Informatiebeheer - archivaris

Hermeneut

webmaster — Sun, 16 May 2021 10:10:21 +0000

Een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoedt in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.

Herkomst:

Observatie van een theoloog (2 mei 2021)

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 16 mei 2021 - 12:02pm

Over de rollen van een archivaris

webmaster — Sun, 09 Jul 2023 10:24:19 +0000

Rol

Over die rol van de archivaris is natuurlijk van belang te weten hoe tegen zo’n functionaris aangekeken wordt. Van belang is te beseffen dat een archief veel meer is dan wat DIV onder zich heeft en bijvoorbeeld de inhoud van een DMS of hoe je het ook noemen wilt. Als regel kan gehanteerd worden dat het gaat om alle informatie die wordt verwerkt in de context van de processen, projecten en andere activiteiten van een overheidsorganisatie of onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

Kort gezegd de hele administratie. In dat geval is de de Archiefwet van toepassing. Alleen niet alles is even belangrijk. Wat niet belangrijk is, is te vernietigen op basis van de geldende selectielijsten. Vooraf bepalen wat wel of niet tot dit geheel hoort is alleen ethisch gezien al uit den boze. De Archiefwet is nadrukkelijk een wet op de overheidsinformatie of overheidsadministratie. Archief is administratie en administratie is archief. Eenmaal afgesloten en overgebracht is een archief een collectie die onderdeel is van een geheel van collecties van een archiefbeherende instelling.

Paradigma's

Ondertussen is wel duidelijk dat het digitale voor de archivaris al belangrijk was, maar nu steeds belangrijker wordt. Als functionaris moet zij goed begrijpen wat zowel in de eigen organisatie gebeurt als wat eventueel (digitaal) aangeleverd kan worden vanuit particuliere organisaties of samenwerkingsverbanden waar een instelling volgens de wet archiefbewaarplaats voor is. Iedereen zal de moeilijke stap moeten zetten van het papieren paradigma (denkraam) naar een digitaal denkraam (paradigma).

Een papieren paradigma kan beschouwd worden als een paradigma dat ongeacht de toegepaste technieken grotendeels uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op het werken met papier. Een digitaal paradigma daarentegen is dan een paradigma dat uitgaat van ideeën, aannames en concepten gebaseerd op werken met gegevens op basis van digitale technieken, daarbij wel gebruikmakend van toepasbare in het papieren paradigma ontwikkelde concepten en basisprincipes.

Ethiek en betekenis

Ethisch gezien valt het werk van een archivaris binnen de kaders van fundamentele waarden en de Universele verklaring over archieven van de ICA.1

Gesteld kan worden dat het doel van de functie is

de mogelijkheid van het vergeten van het verleden tegen te gaan
de mogelijkheid van het verminken van het verleden tegen te gaan.

Volgens een theoloog is “een archivaris is een hermeneut, die verstaat wat er staat en vermoed in welk perspectief het geschrevene gevonden en gelezen zou kunnen worden.”2

De rollen

Een tijdje geleden heb ik voor mezelf een vijftal rollen voor een archivaris beschreven:

Beheerder

De beheerder, zowel aan de administratieve kant als aan de kant van de bewaarplaats, zorgt voor de vernietiging, toegankelijkheid, beschikbaarheid en het voortbestaan van zowel de gegevens als de bijbehorende context.
Beschikbaarsteller

De beschikbaarsteller is degene die met kennis van zaken de (her)gebruikers steunt bij het vinden van de juiste gegevens en ondersteuning verleent bij de gebruiksmogelijkheden.
Kwaliteitsadviseur

De kwaliteitsadviseur zorgt voor het inbedden van de archieffunctie in de primaire processen en digitale systemen waarin de gegevens van die processen worden verwerkt.
Toetser
De toetser waakt vanuit het perspectief van wetgeving (en interne afspraken) over de afgesproken kwaliteiten tijdens de uitvoering van de processen en projecten.
Waardeerder
De waardeerder bemoeit zich met de bewaar- en vernietigingsbelangen van de gegevens, bepaalt op grond van geldende selectielijsten en criteria de uiteindelijke bewaartermijne

Kennis

Ons vak is lastig omdat het vele verwante vakgebieden raakt. Een archivaris moet beschikken over

Vakkennis waaronder
- Archivistiek en dan vooral als gezichtspunt (level of abstraction) op zaken als informatie, gegevens, documenten en informatieobjecten.
- Een gedegen kennis over waarderen, selecteren en vernietigen.
- het kunnen begrijpen en doorzien van verwerkingen als vervangen, migreren en converteren
- Een gedegen kennis over het ordenen en beschrijven.
- Kennis over standaarden en referentiekaders als NEN 15489 en MDTO en deze ook kunnen toepassen in de eigen organisatie.
Juridische kennis (wetgeving, privacy, auteursrecht, toepassen openbaarheidsregels etc.)
- Zie voor relevante regels deze pagina https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/regelgeving-landelijk-en-europees
Kennis over ICT (informatica) in relatie tot de eigen vakkennis
Informatiemodellen (metagegevensschema)
Informatie- en ICT-architectuur,
Kennis over fundamentele waarden en de rol van archieven in de samenleving
De principes van common ground,
Gegevensmanagement,
Datagestuurd werken,
Artificiële intelligentie,
Werken in ketens (ketenprocessen, leerstuk keteninformatisering, samenwerken en archiveren)
Robotic proces automation (RPA)
De maatschappelijke, politieke en bestuurlijke omgeving
Inzicht in rol en positie van de eigen organisatie
- Inwoners
- Samenwerkingspartners
- Andere overheden
Huidige samenleving
(lokale) geschiedenis
de mogelijkheden om beschikbare bronnen te kunnen gebruiken (beschikbaarstellen) en bronnenkritiek (oorkondenleer)

En verder kan een archivaris

Relevante wetgeving toepassen
Kennis overdragen
Beargumenteerd besluiten nemen (bijvoorbeeld ten aanzien van waarderen, bewaren en vernietigen)
Overtuigen zonder drammen
Pragmatische oplossingen aandragen of daarover meedenken
De tijd en rust nemen om aan grondslagonderzoek te doen
optreden als gelijkwaardige partner van
- een chief information officer (CIO)
- een chief information and security officer (CISO)
- een functionaris gegevensbescherming (FG)
- Controlers en auditors

Dit is veel, maar een deel kan in de loop van de tijd ook geleerd worden. En ik denk dat het belangrijk te beseffen is dat een archivaris veel kan leren en bereiken door kennisdeling en samenwerking te zoeken met collega’s in de buurt. Iedereen staat tenslotte voor dezelfde uitdagingen.

1. Universele verklaring over archieven: https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/universele-verklaring-over-arch...
2. https://labyrinth.rienkjonker.nl/content/hermeneut

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Actor

Hoofdlijnen van de geschiedenis en organisatie van het archiefwezen

webmaster — Sun, 29 Jan 2023 11:38:33 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 januari 2023 - 12:25pm

Bestanden:

Bijlage	Grootte
10676.pdf	22.92 MB

Veranderingen in archiefvorming en archiefgebruik in een veranderende samenleving 1747-1847

webmaster — Sat, 17 Dec 2022 10:54:05 +0000

Informatiemodel:

Context

Trefwoord:

Steekproeven en ethiek

webmaster — Thu, 11 Nov 2021 20:47:54 +0000

Het uitvoeren van steekproeven door archivarissen of informatiebeheerders als onderdeel van het vernietigingsbeleid is als het samenstellen van datasets door onderzoekers zonder onderzoeksvraag.

Zie ook: Steeksproefsgewijze selectie - Nu even niet

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 11 november 2021 - 9:44pm

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

webmaster — Sat, 29 Sep 2018 09:31:06 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 29 september 2018 - 11:03am

Bestanden:

Bijlage	Grootte
303.pdf	30.62 MB

Het archief is dood, leve het archief!

webmaster — Mon, 29 Jan 2018 21:55:35 +0000

Levenscyclus:

1 Ontstaan

Informatiemodel:

Context

Datum eerste publicatie:

maandag, 29 januari 2018 - 10:49pm

Festina Lente

webmaster — Thu, 16 Nov 2017 10:43:37 +0000

Afbeelding:

Soort:

Tekening

Festina Lente betekent letterlijk haast u langzaam. De strekking is wees voortvarend en tegelijkertijd zorgvuldig. Een goed motto voor de infosphere (de digitale samenleving) en dus ook voor archivarissen.

Logo en motto van de Italiaanse uitgever Aldus Manutius (1449-1515)

Zie ook de tekst van Desiderius Erasmus, Festina Lente, (Adagia II.1.1, 1525), op de site van Otto Steinmayer (12 september 2001)

Album:

Van dingen die voorbijkomen

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

The written record

webmaster — Sat, 09 Sep 2017 16:05:17 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Citaat uit Hymn to Haia for Rim-Sim (regeringsperiode:1822-1763 v.Chr),

Lord, perfect in august wisdom and recognised for his mighty counsel, Haia, who holds the great tablets, who enriches wisdom with wisdom! Accountant of Hal-an-kug, having the final overview of the arts of Nisaba's house of wisdom; palace archivist of heaven and earth, who keeps count of every single assignment, who holds a holy reed-stylus and covers the great tablets of destiny with writing! Wise one, who prompts holy An with words and attention at the appropriate times; seal-holder of Father Enlil! He who brings forth the holy objects from the treasure-house of E-kur; ornament of the abzu shrine, wearing his hair loose for lord Nudimmud!

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Actor

Labels:

Informatiemodel - Context in lagen

webmaster — Wed, 08 Mar 2017 07:20:48 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Basiselementen

Schema (conceptmap) met een negental basiselementen waarmee de context van informatie gelaagd beschreven kan worden. Aan deze basiselementen liggen een aantal vragen ten grondslag zoals

Waarom wordt een activiteit (proces, project of andere activiteit) uitgevoerd
Om welke activiteit gaat het precies
Welke functionarissen, organisaties, organisatieonderdelen, personen of zelfs software-agents zijn betrokken bij deze activiteit
Hoe wordt de activiteit uitgevoerd
Welke resultaten horen bii de activiteit
Over welke functionaliteiten moet een actor kunnen beschikken om zijn activiteiten uit te kunnen voeren
Welke type informatie is bij de uitvoering van de activiteit(en) nodig
Welke informatieobjecten bevatten deze informatie
Welke techieken de functionaliteiten bieden om de activiteiten uit te kunnen voeren en die nodig zijn om de informatie te kunnen verwerken

De basiselementen zijn in de vorm van een semantische relatie (proposities) weergegeven. Dit schema is onderdeel van een informatiemodel dat in 2014 is getoond bij de KVAN-dagen in Assen en in 2016 bij het DLM-forum in Den Haag. De beide andere onderdelen van dit model bevatten de handeling zelf met een communicatiemodel, een uitwisselingsmodel en het informatieobject. Het is onderdeel van het Leeuwarder informatiemodel (LIM) uit mijn essay A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.1

Gebruik

De negen elementen bevatten de kern van de aandachtsgebieden van een archivaris in welke rol dan ook, als records manager, als beheerder van de archiefbewaarplaats en als toezichthouder. Het voordeel van een dergelijk model is dat de aandachtsgebieden in een logische samenhang zijn gebracht. Dat levert inzicht, overzicht en als gevolg daarvan is grip op het informatie- en archiefbeheer binnen handbereik. Als model bevat het de context en het referentiekader van die voor die rollen en kan gebruikt worden bij diverse onderdelen, kwesties, vragen, op te stellen beleid en dergelijke. Hieronder staan in willekeurige volgorde wat voorbeelden.

Het is te gebuiken

bij de waardering van informatie verwerkt in een proces, project of andere activiteit,
bij advisering over informatiearchitectuur, ict-architectuur, informatiebeveiliging, ict-projecten, kwesties rond privacy, business cases en dergelijke
bij het opzetten van een metagegevensschema
bij het ondersteunen van het zaakgericht werken
bij het opzetten en vullen van een overzicht en centrale catalogus (waar een ztc onderdeel van is)
met toepassing van het negenvlaksmodel om de rol van een archivaris te bepalen als records manager en als beheerder van een archiefbewaarplaats
bij het bepalen van de benodigde competenties en kennis van een archivaris
bij de beoordeling of er sprake is van vervanging, conversie, migratie
als een hulpmiddel bij het opzetten van
1. een recordsmanagement architectuur (ImRec)
2. een archiefarchitectuur (ArchRec)
bij het opzetten van een checklist voor het wijzigingsproces (BISL)
bij risicowaardering
bij samenwerken in ketens (procesketen en keteninformatisering)
bij het delen van kennis
bij toetsing en handhaving

Semantische relatie

Een grondslag is de basis voor een activiteit
Een activiteit, soms ook wel handeling genoemd, wordt uitgevoerd door een of meer actoren
Een actor voert de activiteit uit in de vorm van een proces of andere activiteit, het domein
Het domein levert een resultaat (of niet)
Vanuit het domein wordt gebruikmakend van functionaliteiten informatie verwerkt
Deze informatie is opgenomen in informatieobjecten
De informatieobjecten worden in standgehouden door analoge of digitalen technieken

De elementen op een rij

In onderstaande tabel zijn de elementen toegelicht.

Onderdeel	Betekenis	Rollen	Opmerkingen
1) Grondslag (waarom)	Reden waarom een activiteit (2) wordt uitgevoerd. Dit kan gebeuren op basis van wetgeving of overeenkomst, opdracht of afspraak.	In het geval van overheden de zorgdrager, in andere gevallen bestuurders of de personen zelf.	Dit betreft zowel specifieke grondslagen waar een activiteit op is geënt zoals regelingen die in algemene zin kaderstellend zijn voor de kwaliteiten van het werk en de informatie als andere wat al dan niet formele constructies. Bijvoorbeeld Landelijke wetgeving Provinciale en andere locale regelingen Besluiten en beschikkingen Overeenkomsten/Contracten Opdrachten
2) Activiteit (wat)	Een verzameling gebeurtenissen die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van een actor.	Proceseigenaar	Vaak een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren. Ander woord kan handeling een complex van activiteiten (concrete werkzaamheden, dat ter vervulling van een bepaalde taak verricht wordt en dat een product oplevert.2
3) Actor (wie)	Organisatie(onderdeel), functionaris, een persoon of een software-agent die een rol heeft of hebben in de activiteit.	Bestuurders, Procesverantwoordelijke(n) Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Uitvoerders/Deelnemers Ketenpartners Hergebruikers Beheerders	Een software-agent is een software dat als service zonder directe menselijke controle of constante supervisie werkzaamheden uitvoert.
4) Domein (hoe)	Proces, project, activiteit, overlegstructuur etc.	Organisatiedomein, procesdomein, projectdomein, vergaderdomein en persoonlijk domein.	Het domein is tevens het primaire aggregatieniveau voor de gegevens
5) Resultaat	Wat levert het domein als resultaten en producten.	Proceseigenaar	Bijvoorbeeld besluiten en beschikkingen zoals vergunningen. Ook weigeringen zijn besluiten Standaard is er altijd sprake van een driertal resultaten 1) verleend (naam afhankelijk van proces etc.), 2) afgebroken / ingetrokken en 3) niet doorgegaan (waaronder geweigerd, verlopen) Afwijkingen zijn natuurlijk altijd mogelijk
6) Functionaliteit (wat is nodig)	De functies die op de bijbehorende informatie kunnen worden uitgevoerd tbv uitvoering van de activiteit	Proceseigenaar	1. Kanaal 2. Beoordelen 3. Registreren (metadata) 4. Opnemen 5. Behandelen 6. Zoeken/ vinden / rapportage genereren 7. Bewaren (vernietigen) 8. Uitwisselen 9. Beschikbaar stellen
7) Informatie / gegevens (welke is nodig)	De informatie of gegevens in algemene zin die worden verwerkt in een domein.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Typering van informatie of gegevens - Persoonsgegevens - Geografische gegevens - Financiële gegevens - Contractgegevens - Objectgegevens - Subjectgegevens
8) Informatieobject (verschijningsvorm)	Type documenten en registers als medium om informatie over te brengen.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar	Bestaat uit elementen als (1) inhoud, (2) structuur, (3) context, (4) gedrag en (5) techniek. De techniek zorgt voor presentatie, functionaliteiten en opslag van informatie. Documenttypen zijn een nadere typering van informatie-objecten..
9) Techniek (instrumentarium)	Analoge en/of digitale technieken die nodig zijn om de informatie met de benodigde functionaliteiten te kunnen verwerken en het voortbestaan daarvan te kunnen verzekeren.	Proceseigenaar Gegevenseigenaar Applicatie-eigenaar Beheerders	Applicatie, RDBMS, bestandsformaat, storage, netwerk, apps, servers, computers, depots, archiefkasten, papieren dossiers etc.

1. Jonker, R.
(2017). A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information.
19.
2. W.D. Kuller, Van de selectie van papier naar de selectie van handelingen; Een methode voor de vervaardiging van een archiefselectie-instrument uitgaande van het handelen van de overheid, Rijksarchiefdienst/PIVOT, 's Gravenhage, 1992. (blz.17)

Informatiebeheer - archivaris

Hermeneut

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Over de rollen van een archivaris

Rol

Paradigma's

Ethiek en betekenis

De rollen

Kennis

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Hoofdlijnen van de geschiedenis en organisatie van het archiefwezen

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoord:

Veranderingen in archiefvorming en archiefgebruik in een veranderende samenleving 1747-1847

Informatiemodel:

Trefwoord:

Steekproeven en ethiek

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Korte inleiding op de registratuur der rijksadministratie in de 19e eeuw.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Het archief is dood, leve het archief!

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Festina Lente

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

The written record

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Informatiemodel - Context in lagen

Basiselementen

Gebruik

Semantische relatie

De elementen op een rij

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels: