatsblad gepubliceerd (Stb. 2015, nr. 271). Hij is per 18 juli 2015 van kracht geworden (Stb. 2015, nr. 299). Met deze wet is de Archiefwet 1995 op een aantal punten gewijzigd en aangevuld (WHO art.11).

Waar gaat het om

De wet is van toepassing op alle data die openbaar is (open data). Dit betreft informatie die geen beperkingen kent op grond van de WOB, WBP, Archiefwet 1995 en het auteursrecht (zie WHO art 2 lid 1, Archiefwet 1995 artikel 15).
Naar een archiefbewaarplaats overgebrachte informatie valt buiten de werking van deze wet, maar wel binnen het kader van de Europese richtlijn. De Archiefwet is daartoe op een aantal punten aangepast. (WHO art 11, MvT)
De definitie van het woord document in de richtlijn uit 2003 is heel ruim, ‘eender welke inhoud, ongeacht het medium’ (vermoedelijk de vertaling van het Engelse ‘any content whatever its medium’). Dit is in de Nederlandse wet ‘vertaald’ met de definitie uit de WOB: "een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat". Getuige het woord berustend is het niet van belang hoe een document is ontstaan of hoe het in het domein van het openbaar lichaam is gekomen.
Het woord bestuursorgaan wordt in deze context niet gebruikt maar het gaat om zogeheten openbare lichamen, elk met een publieke taak belaste instelling (WHO art. 2 lid 2).
Aan het hergebruik van de gevraagde informatie mogen geen beperkingen worden gesteld (WHO art. 3).
De keuzevrijheid om hergebruik al dan niet toe te staan, vervalt. Een verzoek om hergebruik moet worden ingewilligd, tenzij sprake is van één van de limitatief omschreven uitzonderingen. (WHO art 3 lid 5, art 2 lid 1 en MvT, Archiefwet 1995 artikel 17)
De termijn waarbinnen gereageerd moet worden is maximaal 4 weken, dit mag worden verlengd (verdaagd) met 4 weken. Verdaging is met redenen omkleed te melden aan de verzoeker. Overigens datum binnenkomst van het verzoek is de datum van waaraf de termijn loopt (art 4 lid 4 en 5). Let op, dit is stringenter dan bij de termijnen in het kader van de WOB.
Deze wet betreft alleen het op verzoek beschikbaarstellen van informatie. In het kader van actieve openbaarheid kan natuurlijk alles wat in aanmerking komt wel direct als set of via een API of mogelijkerwijs eventueel via RSS beschikbaar komen.
Er hoeven geen speciale bewerkingen te worden uitgevoerd, het hergebruik is geen doel op zich (WHO art 5 en MvT).
Technisch gezien hebben organisaties een inspanningsverplichting om de informatie in een open en machineleesbaar formaat aan te bieden en gebruik te maken van open standaarden. (WHO art 5 lid 1, en de standaarden van het Forum Standaardisatie).
De tarieven voor de verstrekking van informatie voor hergebruik mogen niet meer bedragen dan de kosten voor verstrekking, reproductie en verspreiding van de informatie, dit zijn de zogenaamde marginale verstrekkingskosten. (WHO art 9, MvT en Archiefwet 1995 art. 19)
Publiceren via een website of portal zal de meest gebruikelijke vorm van beschikbaarstellen zijn. Maar er is echter niets dat het bij wijze van spreken kopieren van een open dataset naar media als een CD,DVD of USB-stick en per post versturen of de bestanden als bijlage bij een e-mailbericht voegen verbied.
Directe toegang kan ook via API's zoals OAI-PMH.
Aan te raden is om bij het publiceren ook aan te geven voor welke periode de data beschikbaar (available) en hoelang zij toegankelijk (accessible) blijven. Ook de (wettelijke) bewaartermijn van deze informatie is te vermelden.
Het beschikbaarstellen is een proces dat beschreven kan worden in de vorm van een zaaktype. Voorbeeld van een resultaten is een besluit met een dataset of datasets. Als procesgebonden informatie zijn beide, besluit en dataset(s), archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet en dus in een selectielijst op te nemen. Waarderen kan onder de stelregel: Wat maatschappelijk gezien interessant genoeg is om te hergebruiken is cultuurhistorisch gezien interessant genoeg om permanent te bewaren.

Archieven en archiefdiensten

Over de Archiefwet meldt de memorie van toelichting (blz. 6) het volgende: “De Archiefwet 1995 (hierna Aw) kent een dekkend systeem voor de zorg en het beheer van alle blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid in archiefbewaarplaatsen. Archiefinstellingen, die geen archiefbewaarplaats zijn in de zin van artikel 1, onderdeel f, van de Aw, beheren geen overheidsinformatie. Voor archieven voldoet de Aw al aan het grootste deel van de verplichtingen inzake hergebruik in de gewijzigde richtlijn. Daarom is het niet nodig om voor archieven een en ander in een de Wet hergebruik van overheidsinformatie te regelen, maar kan worden volstaan met enkele kleine aanpassingen in de Aw. Hier wordt in het artikelsgewijze deel van deze toelichting nader op in gegaan. Andere aspecten die voor hergebruik relevant zijn, maar in de Aw reeds voldoende zijn geregeld worden hieronder toegelicht.”
In de Archiefwet 1995 is een artikel 2 b opgenomen dat betrekking heeft op de invulling van het begrip hergebruik in relatie tot de Archiefwet en de reikwijdte van de WHO. Verder zijn de artikelen 17 en 19 gewijzigd,
In het geval van archiefdiensten (archieven) valt de op grond van de Archiefwet overgebrachte informatie (Aw95 art. 12) buiten de scope van de WHO.
Het aanvullend definiëren van hergebruik in de Archiefwet (Aw95 art. 2) was eigenlijk overbodig. Het gebruik van de collecties (archieven en verzamelingen) in beheer bij archiefdiensten is altijd hergebruik (zie ook het records continuum en deze pagina). Dit omdat hergebruik gebruik is vanuit een andere (gebruiks)context dan de primaire ontstaanscontext.
Archiefdiensten mogen in tegenstelling tot bibliotheken en musea alleen maar de marginale kosten in rekening brengen. (MvT, blz. 11 in de tekst over de 'derde uitzondering').
De WHO is niet echt duidelijk op welke manier die onderdelen van collecties, die niet op grond van de Archiefwet zijn overgebracht onder de regels vallen. Het gaat dan om kaarten, tekeningen, fotocollecties, audiovisueel materiaal, ed. De onduidelijkheid komt naar voren bij WHO artikel 2 sub e waar bij de uitzonderingsgronden gesproken wordt van: “informatie berustend bij andere culturele instellingen dan bibliotheken en musea;”. In de Europese regeling staat daarentegen "documenten in het bezit van andere culturele instellingen dan bibliotheken, musea en archieven.culturele instellingen dan bibliotheken, musea en archieven". Waarom het woord documenten is omgezet in informatie is overigens ook vreemd.
Een en ander kan het volgende betekenen:
1. deze wet is wel van toepassing op de verzamelingen in beheer bij archieven omdat deze diensten hier niet genoemd zijn en geen ‘andere culturele instelling’ zijn; of
2. deze wet is in de geest van de Europese richtlijn wel van toepassing op de verzamelingen in beheer bij archieven omdat archieven (de diensten) daar in het rijtje naast bibliotheken en musea wel worden genoemd; of
3. de wet is niet van toepassing op informatie op de verzamelingen in beheer bij archieven omdat archieven (de diensten) in Nederland wel onderdeel zijn van "andere culturele instellingen".
Toch is het hard te maken dat deze verzamelingen rechtstreeks onder de WHO vallen. Archiefdiensten zijn volgens de definitie in WHO art 2 lid 2 te beschouwen zijn als instellingen met een publieke taak en de objecten, voorkomend in een verzameling zijn eigenlijk gewoon documenten in de zin van deze wet .
Conclusies
1. Op aanvragen om datasets betrekking hebbende op overgebrachte archiefbescheiden is de gewijzigde Archiefwet 1995 van toepassing.
2. Op aanvragen om datasets betrekking hebbende op documenten uit overige verzamelingen in beheer bij archiefdiensten is de Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO) van toepassing.
3. Ook archiefdiensten hebben weinig gronden om vragen om datasets uit de verschillende collectieonderdelen (archieven en verzamelingen) te mogen weigeren.

Wijzigingen Archiefwet

Artikel 11 Wijziging Archiefwet 1995

De Archiefwet 1995 wordt als volgt gewijzigd:

Na artikel 2a wordt een artikel toegevoegd, luidende:

Artikel 2b Hergebruik

1. Onder gebruik in de zin van de artikelen 14 en 17 van deze wet wordt ook het hergebruik verstaan in de zin van Richtlijn 2003/98/EG van het Europees parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie (PbEG 2003 L 345).
2. De Wet hergebruik van overheidsnformatie is niet van toepassing op het ter beschikking stellen van naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden voor gebruik, tenzij bij deze wet anders is bepaald.

Aan de volzin van artikel 17, eerste lid, wordt na «beperkingen» ingevoegd: en overeenkomstig de artikelen 5 en 6 van de Wet hergebruik van overheidsinformatie.

Artikel 19 komt te luiden:

Artikel 19

De zorgdrager stelt, indien de kosten, bedoeld in artikel 14 en in artikel 18, zesde lid, in rekening worden gebracht, regels omtrent die kosten. Voor de kosten die in rekening worden gebracht is artikel 9, eerste en vierde lid, van de Wet hergebruik van overheidsinformatie van overeenkomstige toepassing.


Links

Wettekst: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2015-271.html en http://wetten.overheid.nl/BWBR0036795
Memorie van Toelichting (MvT):https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20150112/memorie_van_toelichting/document3/f=/vjqje83ki8ed.pdf
Besluit inwerking treding (Stb. 2015, nr. 299): https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2015-299.html
Europese richtlijn uit 2013 (2013/37/EU): http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32013L0037.
De richtlijn uit 2013 is een wijziging en aanvulling van de Europese richtlijn uit 2003 (2003/98/EG): http://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32003L0098

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

zondag, 19 juli 2015 - 6:45pm

Scholarly Context Not Found: One in Five Articles Suffers from Reference Rot

webmaster — Thu, 20 Aug 2015 22:18:11 +0000

Levenscyclus:

Trefwoord:

Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk

webmaster — Sun, 16 Aug 2015 14:18:25 +0000

Een archiefstuk is een archiefstuk zolang het bestaat en wordt ook als zodanig behandeld.

Nr.:

Informatiemodel:

Informatieobject

Informatiebeheer - 2.2 Selecteren

Doelbinding

Informatiemodel:

We must remember

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Archiefvernietiging

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Het bewaren van gegevens over rampenbestrijding

Circulaire BZK

Overzicht

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Corpus für alle Delicti

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Wet hergebruik van overheidsinformatie (WHO)

Waar gaat het om

Archieven en archiefdiensten

Wijzigingen Archiefwet

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Scholarly Context Not Found: One in Five Articles Suffers from Reference Rot

Levenscyclus:

Trefwoord:

Eens een archiefstuk altijd een archiefstuk

Informatiemodel: