Informatiebeheer - overdragen

Tienjarenblok

webmaster — Mon, 27 Feb 2017 21:43:09 +0000

Tienjarenblok, archiefblok met een looptijd van tien jaar. Aan deze blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van (papieren) archieven.

Proces NEN 15489:

Uitgangspunt:

Alles is toetsbaar

Op de juiste manier registreren

Altijd bekend

Goed beheer

Archiefwet:

art. 9

Archiefbesluit:

art. 12 lid 1

Overig:

De periode volgt uit de eis van artikel 9 Archiefbesluit 1995. De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de wet in perioden over naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van twintig jaar hebben bereikt.

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

vrijdag, 17 februari 2017 - 12:45pm

Overdracht

webmaster — Sat, 17 Sep 2016 20:58:07 +0000

Procedure waarbij een archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder.

Proces NEN 15489:

Archiefwet:

art. 4

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 17 september 2016 - 4:00pm

Preservation metadata

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 19:26:24 +0000

Het begrip

Met dit begrip wordt informatie aangeduid die nodig is voor het beheer, behoud en waarborging van de authenticiteit en betrouwbaarheid van digitale gegevens. Het begrip metadata is in dit verband te definiëren als ‘gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van de verschillende beheershandelingen ’. De bedoeling is dat een digitaal document of bestand tijdens zijn hele leven vergezeld blijft van een set documentaire informatie over de toegankelijkheid, beschikbaarheid, het uitgevoerde beheer en beheershandelingen, duurzaamheid, authenticiteit etc. (een zogenaamde ‘wrapper’). Als het bestand de patient is dan is deze set metadata te beschouwen als het patientendossier. Het dossier blijft tenminste net zo lang bestaan als de patient die het beschrijft leeft en in sommige gevallen nog langer.

Er zijn al veel standaarden beschikbaar. Zo is op het terrein van toegankelijkheid de Dublin Core Metadata Element Set de belangrijkste wereldwijd erkende standaard. Landen als Australië en Nieuw Zeeland hebben deze standaard overgenomen en uitgebreid met een 4-tal eigen elementen.

Het idee is dat voor preservation ook een dergelijke set van kernelementen (Core element set) ontwikkeld kan en moet worden.

Uitwisselbaarheid

Standaardisatie en de mogelijkheid tot uitwisseling van gegevens binnen een organisatie en tussen organisaties, tussen domeinen (bijv. gemeente en provincie) en door de tijd heen zijn de twee centrale componenten. De uitwisseling zou bij voorkeur moeten plaatsvinden zonder menselijke tussenkomst (interoperatibility = uitwisselbaarheid).

Wanneer dergelijke vormen van uitwisseling bestaan zou dat grote mogelijkheden bieden voor het (duurzame) beheer, de toegankelijkheid, beschikbaarheid en interpreteerbaarheid van de gegevens, het samenvoegen of splitsen van bestanden (bijvoorbeeld bij organisatiewijziging), conversies en migraties (vervanging in de zin van de Archiefwet) en het overdragen van bestanden naar andere organisaties waaronder de archiefdiensten.

Lagen

Dergelijke vormen van uitwisselbaarheid zijn alleen mogelijk wanneer door organisaties op verschillende informatie-niveaus afspraken over standaardisatie zijn gemaakt. De betrokken niveaus zijn weer te geven als gestapelde lagen. Van boven naar beneden zijn dit :

een beschrijving van het domein in de vorm van modellen, classificatieschema’s en begrippenlijsten (ontologie/taxonomie/thesaurus),
schema’s van de te beheren documenten en bestanden met gebruikmaking van bijvoorbeeld RDF of XML-schema,
het gebruik van talen als XML waarmee coderingstalen zoals RDF beschreven kunnen worden en
de technische protocollen waarmee op machineniveau de uitwisseling kan plaatsvinden (in het bijzonder UNICODE en URI ).

Een dergelijk lagenmodel komt onder de naam layercake voor in het model van het semantisch web dat onder andere door Tim Berners-Lee wordt ontwikkeld.

De huidige ontwikkelingen in beschouwing nemend lijkt het erop dat het informatiebeheer van een overheidsorganisatie met het bepalen van standaarden, de uitwerking van de digitale archieffunctie en de opzet en invoering van een structuurplan informatiebeheer op onderdelen heel langzaam naar dit model groeit. Deze ontwikkelingen betekenen vanuit het perspectief van de archieffunctie een extra argument voor de introductie van modellen en methodes waarop onder andere RMA’s zijn gebaseerd.

XML

In dit kader prevaleert het gebruik van XML boven het grootschalig toepassen van PDF. Hierbij is wel aan te tekenen dat het enkele feit dat moderne officepakketten bestanden in XML-formaat kunnen opslaan absoluut niet voldoende is om te voldoen aan de eisen van de Regeling geordende en toegankelijke staat.

Om optimaal van XML gebruik te kunnen maken zullen van standaarddocumenten als (besluit)nota’s, brieven, memo’s, rapporten etc. eerst XML-schema’s gemaakt moeten worden. Dit heeft wel enige overeenkomst met het ontwerpen van formulieren en sjablonen in de huisstijl. Voor gemeenten ligt het voor de hand dat gemeenschappelijk aan deze uitdaging gewerkt zal moeten worden. Bijvoorbeeld op dezelde manier waarop de ruim 400 gemeentelijke processen en producten zijn beschreven.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 15 september 2004 - 10:00pm

Overbrenging in digitale omgeving

webmaster — Sun, 07 Feb 2016 17:07:02 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een eerste model voor overbrenging van digitale gegevens. Dit model is nog geënt op de layercake van het semantisch web in samenhang met de modellen van OAIS en ED3. Dit schema is de voorganger van schema Uitwisselbaarheid dat uitgaat van negen lagen.

Labels:

Communicatiemodel van Shannon

webmaster — Thu, 26 Nov 2015 07:34:57 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

In 1946 kwam Claude Shannon met dit communicatiemodel dat op verschillende abstractieniveaus bruikbaar is.

De afbeelding komt uit Floridi (2010)1

Zie ook deze pagina Shannon and Weaver Model of Communication

1. Floridi, L.
(2010). Information: A Very Short Introduction.
152.

Album:

Levenscyclus:

3.6 Beschikbaarstellen

Informatiemodel:

Kanaal

Labels:

Vormen van communicatie

webmaster — Thu, 19 Nov 2015 07:29:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Via kanalen wordt gecommuniceerd van de ene partij (zender) naar de andere partij (ontvanger). Op een bepaald niveau van abstractie gaat het om drie vormen

Zenden	Ontvangen/Opnemen
Beschikbaarstellen	Raadplegen / Ophalen
Berichten zenden	Berichten ontvangen
Overdragen	Opnemen

Verzonden / ontvangen wordt een bericht

in de vorm van een informatieobject en een enveloppe/wrapper. De laatste bevat tenminste de informatie over de context (proces/project/activiteit) van herkomst.
via verschillende beschikbare kanalen

Schema is een uittreksel van het communicatiemodel en is opgenomen in

Jonker, R, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information,
In Frans Smit, Arnoud Glaudemans and Rienk Jonker (eds.), Archives in liquid times, Stichting Archiefpublicaties, 's Gravenhage, 2017. (p. 72-91)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Kanaal

Labels:

Layercake (prototype)

webmaster — Wed, 04 Nov 2015 22:27:08 +0000

Afbeelding:

Soort:

Foto

Een schets uit 2007 op basis van de layercake van het semantisch web. Het idee is is in 2003 bij mij ontstaan tijdens een Erpanet training over preservation metadata in Marburg. Dit model zou een basis kunnen zijn voor het maken van afspraken voor het overbrengen van archiefbescheiden in een digitale omgeving. Overbrengen is te beschouwen als het uitwisselen van data. Dit model is nu verwerkt in het model met de negenlagen

Het concept van het semantische web is vermoedelijk een goede basis voor het ontwikkelen van een concept voor het overdragen van digitale informatie van een archiefvormer naar een archiefbewaarplaats. Niet alleen omdat het standaarden onderling verbind maar ook omdat het mogelijk maakt de verschillende standaarden tegen over elkaar te zetten, te vergelijken en op elkaar af te stemmen (mapping).

Archiefdienst	Uitwisselingslaag	Archiefvormer
Wet, Handleiding, ISO 15489, ISO 23081, ISAAR(cpf), ISIAH, ISDF	Ontologie	Wet, ISO 15489, ISO 23081, Metacatalogus, Structuurplan informatiebeheer, RIO/BSD
ISAD(g), ISAAR(cpf), ISDF	Taxonomie	Metacatalogus, Structuurplan informatiebeheer,Ordeningsplan, Archiefcode, Productencatalogus, Selectielijst,NEN 2082, NEN 2084
Lexicon / Archiefterminologie	Thesaurus	ISO 15489, ISO 23081, Metadatabibliotheek, Productencatalogus (?), VNG thesaurus
DCMES, ISO 23081, EAC, EAD, OAI, SEPIADES	Schema	DCMES, ISO 23081, EAC, EAD, OAI, STUF
XML, RDF, OWL	Taal metataal	XML, RDF, OWL
URI, Unicode, (ODF, OOXML, PDF, SQL)	Protocol	URI, Unicode, (ODF, OOXML, PDF, SQL)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Schema - Van administratie naar collectie

webmaster — Wed, 21 Oct 2015 20:28:41 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

De relatie tussen administratie, archief, collectie en records continuum in een schema verenigd

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Uitwisselbaarheid

webmaster — Wed, 30 Sep 2015 18:16:47 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Communiceren (overdragen, beschikbaarstellen, verzenden) is alleen mogelijk wanneer door zender en ontvangen per laag afspraken zijn gemaakt.

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Reikwijdte verantwoordelijkheden

webmaster — Tue, 18 Aug 2015 19:11:01 +0000

De verantwoordelijkheid van deze eigenaren voor het beheer vervalt op het moment dat permanent te bewaren gegevens en documenten aan de archiefbewaarplaats zijn overgedragen en op het moment dat de gegevens en documenten feitelijk vernietigd zijn.

Nr.:

Informatiebeheer - overdragen

Tienjarenblok

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Overdracht

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Preservation metadata

Het begrip

Lagen

XML

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Overbrenging in digitale omgeving

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Communicatiemodel van Shannon

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Layercake (prototype)

Archiefdienst

Uitwisselingslaag

Archiefvormer

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Schema - Van administratie naar collectie

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Uitwisselbaarheid

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Reikwijdte verantwoordelijkheden

Informatiemodel: