Informatiebeheer - zorgdrager

Zorgdrager

webmaster — Tue, 14 Mar 2017 00:23:45 +0000

De bestuurlijk verantwoordelijke voor de archiefvorming, het archief en het archiefbeheer.

Proces NEN 15489:

Identificeren

Uitgangspunt:

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Archiefwet:

art. 3 ev.

Overig:

De rol van de zorgdrager is beschreven in de Archiefwet 1995 ca. Hetgeen hieronder is beschreven geldt eigenlijk voor elke organisatie die valt onder de werking van de Archiefwet 1995. De zorgdrager moet voorzieningen treffen voor de uitvoering van de zorg, de bewaring en het beheer alsmede omtrent het toezicht daarop. De volgende acties horen daarbij

Het opstellen en vaststellen van eigen beheersregels
Het ontwerpen en laten vaststellen van een selectielijst
Uitvoering geven aan vernietiging, vervanging, overbrenging en vervreemding
Zorgen voor procesmatige en procedurele voorzieningen voor het informatiebeheer
Zorgen voor (technische) voorzieningen om de kwaliteit en het voortbestaan van de informatie(objecten) te garanderen en aan te tonen.
Zorgen voor voldoende financiële middelen
Aanstellen voldoende en deskundig personeel
Regelen van horizontaal en verticaal toezicht.

Hoewel de wet dit begrip niet kent kan gesteld worden dat de zorgdrager de eigenaar is van de informatie. Soms als eigenaar en bezitter wanneer de informatie rechtstreeks onder de zorgdrager berust, Soms eigenaar niet bezitter in het geval dat andere functionarissen of organisaties namens die zorgdrager op grond van een mandaat mogen handelen. Deze bezitten als gevolg daarvan informatie waarvan ze niet de eigenaar zijn.

Grondslag:

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

maandag, 13 maart 2017 - 10:15pm

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

webmaster — Wed, 23 Nov 2016 23:20:11 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Uitleg

De invoering van de Omgevingswet en het bijbehorende Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) is te beschouwen als een zeer complexe operatie op het terrein van samenwerken tussen organisaties en het delen van informatie over de openbare ruimte. En dat op een schaal die niet eerder is voorgekomen.

Deze 'praatplaat', waarvan de eerste versie op 15 november 2016 getoond is tijdens een bijeenkomst van het Platform Keteninformatisering in Den Haag, is bedoeld om hoewel enigszins kort door de bocht vanuit het leerstuk keteninformatisering een beeld te geven van die complexiteit.

Dit schema bevat van beneden naar boven vier horizontale lagen,

de processen,
het grondvlak,
het ketenniveau en
de ketenpartners.

1) Processen

De processen, hier behoorlijk generiek weergegeven, vinden plaats binnen het werkterrein van de partners op het grondvlak. Dit zijn de processen die te maken hebben met het maken van beleid, vaststellen van plannen, verlenen van vergunningen, advisering, toetsing en handhaving van beleid en als laatste bezwaar en beroep. Dit zijn de processen waar overheden, bedrijven en particulieren elkaar in verschillende rollen treffen.

2) Grondvlak

Het grondvlak is het niveau waar de bronsystemen van de diverse partijen, overheden en semi-overheden met de voor die partijen relevante ruimtelijke en procesinformatie is opgenomen. Dit is de basis van waaruit de gegevens op het ketenniveau samengebracht moet worden. Op dit niveau is vanuit het perspectief van de Archiefwet sprake van zelfstandige zorgdragers die elk zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen informatie.

3) Ketenniveau

Het ketenniveau is het niveau waarop de ketenpartners die informatie afkomstig uit het grondvlak delen en uitwisselen die nodig is om het ketenprobleem of maatschappelijk probleem op te lossen. De manier waarop dat kan gebeuren is afhankelijk van de onderlinge afspraken, wettelijke vereisten en beschikbare technieken.

Daarbij is rekening te houden op welke manier het eigendom van de informatie is te regelen. Het ingewikkelde is dat op dit niveau ook de formele bekendmaking van besluiten een plek moet krijgen.

Wettelijk gezien moet van elk stukje informatie op elk moment bekend zijn wie daarvan de eigenaar (verantwoordelijke) is, wat de context daarvan is en als gevolg daarvan welk beheer - en bewaarregime van toepassing is. Ook moet van elk stukje informatie op elk moment de betrouwbaarheid, bruikbaarheid en vindbaarheid door die eigenaar gegarandeerd zijn. En elk stukje informatie moet van een zodanige (technische) kwaliteit zijn dat het voortbestaan (duurzame toegankelijkheid) en langdurige bewaring geen probleem is. Daarbij geldt de regel dat alleen die informatie opgenomen in informatieobjecten voor gebruik, handeling of transactie geschikt is wanneer zij voorzien is van een ontstaans- en gebruikscontext.

Is op het grondvlakniveau wel bekend wie de zorgdragers zijn, op het ketenniveau is dat nog vast te stellen. Maar vooralsnog lijkt de minister van Infrastructuur en Milieu het aangewezen bestuursorgaan te zijn.

4) Ketenpartners

Ketenpartners zijn de partijen die op grond van een erkend gemeenschappelijk belang (het dominante ketenprobleem) bereid zijn informatie te delen, uit te wisselen en te gebruiken. Dit zijn in het DSO deels dezelfde partijen die op het grondvlak de bronsystemen onder zich hebben. In dit geval gaat het om veel verschillende overheidsorganisaties die elk hun eigen zorgdragers kennen. Overigens ook organisaties die onderling in een toezichtsverhouding kunnen staan. Alleen is in het geval van het DSO geen sprake van het oplossen van een dominant ketenprobleem of maatschappelijk probleem. De samenwerking wordt bij wet opgelegd, waardoor de vraag welk probleem eigenlijk opgelost wordt niet wordt beantwoord.

Bewaren en vernietigen

Volgens de Archiefwet moet elke zorgdrager beschikken over een eigen selectielijst. Op het niveau van het grondvlak is dat bij vrijwel alle ketenpartners het geval.

Bij het DSO gaat het om een vorm van gemeenschappelijkheid, op ketenniveau. Dat betekent dat ongeacht de herkomst (het grondvlak) ook het totale ketenniveau in de selectielijsten verwerkt moet worden met als doel de eenheid in informatie en de reconstrueerbaarheid van de processen in stand te houden. En dat op een manier dat het doel en wezen van de keten tot uiting komt. Of dat met aanpassing van bestaande lijsten gaat lukken is de vraag. De beste garantie om dat voor elkaar te krijgen is een gemeenschappelijke selectielijst voor dit domein in de vorm van een ketenselectielijst. Om zover te komen zou binnen het DSO nog een apart dominant ketenprobleem te benoemen zijn die te maken heeft met de vereisten van de Archiefwet.

Bijvoorbeeld positief gefomuleerd: alleen een verantwoord gemeenschappelijk bewaar- en vernietigingsbeleid maakt het mogelijk de eenheid van informatie en de reconstructie van processen in een keten gedurende de wettelijke bewaartermijnen te garanderen. Dit doel is alleen te bereiken door samenwerking van alle ketenpartners in hun rol als zorgdrager.

Tussen ketenniveau en grondvlak zal een vorm van afstemming mogelijk moeten zijn waar of het ketenniveau of het grondvlak als bewaarniveau aan te wijzen is. Op het bewaarniveau blijft de samenhang van de informatie ongeacht de herkomst intact, de mogelijkheid tot gebruik, reconstructie, retrospectief raadplegen en natuurlijk de context (ontstaan en gebruik) blijven daar behouden. Op het afstemmingsniveau, het niveau waar de informatie na het verstrijken van nog te bepalen moment, kan worden vernietigd. Aan een kant zou het logisch zijn het ketenniveau als bewaarniveau aan te wijzen, maar dat is afhankelijk van de gekozen technieken. Gaat het op het ketenniveau om een complete afspiegeling van het totaal van het grondvlak dan zou dat niveau een logische keuze zijn. Wordt er op ketenniveau gebruik gemaakt van een verwijsindex met persistent identifiers zal een combinatie van ketenniveau en grondvlak te behouden zijn. Allemaal een kwestie van keuze die alleen te maken is wanneer duidelijk is welke kant het technisch en qua informatiearchitectuur opgaat.

Om een dergelijke afstemming mogelijk te maken zal een gemeenschappelijke ketenselectielijst ontworpen moeten worden, een lijst die betrekking heeft op de informatie op zowel het ketenniveau als op het grondvlak. Een ketenselectielijst is dan te definieren als een gemeenschappelijke selectielijst van alle ketenpartners in een keten die betrekking heeft op zowel de informatie op ketenniveau als op de informatie op het grondvlakniveau met een opsomming van de categorieën archiefbescheiden met hun bewaartermijnen. Deze lijst zal het karakter moeten hebben van een generieke selectielijst, een generiek selectiedocument (GSD) zoals die bij het Rijk worden ingevoerd. Als basis kan deze lijst per ketenpartner gebruikt worden voor de vele verschillende vormen van implementatie van het DSO. De een kan kiezen voor uitwerking naar processen of handelingen, een ander kan kiezen voor inbedding in een zaaktypecatalogus. In feite hoeft de uitwerking niet gestandaardiseerd te zijn mits de uitkomst dat wel is.

Met de komst van een ketenselectielijst kunnen de onderdelen in de huidige lijsten die betrekking hebben op het DSO worden ingetrokken.

Overigens zal ook nog bepaald moeten worden hoelang informatie op het ketenniveau die niet vernietigd wordt op dat niveau direct beschikbaar en toegankelijk moet blijven.

En verder

Omdat hier sprake is van veel organisaties die verschillen in vorm, uit te voeren taken, informatiebehoefte en grootte ligt de valkuil van niveauvergissing op de loer. Met dit begrip wordt aangegeven dat een oplossing die werkt in één organisatie of binnen één proces niet perse zal werken bij andere organisaties of processen. Om een samenwerking in ketens tot een succes te maken is het dan ook nodig dat deelnemende partijen elkaar als gelijkwaardige partner beschouwen.

Gebruikte termen

Afstemmen	De methode waarbij gegevensverzamelingen van een bepaald bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau wordt aangewezen tot bewaarniveau en gelijksoortige gegevensverzamelingen van andere niveaus als hulpadministratie
Analyseniveau	Beschouwingsniveau dat de wisselwerking zichtbaar maakt tussen ketensarnenwerking en de coördinatie ervan. Keteninformatisering maakt onderscheid tussen grondvlak en ketenniveau .
Bewaarniveau	Bestuurlijk, organisatorisch, administratief of technisch niveau waar alle informatie en documenten, die nodig zijn om een zaak te kunnen reconstrueren voor hergebruik, verantwoording en bewijs, beschikbaar zijn gedurende de wettelijke bewaartermijn die geldt voor de context waarin ze zijn opgemaakt en gebruikt . De gegevensverzamelingen die niet tot het bewaarniveau horen en die gelijksoortige of dubbele informatie bevatten worden aangemerkt als hulpadministratie met eigen bewaartermijnen.
Dominant ketenprobleem	Een hardnekkig ketenbreed probleem dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren.
Grondvlak van een keten	Analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat ketenpartners met elkaar samenwerken en waarop interne bronregisters van ketenpartners zich bevinden.
Hulpadministratie	Een registratie met een tijdelijk karakter al dan niet met een eigen gegevensverzameling die dient ter ondersteuning van primaire processen en - registraties.
Keteninformatisering	Leerstuk dat zich bezighoudt met grootschalige informatie-uitwisseling in maatschappelijke ketens. Het omvat: een ketenvisie, met eigen begrippen en theorieën; een toetsingskader voor ketenprojecten en keteninformatiesystemen een sturingskader voor keteninterventies. Het leerstuk richt zich zowel op het grondvlak van de keten als op het ketenniveau. Beschrijvend gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader en van de interventiemodellen van het sturingskader is gericht op het grondvlak van de keten; het toetsende gebruik van de analyseprofielen van het toetsingskader is speciaal op het ketenniveau gericht.
Ketenniveau	Een analyseniveau voor ketensamenwerking en keteninformatisering waarop men zich kan voorstellen dat zich keteninformatiesystemen bevinden. Die keteninformatiesystemen sturen de ketencommunicatie door de keten heen. Voorbeelden van keteninformatiesystemen zijn verwijsregisters en verificatieregisters. Ze worden gemeenschappelijk beheerd, dat wil zeggen onafhankelijk van ketenpartijen, hun directe belangen en van de op een keteninformatiesysteem aangesloten bronregisters.

Zie ook

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Labels:

Archiefzorg (verantwoordelijkheid)

webmaster — Sat, 07 May 2016 07:37:11 +0000

Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

Uitgangspunt:

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Archiefwet:

art, 3, 30 – 34

Grondslag:

Archiefwet 1995 (AW95)

Levenscyclus:

3.2 Vaststellen verantwoordelijkheden

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zaterdag, 7 mei 2016 - 9:30am

Selectielijsten en vaststelling

webmaster — Wed, 10 Feb 2016 20:47:48 +0000

Formeel proces

Vernietigen is een onomkeerbaar proces, Het vernietigen van informatie conform de Archiefwet maakt het vernietigingsproces zowel voor de eigen organisatie als ook voor externen transparant. Op die manier is namelijk aantoonbaar welke informatie is vernietigd, wanneer die informatie is vernietigd, waarom de informatie is vernietigd en dat zij daarom terecht is vernietigd. Redenen waarom de wetgever hoge eisen stelt aan de grondslag, het instrument en de toepassing daarvan.

Met ingang van 1 januari 2013 is het Archiefbesluit ingrijpend gewijzigd. Deze wijziging was een van de resultaten van de projecten die in 2006 gestart zijn op basis van het rapport Informatie op Orde. Doel van deze projecten was het aanpakken van problemen rond de kwaliteit van het informatiebeheer en archiefvorming bij het Rijk zoals die waren geconstateerd door de rijksarchiefinspectie in 2005 in haar rapport over een 'Dementerende overheid'.

Met de wijziging van het Archiefbesluit heeft ook het formele vaststellingsproces van selectielijsten een wat ander vorm gekregen. Als een van de belangrijkste is het vervallen van de rol van de Raad voor Cultuur te noemen. Voorheen adviseerde de Raad als onafhankelijk orgaan de ontwerp selectielijsten Dit gebeurde door de Bijzondere commissie archieven (BCA). Deze commissie toetste aan de formele wettelijke vereisten en lichtte de concepten verder door op inhoudelijke kwaliteiten, maatschappelijke aspecten, compleetheid en de toepassing van bewaartermijnen. Daarbij werd ook vaak de samenhang met andere bestaande lijsten meegenomen. Deze rol is nu voor een klein bepekrt deel in handen gelegd van de door elke individuele zorgdrager te benoemen externe deskundige 'op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie'. De vaststellingsperiode is nog steeds twintig jaar (Archiefbesluit artikel 2 lid 2). In het geval van gemeenten betekent dat de huidige in 2012 vastgestelde lijst eerst in 2032 vervangen hoeft te worden. De lijst uit 2005 is namelijk volgens het besluit uit 2012 ingetrokken.

Wanneer een zorgdrager voldoet aan de hem opgelegde verplichting om een ontwerp selectielijst te maken zal hij daarbij tenminste de functionaris die verantwoordelijk is voor het beheer bijvoorbeeld in het geval van gemeente een gemeentesecretaris en (indien benoemd) de beheerder van de archiefbewaarplaats moeten betrekken. Op dat moment moet hij ook de extern deskundige aanstellen. De eis is dat deze deskundige als onafhankelijk persoon op geen enkele wijze in een relatie met de opdrachtgever mag zijn. In het geval dat zorgdragers gezamenlijk een ontwerp maken, zoals bij gemeenten, mogen de verantwoordelijke voor het beheer en de beheerder van de archiefbewaarplaats door een enkele collega worden vervangen. In het geval van een extern deskundige zal deze nog steeds door de individuele zorgdragers benoemd moeten worden.

Overigens is het zo dat in dit deel van het gewijzigde Archiefbesluit een strategisch informatieoverleg (SIO) niet wordt genoemd. De naam komt voor in de Nota van Toelichting van het Archiefbesluit. Daaruit kan de conclusie uitgetrokken worden dat het instellen van een SIO niet verplicht is maar wel dringend wordt aangeraden, wat overigens ook door de VNG in 2013 via een ledenbrief is gedaan.

Presentatie

Bijgaande presentatie is gemaakt in verband met een bijeenkomst van collega's van Friese gemeenten in Franeker naar aanleiding van het concept ontwerp gemeentelijke selectielijst 2016 die eind januari 2015 door de VNG voor commentaar aan haar leden is verzonden. In deze presentatie ligt de nadruk op het formele proces.

Wat methode, vorm en inhoud aangaat is deze lijst een complete breuk met haar voorganger de actualisatie uit 2012 (en de voorganger uit 2005). Reden te meer om dit concept voor het ter vaststelling aanbieden aan de minister een aantal aspecten aan de hand van bijvoorbeeld de volgende vragen goed te toetsen:

Is het proces conform de wettelijke vereisten verlopen (van belang ivm de Algemene wet bestuursrecht en de rechtsgrond voor vernietiging)
Voldoet het resultaat aan de vormvereisten van het Archiefbesluit 1995 (art. 2-5)
Zijn de afgegeven mandaten correct
1. Mandaat voor het laten vaststellen van de lijst door de Minister
2. Mandaat namens de deelnemende Colleges voor de aanstelling van de onafhankelijk extern deskundige (Archiefbesluit 1995, art. 3 en 3a)
Is de gekozen vorm van de lijst geschikt om in te zetten in de praktijk
Dekt de lijst alle taken van de organisatie volledig
Is de lijst wat opzet betreft evenwichting
Zijn opgenomen bewaartermijnen en momenten waarop vernietiging plaats moet vinden correct.

Daarbij kan ook de vraag gesteld worden welk doel een selectielijst dient. Is het bedoeld om, zoals de wet eigenlijk ook voorschrijft, een wettelijke basis (grondslag) te bieden voor vernietiging. Of is daarnaast ook het doel dat de lijst als product direct een gestandaardiseerd, in digitale systemen te implementeren instrument is.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Bijlage	Grootte
201503006FranekerSite.pptx	6.22 MB

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

maandag, 9 maart 2015 - 12:00am

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

webmaster — Wed, 18 Nov 2015 17:25:54 +0000

Aanleiding

Af en toe krijg ik te maken met de vraag of de gemeentelijke selectielijst zonder meer toepasbaar is op archieven van gemeenschappelijke regelingen. Hetzelfde punt is ook onderwerp van discussie geweest bij de vaststellingsprocedure van de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst in 2012.

Het antwoord op deze vraag is te vinden in de manier waarop artikel 40 van de Archiefwet 1995 te interpreteren is.

Archiefwet 1995, artikel 40:

1. Een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stb. 1989, 571) houdt tevens een voorziening in omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

3. Zolang bij een gemeenschappelijke regeling niet is voldaan aan de verplichting tot het treffen van een voorziening als bedoeld in het eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing de bepalingen die ter zake gelden voor de gemeente dan wel, indien een provincie aan de regeling deelneemt, voor de provincie, waar het ingestelde lichaam of orgaan is gevestigd.

Mijn stelling is dat

een selectielijst geen voorziening is omtrent de zorg zoals beschreven in artikel 40 van de Archiefwet 1995.
het opstellen en laten vaststellen van een selectielijst te allen tijde een niet te delegeren of mandateren onderdeel van de zorgplicht is
de verplichting om een ontwerp te maken bij een individuele zorgdrager ligt.

Wat is dan een voorziening?

Het gaat bij het aantonen van deze stellingen vooral om het bepalen wat de betekenis is van het woord voorziening. Daarvoor is een kleine uitstap naar de voorganger van de huidige Archiefwet nodig. In het vrijwel gelijkluidende artikel 37 van de Archiefwet 1962 werd ter aanvulling nog beschreven wat binnen het domein van een voorziening thuishoort:

“een voorziening omtrent de zorg, de bewaring en het beheer … alsmede omtrent het toezicht daarop”.

In diezelfde wet waren voor de gemeente deze begrippen omschreven in de artikelen 23 tot en met 26. De zorg is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archief van een overheidsorganisatie. Met bewaring werd het aanwijzen van een archiefbewaarplaats bedoeld. Beheer had zowel betrekking op het beheer van overgebrachte archieven als op beheer van niet overgebrachte dynamische en semi-statische archieven. Voor de niet overgebrachte archieven was en is nog steeds de gemeentesecretaris verantwoordelijk.

In het proces van totstandkoming van de Archiefwet 1995 werd het derde lid van artikel 40 als een soort vangnet toegevoegd. Dit is gedaan omdat in veel regelingen geen voorziening is opgenomen en er wel de behoefte bij de wetgever bestond om in die gevallen alsnog wettelijke instrumenten te bieden. Aangezien bekend werd verondersteld wat tot die voorziening omtrent de zorg hoorde werd tegelijkertijd de aanvulling als zijnde overbodig weggelaten.

En dus

Gezien de strekking van de tekst van artikel 37 van de Archiefwet 1962 en het feit dat dit artikel vrijwel ongewijzigd in de Archiefwet 1995 is opgenomen, lijkt het woord voorziening nog steeds alleen betrekking te hebben op het vaststellen van waar de verantwoordelijkheid voor (1) de zorg en (2) het beheer te beleggen zijn, (3) te bepalen welke archiefbewaarplaats in aanmerking komt en (4) wie de archiefinspectiebevoegdheid gaat krijgen.

In de tekst van een (gemeenschappelijke) regeling zijn deze onderdelen als voorziening op te nemen, bij voorkeur met een verwijzing naar alle vier onderdelen. Deze zijn verder uit te werken in interne regelingen als archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer.

Wanneer deze voorziening niet in de tekst van een regeling is opgenomen zijn de regels van een centrumgemeente als voorziening overeenkomstig van toepassing. Uit de regels van een centrumgemeente valt dan te destilleren waar de genoemde verantwoordelijkheden te beleggen zijn en welke onderdelen als gevolg daarvan nader te regelen zijn.

En de selectielijst?

Een selectielijst valt als instrument hierbuiten. Zij is pas van kracht wanneer zij door de minister van OCW is vastgesteld en bekendgemaakt in de Staatscourant op basis van een ontwerp van de zorgdrager. Daarom is een selectielijst van een andere orde dan de eerder genoemde interne regelingen. Er is geen bevoegdheid, noch via delegatie noch via mandaat, om vanuit de tekst van een gemeenschappelijke regeling een selectielijst vast te stellen. Ook ontbreekt de bevoegdheid bij de zorgdragers om zelfstandig een lijst voor een bepaalde organisatie van kracht te verklaren. Dit is de bevoegdheid van de minister.

Archiefwet 1995 Artikel 5:

1. De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.

2. De lijsten worden vastgesteld, voor zover het betreft:

a. archiefbescheiden van de Eerste en de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de andere Hoge Colleges van Staat en het Kabinet van de Koning: bij koninklijk besluit, op voordracht van Onze minister, in overeenstemming met het betrokken overheidsorgaan;

b. archiefbescheiden van de ministeries: door Onze minister en Onze minister wie het mede aangaat;

c. archiefbescheiden van andere overheidsorganen: door Onze minister.

3. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.

Op grond van de eerder genoemde voorziening is de verplichting tot het ontwerpen van een selectielijst komen te liggen bij het onderdeel dat overeenkomstig belast is met de archiefwettelijke zorg. In veel gevallen zal dat het Dagelijks Bestuur van een gemeenschappelijke regeling (GR) zijn. De op deze manier aangewezen zorgdrager is vervolgens gehouden het besluitvormingsproces zoals omschreven in artikel 5 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 te doorlopen.

Het is wel mogelijk om met qua taken gelijksoortige organisaties gemeenschappelijk een lijst op te stellen. De zorgdrager kan overwegen een bestaande selectielijst volledig over te nemen, zoals de gemeentelijke lijst. Hij kan ook overwegen voor zijn taakgebied een eigen lijst samen te stellen, terwijl voor de onderdelen bestuursondersteuning en bedrijfsvoering relevante gedeelten van bestaande lijsten overgenomen kunnen worden.

Wanneer in een GR provincie en gemeenten en in sommige gevallen ook Waterschappen en het Rijk samenwerken, kan door de betrokken GR een keuze worden gemaakt welke selectielijst de voorkeur heeft. Zowel gemeenten, provincies en waterschappen beschikken over eigen selectielijsten voor alle taken. Met het Rijk is het wat lastiger aangezien hier gewerkt wordt met aparte selectielijsten per beleidsveld of taakgebied. Deze op de PIVOT-methode geënte lijsten hoeven niet in alle gevallen geschikt te zijn voor een WGR.

Achtergrond

Archiefrecht, Bohn Stafleu Van Loghum, 1996, losbladige uitgave onder redactie van prof. Dr. F.C.J. Ketelaar en dan de toelichting op artikel 40 van de Archief 1995 (A40-1 t/m A40-3)
F.C.J. Ketelaar, Archiefrecht, onder het kopje Gemeenschappelijke regelingen in het Nederlands Archievenblad nr. 74 (1970), blz. 231-235.
Archiefwet 1962 artikelen, 23-26 en 37
Archiefwet 1995 artikel 40
Archiefwet 1995 artikel 5
Archiefbesluit 1995 artikelen 2-5

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Grondslag:

Datum eerste publicatie:

woensdag, 16 april 2014 - 10:00pm

Ketens en selectielijsten, kanttekeningen en opmerkingen

webmaster — Wed, 28 Oct 2015 23:15:50 +0000

Probleem?

Samenwerken en delen van informatie in ketens komt steeds meer voorDeze tekst is grotendeels afkomstig van een notitie die ik in april 2009 heb geschreven voor de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur. Dit leidt tot een vorm van archiefvorming die vóór de komst van ICT en tegenwoordig de opkomst van de cloudtechnieken niet mogelijk was.

Wanneer er sprake is van ketensamenwerking waarbij de overheid betrokken is zal een weg gevonden moeten worden om de verantwoordelijkheden te benoemen en een verantwoorde waardering, selectie en vernietiging uit te laten voeren. Wanneer de huidige Archiefwet hiervoor niet voldoende kaders biedt lijkt mij dit een onderdeel die bij een komende aanpassing mee te nemen is.

Het vak

Het lijkt erop dat de archivistiek op ketensamenwerking niet direct een antwoord heeft. Dat komt omdat ons (archivarissen) geleerd is de relatie tussen verantwoordelijkheden en informatie als leidend te beschouwen. Volgens de archivistiek en de daar van afgeleide Archiefwet kent een archief maar een verantwoordelijke, zowel bestuurlijk (zorg) als beheersmatig en dient het als een eigen, historisch gegroeide eenheid beschouwd te worden (respect des fonds). In alle gevallen is een bestuursorgaan als zorgdrager aangewezen. Binnen een keten is dit principe (nog) afwezig. Wettelijk gezien is gedeelde verantwoordelijkheid op dit moment zelfs niet mogelijkHans Waalwijk heeft hier aandacht aan besteed tijdens een studiemiddag over keteninformatisering. Zie: Dick Deuzeman, Studiemiddag over keteninformatisering, Archievenblad, Jaargang 113, februari 2009, nr 1, blz. 19 . De vraag is trouwens of dat verstandig is.

Leerstuk keteninformatisering

Ketens worden georganiseerd rond een bepaald probleem. Volgens het leerstuk Keteninformatisering van Jan Grijpink zou dat een dominant ketenprobleem zijn. Dit is een hardnekkig ketenbreed probleemEen terzijde vraag: Is een dominant ketenprobleem een voorbeeld van een hotspot? dat een ketenpartner niet zelfstandig kan oplossen, en dat bij herhaald falen de keten in opspraak brengt. Ketenpartijen moeten het dominante ketenprobleem in elk concreet geval steeds opnieuw gezamenlijk aanpakken om het maatschappelijke ketenproduct te kunnen realiseren. Zijn leerstuk gaat er vanuit dat de samenwerking eigenlijk vrijwillig en tijdelijk moet zijn om tot een bepaald succes te kunnen leiden .

Oplossing

Het eigenlijke probleem is heel simpel op te lossen. Ketenpartners maken wel afspraken over het gedeelde gebruik van gegevens, ook de aandacht voor privacy is aanwezig, alleen de archieffunctie ontbreekt. Dit is op zich niet vreemd omdat deze functie ook binnen een organisatie vaak niet de aandacht krijgt die zij verdient. En dat is juist de functie die bijdrage kan leveren aan de gewenste betrouwbaarheid en authenticiteit.

De regel zou moeten zijn dat in alle gevallen ketenpartners bij het aangaan van de samenwerking afspraken moeten maken over het beheer en behoud van de gegevens. Wanneer er geen bestuurlijk orgaan is aangewezen als zorgdrager van de keteninformatie is een van de partners als zodanig aan te wijzen eventueel naar analogie van Gemeenschappelijke regelingen (Archiefwet art. 40) of andere overheidsorganen (Archiefwet art. 41). Misschien dat de Wet gemeenschappelijke regelingen op dit punt uitgebreid kan worden.

Typering van ketens

Er komen grofweg twee verschillende vormen van ketens voor.

Er wordt gesproken over ketens wanneer er sprake is van verschillende al dan niet opeenvolgende actoren in een proces dat organisaties overstijgt. Te denken valt bijvoorbeeld aan de WABO. Het proces start wel via een loket, de Landelijke voorziening. Deze voorziening is een technische faciliteit die door het ministerie van VROM wordt onderhouden. De gemeente waarbinnen een vergunning wordt aangevraagd bepaalt vervolgens op basis van criteria wie van de actoren de zaak toebedeeld krijgt en volledig afhandelt. De andere actoren uit deze keten kunnen optreden als adviseur. Op ketenniveau is informatietechnisch de LVO en de communicatie tussen de actoren, het berichtenverkeer van belang. Volgens mij is dit niet echt een keten uit het Leerstuk. In dit geval biedt de Archiefwet uitgaande van het gemeenschappelijke karakter van een dergelijke keten de mogelijkheid gezamenlijk een selectielijst op te stellen. Aan te raden is dit voor het domein van de WABO te doen zodat ook op dit terrein afstemming tussen de actoren wordt bereikt.
Actoren beschikken ieder voor zich over informatie verkregen uit de eigen processen. Binnen een keten met een dominant ketenprobleem kan het relateren van de verschillende vormen van informatie een dusdanige verrijking op leveren dat de processen van de deelnemers efficiënter en effectiever doorlopen kunnen worden. Met als gevolg dat het probleem beter aan te pakken is. De vormen van samenbrengen van informatie kan door middel van een verificatieregisterEen register voor het aantonen van een voorkomen van een of meer gegeven(s) in een onderliggende basisregistratie(s). Geeft alleen informatie of iets bestaat of niet bestaat. of via een verwijsindex zoals het EPD tot zelfs gemeenschappelijke gegevensverzamelingen. Het betreft in de meeste gevallen dynamische omgevingen met vaak aan personen te relateren informatie. De actoren delen op basis van vrijwilligheid of wetgeving de informatie. De opgetreden verrijking wordt vervolgens gebruikt binnen de processen van deze actoren. De onderlinge afhankelijkheid en dan met name ten aanzien van de betrouwbaarheid en beschikbaarheid is groot. In deze situatie is niet direct een partij aan te wijzen als primair verantwoordelijke. Partners zijn in de meeste gevallen in zekere zin gelijkwaardig.

Uitgangspunten

Ik kan in ieder geval wel een aantal uitgangspunten formuleren, die hun uitwerking moeten hebben op de verantwoordelijkheden en de op te stellen lijsten. Deze uitgangspunten gaan uit van het eerder genoemde ‘respect des fonds’ en het aanwijzen van een partij als zorgdrager:

De keten is als een ondeelbare eenheid, fonds of archief te beschouwen.
Eén van de ketenpartners is als zorgdrager aan te wijzen.
De keten en de bijbehorende keteninformatie moeten gedurende de vastgestelde bewaartermijn gereconstrueerd kunnen worden.
De op een bepaald moment gegenereerde representatie (verschijningsvorm) van een een set gegevens moet gedurende de voor die gegevens geldende bewaartermijn kunnen worden gereproduceerd.
De ketenpartners moeten gedurende de vastgestelde bewaartermijn de beschikbaarheid van de betrokken gegevens garanderen.
De voor permanente bewaring aangewezen keteninformatie moet inclusief de bijbehorende contextinformatie als één archiefblok aan een archiefbewaarplaats worden overgedragen
Een ketenselectielijst is een selectielijst van toepassing op een bepaalde keten.
Een ketenselectielijst bestaat uit:
- Een beschrijving van de keten, het beleidsveld en de betrokken zorgdrager/actoren
- Een overzicht van de gedeelde informatie en vorm van deling.
- Natuurlijk de bekende selectie- en uitzonderingscriteria
- Een opsomming van handelingen / categorieën met bewaartermijnen
- Plaats van bewaring
  - Bij de verantwoordelijke
  - Binnen de context/domein van de keten

Zie ook:
Anja van der Aa en Bart Bel, Heleen Bouwmans, Brian Dommisse, Jan Grijpink, Olf Kinkhorst , Riet van Loon , Mirella Minkman , Paul Schlotter, Marcel Verolme, Mikis de Winter, Praktische keteninformatisering; Samen werken aan gedeelde informatie in ketens en netwerken, Stichting Ketennetwerk, 2005.

Freek Blankena, Lastige ketens, Digitaal Bestuur, 2009.

Dick Deuzeman, Studiemiddag over keteninformatisering, Archievenblad, Jaargang 113, februari 2009, nr 1

Jan Grijpink, Informatiestrategie voor ketensamenwerking; Keteninformatisering als visie, resultaat en methode, Sdu Uitgevers, Den Haag, 2002.

Jan Grijpink, Keteninformatisering met toepassing op de justitiële bedrijfsketen; Een informatie-infrastructurele aanpak voor communicatie tussen zelfstandige organisaties, (c) 2006 J.H.A.M. Grijpink, Voorburg, 2006.

J.H.A.M. Grijpink, Voorburg, 2005. Jan Grijpink, Werken met keteninformatisering; Informatiestrategie voor de informatiesamenleving, (c) 2007 J.H.A.M. Grijpink / Centrum voor keteninformatisering BV, Voorburg / Den Haag, 2007.

Geboeid door ketens; Samen werken aan keteninformatisering, Platform keteninformatisering, Den Haag, 2008.

Website Platform Keteninformatisering

Levenscyclus:

2 Waarderen

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 14 december 2010 - 10:30pm

Ketendossier binnenkant

webmaster — Tue, 13 Oct 2015 20:27:39 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Een ketendossier blijkt na inzoomen echter uit verschillende delen te bestaan. De verschillen worden bepaald door de procescontext van de eigenaren. In het geval van overheden is aan elke eigenaar een bestuurlijk verantwoordelijke te koppelen, dit is volgens de Archiefwet de zorgdrager.

Een keten binnen de overheid kan bestaan uit een of meer zorgdragers die als partners onderling afspraken moeten maken over zaken als bewaartermijnen (ketenselectie), vervanging, overbrenging, toezicht, technische kwaliteit, uitwisselbaarheid en voortbestaan (duurzame toegankelijkheid).

Album:

Mijn schema's

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

webmaster — Tue, 18 Aug 2015 17:43:42 +0000

Informatie ontstaan binnen de context van een overheidsorgaan blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijnen (tijdelijk of permanent) de verantwoordelijkheid voor de zorgdrager.

Nr.:

Informatiebeheer - zorgdrager

Zorgdrager

Proces NEN 15489:

Grondslag:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Digitaal Stelsel Omgevingswet (praatplaat)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Archiefzorg (verantwoordelijkheid)

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Selectielijsten en vaststelling

Formeel proces

Presentatie

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Gemeenschappelijke regelingen en selectielijsten

Aanleiding

Wat is dan een voorziening?

En dus

En de selectielijst?

Achtergrond

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Grondslag:

Ketens en selectielijsten, kanttekeningen en opmerkingen

Probleem?

Het vak

Leerstuk keteninformatisering

Oplossing

Typering van ketens

Uitgangspunten

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Ketendossier binnenkant

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Bestuurlijke verantwoordelijkheid

Informatiemodel: