Informatiebeheer - metadataschema

Een eenvoudig schematisch model

webmaster — Wed, 02 Sep 2020 11:10:05 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Het model

Dit schema is een weergave van een eenvoudig informatiemodel dat een perspectief kan bieden op structuur, semantiek en de eigenschappen van het digitaal werken.1 In dit schema zijn een achttal objecten opgenomen die vanuit het perspectief van het informatiebeheer (informatie- en archiefmanagement) van belang zijn. Onder digitaal werken wordt hier begrepen het in de context van de betrokken organisatie(s) volledig digitaal ondersteunen van processen, projecten of andere activiteiten waarbinnen met behulp van beschikbare functionaliteiten digitale informatie wordt verwerkt, ongeacht de locatie waar gewerkt wordt en ongeacht de locatie waar de informatie zich bevindt. Digitale informatie kan zijn informatie die in oorsprong al digitaal is (born digital) of bestaande informatie in papieren vorm die is gedigitaliseerd. In geval van ketens is er sprake van meer dan een organisatie.

Schematisch is er sprake van een

Definiërend niveau
1. Zaaktype (1) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van zaken van het zelfde type. Alle processen, projecten of andere activititeiten die een begin en een eind kennen worden in dit model als zaak beschouwd.2
2. Documenttype (2) - Beschrijving van gemeenschappelijke kenmerken van documenten van hetzelfde type.
Uitvoerend niveau
1. Zaak (3) - De uitvoering van een zaak van een bepaald type. Definitie van een zaak is ‘een eindig complex van handelingen gericht op een bepaald doel’
2. Informatieobject (4) - ‘vastgelegde informatie ongeacht vorm of medium, die als eenheid kan worden behandeld
Technisch niveau
1. Applicatie (5) - Toepassing met functionaliteiten voor gebruik, hergebruik en beheer van de informatie-objecten (4) en digitale bestanden (6).
2. Digitaal bestand (6) - De digitale drager van de informatie
3. Bestandsformaat (7) - Code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen
4. Opslag (8) - Technische faciliteit met behulp waarvan de applicaties en bestanden zijn opgeslagen voor gebruik, hergebruik en beheer.

Semantiek

Semantisch gezien bestaan de volgende onderlinge relaties.

Een zaaktype (1) definieert een zaak (3) en bevat een overzicht van minimaal te gebruiken documenttypen (2).
Een documenttype (2) definieert een informatieobject (4)
Een zaak (3) bevat de informatie van een zaaktype (1)
Bij de uitvoering van een zaak (2) wordt gebruik gemaakt van een of meer applicaties (5)
Bij een zaak (3) horen een of meer informatieobjecten (4) van een bepaald documenttype (2)
Een informatieobject (4) wordt opgenomen in een of meer digitale bestanden (6)
Digitale bestanden (6) zijn van een bepaald bestandsformaat (7)
Een applicatie (5) verwerkt digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) bestaat uit digitale bestanden (6)
Een applicatie (5) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)
Een digitaal bestand (6) staat op een opslagmedium (8) of op meer opslagmedia (8)

Van elk object kan bepaald worden welke metadata vast te leggen is. Het model kan een basis zijn voor een overzicht .

Kanalen

Kanalen zijn niet opgenomen als apart object. DIt zijn de processen, functionaliteiten en technieken waarmee gegevens aan een proces of zaken beschikbaar worden gesteld of waarmee gegevens vanuit een zaak of proces aan belanghebbenden beschikbaar worden gesteld. Als middel voor communicatie en uitwisseling zijn ze te beschouwen als integraal onderdeel van een zaak of proces.3

Het is wel noodzakelijk voor bewijs en reconstructie dat bij de procesbeschrijvingen ook informatie over de kanalen wordt vastgelegd.

Voorbeelden van kanalen zijn

het postproces,
een email cliënt,
digitale loketten met berichtenverkeer,
werkstations en tablets en dergelijke,
apps die toegang geven tot functionaliteiten en data
social media als Twitter, WhatsApp, Telegram etc.

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

In tegenstelling tot bijvoorbeeld het TMLO en de NEN 23081 zijn in dit model een record, de actor en de uitgevoerde of uit te voeren verwerkingen geen aparte objecten. Een record is geen zelfstandig object maar een concept (abstractie). Op basis van de context van een geheel van gegevens kan bepaald worden of het gaat om een of meer records. Het begrip record kan dan gebruikt worden als kenmerk. Wanneer een onderscheid tussen records en non-records niet relevant is is het gebruik van dit kenmerking ook niet relevant. Een actor is in dit model een van de kenmerken. De verwerkingen zijn te beschouwen als zelfstandige zaaktypen. De verwerking van de gegevens gecreeerd of ontvangen tijdens de uitvoering van dit type zaken is dan ook tussen de andere zaken terug te vinden.

En nu?

Het hier geschetste model kan de basis zijn van een metagegevensschema zoals omschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Het is wel aan te raden dan een verwijzing in de vorm van een concordantie naar de NEN ISO 23081 of afgeleiden daarvan, zoals het TMLO of opvolgers daarvan, samen te stellen.

[Aanpassingen gemaakt op 8/8/2020]

1. Krijtenburg, D., van Gelder J., van Bergen L., Mesdag T., Brattinga M., Janssen P., et al.
(2020). MIM - Metamodel Informatie Modellering.
2. Zie het "concept of the something" in R.S. Jonker, A perfect match? Connecting partners in the labyrinth of information en de pagina net de titel Het Iets
3. Zie ook de pagina met de titel Vormen van communicatie

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

Functional Requirements for Bibliographic Records

webmaster — Sun, 15 Jan 2017 14:25:58 +0000

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Datum eerste publicatie:

zondag, 15 januari 2017 - 3:15pm

Metadataschema

webmaster — Sun, 29 May 2016 19:52:36 +0000

NEN-ISO 23081: Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden.

Uitgangspunt:

Basis voor metadata

Archiefwet:

art. 3

Archiefbesluit:

art. 12

Archiefregeling:

art. 19

Overig:

Het schema heeft wel met metadata te maken maar het betreft eigenlijk een schema van objecten op metaniveau.
Per object is aan te geven welke metadata van toepassing is.
Ook wel metagegevensschema genoemd.
Heeft een nauwe relatie met
- Een ordeningsplan voor digitaal werken
- Informatiearchitectuur

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

zondag, 29 mei 2016 - 9:45pm

Niet de inhoud

webmaster — Mon, 11 Apr 2016 14:56:29 +0000

Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken.

Auteur:

S. Muller, J.A. Feith en R. Fruin Th.Az

Herkomst:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven. §37

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Datum eerste publicatie:

donderdag, 16 juni 2011 - 9:15pm

Onderlinge relatie tussen de entiteiten van een structuurplan

webmaster — Mon, 21 Mar 2016 23:22:44 +0000

Het schema is bedoeld om visueel een beeld te geven hoe de onderlinge relatie tussen de primaire elementen van een structuurplan eruitziet.

De entiteiten staan hieronder in alfabetische volgorde opgesomd met een toelichting en een aanduiding van de discipline die verantwoordelijk is.

Naam	Toelichting	Af te handelen door
B/V	Per product kan op grond van een selectielijst en/of toepassing van algemene criteria een besluit worden genomen over het bewaren of vernietigen. In het geval van bewaring zijn de duurzaamheidsregels en technische voorwaarden van de drie ministeriële regelingen van toepassing. In het geval van vernietiging zal ten minste de termijn van bewaring en informatie over het vernietigingsproces te registreren zijn. Delen van het structuurplan kunnen op deze manier onderdeel zijn van de verklaring van vernietiging.	DIV / proceseigenaar / archiefbewaarplaats
Beleidsveld	Aspect van de maatschappij waar het beleid zich op richt.	DIV / AO
Code	Dit is de ordeningscode, bijvoorbeeld de Basis Archiefcode (BAC). Behalve dat een archiefcode kort context-informatie geeft is hij bedoeld voor ordening en groepering van voornamelijk analoge bescheiden. In de BAC is de productencatalogus als index opgenomen.	DIV
Criteria	Voor het selecteren van informatie kan gebruik gemaakt worden van algemene selectiecriteria. De criteria zijn: De informatie heeft een primaire waarde Financieel, administratief, juridisch. Het gaat in deze gevallen voornamelijk om verantwoordingsinformatie Unieke informatie van wetenschappelijke aard die niet elders gepubliceerd is De informatie heeft een secundaire waarde het levert documentatie over de organisatie en haar beleid de instelling, inrichting en beheer van de organisatie formulering, uitvoering en effecten van beleid het levert documentatie over diverse onderwerpen, personen, gebeurtenissen en aangelegenheden met een maatschappelijk effect (dit is een onderdeel van het cultuurhistorisch belang).	Archiefbewaarplaats / DIV
Domein	Organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de uitvoering van (delen van) een proces en de bijbehorende informatie. Via de route proces -> product -> is de relatie met de neerslag te leggen.	AO / DIV / ICT
Grondslag	Voor dit begrip gebruiken de angelsaksen de term 'warrant'. Het is een bestuursopdracht, wettelijke regeling op grond waarvan een taak wordt uitgevoerd. De grondslag is ook de reden voor bewaring of vernietiging van archiefbescheiden. Voorbeelden zijn selectielijsten. BSD's en speciale wetten zoals de Algemene wet rijksbelastingen	DIV / Proceseigenaar
Neerslag	Dit betreft de informatie die bij het product hoort. In een structuurplan wordt de neerslag vastgelegd op het niveau van een soort archiefblok, een beheerseenheid bestaande uit archiefbescheiden afkomstig van een (of meer) archiefvormer(s) die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.	DIV
Proces	Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling Het proces is het aandachtsgebied van de proceseigenaar en de administratieve organisatie. Een proces is te beschouwen als een route waarbinnen een aantal activiteiten plaatsvinden. Het resultaat van een proces is een product.	AO en de proceseigenaar. DIV moet wel weet hebben van de aanwezige en vooral beschreven processen.
Product	Een product is het resultaat van samenhangend handelen door een organisatie voor zover dat kan worden gemeten in termen van tijd, kwaliteit en geld. De producten in het model zijn de producten die voorkomen in bijvoorbeeld de VIND-catalogus. Voor gemeenten zijn door de VNG 400 standaardproducten benoemd. Indien een organisatie niet uit kan met een product dan is het mogelijk hier een eigen omschrijving van een product weer te geven. Wel moet er dan een relatie worden gelegd met het standaardproduct. Het product is een element voor toegankelijkheid en voor ordening.	DIV
Risico	Vormen van risico Kan op twee manieren worden beoordeeld. Risico wanneer er twijfels zijn aan de kwaliteit van de informatie of het risico voor de omgeving en de organisatie wanneer een bepaald proces wordt gestaakt. Risicoanalyse kwaliteit 1. De informatie is in de context van het systeem onvolledig en onbetrouwbaar 2. De informatie is in de context van het systeem wel volledig en betrouwbaar, alleen dit kan niet worden aangetoond. Directe gevolgen: - onjuiste informatieverstrekking - niet correcte besluiten - oncontroleerbaarheid - verkeerde uitgangspunten Gevolgen in aansluiting daarop: - bezwaarschriften en schadeclaims - financiële risico's - aantasting bestuurlijke integriteit en imago Een andere mogelijkheid is het gebruik van de risico criteria die gebruikt zijn bij de millennium overgang.	AO / Juridische zaken
Taak	Een taak is een geheel van samenhangende handelingen van de overheid dat zijn grondslag vindt in algemene bestuursopdrachten, wet- en regelgeving. Taken zijn te groeperen onder beleidsvelden	DIV / proceseigenaar
VIND	De verwijzing naar de VIND-catalogus is als voorbeeld opgenomen. Het is om duidelijk te maken wat met het begrip product wordt bedoeld.	-
Vorm	Voor het vastleggen van informatie wordt een bepaalde techniek gebruikt. De neerslag kan voorkomen in zowel analoge vorm, denk aan dossiers, microfilms etc als in digitale vorm (documenten en registraties). Een meer gedetailleerde vorm van registratie op het niveau van een enkel document of groep documenten (dossier) vindt plaats in bijvoorbeeld een RMA (Records Management Applicatie) of DMS (Document Management Applicatie) of een processysteem (WFM) Elementen voor vastleggen zijn te vinden in bijvoorbeeld de beleidsregels van de provinciale archiefinspecties en de regeling geordende en toegankelijke staat.	DIV / ICT

Informatiemodel:

Context

Levenscyclus:

1.2 Benoemen informatiesysteem

Labels:

Grondslag:

Archiefregeling (AR)

Datum eerste publicatie:

zondag, 3 oktober 2004 - 11:15pm

Schilderij (de omgeving van het nieuwe werken in kaart)

webmaster — Fri, 16 Oct 2015 21:18:51 +0000

Afbeelding:

Soort:

Schema

Versie 2 februari 2017

Album:

Levenscyclus:

1.1 Definitie

Informatiemodel:

Labels:

De omgeving van de zaak in kaart

webmaster — Fri, 16 Oct 2015 21:14:40 +0000

Om het volledig digitaal werken cq zaaksgewijs werken een goede basis te geven is het nodig grip te krijgen op zaken als metadata en metadataschema's. In mijn presentatie tijdens afgelopen KVAN dagen heb ik geschetst wat binnen de gemeente Leeuwarden op dat terrein is gedaan.

Onze zoektocht liep van de NEN norm over records management metadata, baselines en Moreq2, naar uiteindelijk weer de basis van ons vak namelijk het beschrijven van archiefstukken, of zoals we tegenwoordig ook wel zeggen informatieobjecten, dit onder verwijzing naar de Handleiding.

Uiteindelijk komt het erop neer dat een meta(data)schema in abstracte vorm een soort inventaris is waarin de organisatie en de manier waarop haar informatiehuishouding is ingericht wordt beschreven. Een en ander heeft onder andere geresulteerd in een schema, volgens sommige collega's een abstract schilderij. Dit schema geeft een idee hoe tegen de dingen (objecten, entiteiten) binnen een digitale omgeving aangekeken kan worden, hoe ze zijn te benoemen, welke elementen daarin op te nemen zijn en natuurlijk ook wat de onderlinge relatie tussen deze dingen is.

Beschikbaar zijn:

De presentatie van 6 juni 2011 hieronder en
De laatste versie van het schema zelf.

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Context

Bijlage	Grootte
Schilderij.ppt	4.09 MB
UitdeelSchilderij.pdf	913.77 KB

Datum eerste publicatie:

dinsdag, 7 juni 2011 - 11:30pm

Gegevensbeheer archiefsysteem

webmaster — Tue, 18 Aug 2015 17:30:20 +0000

Het gegevensbeheer van het archiefsysteem omvat het beheer van het overzicht , het metagegevensschema en andere kernadministraties die nodig zijn voor het functioneren daarvan.

Nr.:

Informatiebeheer - metadataschema

Een eenvoudig schematisch model

Het model

Semantiek

Kanalen

Relatie met andere standaarden of referentiekaders

En nu?

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

Functional Requirements for Bibliographic Records

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Metadataschema

Grondslag:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Trefwoorden:

Niet de inhoud

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Trefwoorden:

Onderlinge relatie tussen de entiteiten van een structuurplan

Informatiemodel:

Levenscyclus:

Labels:

Grondslag:

Schilderij (de omgeving van het nieuwe werken in kaart)

Album:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Labels:

De omgeving van de zaak in kaart

Tags:

Levenscyclus:

Informatiemodel:

Gegevensbeheer archiefsysteem

Informatiemodel: